¿Qué es el cumplimiento de la nómina?

La nómina es una lista integrada de empleados en una empresa, la cantidad de pago que estos empleados reciben por período de pago, y el monto total de pago que la empresa paga a sus empleados. La empresa es responsable de desarrollar una política de pago organizacional, que incluye beneficios flexibles y políticas de liquidación de permisos. En el mundo corporativo, la nómina y el cumplimiento van de la mano. Si las leyes de cumplimiento de la nómina no se cumplen, esto podría resultar en que la empresa enfrente cargos legales.

¿Por qué es sustancial el cumplimiento?

El cumplimiento y la obediencia son significativos en negocios multinacionales que departamentos como Recursos Humanos dedican aproximadamente 36 horas a la semana en actividades relacionadas con el cumplimiento. Esto incluye navegar cambios regulatorios para asegurar que las políticas de la empresa se mantengan actualizadas. Un área de la nómina global que es especialmente crucial es la privacidad y seguridad de los datos de los empleados. La importancia de esta parte en la nómina global es un subproducto del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que no entró en vigor hasta mayo de 2018 y introdujo cambios en el cumplimiento de la nómina.

Cabe señalar que esta legislación solo afecta a organizaciones con empleados en la Unión Europea. La no conformidad podría hacer que las empresas enfrenten multas según las leyes de errores en la nómina. Las empresas que se determinen que almacenaron y procesaron información de empleados de manera improperia e ilegal pueden enfrentarse a multas de hasta 20 millones de euros o el cuatro por ciento de los ingresos anuales, lo que sea mayor.

Los equipos en el departamento de Recursos Humanos asignados a tareas de cumplimiento de la nómina y cumplimiento legal están, por tanto, encargados de gestionar y procesar datos sensibles de empleados, incluyendo nombres, direcciones, escalas salariales, códigos fiscales, números de cuenta bancaria y estados de contratos laborales. Los empleados en estos equipos deben mantenerse vigilantes, ya que tienen en sus manos el destino del negocio. Un error podría derribar toda su organización. Es su trabajo proteger tanto a los empleados como a las organizaciones a las que sirven, realizando informes de cumplimiento de la nómina de manera precisa y oportuna.

Manejar el procesamiento de la nómina es un aspecto esencial de la gestión del capital humano. Algunos lo llaman la sangre vital de toda organización exitosa. La nómina se vuelve aún más desafiante cuando se consideran entidades legales en múltiples estados, cada uno con sus propias reglas y regulaciones fiscales. Cuando la empresa crece en escala y comienza a administrar la nómina a nivel global, ese es un nivel de desafío superior. Una vez que esto ya es así, las empresas contratan a un practicante certificado en cumplimiento de la nómina para gestionar las tareas relacionadas con el cumplimiento.

El problema principal en la gestión precisa de la nómina radica en el cumplimiento. Cada país tiene sus propias condiciones económicas, monedas y leyes sobre la compensación de empleados. El cumplimiento exige que las empresas gestionen su nómina de manera que mantengan a los empleados compensados y comprometidos con sus trabajos, y que puedan hacer frente a los diversos desafíos nacionales e internacionales en el procesamiento de la nómina. La Gestión Precisa de la Nómina Global tiene muchas consideraciones, pero aquí hay un resumen de estas consideraciones en tres aspectos.

1. Seguridad de datos

La mayoría de los sistemas globales de Recursos Humanos no instituyen datos específicos de la nómina—por lo general, almacenan datos sensibles de empleados en cada ubicación. Almacenar datos sensibles de empleados en correos electrónicos y hojas de cálculo puede representar un entorno inseguro. La vulnerabilidad aumenta debido a que los datos de empleados, recursos humanos y nómina se almacenan manualmente en múltiples ubicaciones.

Las empresas deben cuidar bien sus datos de nómina. Esto es aún más imperativo para las empresas que operan a nivel global, y la no conformidad podría implicar multas enormes. Las empresas deberán hacer las preguntas correctas sobre cómo se almacenan y transmiten los datos de los empleados al sistema central de registro. Todo esto debe encontrarse en un servicio compartido o en una nómina centralizada.

La necesidad de seguridad de datos se magnifica especialmente tras la reciente derogación de la Ley Safe Harbor por parte de la Unión Europea. También es necesario mantener un registro de quienes tienen acceso a los datos de nómina.

2. Precisión de datos

La información como el tiempo y asistencia, vacaciones y tiempo por enfermedad, y sus saldos de derechos correspondientes, constituyen una parte crítica de la información de gestión de la fuerza laboral y, por tanto, deben ser precisos hasta el menor detalle. Por ejemplo, los recibos de pago en el cheque de un empleado deben cumplir con los requisitos de los estados. Idealmente, el equipo de nómina debería ver y aprobar el pago bruto antes de que se ingrese en el cálculo de la nómina, aumentando significativamente la precisión del pago neto. Sin embargo, en entornos por hora, el caso es diferente.

Comprender qué datos de entrada son necesarios en cada país para calcular la nómina y los procesos y personas que recopilan los datos son, por tanto, responsabilidades de la empresa.

