Comment Dewave a embauché conformément à la réglementation au Bhoutan sans entité ni équipe RH

À propos de Dewave GMBH

Dewave GmbH est une agence suisse de transformation IA, fondée en 2021, aidant ses clients à travers l'Europe à construire et optimiser leur présence digitale grâce à l'IA appliquée. Le cœur de l'agence est la transformation IA : contenu agentique et systèmes GEO/SEO, ainsi que des applications IA sur mesure et des solutions de e-commerce pour le commerce agentique. Avec une équipe d'environ 15 personnes et sans fonction RH dédiée, Dewave fonctionne de manière lean : fondateurs et ingénieurs assurant le travail principal. Remo Girard, fondateur et CEO, gère directement les décisions d'emploi internationales. dewave.iundf.com

Le défi

Le parcours de Dewave vers le Bhoutan a commencé par une décision d'investissement. L'entreprise avait soutenu une startup dont le développeur clé était déjà basé là-bas, employé via un arrangement qui n'était plus viable. Quand ce dernier a changé, Dewave a voulu l'embaucher de façon formelle : un vrai contrat de travail, une paie conforme, et la couverture fiscale et d'assurance exigée par la loi bhoutanaise.

"Nous avions investi dans une startup, et ils travaillaient avec un gars du Bhoutan. Il était employé par une autre société, et nous avons décidé de lui faire un vrai contrat. C’est là que cette démarche a commencé," explique Remo.

Le problème était que le Bhoutan se situe bien en dehors du périmètre standard de l'Employer of Record (EOR). La plupart des prestataires mondiaux de paie n’y opèrent pas. Ceux qui le font ont souvent une infrastructure locale limitée et une connaissance limitée des réglementations locales concernant les droits au congé, les obligations fiscales, et les contributions au fonds de prévoyance, qui varient fortement par rapport à des marchés plus couramment desservis.

"Il y avait beaucoup d’incertitudes sur le fonctionnement de la paie au Bhoutan : la politique de congé, les taxes, l’assurance, tous les sujets liés à la paie en général. Il y avait aussi de la désinformation venant du fournisseur local," se remémore Remo.

Dewave n’avait pas d’entité légale au Bhoutan. En créer une aurait été une alternative évidente, mais les chiffres ne convenaient pas à une startup avec une ou deux embauches en tête.

Ce qui était en jeu

Sans une solution d’emploi conforme, le développeur de Dewave au Bhoutan resterait dans une position légale incertaine : pas de contrat formel, pas de paie enregistrée à la fiscalité, pas d’assurance ni de droits au congé gérés selon la loi locale. Pour une petite entreprise dépourvue de ressources juridiques ou RH en interne, cette exposition représentait un risque réel pour les droits de l’employé et pour la conformité transfrontalière de l'entreprise.

L’alternative aurait été la création d’une entité bhoutanaise. Remo a étudié ce que cela impliquerait. Au-delà de la charge administrative des démarches auprès du gouvernement, de la coordination avec l'agence locale, de l'infrastructure de bureau et d’un recrutement RH pour gérer tout cela, il y avait un capital minimum requis.

"Créer une entité légale au Bhoutan implique beaucoup de travail administratif : dépôts auprès du gouvernement, un montant minimum d’investissement, tout cela. Juste pour une seule embauche, cela n’a pas de sens au début, ni même pour deux. Il faut un certain nombre de personnes avant que la création d’une entité légale ne devienne réellement rentable," indique Remo.

Son estimation globale pour la mise en place de l’entité tournait autour de 50 000 €. Pour une startup de 15 personnes employant un ou deux développeurs à l’étranger, ce montant était difficile à justifier et aurait immobilisé des capitaux nécessaires ailleurs.

