Comment une entreprise de voyage américaine a comblé un écart de conformité en matière d'emploi aux Pays-Bas qu'elle ignorait exister

À propos de l'entreprise

Une organisation éducative de voyage basée aux États-Unis qui gère des programmes à l’échelle mondiale, au service des lycéens, des voyageurs en année sabbatique, des participants à des études à l’étranger universitaires et des learningeurs adultes, en partenariat avec plus de 30 écoles et universités à travers les États-Unis.

Le défi

Leur entreprise avait employé un seul membre de l'équipe aux Pays-Bas sans réaliser que leur approche comportait des lacunes significatives. Ils ont décrit leur situation simplement : ils ne savaient simplement pas ce qu’ils ne savaient pas, et n’avaient aucun moyen fiable de faire apparaître leurs propres angles morts pour garantir leur conformité.

Le signe le plus concret de cette lacune est apparu lors de leurs premières discussions avec Rivermate. L’organisation payait leur employé basé aux Pays-Bas selon un arrangement salarial annuel qui ne respecte pas les exigences de l’Employer of Record.

C’est sur la recommandation de leur EOR, Rivermate, qu’ils ont rapidement entamé la collaboration.

Ce qui était en jeu

Leur entreprise courait un risque de conformité qu’ils ne pouvaient pas percevoir. Le risque le plus spécifique visible dans les éléments fournis était la structure de paiement. La législation néerlandaise sur l’emploi établit des exigences claires concernant les intervalles de paiement, et s’en écarter crée une série de risques de conformité en aval. Ceux-ci incluent – mais ne sont pas limités à – le calcul et le paiement correct de l’allocation de vacances (vakantiegeld, légalement fixé à un minimum de 8 % du salaire annuel brut), la retenue et le versement précis des impôts sur la paie, les contributions sociales, et l’enregistrement correct auprès des autorités néerlandaises du travail.

Ils ont également noté que leur préoccupation s’étendait à l’employée elle-même : le risque n’était pas seulement pour l’organisation mais aussi pour l’individu, qui pourrait faire face à des lacunes dans ses droits et protections législatifs si l’arrangement n’était pas correctement structuré. Cette double préoccupation – pour la conformité de l’organisation et la sécurité de l’employé – était un moteur important pour leur décision d’agir.

Pourquoi ils ont choisi Rivermate

Leur entreprise était déjà motivée à résoudre la situation lorsqu’elle est venue en discussion.

À partir de là, les conversations elles-mêmes ont fait le reste. Les premières rencontres avec l’équipe de Rivermate ont été, selon eux, "extrêmement instructives, professionnelles et claires dans leurs attentes." Chaque échange a clarifié les exigences réelles qu’ils n’avaient pas respectées aux Pays-Bas et a rendu visible le gouffre entre ce qu’ils faisaient et ce que la législation néerlandaise exigeait. Le processus de poser des questions a répondu à leur première incertitude quant à la nécessité réelle de ce niveau de support spécialisé : ils en avaient besoin.

Les membres de l'équipe de Rivermate avec lesquels ils ont travaillé en priorité lors de l’intégration étaient Karl van der Weert, Head of Account Management, et Dasola Jikiemi, Customer Success Manager. L’approche réactive et concrète de Karl et le soutien de Dasola tout au long du processus ont été spécifiquement cités comme des raisons leur donnant confiance dans leur décision. Ils avaient d’abord douté si le coût était justifié. La rapidité et la qualité des réponses de l'équipe lors de la phase de découverte ont dissipé cette incertitude avant même l’envoi de la proposition.

Comment Rivermate a aidé

L’engagement a avancé rapidement de part et d’autre. La société de voyage américaine avait identifié Rivermate, compris l’urgence, et était prête à s’engager. La réponse de Rivermate a suivi ce rythme.

Après l’appel initial, l’équipe a envoyé une proposition en 30 minutes. La société de voyage américaine l’a revue et a donné son feu vert le lendemain.

Le pivot pratique du travail consistait à convertir la structure de paiement annuelle de l’employé. Rivermate a restructuré cela en un arrangement mensuel facturé qui respecte les exigences de la législation néerlandaise sur l’emploi, y compris le traitement fiscal correct. Ils ont souligné que c’était à ce moment-là que la valeur de leur engagement devenait la plus concrète : "leur capacité à convertir notre salaire annuel en une facture mensuelle respectant toutes les exigences néerlandaises pour les employés et la fiscalité, était exactement ce dont nous avions besoin, de la manière la plus simple possible pour nous."

Karl van der Weert et Dasola Jikiemi ont mené le processus d’intégration, répondant à leurs questions à chaque étape et assurant une transition fluide pour l’organisation et l’employé. Ils ont décrit l’équipe comme étant "comme une extension de notre organisation" – quelque chose qu’ils attribuent à la relation de travail nommée, réactive, plutôt qu’à un processus de support basé sur des tickets.

L’engagement s’est conclu sans complication. Tout était clair dès le départ, et le calendrier – la variable la plus critique pour eux – a été respecté sans problème.

Ce que cela signifie pour des entreprises similaires

Si votre organisation compte un ou deux employés aux Pays-Bas et gère la relation d’emploi en interne, la situation dans laquelle cette société de voyage s’est trouvée est plus courante qu’il n’y paraît pour la plupart des responsables RH ou opérationnels. La législation néerlandaise sur l’emploi comporte des exigences spécifiques, obligatoires – concernant les intervalles de paiement, l’allocation de vacances, la sécurité sociale, et l’enregistrement de l’employeur – qui sont faciles à manquer en l’absence de support spécialisé et de mécanisme d’audit pour faire apparaître les lacunes.

Pour les organisations à but missionnaire, non lucratives, ou les petites entreprises qui emploient quelques membres d’équipe internationaux sans la taille pour justifier une entité locale, l’EOR est généralement la voie la plus rapide et la plus conforme. L’équipe de Rivermate aux Pays-Bas gère la relation d’emploi complète : contrats, paie, enregistrement fiscal, et conformité continue, de sorte que votre équipe interne n’a pas besoin de développer une expertise spécifique à chaque marché dans lequel elle opère.