¿Qué es el cumplimiento de la nómina?

La nómina es una lista integrada de empleados en una empresa, la cantidad de pago que estos empleados reciben por período de pago, y el monto total de pago que la empresa paga a sus empleados. La empresa es responsable de desarrollar una política de pago organizacional, que incluye beneficios flexibles y políticas de encashment de permisos. En el mundo corporativo, la nómina y el cumplimiento van de la mano. Si las leyes de cumplimiento de la nómina no se cumplen, esto podría resultar en que la empresa enfrente cargos legales.

¿Por qué es sustancial el cumplimiento?

El cumplimiento y la obediencia son significativos en negocios multinacionales que los departamentos como Recursos Humanos dedican aproximadamente 36 horas a la semana en actividades relacionadas con el cumplimiento. Esto incluye navegar cambios regulatorios para asegurar que las políticas de la empresa se mantengan actualizadas. Una área de la nómina global que es especialmente crucial es la privacidad y la seguridad de los datos de los empleados. La importancia de esta parte en la nómina global es un subproducto de la Regulación General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que no entró en vigor hasta mayo de 2018 y traer cambios en el cumplimiento de la nómina.

Cabe señalar que esta legislación solo afecta a organizaciones con empleados en la Unión Europea. No cumplir con ella podría llevar a que las empresas enfrenten multas, según lo dictado por las leyes de errores en la nómina. Las empresas que sean juzgadas por almacenar y procesar información de empleados de manera indebida e ilícita pueden enfrentar multas de hasta 20 millones de euros o el cuatro por ciento de los ingresos anuales, dependiendo de cuál cantidad sea mayor.

Los equipos en el departamento de Recursos Humanos asignados para tareas de nómina y cumplimiento están, por lo tanto, encargados de gestionar y procesar datos sensibles de los empleados, incluyendo nombres, direcciones, escalas salariales, códigos fiscales, números de cuenta bancaria, y estados de los contratos laborales. Los empleados en estos equipos deben mantener una vigilancia constante, ya que en sus manos se encuentra el destino de la empresa. Un error podría derribar toda su organización. Su trabajo es proteger tanto a los empleados como a las organizaciones a las que sirven, mediante la realización precisa y rápida de informes de cumplimiento de nómina.

Manejar la procesamiento de nómina es un aspecto esencial de la gestión del capital humano. Algunos llaman a esto la médula de toda organización exitosa. La nómina se vuelve aún más desafiante cuando se consideran entidades legales en varios estados, cada uno con sus propias reglas y regulaciones fiscales. Cuando la empresa crece en escala y comienza a administrar nómina a nivel mundial, ese es un nivel más alto de desafío. Una vez que esto ya es así, las empresas contratan a un practicante certificado en cumplimiento de la nómina para manejar las tareas relacionadas con el cumplimiento de la nómina.

El problema principal en la gestión precisa de la nómina radica en el cumplimiento. Cada país tiene sus propias condiciones económicas, monedas y leyes sobre la compensación de los empleados. El cumplimiento obliga a las empresas a gestionar su nómina de modo que mantengan a los empleados compensados y comprometidos con su trabajo, y que puedan hacer frente a diversos desafíos nacionales e internacionales en el procesamiento de la nómina. La Gestión Precisa de la Nómina Global considera una multitud de aspectos, pero aquí hay un resumen de estos aspectos en tres dimensiones.

1. Seguridad de datos

La mayoría de los sistemas globales de Recursos Humanos no instituyen datos específicos de la nómina; por lo general, almacenan datos sensibles de empleados en cada ubicación. Almacenar datos sensibles en correos electrónicos y hojas de cálculo puede representar un entorno inseguro. La vulnerabilidad aumenta debido a que se almacenan manualmente datos de empleados, recursos humanos y nómina en múltiples ubicaciones.

Las empresas deben cuidar muy bien sus datos de nómina. Esto es aún más imperativo para las empresas que operan a nivel global, y el incumplimiento podría llevar a multas considerables. Las empresas necesitarán hacer las preguntas correctas sobre cómo se almacenan y transmiten los datos de los empleados al sistema central de registro. Todo esto debería encontrarse en un servicio compartido o en una nómina centralizada.

La necesidad de seguridad de datos se ve especialmente amplificada tras la reciente derogación de la Safe Harbor Act por parte de la Unión Europea. También es necesario llevar un control de quienes tienen acceso a los datos de nómina.

2. Exactitud de datos

Información como el tiempo y la asistencia, las vacaciones y permisos por enfermedad, y sus saldos de derechos correspondientes, constituyen una parte crítica de la gestión de la fuerza laboral y deben ser precisos hasta el más mínimo detalle. Por ejemplo, los talones de pago en el cheque de un empleado deben cumplir con los requisitos estatales. Idealmente, el equipo de nómina debería visualizar y aprobar el pago bruto antes de que esta información sea utilizada en el cálculo de la nómina, lo cual aumenta significativamente la precisión del pago neto. Sin embargo, en entornos por horas, el caso es diferente.

Entender qué datos de entrada se requieren en cada país para calcular la nómina, así como los procesos y las personas que recopilan los datos, son, por tanto, responsabilidades de la empresa.

