¿Qué es un Employer of Record?

¿Qué es un Employer of Record? Un employer of record (EOR) es una organización tercera que asume la responsabilidad legal de contratar, gestionar y pagar a los empleados. Proporciona a las empresas acceso a talento sin tener que asumir la carga administrativa asociada con los modelos de empleo tradicionales. Este tipo de arreglo puede ser beneficioso en situaciones donde las empresas necesitan personal adicional pero no tienen los recursos o la infraestructura necesarios para gestionarlos directamente. Además, permite a los empleadores externalizar ciertos aspectos de sus operaciones de RRHH como el procesamiento de nóminas y el cumplimiento fiscal, mientras mantienen el control sobre la gestión del rendimiento de los empleados y otras funciones clave. El concepto detrás de los EORs existe al menos desde principios del siglo XX, cuando grandes corporaciones comenzaron a externalizar necesidades laborales al extranjero para reducir costos y aumentar la eficiencia. Hoy en día, muchas organizaciones utilizan este modelo como parte de su estrategia de fuerza laboral global debido a su flexibilidad y potencial de ahorro de costos en comparación con arreglos de personal más tradicionales como la contratación directa o las fuerzas laborales contratadas.

Entender por qué un empleador podría elegir un EOR en lugar de un empleador de derecho común es importante para cualquier empresa que busque expandir sus capacidades de fuerza laboral más allá de lo que actualmente pueden manejar internamente. Un EOR ofrece varias ventajas sobre un empleador de derecho común, incluyendo:

• Reducción de la responsabilidad – La empresa no asume ninguna obligación legal relacionada con la contratación de trabajadores; en su lugar, estas responsabilidades recaen sobre el proveedor tercero que asume la responsabilidad total de todas las leyes aplicables que rigen salarios, impuestos, beneficios, etc.
• Ahorro de costos - Al aprovechar economías de escala a través de servicios compartidos entre múltiples clientes, el costo total por trabajador puede ser menor que si cada cliente hubiera contratado de manera independiente bajo diferentes contratos. Además, también puede haber reducciones significativas en los gastos generales asociados con la contratación de nuevos empleados desde cero cada vez que se necesitaba uno.
• Flexibilidad - Las empresas pueden ajustar rápidamente la plantilla hacia arriba o hacia abajo según la demanda sin preocuparse por compromisos a largo plazo o paquetes de indemnización costosos si se hicieran necesarios despidos más adelante. Además, al utilizar contratistas independientes en lugar de empleados permanentes, las empresas pueden evitar lidiar con problemas como el pago de vacaciones, licencias por enfermedad, etc., que de otro modo requerirían esfuerzos adicionales de papeleo y administración por parte de los equipos internos.
• Mayor velocidad/eficiencia – Como se mencionó anteriormente, debido a que se requiere mucho menos esfuerzo para la incorporación y salida de personal a través de procesos de terceros, tienden a moverse más rápido, permitiendo que las empresas completen proyectos más rápido mientras minimizan la interrupción causada por cambios frecuentes dentro de la estructura del equipo.

En conclusión, entender cómo difieren los empleadores entre aquellos clasificados bajo "derecho común" frente a "employers records" ayudará a asegurar que su empresa permanezca en cumplimiento tanto legal como financieramente al tomar decisiones sobre planes de expansión futuros...

La Diferencia Entre Employer of Record y Empleador de Derecho Común

Cuando se trata de contratar empleados, los empleadores deben entender la diferencia entre un employer of record y un empleador de derecho común. Si bien ambos tipos de empleadores son responsables de proporcionar servicios relacionados con el empleo, como nóminas, administración de beneficios y cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables, hay diferencias clave que los distinguen. Un Employer of Record (EOR) se define como una organización o individuo tercero que asume la responsabilidad de todos los aspectos relacionados con la gestión de empleados, incluida la contratación, procesos de incorporación, procesamiento de nóminas/obligaciones de presentación de impuestos y otras tareas administrativas asociadas con la gestión de miembros del personal. El EOR asume la responsabilidad legal en cuanto a cualquier problema que surja de sus acciones mientras actúa en nombre de la empresa que representa. Este tipo de arreglo permite a las empresas externalizar ciertas funciones de RRHH sin tener control directo sobre esas actividades o asumir responsabilidades adicionales por sí mismas. Por otro lado, los Empleadores de Derecho Común (CLEs) tienen control total sobre sus propias decisiones de fuerza laboral, lo que incluye reclutar nuevas contrataciones directamente en su estructura empresarial en lugar de a través de un proveedor externo como lo haría un proveedor de servicios EOR; esto significa que los CLEs asumen la responsabilidad total de cualquier riesgo potencial asociado con la contratación de individuos dentro del marco de su organización, incluyendo presentaciones y pagos de impuestos junto con asegurar el cumplimiento de varias leyes laborales y regulaciones a nivel local donde lo requiera la ley.

