Was beinhaltet das HR-Dokumentenmanagement?

HR-Dokumentenmanagement bezieht sich auf die systematische Speicherung, Organisation und Handhabung verschiedener Mitarbeiterdokumente, einschließlich Mitarbeiterakten, Leistungsbewertungen und Leistungsnachweise. Es ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Gewährleistung eines effizienten Zugriffs auf wichtige Mitarbeiterinformationen.

Wichtige HR-Dokumente

Mehrere wesentliche HR-Dokumente sind für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, von zentraler Bedeutung. Dazu gehören: Mitarbeiterhandbücher: Dokumente, die Unternehmensrichtlinien und -verfahren darlegen. Mitarbeiterverträge: Rechtlich bindende Vereinbarungen, die die Beschäftigungsbedingungen festlegen. Leistungsbewertungen: Zusammenfassungen der Arbeitskompetenzen eines Mitarbeiters. Urlaubsakten: Aufzeichnungen über bezahlte Urlaubsanträge und Genehmigungen. Rekrutierungsakten: Informationen zu Vorstellungsgesprächen und Einstellungsverfahren. Gehaltsabrechnungen: Anwesenheitsprotokolle, Stundenzettel und Steuerformulare. Leistungsakten: Details zu Leistungsplänen und Anmeldedokumenten. Sch Schulungsmaterialien: Ressourcen für Mitarbeiter-Schulungsprogramme. Sicherheits- und Unfallberichte: Dokumentation von Vorfällen und medizinischen Informationen.

HR-Dokumentenmanagementsystem (HRDMS)

Ein HR-Dokumentenmanagementsystem (HRDMS) ist eine Software, die entwickelt wurde, um Mitarbeiterdokumente effizient zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Es bietet Funktionen wie Dokumentenspeicherung, elektronische Signaturen und Workflow-Automatisierung.

Vorteile eines HRDMS

Zeitersparnis: Zentralisierte Speicherung vereinfacht die Dokumentenabfrage und erhöht die Effizienz der Personalabteilung. Kosteneinsparungen: Reduziert Ausgaben im Zusammenhang mit verlorenen Dokumenten und manueller Suche. Erhöhte Sicherheit: Gewährleistet sichere digitale Speicherung und Zugangskontrolle, was den Datenschutz verbessert.