Cómo Kaleidos contrató compliantemente a su primer empleado en Andorra cuando su Employer of Record existente no tenía cobertura

Sobre Kaleidos

Kaleidos es una empresa de tecnología de la información con sede en Madrid, fundada en 2011. La compañía incubó y opera sus propios productos de código abierto, con un enfoque en tecnología de software libre diseñada para una base de usuarios global. Su producto principal es Penpot, la primera plataforma de diseño de código abierto creada para la colaboración en diseño y desarrollo. Con un equipo de 11 a 50 personas y una cultura explícitamente centrada en las personas, Kaleidos contrata internacionalmente para aportar la experiencia adecuada sin importar la ubicación.

El desafío

Cuando Kaleidos decidió contratar a un empleado en Andorra, el primer obstáculo no fue la contratación en sí: fue su proveedor de Employer of Record (EOR) existente.

Kaleidos ya trabajaba con un EOR para contrataciones internacionales en otros mercados, y esos acuerdos habían funcionado lo suficiente bien. Pero cuando presentaron una solicitud para Andorra a su proveedor, la respuesta fue no. Andorra quedaba fuera de lo que podían apoyar.

Eso era importante porque Andorra no es un país donde una empresa sin experiencia en el país pueda improvisar. Como lo describió Marta Ardizone, Jefa de Personas y Cultura de Kaleidos: “Cada país tiene sus propias reglas laborales, y Andorra es bastante particular, complicada y difícil. Necesitábamos alguien que realmente entendiera cómo funcionaba todo.”

El equipo de Recursos Humanos de Kaleidos no tenía exposición previa a la legislación laboral andorrana ni contactos en el país. Investigar las regulaciones locales y gestionar la contratación de manera independiente habría tomado mucho tiempo, sin garantía de que el candidato aún estaría disponible al final. Una entidad local para una sola contratación no estaba en consideración.

Necesitaban un segundo proveedor de EOR. La búsqueda los llevó a Rivermate.

¿Qué estaba en juego?

Andorra no es un Estado miembro de la UE. Opera bajo su propio marco laboral, la Llei 31/2018 de relacions laborals (Ley de Relaciones Laborales de Andorra), y su propio sistema de inmigración. Ninguno de estos frameworks refleja automáticamente los de sus vecinos, Francia y España.

Para un empleado no residente, trabajar en Andorra requiere una Active Residency Permit: una autorización combinada de trabajo y residencia emitida por el Servei d'Immigració d'Andorra. El proceso es liderado por el empleador. El empleador andorrano (en un acuerdo de EOR, Rivermate) debe demostrar una oferta de trabajo auténtica y justificar por qué el puesto no puede ser ocupado por un candidato local. La solicitud incluye el contrato de trabajo firmado, las cualificaciones del empleado y documentación de respaldo. Andorra tiene una cuota anual para permisos de trabajadores extranjeros, lo que significa que la disponibilidad no está garantizada y el tiempo de respuesta importa.

En el aspecto laboral, todos los contratos deben ser por escrito y en catalán, idioma oficial. Las contribuciones a la seguridad social del empleador se god a CASS (Caixa Andorrana de Seguretat Social), que cubre salud, maternidad y pensión.

También hubo un segundo momento de cumplimiento normativo más adelante en la colaboración. Kaleidos tenía una pregunta sobre las condiciones de los empleados que necesitaba una respuesta clara y precisa: qué era legalmente posible, cuáles eran los riesgos y cómo gestionarlo correctamente.

“Siempre que teníamos dudas sobre la legislación laboral local, teníamos a alguien que nos guiaba. Tuvimos una situación delicada respecto a algunas condiciones de los empleados, y Rivermate explicó exactamente qué era posible, los riesgos y cómo hacerlo de forma conforme,” mencionó Marta.

¿Por qué eligieron Rivermate?

Dos aspectos decantaron la decisión. El primero fue la cobertura: Rivermate podía operar en Andorra cuando el EOR existente de Kaleidos no podía, gracias a una combinación de entidades directas y socios en el país que permite a Rivermate alcanzar mercados en los que otros proveedores no siempre llegan.

El segundo fue la calidad de la conversación inicial. Desde el primer contacto, Rivermate condujo a Marta Ardizone a través de cómo sería el proceso de contratación, cuánto tiempo tomaría, qué complicaciones podrían surgir y cómo se gestionarían esas complicaciones. Para un equipo sin experiencia previa en la legislación laboral andorrana, ese nivel de detalle importaba: eliminaba la incertidumbre de trabajar con una jurisdicción desconocida y un proveedor desconocido al mismo tiempo.

El detalle que más le quedó en la memoria no fue sobre Kaleidos en absoluto. Rivermate ofreció hablar directamente con el empleado antes de comenzar la incorporación, explicando el proceso, el cronograma y qué tendría que gestionar la persona por su parte. Para una líder de personas y cultura cuyo rol es la experiencia de cada persona que Kaleidos contrata, un EOR que extendiera ese cuidado también hacia la contratación misma fue una señal significativa.

“No siento que sea solo otro cliente. Aunque sea un cliente pequeño, porque solo tengo un país y un trabajador, no siento que Rivermate haga diferencia entre nosotros y clientes con muchos trabajadores,” dijo Marta.

¿Qué hizo Rivermate?

Karl van der Weert, que lidera el equipo de Customer Success en Rivermate, dirigió el trabajo desde mayo de 2025. El equipo coordinó ambos aspectos de los requisitos para una contratación en Andorra: el contrato laboral según la ley local y la Active Residency Permit para el empleado. La red de socios en el país de Rivermate se encargó de los aspectos locales en terreno.

A partir de ahí, la relación de trabajo se estableció en algo que Kaleidos buscaba: líneas directas, respuestas rápidas y sin procesos innecesarios. Como describió Marta, “Fue muy fácil. Karl estuvo allí cada vez que lo necesitamos, y no generó reuniones innecesarias ni cadenas interminables de correos. La comunicación fue rápida, sencilla y exactamente lo que buscábamos.”

Más adelante en la colaboración, surgió una duda de cumplimiento sobre las condiciones del empleado. El equipo de Rivermate explicó qué era legalmente posible, los riesgos y cómo proceder dentro del marco local.

¿Qué significa esto para empresas similares?

Si utilizas un proveedor de EOR para tus mercados principales y luego encuentras una contratación en un país fuera de su cobertura, estarás enfrentando la misma situación que Kaleidos enfrentó. Las opciones suelen parecer malas: encontrar un segundo proveedor, navegar la ley local de forma independiente o perder al candidato por la demora.

Andorra es un ejemplo específico de un patrón más amplio: jurisdicciones que son legalmente distintas, escasamente cubiertas por grandes plataformas de EOR y difíciles de navegar sin un conocimiento genuino del país. La combinación de entidades directas y socios en el país que Rivermate mantiene en más de 180 países está diseñada para llegar exactamente a estos mercados.

Para empresas de tecnología de código abierto y otros negocios globales que contratan en mercados donde la experiencia en legislación laboral local importa, el modelo es el mismo: un solo punto de contacto, conocimiento local ya establecido, y un equipo que trata a un cliente de una sola contratación con la misma atención que a sus cuentas más grandes.