¿Qué es un Employer of Record?

¿Qué es un Employer of Record? Un employer of record (EOR) es una organización de terceros que asume la responsabilidad legal de contratar, gestionar y pagar a los empleados. Proporciona a las empresas acceso a talento sin tener que cargar con la carga administrativa asociada a los modelos tradicionales de empleo. Este tipo de acuerdo puede ser beneficioso en situaciones donde las empresas necesitan personal adicional pero no disponen de los recursos o infraestructura necesarios para gestionarlo directamente. Además, permite a los empleadores externalizar ciertos aspectos de sus operaciones de recursos humanos, como el procesamiento de nóminas y el cumplimiento fiscal, manteniendo el control sobre la gestión del rendimiento de los empleados y otras funciones clave. El concepto detrás de los EOR ha existido desde al menos principios del siglo XX, cuando las grandes corporaciones comenzaron a externalizar necesidades laborales en el extranjero para reducir costos y aumentar la eficiencia. Hoy en día, muchas organizaciones utilizan este modelo como parte de su estrategia de fuerza laboral global debido a su flexibilidad y potencial de ahorro en costos en comparación con arreglos más tradicionales como la contratación directa o las fuerzas de trabajo por contrato.

Comprender por qué un empleador podría elegir un EOR frente a un empleador de derecho común es importante para cualquier negocio que busque expandir sus capacidades laborales más allá de lo que puede gestionar internamente. Un EOR ofrece varias ventajas sobre un empleador de derecho común, incluyendo:

• Menor responsabilidad – La empresa no asume obligaciones legales relacionadas con la contratación de trabajadores; en su lugar, estas responsabilidades recaen sobre el proveedor tercero que asume toda la responsabilidad por todas las leyes aplicables que rigen salarios, impuestos, beneficios, etc.
• Ahorro en costos - Aprovechando economías de escala a través de servicios compartidos entre múltiples clientes, el costo total por trabajador puede ser menor que si cada cliente contratara de manera independiente bajo diferentes contratos. Además, puede haber reducciones significativas en gastos generales relacionados con reclutar nuevos empleados desde cero cada vez que se necesita uno.
• Flexibilidad - Las empresas pueden ajustar rápidamente su plantilla hacia arriba o abajo según la demanda sin preocuparse por compromisos a largo plazo o costosos paquetes de indemnización en caso de despidos posteriores. Además, mediante el uso de contratistas independientes en lugar de empleados permanentes, las empresas pueden evitar gestionar cuestiones como pago de vacaciones, licencias por enfermedad, etc., que de otro modo requerirían papeleo adicional y esfuerzos administrativos por parte de los equipos internos.
• Mayor rapidez/eficiencia – Como se mencionó anteriormente, debido a que se requiere mucho menos esfuerzo en onboarding y offboarding de personal mediante procesos de terceros, estos tienden a avanzar más rápido, permitiendo a las empresas completar proyectos más rápidamente y reducir las interrupciones causadas por cambios frecuentes en la estructura del equipo.

En conclusión, entender cómo difieren los empleadores entre los clasificados bajo “ley común” y los “Employer of Record” te ayudará a garantizar que tu empresa permanezca en cumplimiento legal y financiero al tomar decisiones sobre futuras expansiones...

La Diferencia Entre Employer of Record y Empleador de Derecho Común

Al contratar empleados, los empleadores deben entender la diferencia entre un employer of record y un empleador de derecho común. Aunque ambos tipos de empleadores son responsables de ofrecer servicios relacionados con el empleo, como nóminas, administración de beneficios y cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables, existen diferencias clave que los distinguen. Un Employer of Record (EOR) se define como una organización o individuo tercero que asume la responsabilidad de todos los aspectos relacionados con gestión de empleados, incluyendo procesos de reclutamiento, incorporación, procesamiento de nóminas/declaraciones fiscales y otras tareas administrativas relacionadas con la gestión del personal. El EOR asume responsabilidad legal respecto a cualquier problema que surja por sus acciones mientras actúa en nombre de la empresa que representa. Este tipo de acuerdo permite a las empresas externalizar ciertas funciones de recursos humanos sin tener control directo sobre esas actividades o asumir responsabilidades adicionales. Por otro lado, los Empleadores de Derecho Común (CLE) tienen control total sobre sus decisiones de fuerza laboral, incluyendo la contratación de nuevos empleados directamente en su estructura empresarial en lugar de a través de un proveedor externo como un servicio EOR; esto significa que los CLE asumen plena responsabilidad por cualquier riesgo potencial asociado con emplear a individuos dentro de su marco organizacional, incluyendo declaraciones fiscales y pagos, además de garantizar el cumplimiento de las leyes laborales en diferentes niveles jurisdiccionales, cuando sea requerido por ley.

