¿Qué es un Employer of Record?

¿Qué es un Employer of Record? Un employer of record (EOR) es una organización de terceros que asume la responsabilidad legal de contratar, gestionar y pagar a los empleados. Proporciona a las empresas acceso a talento sin tener que asumir la carga administrativa asociada con los modelos de empleo tradicionales. Este tipo de acuerdo puede ser beneficioso en situaciones donde las empresas necesitan personal adicional pero no cuentan con los recursos o la infraestructura necesarios para gestionarlos directamente. Además, permite a los empleadores externalizar ciertos aspectos de sus operaciones de recursos humanos, como procesamiento de nómina y cumplimiento fiscal, mientras mantienen el control sobre la gestión del rendimiento de los empleados y otras funciones clave. El concepto detrás de los EOR ha existido desde al menos principios del siglo XX, cuando las grandes corporaciones comenzaron a externalizar necesidades laborales en el extranjero para reducir costos y aumentar la eficiencia. Hoy en día, muchas organizaciones utilizan este modelo como parte de su estrategia de fuerza laboral global debido a su flexibilidad y potencial de ahorro en costos en comparación con arreglos de personal más tradicionales como contratación directa o fuerzas laborales por contrato.

Comprender por qué un empleador podría elegir un EOR frente a un empleador de derecho común es importante para cualquier negocio que busque expandir sus capacidades de fuerza laboral más allá de lo que puede gestionar internamente. Un EOR ofrece varias ventajas sobre un empleador de derecho común, incluyendo:

• Reducción de responsabilidad – La empresa no asume obligaciones legales relacionadas con la contratación de trabajadores; en cambio, estas responsabilidades recaen sobre el proveedor de terceros que asume plena responsabilidad por todas las leyes aplicables que rigen salarios, impuestos, beneficios, etc.
• Ahorro en costos - Aprovechando economías de escala mediante servicios compartidos entre múltiples clientes, el costo total por trabajador puede ser menor que si cada cliente contratara de manera independiente bajo diferentes contratos. Además, puede haber reducciones significativas en gastos generales asociados con reclutar nuevos empleados desde cero cada vez que se necesita uno.
• Flexibilidad - Las empresas pueden ajustar rápidamente el número de empleados hacia arriba o hacia abajo según la demanda, sin preocuparse por compromisos a largo plazo o paquetes de indemnización costosos en caso de despidos futuros. Además, al usar contratistas independientes en lugar de empleados permanentes, las empresas pueden evitar problemas como pago de vacaciones, licencias por enfermedad, etc., que de otro modo requerirían papeleo adicional y esfuerzos administrativos internos.
• Mayor rapidez/eficiencia – Como se mencionó anteriormente, dado que se invierte mucho menos esfuerzo en integración y desvinculación de personal a través de procesos de terceros, las tareas tienden a moverse más rápido, permitiendo a las empresas completar proyectos más rápidamente mientras minimizan las interrupciones causadas por cambios frecuentes en la estructura del equipo.

En conclusión, entender cómo difieren los empleadores entre aquellos clasificados bajo “ley común” y “registro de empleador” ayudará a garantizar que su empresa permanezca en cumplimiento tanto legal como financiero al tomar decisiones sobre futuras expansiones...

La diferencia entre Employer of Record y Empleador de Derecho Común

Cuando se trata de contratar empleados, los empleadores deben entender la diferencia entre un employer of record y un empleador de derecho común. Aunque ambos tipos de empleadores son responsables de proporcionar servicios relacionados con el empleo, como la nómina, administración de beneficios y cumplimiento con leyes y regulaciones aplicables, existen diferencias clave que los distinguen. Un Employer of Record (EOR) se define como una organización o individuo de terceros que asume la responsabilidad de todos los aspectos relacionados con la gestión de empleados, incluyendo reclutamiento, procesos de integración, procesamiento de nómina/obligaciones fiscales y otras tareas administrativas asociadas con la gestión del personal. El EOR asume responsabilidad legal respecto a cualquier problema que surja de sus acciones mientras actúa en nombre de la empresa que representa. Este tipo de acuerdo permite a las empresas externalizar ciertas funciones de recursos humanos sin tener control directo sobre esas actividades ni asumir responsabilidades adicionales. Por otro lado, los Empleadores de Derecho Común (CLE) tienen control total sobre sus decisiones de fuerza laboral, lo que incluye reclutar nuevos empleados directamente en su estructura empresarial en lugar de a través de un proveedor externo como un servicio de EOR; esto significa que los CLE asumen toda la responsabilidad por los riesgos potenciales asociados con la contratación de individuos dentro del marco de su organización, incluyendo presentación de impuestos y pagos y asegurando el cumplimiento de diversas leyes laborales y regulaciones a nivel local cuando la ley lo requiera.

