La guía completa: Cómo pagar a empleados remotos

Muchos empleadores dudan en adoptar la tendencia global de contratación. Contratar empleados remotos tiene muchos beneficios, incluida la capacidad de contratar talento de alto nivel sin importar su ubicación. Pero, contratar a nivel mundial no está exento de desafíos.

Al contratar a nivel internacional, los empleadores necesitan navegar una nómina internacional. Esto incluye cumplir con diferentes leyes laborales y fiscales, y otras regulaciones de nómina. Todo esto puede rápidamente generar una carga significativa en su equipo de Recursos Humanos, y en consecuencia, en usted como empleador.

Por lo tanto, no es sorprendente que pueda dudar en contratar a alguien que no vive en el mismo país. Sin embargo, eso no significa que sea imposible o que deba evitarlo. Hay muchas formas de contratar talento remoto sin complicarse demasiado.

Veamos todas las formas en las que puede pagar a sus empleados remotos.

Entendiendo los tipos de empleo para trabajadores remotos

Cómo paga a los trabajadores remotos depende del tipo de empleo con el que usted y el trabajador hayan acordado. Ya sea que trate con Freelancers, Contractors, o employees, cada modalidad tiene sus propias reglas y expectativas. Es importante conocer las diferencias antes de establecer procesos de pago.

Contratar trabajadores como freelancers

Los freelancers son personas autoempleadas que suelen aceptar múltiples proyectos a corto plazo. Trabajan en base a cada proyecto y a menudo tienen varios clientes a la vez. Los freelancers establecen sus propias tarifas, y los pagos generalmente están vinculados a hitos del proyecto o a su finalización. No esperan beneficios como seguro de salud ni tiempo libre pagado.

Con freelancers, normalmente no tiene que preocuparse por el cumplimiento respecto a impuestos y nómina. Sin embargo, debe tener en cuenta los derechos de propiedad intelectual y las leyes de privacidad de datos.

Contratar trabajadores como independent contractors

Los independent contractors son similares a los freelancers, pero a menudo mantienen relaciones a más largo plazo con las empresas. Brindan servicios bajo un contrato y mantienen control sobre cómo realizan su trabajo.

Al igual que los freelancers, los independent contractors no reciben beneficios de empleado. Son responsables de pagar sus propios impuestos. Emiten facturas por sus servicios y generalmente acuerdan previamente los términos de pago. Como con los freelancers, no es necesario preocuparse por el cumplimiento en nómina, pero debe estar atento a leyes de propiedad intelectual y privacidad.

Contratar trabajadores como empleados

A diferencia de los freelancers o contractors, los employees son oficialmente parte de su empresa. Reciben salarios y beneficios regulares y están bajo su supervisión directa. Cuando contrata remote employees, debe asegurarse de cumplir con las leyes laborales. También debe tener en cuenta las regulaciones fiscales y de nómina en su país de origen. Los employees también esperan la estabilidad de un trabajo a largo plazo con beneficios adicionales como licencias pagadas y planes de retiro.

Cómo pagar a sus trabajadores

Ahora que entiende las tres formas más comunes de contratar personas a distancia, quizás no sea tan complejo como antes. Es importante entender qué tipo de empleo sería la mejor opción para el rol y el tipo de trabajo que necesita que hagan. Aquí están sus opciones para pagarles mientras se mantiene dentro del cumplimiento.

Pagar freelancers

Por lo general, pagaría a los freelancers a través de alguna de las plataformas especializadas en trabajo freelance. Estas están diseñadas específicamente para trabajos de freelance. Algunas opciones populares incluyen Upwork, Fiverr, y Freelancer.com. Estas plataformas procesan los pagos a los freelancers.

También puede usar servicios como PayPal, Wise o Payoneer para realizar pagos directos. Sin embargo, si no pasa por una de estas plataformas, puede necesitar firmar documentación adicional. Considere preparar Acuerdos de Servicios, NDAs y otros documentos relevantes. Luego, los servicios de pago directo son la forma de pagarles. Estos métodos ofrecen flexibilidad y son rápidos de configurar, facilitando la gestión de pagos a nivel global.

Pagar a Contractors independientes

Ahora, la forma más común de pagar a freelancers es a través de una plataforma. Sin embargo, como se mencionó antes, los freelancers suelen ser contratados y pagados según hitos y proyectos. Las tarifas de la plataforma por estos pueden acumularse en proyectos más largos. Es una de las razones por las que puede optar por contratar independent contractors.

Los independent contractors son sus propios negocios. Normalmente le emiten una factura al completar su trabajo. Usted puede acordar con ellos el momento y el método de pago con anticipación. Como los freelancers, puede ser una transferencia bancaria, depósito directo o un servicio de pago en línea como PayPal. Los contractors esperan pagos puntuales porque pagan sus propios impuestos y beneficios. Al contratar contractors, intente mantener una comunicación clara sobre los términos y los cronogramas.