Además, los CLE también serán responsables si algo va mal durante el empleo debido a negligencia o mala conducta de cualquiera de las partes involucradas en el acuerdo (empleado/empleador). En términos de obligaciones legales, cada tipo tiene requisitos diferentes: un EOR generalmente maneja toda la documentación necesaria al incorporar a alguien en tu equipo, pero no se hace cargo de Cómo gestionas a tus empleados una vez contratados — lo que significa que aún debes implementar programas de capacitación adecuados, políticas y procedimientos que se sigan durante toda la duración del contrato. En cambio, un CLE es responsable de todo lo relativo a la gestión del empleado desde el proceso inicial de reclutamiento hasta la terminación; esto incluye establecer contratos, gestionar impuestos/deducciones de nómina, etc., además de asegurarse de que se cumpla la legislación relevante según la jurisdicción.

Para resumir: al analizar estas dos opciones con detalle, se pueden observar diferencias principales principalmente relacionadas con el grado de autonomía otorgado a las partes involucradas, es decir, si es más beneficioso optar por la externalización de funciones mediante terceros conocidos como ‘Employer Of Record’ o seguir el enfoque tradicional llamado ‘Empleo por Derecho Común’. La decisión definitiva debe basarse en qué opción funciona mejor para las necesidades específicas de cada situación.

Los Beneficios de un Employer of Record

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Los Beneficios de un Employer of Record: Guía Completa

Al gestionar nóminas y otras tareas relacionadas con el empleo, las empresas tienen varias opciones. Una opción popular es el uso de un employer of record (EOR). Un EOR proporciona a las empresas acceso a profesionales experimentados que pueden manejar todos los aspectos relacionados con la gestión de empleados, incluyendo procesamiento de nóminas, declaración de impuestos, administración de beneficios y más. Este tipo de servicio ofrece numerosas ventajas para empresas que buscan ahorrar tiempo y dinero, además de reducir sus responsabilidades legales. En esta guía completa exploraremos los muchos beneficios de usar un servicio de employer of record.

Ahorro de Tiempo y Eficiencia

Una de las principales ventajas asociadas con emplear un EOR es el aumento de eficiencia en términos de ahorro de tiempo. Al externalizar estas funciones a un proveedor tercero, como una empresa de employer of record o PEO (Organización de Empleo Profesional), los empleadores pueden mantenerse enfocados en las operaciones principales sin preocuparse por tareas administrativas como procesamiento de nóminas o cuestiones de cumplimiento relacionadas con impuestos o leyes laborales — que pueden ser procesos complejos y tediosos si se gestionan internamente por empleados sin capacitación en esas áreas. Además, como la mayoría de los proveedores ofrecen soluciones automatizadas, suelen requerir poca intervención por parte del empleador, lo que las hace aún más fáciles de gestionar que si se hicieran manualmente dentro de la organización.

Reducción de Costos y Mitigación de Riesgos

Otra gran ventaja de utilizar servicios proporcionados a través de un programa de records de empleador es la reducción de costos debido a su capacidad para ayudar a mitigar riesgos asociados a diversas violaciones de leyes laborales. Dado que la mayoría de los programas incluyen algún tipo de cobertura de seguro de responsabilidad, las posibles multas por incumplimiento estarían cubiertas por la póliza en lugar de que el negocio tenga que pagar de su bolsillo, ahorrando considerablemente a largo plazo en caso de que surja una situación donde sea necesario defenderse contra reclamaciones relacionadas con salarios, horas trabajadas, pagos de horas extras, etc.