Además, los CLE también serán responsables si algo sale mal durante el empleo debido a negligencia o mala conducta por parte de cualquiera de las partes involucradas en dicho acuerdo (empleado/empleador). En términos de obligaciones legales, cada tipo tiene requisitos diferentes: un EOR generalmente maneja toda la documentación necesaria al incorporar a alguien en su equipo, pero no se hace cargo de cómo gestionas a tus empleados una vez contratados, lo que significa que aún debes garantizar que se implementen programas de capacitación adecuados y que se sigan políticas y procedimientos apropiados durante toda la duración del contrato. En cambio, un CLE es responsable de todo lo relacionado con la gestión del empleado, desde el proceso inicial de reclutamiento hasta la terminación; esto implica establecer contratos, manejar impuestos/deducciones de nómina, etc., además de asegurarse de que la legislación relevante se cumpla según la jurisdicción.

En resumen: al analizar estas dos opciones, se pueden notar diferencias importantes principalmente en el nivel de autonomía otorgado a las partes involucradas, es decir, si sería más beneficioso optar por externalizar funciones a través de un ‘Employer Of Record’ o seguir la vía tradicional conocida como ‘Empleo de Derecho Común’. La decisión final debe basarse en lo que mejor se adapte a las necesidades específicas de cada situación.

Los beneficios de Employer of Record

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Los beneficios de Employer of Record: Una guía completa

Cuando se trata de gestionar la nómina y otras tareas relacionadas con el empleo, las empresas tienen varias opciones. Una opción popular es el uso de un employer of record (EOR). Un EOR proporciona a las empresas acceso a profesionales experimentados que pueden manejar todos los aspectos relacionados con la gestión de empleados, incluyendo procesamiento de nómina, presentación de impuestos, administración de beneficios y más. Este tipo de servicio ofrece numerosas ventajas para las empresas que buscan ahorrar tiempo y dinero, además de reducir sus responsabilidades legales. En esta guía completa exploraremos los muchos beneficios que ofrece utilizar un servicio de employer of record.

Ahorro de tiempo y eficiencia

Una de las principales ventajas de emplear un EOR es el aumento de la eficiencia en términos de ahorro de tiempo. Externalizando estas tareas a un proveedor externo como una empresa de EOR o PEO (Organización de Empleo Profesional), los empleadores pueden mantenerse enfocados en las operaciones principales del negocio sin preocuparse por tareas administrativas como el procesamiento de nómina o cuestiones de cumplimiento relacionadas con impuestos o leyes laborales, que pueden ser procesos complejos y tediosos si se hacen internamente por empleados no capacitados en esas áreas. Además, dado que la mayoría de los proveedores ofrecen soluciones automatizadas, suelen requerir una mínima intervención por parte de los empleadores, lo que los hace aún más fáciles de gestionar que si se manejan manualmente dentro de la organización.

Reducción de costos y mitigación de riesgos

Otra gran ventaja de utilizar servicios proporcionados a través de un programa de records de empleador es la reducción de costos debido a su capacidad para ayudar a mitigar riesgos asociados con diversas violaciones de leyes laborales. Dado que la mayoría de los programas incluyen algún tipo de cobertura de seguro de responsabilidad, cualquier multa potencial por incumplimiento probablemente estaría cubierta por la póliza en lugar de salir del bolsillo de los propietarios del negocio, ahorrándoles una cantidad considerable de dinero a largo plazo en caso de que surja la necesidad de defenderse contra reclamaciones relacionadas con salarios, horas trabajadas pago de horas extras, etc.

Además, dado que la mayoría de los costos asociados con la contratación de nuevos empleados son gestionados mediante tarifas cobradas por el proveedor en lugar de pagadas directamente por la organización cliente, estas también se benefician financieramente, ya que no tienen que cubrir gastos generales típicos de reclutamiento, capacitación, integración, etc.