Además, los CLE también serán responsables si algo sale mal durante el empleo debido a negligencia o mala conducta por cualquiera de las partes involucradas en dicho acuerdo (empleado/empleador). En términos de obligaciones legales, cada tipo tiene diferentes requisitos: Un EOR generalmente maneja todo el papeleo necesario al incorporar a alguien a su equipo, pero no asume la propiedad sobre cómo gestiona a sus empleados una vez contratados, lo que significa que aún necesita asegurarse de que se implementen programas de capacitación adecuados junto con políticas y procedimientos apropiados que se sigan durante el tiempo de empleo bajo un contrato. Por el contrario, un CLE es el único responsable de todo lo relacionado con la gestión de empleados, desde el proceso inicial de contratación hasta la etapa de terminación; esto involucra establecer contratos, manejar deducciones de impuestos/nóminas, etc., además de asegurarse de que la legislación relevante cumpla adecuadamente según el área de jurisdicción en la que se encuentre.

Para resumir: Al observar estas dos opciones de cerca, se pueden ver distinciones importantes entre ellas, principalmente en torno al nivel de autonomía otorgado a las respectivas partes involucradas, es decir, si sería más beneficioso optar por la ruta que implica externalizar deberes a través de una entidad de terceros conocida como 'Employer Of Record' O optar en cambio por el enfoque tradicional comúnmente referido como 'Empleo de Derecho Común'. En última instancia, la decisión debe basarse en lo que mejor se adapte a las necesidades de la situación particular que se enfrenta actualmente.

Los Beneficios del Employer of Record

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Los Beneficios del Employer of Record: Una Guía Completa

Cuando se trata de gestionar nóminas y otras tareas relacionadas con el empleo, las empresas tienen algunas opciones. Una opción popular es el uso de un employer of record (EOR). Un EOR proporciona a las empresas acceso a profesionales experimentados que pueden manejar todos los aspectos relacionados con la gestión de empleados, incluyendo el procesamiento de nóminas, la presentación de impuestos, la administración de beneficios y más. Este tipo de servicio ofrece numerosas ventajas para las empresas que buscan formas de ahorrar tiempo y dinero mientras reducen sus responsabilidades legales. En esta guía completa exploraremos los muchos beneficios que provienen del uso de un servicio de employer of record.

Ahorro de Tiempo y Eficiencia

Un beneficio importante asociado con el empleo de un EOR es el aumento de la eficiencia en términos de ahorro de tiempo. Al externalizar estas tareas a un proveedor tercero como una empresa EOR o PEO (Organización Profesional de Empleo), los empleadores pueden mantenerse enfocados en las operaciones comerciales principales sin tener que preocuparse por tareas administrativas como el procesamiento de nóminas o problemas de cumplimiento relacionados con impuestos o leyes laborales, que pueden ser procesos complejos y tediosos cuando se realizan internamente por empleados no capacitados en esas áreas. Además, dado que la mayoría de los proveedores ofrecen soluciones automatizadas, a menudo requieren una entrada mínima de los empleadores, haciéndolos aún más fáciles de gestionar que si se manejan manualmente dentro de la organización misma.

Reducción de Costos y Mitigación de Riesgos

Otra gran ventaja ofrecida por la utilización de servicios proporcionados a través de un programa de registros de empleadores es la reducción de costos debido a su capacidad para ayudar a mitigar el riesgo asociado con varios tipos de violaciones de la ley laboral. Dado que la mayoría de los programas incluyen alguna forma de cobertura de seguro de responsabilidad, cualquier multa potencial resultante de incumplimiento probablemente estaría cubierta bajo la póliza en lugar de salir del bolsillo de los propietarios de negocios ellos mismos, ahorrándoles así una cantidad considerable de dinero a largo plazo si surgiera una situación donde hay necesidad de defenderse contra reclamaciones hechas contra la empresa en relación con asuntos relacionados con salarios, horas trabajadas, pago de horas extras, etc.

Además, debido a que la mayoría de los costos incurridos al contratar nuevos miembros del personal se cubren a través de tarifas cobradas por el proveedor en lugar de ser pagados directamente por las organizaciones clientes, también se benefician financieramente en el sentido de que ya no se requiere cubrir gastos generales típicamente involucrados en el reclutamiento, capacitación, proceso de incorporación, etc...