Además, debido a que los costos principales incurridos en la contratación de nuevos empleados son gestionados por las tarifas cobradas por el proveedor, en lugar de pagarse directamente a las organizaciones clientes, estas también pueden obtener beneficios financieros, ya que no necesitan cubrir gastos generales típicos de reclutamiento, capacitación, integración, etc.

Acceso a Experiencia y Recursos

Otro beneficio clave de trabajar con un equipo profesional especializado en los servicios, que comprende los cambios en las regulaciones que rigen el entorno laboral en el mundo actual, es la posibilidad de mantenerse actualizado para cumplir con los estándares establecidos por agencias gubernamentales como el Departamento de Trabajo, el Internal Revenue Service, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, entre otros. Contar con un experto que responda a tus preguntas y ofrezca orientación es un recurso invaluable, especialmente para pequeñas y medianas empresas que carecen de recursos para dedicar personal exclusivamente a seguir los cambios en la industria y garantizar que todo funcione de manera eficiente y en cumplimiento.

Procesos Simplificados

Por último, un beneficio adicional que vale la pena mencionar es la optimización de los procesos a través del uso de sistemas tecnológicos diseñados para simplificar el flujo de trabajo, facilitando la vida de todos los involucrados. Algunos ejemplos incluyen plataformas que permiten a los usuarios seguir el progreso de las solicitudes de empleo, verificar el estado de las vacantes abiertas, monitorear métricas de rendimiento, asistencia en seguimiento de asistencia, niveles de productividad y satisfacción laboral con solo hacer clic en un botón. Todo esto hace mucho más sencillo llevar un control en tiempo real dentro de la organización en lugar de depender de métodos manuales, formularios en papel, hojas de cálculo o software desactualizado que tarda en completar tareas sencillas que podrían ser resueltas mucho más rápidamente mediante plataformas digitales.

Como puedes ver, hay muchas razones por las que escoger servicios ofrecidos a través del programa de records de empleador es una opción beneficiosa que debe considerarse independientemente del tamaño o alcance de tu empresa, ya sea una multinacional grande o un negocio unipersonal. Invertir en las herramientas correctas y en las personas adecuadas aumenta exponencialmente las probabilidades de éxito, reduce los riesgos y evita errores costosos en el camino.

Los Riesgos de un Employer of Record

Al contratar empleados, las empresas deben ser conscientes de los riesgos asociados con el uso de un Employer of Record (EOR). Un EOR es una entidad de terceros que asume la responsabilidad legal y financiera de pagar salarios e impuestos. Aunque este acuerdo puede ofrecer muchas ventajas, también existen posibles responsabilidades que los empleadores deben considerar antes de involucrarse en dicho contrato. El riesgo más importante asociado con trabajar mediante un EOR es el cumplimiento de las leyes locales, estatales y federales. Cuando se trabaja directamente como un Empleador de Derecho Común (CLE), las empresas tienen control directo sobre los procesos de nóminas de sus empleados, lo cual les permite asegurarse de mantenerse en cumplimiento en todo momento. Sin embargo, al externalizar estas responsabilidades a un EOR, puede haber lagunas en el conocimiento o comprensión respecto a las regulaciones aplicables, lo que podría derivar en problemas de incumplimiento más adelante. Esto puede resultar en multas sustanciales por parte de las agencias gubernamentales o incluso cargos criminales si ocurren graves violaciones por negligencia o descaro al seguir las reglas y regulaciones establecidas que rigen las prácticas laborales en ciertas jurisdicciones.

Otra preocupación importante relacionada con el uso de un employer of record es la protección de responsabilidad frente a reclamaciones hechas por exempleados descontentos que se sientan perjudicados durante su empleo en tu empresa, independientemente de si tú fuiste responsable de alguna falta. En algunos casos, los tribunales han fallado en contra de los CLE, incluso sin participación directa, porque no tomaron medidas adecuadas para protegerse de posibles acciones legales derivadas de actividades realizadas por sus socios EOR. Por esta razón, es fundamental entender cómo cada proveedor maneja las disputas entre las partes, para saber exactamente qué tipo de cobertura se proporcionará en caso de que algo salga mal cuando se gestionen asuntos de personal a través de servicios de terceros.

