Qu'est-ce qu'un Agent of Record (AOR)
Un Agent of Record (AOR), également connu sous le nom de Broker of Record (BOR), est une personne ou une société choisie pour gérer les démarches d'une entreprise ou d'un individu avec un fournisseur d'assurance. L'AOR agit comme intermédiaire pour toutes les discussions concernant la police, les renouvellements et les questions de service. Ce rôle est confirmé par une lettre d'Agent of Record. Cette lettre détaille le transfert de représentation d'un agent à un autre et donne au nouvel agent le pouvoir de parler avec le fournisseur d'assurance pour le client.
Souvent, l'AOR aide à évaluer les besoins en assurance, recommander des polices, et assurer que la couverture correspond au profil de risque de l'organisation. Une relation bien organisée avec l'AOR permet aux entreprises d'obtenir de meilleurs tarifs, de maintenir des polices conformes, et de gérer des questions complexes d'assurance. Ce soutien est particulièrement utile lors de la gestion des avantages employés ou des polices d'assurance parrainées par l'employeur.
Qu'est-ce qu'une lettre d'Agent of Record?
Une lettre d'Agent of Record (AOR) est un document officiel. Le titulaire de la police, généralement un propriétaire d'entreprise ou un cadre, la signe. Cette lettre nomme un agent ou courtier d'assurance spécifique comme représentant officiel pour toutes les démarches avec un fournisseur. Elle donne au nouvel agent l'accès aux informations de la police existante. L'agent peut également communiquer avec les souscripteurs et prendre en charge les responsabilités de service de la police.
Elle est principalement utilisée lorsqu'un client souhaite changer d'agent sans modifier la police ou le fournisseur d'assurance lui-même. Une fois soumise, la lettre d'AOR annule la représentation précédente, ce qui signifie que toute la correspondance et les responsabilités de gestion sont transférées au nouvel agent.
Quand résilier un accord d'AOR
Mettre fin à un accord d'AOR peut être nécessaire pour plusieurs raisons. Les raisons courantes incluent une mauvaise communication de la part de l'agent, une faible qualité de service, ou un manque d'expertise. D'autres problèmes peuvent être l'absence d'accès à des marchés clés d'assurance, des lacunes importantes dans la police, ou une mauvaise gestion des réclamations et des renouvellements.
Dans des secteurs compétitifs, les entreprises reconsidèrent souvent leurs partenariats en assurance lorsqu'elles se développent, entrent sur de nouveaux marchés, ou restructurent leurs stratégies de avantages employés ou de planification de la rémunération. Changer d'agents peut aider à s'aligner avec des partenaires offrant de meilleures perspectives, tarifications ou options de couverture.
Ce qu'il faut savoir avant de signer une lettre d'AOR
Avant de signer une lettre d'AOR, comprenez qu'elle révoque légalement l'autorité de l'agent actuel et la donne à un nouveau représentant. Ce changement peut impacter les renouvellements en cours, les réclamations ouvertes, et les communications avec l'assureur.
Examinez attentivement tous les termes du nouvel accord. Cela inclut tous frais de service ou obligations contractuelles. Un manque de transparence ou des transitions précipitées peuvent entraîner des interruptions de service, des problèmes de facturation, ou des efforts dupliqués entre agences. Posez toujours des questions, vérifiez l'expérience, et confirmez l'accès du agent à la compagnie d'assurance avant de vous engager.
Ces transitions peuvent également affecter gestion des employés, déductions de paie, ou la continuité des processus RH.
Comment fonctionne le processus d'AOR
Le processus typique d'AOR implique une série d'étapes administratives :
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Initiation : Le nouvel agent prépare une lettre d'AOR et l'envoie au propriétaire de l'entreprise pour examen.
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Signature et Autorisation : Le propriétaire signe la lettre sur le papier à en-tête de l'entreprise, reconnaissant le changement de représentation.
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Soumission au fournisseur : La lettre d'AOR signée est soumise par l'agent au fournisseur d'assurance pour traitement.
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Transfert de police : En 5 à 10 jours ouvrables - sauf objection - le fournisseur d'assurance met à jour ses dossiers pour refléter le nouvel agent comme le broker of record officiel.
Pendant cette période de transition, l'agent précédent peut être informé, et toute responsabilité de service en suspens est transférée. Dans la plupart des cas, les termes de la police restent inchangés, sauf si le nouvel agent demande une modification d'endorsement, d'annulation ou de renouvellement.
Que faire si vous avez signé une AOR défavorable?
Si un propriétaire d'entreprise réalise que signer une lettre d'AOR était une erreur, il existe généralement une courte période, souvent de 5 à 10 jours, durant laquelle la lettre peut être annulée. Cela se fait en soumettant une lettre d'AOR de révocation, qui annule l'accord initial et restaure le statut du précédent agent.
Passé ce délai, la seule solution disponible est de signer une nouvelle lettre d'AOR avec un autre agent. Ce faisant, cela révoque automatiquement l'autorité de l'ancien agent et initie une nouvelle transition, sous réserve de l'approbation du fournisseur. Cependant, des changements fréquents de statut d'AOR peuvent créer des frictions avec les fournisseurs et perturber le service des polices en cours. Cela peut également affecter la satisfaction des employés et le bien-être des employés si les avantages liés à l'assurance sont impactés.
Pourquoi un Agent of Record est-il important?
Un Agent of Record joue un rôle clé dans la supervision et la gestion de la stratégie d'assurance d'une entreprise. Que vous changiez d'agents pour un meilleur service, un accès à un marché plus large, ou un réalignement stratégique, comprendre le processus d'AOR et ses implications est essentiel. De l'autorité légale à la gestion des polices et la communication avec le fournisseur, la désignation d'AOR garantit qu'une seule partie est responsable de la gestion de la couverture, de la défense du client, et de la tenue de dossiers précis.
Une revue attentive des lettres d'AOR, une communication transparente avec les agents, et une attention aux délais des polices contribuent toutes à une transition de courtier fluide et bénéfique. Les entreprises qui traitent leurs relations d'assurance avec le même sérieux que leurs accords d'emploi ou leurs partenariats avec des fournisseurs sont mieux placées pour obtenir une couverture cohérente, conforme, et rentable.
Pour les définitions des principaux termes RH et emploi, visitez le Rivermate Glossary.