Acceso a Experiencia y Recursos

Además de proporcionar alivio financiero, otro beneficio clave derivado de trabajar junto a un equipo profesional de expertos empleados en la firma que ofrece servicios en cuanto a la comprensión del panorama cambiante de las regulaciones que gobiernan el entorno laboral en el mundo de hoy, algo que debe mantenerse actualizado para seguir cumpliendo con los estándares establecidos por agencias gubernamentales como el Departamento de Trabajo, el Servicio de Impuestos Internos, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, entre otros... Tener a alguien conocedor en el campo disponible para responder preguntas y proporcionar orientación siempre que sea necesario es un recurso invaluable, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que carecen de los recursos necesarios para dedicar personal exclusivamente a la tarea de mantenerse al tanto de los cambios que ocurren a nivel de la industria para asegurar que todo funcione sin problemas desde el punto de vista operativo....

Procesos Simplificados

Finalmente, una última ventaja que vale la pena mencionar aquí se relaciona con los procesos simplificados habilitados a través de la utilización de sistemas basados en tecnología diseñados para agilizar el flujo de trabajo y hacer la vida más fácil para todas las partes involucradas, por ejemplo, ciertas plataformas permiten a los usuarios rastrear el progreso de las solicitudes de empleo presentadas por los solicitantes, ver el estado de las posiciones abiertas actuales de manera rápida y fácil, lo mismo ocurre con el seguimiento de métricas de rendimiento de los trabajadores individuales, monitoreo de tasas de asistencia, niveles de productividad, calificaciones de satisfacción laboral general con solo hacer clic en un botón por así decirlo... Todo dicho hace que sea mucho más simple mantener un control de lo que sucede dentro de la organización en tiempo real en lugar de depender de métodos manuales, formularios en papel, paquetes de software obsoletos que toman años para completar una tarea simple que de otro modo podría completarse mucho más rápido en una plataforma digital......

Como puede ver, hay muchas razones por las que elegir emplear los servicios ofrecidos a través de un Programa de Registros es una elección beneficiosa a considerar, independientemente del tamaño o alcance de su empresa particular, ya sea una gran corporación multinacional o una tienda de una sola persona, el resultado final sigue siendo el mismo: invertir en las herramientas y personas correctas en su lugar aumenta las posibilidades de éxito exponencialmente y reduce los riesgos planteados por errores potencialmente costosos en el camino.

Los Riesgos del Employer of Record

Cuando se trata de contratar empleados, las empresas deben ser conscientes de los riesgos asociados con el uso de un Employer of Record (EOR). Un EOR es una entidad de terceros que asume la responsabilidad legal y financiera de pagar salarios e impuestos. Si bien este arreglo puede proporcionar muchos beneficios, también hay posibles responsabilidades que los empleadores deben considerar antes de participar en tal acuerdo. El riesgo más significativo asociado con el empleo a través de un EOR es el cumplimiento de las leyes locales, estatales y federales. Al trabajar directamente como un Empleador de Derecho Común (CLE), las empresas tienen control directo sobre los procesos de nómina de sus empleados, lo que les permite asegurarse de que permanezcan en cumplimiento en todo momento. Sin embargo, al externalizar estas responsabilidades a un EOR, puede haber lagunas en el conocimiento o la comprensión con respecto a las regulaciones aplicables, lo que lleva a problemas de incumplimiento en el futuro. Esto podría resultar en multas considerables por parte de agencias gubernamentales o incluso cargos penales si ocurren violaciones graves debido a negligencia o desprecio deliberado de las reglas y regulaciones establecidas que rigen las prácticas de empleo dentro de ciertas jurisdicciones.

Otra preocupación importante relacionada con la utilización de un employer of record implica la protección de responsabilidad contra reclamaciones hechas por ex empleados descontentos que se sienten agraviados durante su permanencia bajo el empleo de su empresa, ¡independientemente de si usted fue realmente responsable de cualquier mala conducta! En algunos casos, los tribunales han fallado en contra de los CLE a pesar de no estar involucrados directamente porque no tomaron medidas adecuadas para protegerse de posibles litigios derivados de actividades realizadas por su(s) socio(s) EOR elegido(s). Por lo tanto, es importante entender cómo cada proveedor maneja las disputas entre partes para que sepa exactamente qué tipo de cobertura se proporcionará en caso de que algo salga mal mientras se gestionan asuntos de personal a través de servicios de terceros.

Para reducir la exposición al riesgo al tratar con entidades externas como los EORS, es mejor establecer acuerdos contractuales claros que detallen las expectativas de ambas partes antes de entrar en una relación comercial juntos. Estos documentos deben incluir disposiciones que detallen los términos de pago, métodos de resolución de disputas, cláusulas de indemnización, etc... Además, asegúrese de revisar la información de antecedentes sobre socios potenciales a fondo, verificar referencias, verificar credenciales y licencias donde sea necesario para obtener una mejor comprensión de la calidad del servicio ofrecido, así como la reputación general entre pares de la industria y clientes por igual. Hacerlo ayudará a minimizar las posibilidades de incurrir en problemas legales inadvertidamente al tomar riesgos innecesarios en el camino.

