La nómina es una lista integrada de empleados en una empresa, la cantidad de pago que estos empleados reciben por período de pago, y el monto total de pago que la empresa paga a sus empleados. La empresa es responsable de desarrollar una política de pago organizacional, que incluye beneficios flexibles y políticas de compensación por días de licencia. En el mundo corporativo, la nómina y el cumplimiento normativo van de la mano. Si no se cumplen las leyes de cumplimiento de la nómina, esto podría resultar en cargos legales para la empresa.

¿Por qué es sustancial el cumplimiento?

El cumplimiento y la obediencia son importantes en los negocios multinacionales, en los que departamentos como Recursos Humanos dedican aproximadamente 36 horas a la semana a actividades relacionadas con el cumplimiento. Esto incluye navegar por cambios regulatorios para garantizar que las políticas de la empresa se mantengan actualizadas. Un área de la nómina global que es especialmente crucial es la privacidad y seguridad de los datos de los empleados. La vitalidad de esta parte en la nómina global es resultado de las Regulaciones Generales de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que no entraron en vigor hasta mayo de 2018 y trajeron cambios en el cumplimiento de la nómina.

Cabe señalar que esta legislación solo afecta a organizaciones con empleados en la Unión Europea. La no conformidad podría llevar a que las empresas enfrenten sanciones según las leyes de errores en la nómina. Las empresas declaradas que hayan almacenado y procesado de manera indebida e ilegal la información de empleados pueden enfrentar multas de hasta 20 millones de euros o el cuatro por ciento de los ingresos anuales, lo que sea mayor.

Los equipos en el departamento de Recursos Humanos asignados a tareas de nómina y cumplimiento legal son, por tanto, responsables de gestionar y procesar datos confidenciales de empleados, incluyendo nombres, direcciones, escalas salariales, códigos fiscales, números de cuenta bancaria y estados de contratos laborales. Los empleados en estos equipos deben mantenerse vigilantes, ya que en sus manos está el destino del negocio. Un error podría derribar toda la organización. Es su trabajo proteger tanto a los empleados como a las organizaciones a las que sirven, mediante informes precisos y oportunos de cumplimiento de la nómina.

Gestionar el procesamiento de nómina es un aspecto esencial de la gestión del capital humano. Algunos lo llaman el alma de toda organización exitosa. La nómina se vuelve aún más desafiante cuando se consideran entidades legales en múltiples estados, cada uno con sus propias reglas y regulaciones fiscales. Cuando la empresa crece en escala y comienza a administrar nómina a nivel global, ese es un nivel de desafío superior. Una vez que esto ya es así, las empresas contratan a un practicante certificado en cumplimiento de la nómina para gestionar las tareas relacionadas con el cumplimiento.

El problema principal en la gestión precisa de la nómina radica en el cumplimiento. Cada país tiene sus propias condiciones económicas, monedas y leyes sobre la remuneración de empleados. El cumplimiento exige que las empresas gestionen su nómina de manera que mantengan a los empleados remunerados y comprometidos con sus trabajos, y que puedan hacer frente a los diversos desafíos nacionales e internacionales del procesamiento de nómina. La Gestión Precisa de la Nómina Global tiene muchas consideraciones, pero aquí hay un resumen de estas en tres aspectos.

1. Seguridad de los datos

La mayoría de los sistemas de Recursos Humanos globales no incorporan datos específicos de la nómina—generalmente almacenan datos sensibles de empleados en cada ubicación. Almacenar datos sensibles de empleados en correos electrónicos y hojas de cálculo puede ser un entorno inseguro. La vulnerabilidad aumenta debido a que los datos de empleados, recursos humanos y nómina se almacenan manualmente en múltiples lugares.

Las empresas deben cuidar bien sus datos de nómina. Esto es aún más imperativo para las empresas que operan globalmente, y la no conformidad podría implicar multas enormes. Las empresas deberán hacer las preguntas correctas sobre cómo se almacenan y transmiten los datos de los empleados al sistema central de registros. Todo esto debe encontrarse en un servicio compartido o una nómina centralizada.

La necesidad de seguridad de datos se amplifica especialmente tras la reciente derogación del Safe Harbor Act por parte de la Unión Europea. También es necesario mantener un registro de quiénes tienen acceso a los datos de nómina.

2. Precisión de los datos

Información como horas trabajadas, asistencia, vacaciones y licencias por enfermedad, y sus saldos correspondientes, constituyen una parte crítica de la gestión de la fuerza laboral y, por tanto, deben ser precisos hasta el más mínimo detalle. Por ejemplo, los recibos de sueldo en la nómina de un empleado deben cumplir con los requisitos de los nóminas estatales. Idealmente, el equipo de nómina debe revisar y aprobar el pago bruto antes de que se incluya en el cálculo de la nómina, aumentando significativamente la precisión del pago neto. Sin embargo, en entornos horarios, la situación es diferente.

Comprender qué datos de entrada son necesarios en cada país para calcular la nómina, así como los procesos y las personas que recopilan estos datos, son responsabilidades de la empresa.