3. Aprovechamiento de la tecnología

La automatización de los procesos de recopilación de datos y la eliminación de hojas de cálculo son muy probablemente la manera en que se recopilarán los datos sensibles de la nómina global en los próximos años. Estas plataformas tecnológicas modernas pueden ofrecer capacidades de flujo de trabajo del sistema que permiten procesos de aprobación personalizados, validación de datos y, lo más importante, autoservicio para empleados. Mejorar y comprender mejor las fuentes de datos y los procesos de recopilación es importante. Las empresas hoy en día deben adaptarse a los cambios en la legislación de nóminas en cada país en el que operan. Una forma de hacerlo es cambiar y hacer más eficiente cómo se recopilan los datos usando tecnología.

Hacia adelante

Este artículo estableció cómo el cumplimiento de la nómina global importa a su negocio. La insuficiencia de la competencia y prontitud de sus empleados asignados para realizar esta tarea podría resultar en la caída de su empresa. Por lo tanto, es necesario invertir tiempo, esfuerzo y dinero en cumplir con los requisitos de la nómina global.

(LEE: 4 pasos para planificar la implementación de la nómina global)

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el cumplimiento de la nómina con una sola interacción?

Single Touch Payroll (STP) es una iniciativa del Gobierno de Australia que hace que la presentación de informes de impuestos e información sea más manejable y eficiente mediante la coordinación y comunicación con la Oficina de Impuestos de Australia (ATO). Un software compatible con STP le requerirá enviar los salarios y sueldos de sus empleados, los impuestos retenidos y otra información. Más específicamente, la ATO espera que usted realice las siguientes tareas:

• informe la información de la nómina a la ATO cada vez que pague a sus empleados
• informe la información de la responsabilidad de super a la ATO

La ATO también indica que ya no será necesario entregar a sus empleados un resumen de pagos por la información que ya ha sido reportada y finalizada gracias a la STP. (LEE: Oficina de Impuestos de Australia: Single Touch Payroll)

¿Por qué es necesario procesar la nómina?

Procesar la nómina es una tarea esencial en cualquier negocio ya que afecta a la estabilidad financiera y la reputación de la empresa. Cuando la nómina se procesa de manera precisa y puntual, los empleados pueden estar más comprometidos y motivados para cumplir con las responsabilidades de su empresa. Esto contrasta con el caso en que los empleados reciben cheques de pago con errores. En este caso, pueden perder la confianza en la empresa para la que trabajan. Más importante aún, una empresa que no cumple con las leyes y regulaciones de cumplimiento de la nómina, probablemente enfrentará penalizaciones sustanciales.

¿Qué es la nómina global?

La nómina global es la gestión general de todos los datos de nómina de una empresa en todas las ubicaciones mediante un sistema único. Las empresas que establecen su sede en un lugar específico necesitarán compensar a los empleados que trabajan en diferentes ubicaciones, creando así un sistema de nómina global.

¿Qué es el cumplimiento de la nómina?

El cumplimiento de la nómina es el término general para las actividades necesarias para cumplir con las leyes y regulaciones que dictan cómo debe procesarse la nómina. Esto incluye la integración de datos, el cálculo de asignaciones, deducciones, beneficios y los salarios netos de cada empleado en una organización.

¿Qué es un agregador de nómina?

Un agregador de nómina es una entidad que obtiene los datos de nómina del empleador de una empresa y los distribuye a la red de socios de la empresa. Las empresas con empleados en diversos países externalizan su nómina a un agregador.

¿Qué servicios ofrece Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico ofrece servicios relacionados con la fuerza laboral y las necesidades de recursos humanos de sus clientes. Se presenta como una empresa que gestiona la nómina y todos los aspectos del personal de sus clientes. Dado que los requisitos de nómina y cumplimiento varían significativamente en todo el país, este recurso de employer of record mexico es una referencia útil para entender las obligaciones laborales locales y las responsabilidades del empleador.

¿Cuáles son los pasos en el procesamiento de la nómina en Estados Unidos?

El proceso de nómina en EE.UU. puede resumirse en cinco pasos, a saber:

1. Procesamiento previo a la nómina;
2. Impresión de pagos;
3. Asientos contables;
4. Informes de nómina; y
5. Actualización final.

Para procesar completa y correctamente a los empleados en Estados Unidos en un ciclo de nómina, estos pasos deben completarse. Se requiere una comprensión básica del procesamiento de nómina antes de proceder a configurar y procesar la información de nómina de sus empleados. JD Edwards EnterpriseOne explica más sobre esto. (LEE: Guía de Implementación de Nómina en EE.UU. de JD Edwards EnterpriseOne)

¿Qué es un oficial de cumplimiento?

Un oficial de cumplimiento es un empleado de una empresa que asegura que la firma cumple completamente con los requisitos regulatorios y legales requeridos por el estado donde opera la empresa. Esto incluye aspectos técnicos como el cumplimiento de impuestos de nómina y requisitos de talonarios de pago, y aspectos generales como la puntualidad, la exhaustividad y similares. Además, el oficial de cumplimiento asegura que las políticas y estatutos internos de la empresa cumplan con dichas leyes. Los oficiales de cumplimiento suelen trabajar con la dirección y el personal para gestionar y mitigar los riesgos regulatorios de la empresa.