Elegir un Employer of Record

Cuando se trata de elegir un Employer of Record (EOR), las empresas deben considerar una variedad de factores. Desde la experiencia y la pericia del proveedor hasta su capacidad para cumplir con los requisitos de cumplimiento en múltiples jurisdicciones, hay muchas consideraciones clave que deben tenerse en cuenta al seleccionar un EOR. El primer paso es que las empresas evalúen a los proveedores potenciales en función de su nivel de experiencia y conocimiento. Es importante que las empresas que buscan una solución EOR se aseguren de seleccionar una con un amplio conocimiento en derecho laboral en diferentes países o regiones. Esto les ayudará a evitar cualquier problema legal relacionado con el incumplimiento en el futuro, así como a garantizar que todos los empleados reciban paquetes de beneficios apropiados de acuerdo con las regulaciones locales. Además, busque proveedores que hayan estado operando con éxito en este espacio durante un largo período, idealmente 10 años o más, para que pueda confiar en que las necesidades de su empresa serán satisfechas de manera efectiva y eficiente por profesionales experimentados que entienden cómo servir mejor los intereses de los clientes tanto ahora como en el futuro.

Otro factor que no debe pasarse por alto es la eficiencia de costos; si bien el servicio de calidad puede venir con un precio premium, no necesariamente significa que necesite romper el banco si está trabajando con recursos limitados disponibles, especialmente durante tiempos como estos, donde los presupuestos son ajustados en gran medida debido a las restricciones de la pandemia de Covid-19. Busque soluciones que ofrezcan estructuras de precios competitivas sin comprometer la calidad de los servicios, como el soporte de procesamiento de nóminas o la asistencia de incorporación de empleados, etc., para que su empresa pueda beneficiarse del máximo valor sin que se ejerza demasiada presión sobre sus finanzas.

Las empresas también deben considerar si los empleadores potenciales proporcionan servicios adicionales más allá de solo gestionar las obligaciones de nómina, como proporcionar acceso a herramientas de software de RRHH, ofrecer asesoramiento sobre asuntos de inmigración, ayudar a gestionar presentaciones de impuestos, etc. Estos tipos de extras adicionales podrían resultar invaluables dependiendo del tipo de operaciones que se estén llevando a cabo por la organización en particular.

Además, verifique si el proveedor ofrece opciones de servicio al cliente a través de teléfono/correo electrónico/chat las 24 horas del día, los 7 días de la semana; de esta manera, cualquier consulta relacionada con pagos / contratos / otras tareas administrativas se puede resolver rápidamente sin importar la diferencia de zona horaria entre las partes involucradas.

Finalmente, asegúrese de revisar los términos y condiciones cuidadosamente antes de registrarse con el employer of record; lea los documentos detenidamente para familiarizarse con los detalles sobre los horarios de pago y las políticas de cancelación, además de cualquier otra cosa relevante que pueda contener el acuerdo para obtener una comprensión completa de exactamente lo que se espera de cada parte antes de entrar en un arreglo contractual juntos.

Al tomar en consideración todos los puntos anteriores al evaluar las diversas soluciones EOR disponibles en el mercado hoy en día, las empresas podrán elegir la opción más adecuada basada en las necesidades específicas y las restricciones presupuestarias, mientras aún reciben el alto estándar de atención profesional requerido para mantener el funcionamiento sin problemas y de manera eficiente posible.

En conclusión, un Employer of Record (EOR) ofrece a las empresas una forma rentable y flexible de acceder a talento sin la carga de los modelos de empleo tradicionales. Este modelo tiene numerosas ventajas, como la reducción de la responsabilidad, el ahorro de costos, la flexibilidad y el aumento de la velocidad/eficiencia. Sin embargo, los empleadores deben entender la diferencia entre los EORs y los Empleadores de Derecho Común (CLE), incluidas sus respectivas responsabilidades para la gestión de empleados. Al seleccionar un proveedor de EOR, es importante evaluar a los proveedores potenciales en función de su nivel de experiencia en diferentes países o regiones, así como los servicios adicionales ofrecidos, como herramientas de software de RRHH o asesoramiento sobre inmigración. Al tomar en cuenta estas consideraciones, las empresas pueden elegir la opción más adecuada basada en sus necesidades específicas mientras aún reciben un alto estándar de atención profesional.