3. Aprovechamiento de la tecnología

La automatización de los procesos de recopilación de datos y la eliminación de hojas de cálculo probablemente serán la forma en que en los próximos años se recopilen los datos sensibles de la nómina global. Estas plataformas tecnológicas modernas pueden proporcionar capacidades de flujo de trabajo del sistema que permiten procesos de aprobación personalizados, validación de datos y, lo más importante, autoservicio para empleados. Mejorar y tener un mejor entendimiento de las fuentes de datos y los procesos de recopilación es fundamental. Las empresas hoy en día deben mantenerse al día con la legislación de nómina cambiante en cada país en el que operan. Una forma de lograrlo es cambiar y hacer más eficiente la forma en que se recopilan los datos, usando tecnología.

Cómo avanzar

Este artículo estableció cómo importa el cumplimiento de la nómina global a su negocio. La insuficiencia de la aptitud y la prontitud por parte de sus empleados encargados de realizar esta tarea podría derivar en la caída de su empresa. Por ello, es necesario invertir tiempo, esfuerzo y dinero en cumplir con los requisitos de la nómina global.

(LEA: 4 pasos para planear la implementación de la nómina global)

Si busca una empresa que le proporcione exactamente eso, Rivermate ofrece servicios en nómina global, cumplimiento y herramientas de Recursos Humanos.

Rivermate cuenta con practicantes en cumplimiento de la nómina que están más que felices de brindar servicios de cumplimiento de la nómina y atender sus inquietudes en ese aspecto de su negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el cumplimiento de la nómina de un solo toque (single touch payroll)?

Single Touch Payroll (STP) es una iniciativa del Gobierno de Australia que hace que la presentación de informes de impuestos e información sea más manejable y eficiente coordinándose y correspondiendo con la Oficina de Impuestos de Australia (ATO). Un software habilitado para STP requerirá que envíe los salarios y sueldos de sus empleados, impuestos retenidos y otra información. Más específicamente, la ATO espera que usted realice las siguientes tareas:

• informar la información de la nómina a la ATO cada vez que pague a sus empleados
• informar la información de la obligación del superannuation (super) a la ATO

La ATO también indica que ya no será necesario entregar a sus empleados un resumen de pagos por la información que ya ha informado y finalizado gracias al STP. (LEA: Oficina de Impuestos de Australia: Single Touch Payroll)

¿Por qué es necesario procesar la nómina?

El procesamiento de la nómina es una tarea esencial en cualquier negocio, ya que afecta la estabilidad financiera y la reputación de la empresa. Cuando la nómina se procesa de manera precisa y puntual, los empleados pueden estar más comprometidos y motivados para cumplir con sus responsabilidades laborales. Esto contrasta con cuando los empleados reciben cheques con errores, en cuyo caso pueden perder la confianza en la empresa. Más importante aún, una empresa que no cumple con las leyes y regulaciones de cumplimiento de la nómina probablemente enfrentará multas sustanciales.

¿Qué es la nómina global?

La nómina global es la gestión total de todos los datos de nómina de una empresa en todas sus ubicaciones a través de un único sistema. Las empresas que establecen su sede en un lugar en particular necesitarán compensar a los empleados que trabajan en diferentes lugares, creando así un sistema de nómina global.

¿Qué es el cumplimiento de la nómina?

El cumplimiento de la nómina es el término general para las actividades necesarias para cumplir con las leyes y regulaciones que dictan cómo debe procesarse la nómina. Esto incluye la integración de datos, el cálculo de asignaciones, deducciones, beneficios y los salarios netos de cada empleado en una organización.

¿Qué es un agregador de nómina?

Un agregador de nómina es una entidad que obtiene datos de nómina del empleador de una empresa y los distribuye a la red de socios de la misma. Las empresas con empleados en múltiples países externalizan su nómina a un agregador.

¿Qué servicios proporciona Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico ofrece servicios relacionados con las necesidades de fuerza laboral y recursos humanos de sus clientes. Se presenta como una empresa que gestiona la nómina y todos los aspectos del personal de sus clientes. Dado que los requisitos de la nómina y el cumplimiento varían significativamente en todo el país, este recurso employer of record mexico es una referencia útil para comprender las obligaciones de contratación local y las responsabilidades del empleador.

¿Cuáles son los pasos en el procesamiento de la nómina en Estados Unidos?

El proceso de nómina en EE. UU. se puede resumir en cinco pasos, a saber:

1. Preprocesamiento de nómina;
2. Impresión de pagos;
3. Asientos en el libro mayor;
4. Informes de nómina; y
5. Actualización final.

Para procesar de manera integral la nómina de los empleados en Estados Unidos a través de un ciclo de nómina, es necesario completar estos pasos. Es recomendable tener una comprensión básica del procesamiento de nómina antes de avanzar en la configuración y procesamiento de la información de nómina para sus empleados. JD Edwards EnterpriseOne explica más al respecto. (LEA: Guía de Implementación de Aplicaciones de Nómina en EE. UU. JD Edwards EnterpriseOne)

¿Qué es un oficial de cumplimiento (compliance officer)?

Un oficial de cumplimiento es un empleado en una empresa que asegura que la firma cumple en plena conformidad con los requisitos regulatorios y legales dictados por el estado donde opera la empresa. Esto incluye aspectos técnicos como el cumplimiento de impuestos sobre la nómina y requisitos de recibos de pago, y aspectos generales como la puntualidad, la exhaustividad, etc. El oficial de cumplimiento también asegura que las políticas internas y los estatutos de la empresa cumplan con los requisitos legales mencionados. Los oficiales de cumplimiento trabajan frecuentemente con la gerencia y el personal para gestionar y mitigar los riesgos regulatorios de la empresa.