Wie funktioniert ein Wissensmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem (KMS) ist ein Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, ihr organisatorisches Wissen effektiv zu organisieren und darauf zuzugreifen. Es zentralisiert das Unternehmenswissen in einer Wissensdatenbank und erleichtert den einfachen Zugang zu Informationen für Mitarbeiter und externe Interessengruppen.

Arten von Wissensdatenbanken

Interne Wissensdatenbank: Enthält private oder vertrauliche Informationen, die nur für die Teammitglieder des Unternehmens zugänglich sind. Externe Wissensdatenbank: Beinhaltet Informationen, die für Kunden, Klienten, Interessengruppen oder die Allgemeinheit zugänglich sind.

Funktionen von Wissensmanagementsystemen

Wissensmanagementsysteme automatisieren den Prozess des Sammelns, Speicherns und Teilens von Wissen innerhalb einer Organisation. Sie erleichtern die Navigation durch große Informationsmengen, bieten leistungsstarke Suchfunktionen und ermöglichen die Anpassung und Wartungsautomatisierung.

Arten von Wissensmanagementsystemen

Unternehmensweite Wissensmanagementsysteme: Unterstützen unternehmensweite Bemühungen, Wissen zu sammeln, zu speichern, zu verteilen und anzuwenden. Sie beinhalten oft Werkzeuge für die Gruppenarbeit, Portale, Suchwerkzeuge und Klassifikationswerkzeuge. Wissensarbeitssysteme (KWS): Unterstützen die Schaffung neuen Wissens und dessen Integration in eine Organisation, oft maßgeschneidert für spezifische Operationen wie Finanzanalysen. Intelligente Systeme: Nutzen künstliche Intelligenz, um komplexes implizites Wissen zu erfassen und zu bewahren, hauptsächlich in Wissenschaft, Medizin und Wirtschaft eingesetzt.

Alternative Wissensmanagement-Tools

Verschiedene Werkzeuge und Software, wie Dokumentenmanagementsysteme, Content-Management-Systeme, Datenbanken, Intranets und Wikis, dienen als alternative Wissensmanagementlösungen, abhängig von Unternehmensgröße, Budget und Bedürfnissen.

Vorteile eines effektiven Wissensmanagementsystems

Erhöhte Kundenerfahrung: Ermöglicht die proaktive Lösung von Kundenanfragen, was zu einer höheren Zufriedenheit führt. Reduzierte Kundensupportkosten: Verringert das Volumen der Support-Tickets, sodass sich die Teams auf komplexe Probleme konzentrieren können. Verbesserte Unternehmensleistung: Erleichtert den Wissensaustausch, die Zusammenarbeit und Innovation unter den Teammitgliedern. Verbesserte Datensicherheit: Bietet anpassbare Berechtigungskontrollen und erhöht die Dokumentensicherheit. Optimierte Problemlösung: Zentralisiert das organisatorische Wissen und ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Informationen zur Problemlösung.