Pourquoi ils ont choisi Rivermate

Remo a trouvé Rivermate grâce à une recherche Google. Ce qui distinguait Rivermate dans son évaluation, ce n’était pas une liste de fonctionnalités de la plateforme, mais la nature du contact. À l’époque, Rivermate était elle-même une jeune entreprise, et l’engagement en reflétait l’état : direct, consultatif et personnel. Il n’y avait pas de centre d’assistance, pas de script, et aucune évitement lorsque le sujet du Bhoutan est venu.

Le Bhoutan représentait des inconnues véritables pour les deux parties au début : comment fonctionnaient en pratique les processus de paie locaux, quel était le traitement fiscal approprié, comment étaient structurés les droits au congé, et quelles obligations d’assurance s’appliquaient. Rivermate a abordé ces inconnues directement, en travaillant sur les détails réglementaires avec un partenaire local sur le terrain. Cette volonté de creuser dans les détails et de continuer à travailler lorsque la situation n’était pas encore claire a été le facteur déterminant.

"Il y avait beaucoup d’incertitudes sur la façon dont la paie fonctionnait au Bhoutan, même de votre côté au début. Mais c’est vous qui avez creusé dans les détails, compris comment fonctionnaient les taxes et tout le reste, et vous avez travaillé cela avec un partenaire local. Ce contact humain, c’est ce qui nous a vraiment plu. C’est rassurant d’avoir un partenaire qui résout les problèmes, plutôt que de simplement suivre des processus définis," explique Remo.

Comment Rivermate a aidé

Rivermate a instauré une solution d’emploi conforme pour la première embauche bhoutanaise de Dewave, en naviguant les règles locales de paie, les obligations fiscales, les droits au congé, et les exigences en matière d’assurance avec un partenaire local. Là où la situation réglementaire était ambiguë ou lorsque les premières informations provenant de sources locales s’avéraient peu fiables, Rivermate a travaillé sur ces différences plutôt que de laisser le client gérer seul.

Au fil de la croissance de l’équipe bhoutanaise de Dewave, atteignant huit contrats au cours de la collaboration, Rivermate a géré chaque nouvel embauché et, si nécessaire, chaque licenciement. Sur le volet licenciement, l’approche de Rivermate a toujours été transparente : le client était tenu pleinement informé tout au long, sans retards inexpliqués et avec un processus clair depuis la demande jusqu’à la clôture.

Pour les nouvelles embauches, le processus côté employeur s’est désormais réduit à une action : soumettre les données du poste et du salaire du nouvel employé. Rivermate s’occupe du reste. Les contrats sont préparés, la paie est mise en place, et le processus se termine généralement en une semaine.

"Une fois tout mis en place, embaucher quelqu’un me prend peut-être une demi-heure. J’envoie les données du nouveau poste et du salaire, et c’est tout, vous vous occupez du reste. En général, cela prend une à deux semaines pour que l’embauche soit finalisée, et la plus rapide que nous ayons réalisée a été une semaine," explique Remo.

Jamil Linao, Directeur Financier, point de contact principal de Dewave tout au long de la collaboration, a été essentiel pour faire fonctionner la relation concrètement. Sa disponibilité et sa rapidité de réponse ont eu un impact pratique sur une situation où les questions nécessitaient parfois des réponses rapides.

Ce que cela signifie pour des entreprises similaires

Pour les petites entreprises embauchant dans des pays de niche ou complexes, l’expérience de Dewave montre qu’il existe une alternative pratique à la création d’une entité locale ou à la prise de risques en matière de conformité. Avec Rivermate en tant qu’Employer of Record, l’emploi international conforme devient possible sans investissement initial important, sans gestion administrative locale, ni engagement à long terme.

Pour les startups lean et les scale-ups, cela peut faire une réelle différence opérationnelle. Au lieu de passer des jours à gérer la paperasserie, les exigences locales, et les portails gouvernementaux, les équipes peuvent gérer l’embauche internationale de manière simple, même sans fonction RH dédiée. Rivermate offre également la flexibilité d’ajuster la démarche à mesure que les pays, les effectifs, et les besoins commerciaux évoluent, ce qui est particulièrement précieux lorsque les plans d’embauche changent avec le temps.