Pagar a empleados

Contratar remote employees legalmente requiere más pasos. Puede usar dos formas para contratar y pagar employees en países extranjeros legalmente.

La primera es crear una presencia legal en su país de origen. La mayoría de los gobiernos requieren que establezca una entidad local para ponerlos en la nómina y pagar impuestos y beneficios. Su nueva entidad local debe seguir las leyes de nómina del país.

Este proceso puede ser costoso y llevar tiempo. Sin duda valdrá la pena si planea contratar a un equipo completo de empleados en un nuevo país. Sin embargo, para unos pocos empleados, ofrecerles que se trasladen podría ser una opción más rentable. Desafortunadamente, depende de los empleados si desean aceptar su oferta.

Alternativamente, puede usar un Employer of Record (EOR). Un EOR es una organización externa que maneja responsabilidades legales y de nómina en su nombre. Ya tienen entidades establecidas en todos los países que ofrecen como servicio. Estas entidades contratan al empleado en su país de origen y aseguran que se mantenga el cumplimiento con las leyes locales.

Un EOR también gestionará la nómina, impuestos, y otros requisitos de cumplimiento para garantizar que todo esté en regla. Con un EOR, su remote employee trabaja para usted sin el estrés adicional de administrar la nómina y cumplir con las regulaciones.

Navegando el cumplimiento y las regulaciones fiscales

Contratar trabajadores remotos conlleva obligaciones legales y fiscales que varían según el país. Entender y cumplir con estas reglas es crucial para evitar penalizaciones o problemas legales en el futuro.

Cumplimiento con leyes laborales

Cuando contrata remote employees, debe seguir las leyes laborales del país donde reside. Esto no aplica para freelancers y independent contractors. Pero, contratar employees requiere cumplir con los requisitos de la legislación laboral correspondiente.

Estas leyes dictan todo, desde el salario mínimo hasta las horas de trabajo y beneficios para empleados. No cumplir puede resultar en multas o demandas, por lo que es importante investigar o consultar expertos legales acerca de las regulaciones locales.

Consideraciones fiscales

Para remote employees, usted es responsable de gestionar impuestos de nómina. También debe cumplir con las contribuciones a la seguridad social y otras deducciones obligatorias en su país. Cada país tiene sus propias regulaciones fiscales, y si no cumple, podría enfrentarse a multas severas.

Los freelancers y independent contractors generalmente manejan sus propios impuestos. Aún así, debe asegurarse de que están correctamente clasificados para evitar responsabilidades fiscales.

Importancia de mantenerse en cumplimiento

Clasificar incorrectamente a empleados como freelancers o contractors puede resultar en desafíos legales. Los gobiernos a menudo revisan la clasificación del trabajador para asegurarse de que las empresas paguen los impuestos y beneficios correspondientes.

Para mantenerse en cumplimiento, considere usar servicios como un Employer of Record (EOR) para manejar estas complejidades en su nombre.

Pagar a trabajadores remotos

Navegar el proceso de pagar a remote employees puede parecer complicado al principio. Sin embargo, entender los tipos de empleo y métodos de pago disponibles facilita mucho las cosas. Ya sea que elija freelancers, contractors o empleados a tiempo completo, todo depende de las necesidades y metas a largo plazo de su empresa.

Contratar empleados ofrece la mayor estabilidad y beneficios a largo plazo, pero cada opción tiene sus ventajas. Al final, escoger el camino correcto para su equipo remoto le ayudará a mantenerse en cumplimiento y a asegurar operaciones fluidas a nivel internacional.

FAQ:

¿Cómo puedo recibir pago por trabajo remoto?

Los trabajadores remotos pueden recibir pagos a través de diversos métodos, como transferencias bancarias, PayPal o plataformas de freelance. Los términos de pago generalmente se acuerdan de antemano, ya sea por hora, por proyecto, o con un salario fijo. El método suele depender del tipo de empleo y la preferencia del empleador.

¿Cómo clasificar a los empleados remotos?

Los trabajadores remotos se clasifican según su relación laboral con la empresa. Los freelancers y contractors trabajan por proyectos y tienen mayor control sobre su horario. Los employees son gestionados directamente por la empresa y reciben beneficios. Una clasificación incorrecta puede generar problemas legales y fiscales.

¿Cómo rastrean los empleadores a los trabajadores remotos?

Los empleadores suelen usar software de control de tiempo o herramientas de gestión de proyectos. Estas ayudan a monitorear la productividad y los plazos. Algunas empresas usan métricas de rendimiento o revisiones periódicas para asegurar que las tareas se completen. Los métodos de control deben respetar la privacidad del trabajador y mantener la responsabilidad.