3. Aprovechamiento de la tecnología

La automatización de los procesos de recopilación de datos y la eliminación de hojas de cálculo probablemente sean la forma en que se recopilarán los datos sensibles de la nómina global en los próximos años. Estas plataformas tecnológicas modernas pueden ofrecer capacidades de flujo de trabajo del sistema que permiten procesos de aprobación personalizados, validación de datos y, lo más importante, autoservicio para empleados. Mejorar y tener un mejor entendimiento de las fuentes de datos y los procesos de recopilación es importante. Las empresas hoy en día deben mantenerse al día con la legislación de nómina cambiante en cada país en el que operan. Una forma de hacerlo es cambiar y hacer más eficiente la recopilación de datos mediante la tecnología.

Avanzando

Este artículo estableció cómo el cumplimiento de la nómina global importa para su negocio. La insuficiencia de prontitud y precisión por parte de sus empleados encargados de realizar esta tarea podría resultar en la caída de su empresa. Por lo tanto, es necesario invertir tiempo, esfuerzo y dinero en cumplir con los requisitos de la nómina global.

(LEER: 4 pasos para planificar la implementación de la nómina global)

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el cumplimiento de la nómina de un solo toque?

Single Touch Payroll (STP) es una iniciativa del Gobierno de Australia que hace que la presentación de informes de impuestos e información sea más manejable y eficiente mediante la coordinación y correspondencia con la Oficina de Impuestos de Australia (ATO). Un software habilitado para STP requerirá que envíe la salario y sueldo, impuesto retenido y otra información de sus empleados. Más específicamente, la ATO espera que realice las siguientes tareas:

• reporte de información de nómina a la ATO cada vez que pague a sus empleados
• reporte de información de responsabilidad de super a la ATO

La ATO también indica que ya no será necesario entregar a sus empleados un resumen de pagos por la información que ya ha reportado y finalizado gracias al STP. (LEER: [Oficina de Impuestos de Australia: Single Touch Payroll](https://www.ato.gov.au/General/Other-languages/In-detail/Information- in-other-languages/Single-Touch-Payroll/))

¿Por qué es necesario procesar la nómina?

Procesar la nómina es una tarea esencial en cualquier negocio, ya que afecta la estabilidad financiera y la reputación de la empresa. Cuando la nómina se procesa de manera precisa y puntual, los empleados pueden estar más comprometidos y motivados para cumplir con las responsabilidades de su empresa. Esto contrasta con cuando los empleados reciben cheques con errores. En este caso, pueden perder la confianza en la empresa para la que trabajan. Más importante aún, una empresa que no cumple con las leyes y regulaciones de cumplimiento de la nómina probablemente enfrentará multas sustanciales.

¿Qué es la nómina global?

La nómina global es la gestión general de todos los datos de nómina de una empresa para todas las ubicaciones a través de un sistema único. Las empresas que establecen su sede en un lugar particular necesitarán compensar a los empleados que trabajan en diferentes ubicaciones, creando así un sistema de nómina global.

¿Qué es el cumplimiento de la nómina?

El cumplimiento de la nómina es el término general para las actividades necesarias para cumplir con las leyes y regulaciones que dictan cómo debe procesarse la nómina. Esto incluye la integración de datos, el cálculo de asignaciones, deducciones, beneficios y los salarios netos de cada empleado en una organización.

¿Qué es un agregador de nómina?

Un agregador de nómina es una entidad que obtiene datos de nómina del empleador de una empresa y los distribuye a la red de socios de la empresa. Las empresas con empleados ubicados en múltiples países externalizan su nómina a un agregador.

¿Cuáles son los servicios proporcionados por Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico ofrece servicios relacionados con la fuerza laboral y las necesidades de recursos humanos de sus clientes. Se presenta como una empresa que gestiona la nómina y todos los aspectos del personal de sus clientes.

¿Cuáles son los pasos en el procesamiento de la nómina en Estados Unidos?

El proceso de nómina en EE. UU. puede resumirse en cinco pasos, a saber:

1. Procesamiento previo a la nómina;
2. Impresión de pagos;
3. Asientos de diario;
4. Informes de nómina; y
5. Actualización final.

Para procesar de manera integral a los empleados en Estados Unidos a través de un ciclo de nómina, estos pasos deben completarse. Se requiere una comprensión básica del procesamiento de la nómina antes de pasar a configurar y procesar la información de nómina de sus empleados. JD Edwards EnterpriseOne explica más sobre esto. (LEER: Guía de implementación de nómina en EE. UU. de JD Edwards EnterpriseOne).

¿Qué es un oficial de cumplimiento?

Un oficial de cumplimiento es un empleado en una empresa que asegura que la firma cumple en su totalidad con los requisitos regulatorios y legales dictados por el estado donde opera la empresa. Esto incluye aspectos técnicos como el cumplimiento de impuestos de nómina y requisitos de recibos de pago, y aspectos generales como la puntualidad, exhaustividad y similares. El oficial de cumplimiento también inicia que las políticas internas y estatutos de la empresa cumplan con los requisitos legales mencionados. Los oficiales de cumplimiento suelen trabajar con la gerencia y el personal para gestionar y mitigar los riesgos regulatorios de la empresa.