Acceso a experiencia y recursos

Otra ventaja clave de trabajar con un equipo de expertos profesionales en la firma que ofrece estos servicios es el conocimiento actualizado sobre las regulaciones que rigen el entorno laboral en el mundo actual. Mantenerse al día con las normativas es fundamental para cumplir con los estándares establecidos por agencias gubernamentales como el Departamento de Trabajo, el Servicio de Impuestos Internos, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, entre otros. Tener a alguien con conocimientos en el campo disponible para responder preguntas y ofrecer orientación en cualquier momento es un recurso invaluable, especialmente para pequeñas y medianas empresas que carecen de los recursos necesarios para dedicar personal exclusivamente a mantenerse al día con los cambios en la industria y garantizar que todo funcione sin problemas operativos.

Procesos simplificados

Por último, un beneficio adicional es la simplificación de procesos gracias a la utilización de sistemas tecnológicos diseñados para optimizar el flujo de trabajo y facilitar la vida de todos los involucrados. Por ejemplo, ciertas plataformas permiten a los usuarios seguir el progreso de las solicitudes de empleo, consultar el estado de las posiciones abiertas, monitorear métricas de rendimiento, asistencia de asistencia, tasas de asistencia, niveles de productividad y calificaciones de satisfacción laboral, todo con solo hacer clic en un botón. Esto hace mucho más sencillo mantener un control en tiempo real sobre lo que sucede dentro de la organización, en lugar de depender de métodos manuales, formularios en papel o software desactualizado que puede tardar mucho en completar tareas simples que podrían hacerse mucho más rápido en plataformas digitales.

Como se puede ver, hay muchas razones por las cuales optar por servicios de empleador ofrecidos a través de un programa de records resulta una opción beneficiosa a considerar, independientemente del tamaño o alcance de su empresa, ya sea una gran corporación multinacional o un negocio unipersonal. La inversión en las herramientas y el personal adecuados aumenta las probabilidades de éxito de manera exponencial y reduce los riesgos de errores potencialmente costosos en el camino.

Los riesgos de Employer of Record

Cuando se trata de contratar empleados, las empresas deben ser conscientes de los riesgos asociados con el uso de un Employer of Record (EOR). Un EOR es una entidad de terceros que asume la responsabilidad legal y financiera de pagar salarios e impuestos. Aunque este acuerdo puede ofrecer muchas ventajas, también existen posibles responsabilidades que los empleadores deben considerar antes de comprometerse con dicho acuerdo. El riesgo más importante asociado con emplear a través de un EOR es el cumplimiento con las leyes locales, estatales y federales. Cuando se trabaja directamente como un Empleador de Derecho Común (CLE), las empresas tienen control directo sobre los procesos de nómina de sus empleados, lo que les permite asegurarse de que cumplen en todo momento. Sin embargo, al externalizar estas responsabilidades a un EOR, puede haber brechas en el conocimiento o comprensión respecto a las regulaciones aplicables, lo que puede conducir a problemas de incumplimiento en el futuro. Esto podría resultar en multas sustanciales por parte de agencias gubernamentales o incluso cargos penales si se cometen violaciones graves por negligencia o desprecio consciente de las reglas y regulaciones establecidas que rigen las prácticas laborales en ciertas jurisdicciones.

Otra preocupación importante relacionada con el uso de un employer of record es la protección de responsabilidad frente a reclamaciones hechas por exempleados descontentos que se sientan perjudicados durante su tiempo en la empresa, independientemente de si tú fuiste responsable de alguna mala conducta. En algunos casos, los tribunales han fallado en contra de los CLE, incluso sin participación directa, porque no tomaron medidas adecuadas para protegerse de posibles litigios derivados de actividades realizadas por sus socios de EOR. Por ello, es importante entender cómo cada proveedor maneja las disputas entre las partes para saber exactamente qué tipo de cobertura se ofrecerá en caso de que algo salga mal durante la gestión del personal a través de servicios de terceros.