Para reducir la exposición a riesgos al tratar con entidades externas como EOR, lo mejor es establecer acuerdos contractuales claros que describan expectativas para ambas partes antes de comenzar la relación comercial. Estos documentos deben incluir cláusulas que detallen los términos de pago, métodos de resolución de disputas, indemnizaciones, etc. Además, es recomendable revisar cuidadosamente antecedentes, referencias, credenciales y licencias de los posibles socios para tener una mejor idea de la calidad del servicio y la reputación en la industria. Hacer esto ayuda a minimizar las probabilidades de infringir la ley accidentalmente o asumir riesgos innecesarios en el proceso.

Cómo Elegir un Employer of Record

Al elegir un Employer of Record (EOR), las empresas deben considerar diversos factores. Desde la experiencia y conocimientos del proveedor, hasta su capacidad para cumplir regulaciones en múltiples jurisdicciones, hay varios aspectos clave que deben analizarse al seleccionar un EOR. El primer paso es evaluar la experiencia y la pericia de los proveedores potenciales. Es importante que las empresas que buscan una solución de EOR aseguren elegir uno con amplio conocimiento en legislación laboral de diferentes países o regiones. Esto ayuda a evitar problemas legales relacionados con incumplimientos y asegura que todos los empleados reciban beneficios adecuados según las regulaciones locales. Además, se recomienda buscar proveedores que hayan operado con éxito en este mercado por un período prolongado, preferiblemente 10 años o más, para confiar en que podrán atender las necesidades de la empresa de manera efectiva y eficiente mediante profesionales experimentados que entienden cómo brindar un buen servicio tanto en el presente como en el futuro.

Otro factor que no debe pasarse por alto es la eficiencia en costos; si bien un servicio de alta calidad puede tener un precio más alto, no significa necesariamente que sea necesario gastar mucho si se cuenta con recursos limitados, especialmente en tiempos donde los presupuestos están ajustados por las restricciones de la pandemia de Covid-19. Es recomendable buscar soluciones que ofrezcan tarifas competitivas sin sacrificar la calidad del servicio, como soporte en procesamiento de nóminas, asistencia en onboarding de empleados, etc., para que la empresa obtenga el máximo valor sin poner en riesgo sus finanzas.

Asimismo, las empresas deben considerar si los posibles proveedores ofrecen servicios adicionales más allá de gestionar solo obligaciones de nómina, como acceso a herramientas de software de recursos humanos, asesoría en temas de inmigración, gestión de declaraciones fiscales, etc. Este tipo de servicios complementarios pueden ser invaluables según el tipo de operaciones que realice cada organización.

Además, es importante verificar si el proveedor ofrece opciones de atención al cliente vía teléfono, correo electrónico o chat 24/7 para resolver dudas respecto a pagos, contratos u otros asuntos administrativos, sin importar la diferencia horaria entre las partes involucradas.

Por último, revisa atentamente los términos y condiciones antes de firmar con un employer record; lee los documentos cuidadosamente y familiarízate con los detalles sobre los calendarios de pagos, políticas de cancelación y cualquier otro aspecto relevante para entender completamente qué se espera de cada parte antes de formalizar el acuerdo.

Al considerar todos estos puntos al evaluar las distintas soluciones de EOR disponibles en el mercado, las empresas podrán escoger la opción más adecuada según sus necesidades específicas y restricciones presupuestarias, sin perder de vista el alto nivel de profesionalismo necesario para que las operaciones funcionen de manera eficiente y sin incidentes.

En conclusión, un Employer of Record (EOR) ofrece a las empresas una forma rentable y flexible de acceder a talento sin la carga de los modelos tradicionales de empleo. Este modelo presenta varias ventajas, como la reducción de responsabilidad, ahorro en costos, flexibilidad y mayor rapidez/eficiencia. Sin embargo, los empleadores deben entender la diferencia entre los EOR y los Empleadores de Derecho Común (CLE), incluyendo sus respectivas responsabilidades en la gestión de empleados. Al seleccionar un proveedor de EOR, es importante evaluar su experiencia en diferentes países o regiones, así como los servicios adicionales que ofrecen, como herramientas de recursos humanos o asesoría en inmigración. Tomando en cuenta estas consideraciones, las empresas pueden elegir la opción más adecuada según sus necesidades específicas, manteniendo un alto estándar de atención profesional.