Une facture est un document commercial qui sert de registre d'une transaction entre un acheteur et un vendeur, détaillant les biens ou services fournis et le montant dû.
Éléments essentiels d'une facture :
Numéro de facture : Un identifiant unique pour le suivi. Date : Horodatée avec la date d'émission et la date d'échéance pour le paiement. Informations de contact de l'entreprise : Coordonnées de l'acheteur et du vendeur. Descriptions des biens et services : Détails ligne par ligne incluant la quantité, le coût unitaire, les taux de taxe et le coût total. Montant total dû : La somme de tous les coûts ligne par ligne, y compris les remises et taxes. Conditions de paiement : Termes clairs précisant les dates d'échéance, les remises et les frais de retard.
Les factures sont essentielles pour les transactions professionnelles, servant à :
Demander un paiement en temps voulu aux clients. Maintenir des registres financiers précis. Suivre les paiements et gérer la comptabilité. Offrir une protection juridique. Faciliter la déclaration et la conformité fiscales. Documenter le travail effectué, notamment pour la facturation basée sur les feuilles de temps. Soutenir l'analyse commerciale et la prise de décision.
Types de factures :
Pro-forma Invoice : Fournit une ventilation estimée des coûts avant de finaliser la transaction. Commercial Invoice : Utilisée pour la déclaration en douane dans le commerce international. Notes de crédit : Émises pour corriger des erreurs dans des factures précédemment émises. Timesheet Invoice : Facturation basée sur les services horaires rendus. Retainer Invoice : Collecte un paiement anticipé pour des produits ou services futurs. Recurring Invoice : Utilisée pour des transactions régulières et répétitives à intervalles fixés.