Para reducir la exposición al riesgo al tratar con entidades externas como los EOR, lo mejor es establecer acuerdos contractuales claros que definan las expectativas de ambas partes antes de iniciar una relación comercial. Estos documentos deben incluir cláusulas que detallen los términos de pago, métodos de resolución de disputas, cláusulas de indemnización, etc. Además, es recomendable revisar exhaustivamente la información de antecedentes de los posibles socios, verificar referencias, credenciales y licencias cuando sea necesario, para obtener una mejor visión de la calidad del servicio ofrecido y la reputación en la industria. Hacer esto ayuda a minimizar las probabilidades de infringir la ley inadvertidamente y de asumir riesgos innecesarios en el camino.

Elegir un Employer of Record

Al momento de escoger un Employer of Record (EOR), las empresas deben considerar diversos factores. Desde la experiencia y conocimientos del proveedor, hasta su capacidad para cumplir con requisitos en múltiples jurisdicciones, hay muchos aspectos clave que deben tenerse en cuenta al seleccionar un EOR. El primer paso es evaluar a los posibles proveedores en función de su nivel de experiencia y conocimientos. Es importante que las empresas que buscan una solución de EOR aseguren que elijan uno con amplio conocimiento en leyes laborales en diferentes países o regiones. Esto les ayudará a evitar problemas legales relacionados con incumplimientos en el futuro, además de garantizar que todos los empleados reciban paquetes de beneficios adecuados según las regulaciones locales. También es recomendable buscar proveedores que hayan operado con éxito en este campo durante un largo período, idealmente 10 años o más, para confiar en que sus necesidades serán atendidas de manera efectiva y eficiente por profesionales experimentados que entienden cómo servir mejor a los intereses de sus clientes tanto ahora como en el futuro.

Otro factor que no debe pasarse por alto es la eficiencia en costos; aunque un servicio de calidad puede tener un precio elevado, esto no significa necesariamente que debas gastar una fortuna si cuentas con recursos limitados, especialmente en tiempos como estos, donde los presupuestos son ajustados en gran medida por las restricciones de la pandemia de Covid-19. Busca soluciones que ofrezcan estructuras de precios competitivas sin comprometer la calidad de los servicios, como soporte en procesamiento de nómina o asistencia en integración de empleados, para que tu empresa pueda beneficiarse del máximo valor sin sobrecargar sus finanzas.

Las empresas también deben considerar si los posibles empleadores ofrecen servicios adicionales más allá de gestionar obligaciones de nómina, como acceso a software de recursos humanos, asesoramiento en temas de inmigración, ayuda en la gestión de presentaciones fiscales, etc. Estos extras pueden ser invaluables dependiendo del tipo de operaciones que se realicen en la organización.

Además, verifica si el proveedor ofrece opciones de atención al cliente vía teléfono, correo electrónico o chat las 24 horas del día, los 7 días de la semana; de esta forma, cualquier consulta sobre pagos, contratos u otras tareas administrativas puede resolverse rápidamente sin importar la diferencia horaria entre las partes.

Por último, revisa cuidadosamente los términos y condiciones antes de contratar un employer record; lee los documentos detenidamente, familiarízate con los detalles sobre los cronogramas de pago, políticas de cancelación y cualquier otra cláusula relevante para entender exactamente qué se espera de cada parte antes de firmar el acuerdo.

Al considerar todos estos puntos al evaluar las distintas soluciones de EOR disponibles en el mercado, las empresas podrán escoger la opción más adecuada según sus necesidades específicas y restricciones presupuestarias, sin dejar de recibir una atención profesional de alto nivel que garantice un funcionamiento fluido y eficiente.

En conclusión, un Employer of Record (EOR) ofrece a las empresas una forma rentable y flexible de acceder a talento sin la carga de los modelos de empleo tradicionales. Este modelo tiene numerosas ventajas, como la reducción de responsabilidad, ahorro en costos, flexibilidad y mayor rapidez/eficiencia. Sin embargo, los empleadores deben entender la diferencia entre EORs y Empleadores de Derecho Común (CLE), incluyendo sus respectivas responsabilidades en la gestión del empleado. Al seleccionar un proveedor de EOR, es importante evaluar a los posibles proveedores en función de su experiencia en diferentes países o regiones, así como los servicios adicionales ofrecidos, como herramientas de software de recursos humanos o asesoramiento en inmigración. Al tener en cuenta estas consideraciones, las empresas pueden escoger la opción más adecuada según sus necesidades específicas, manteniendo un alto nivel de atención profesional.