Was ist ein Agent of Record (AOR)

Ein Agent of Record (AOR), auch bekannt als Broker of Record (BOR), ist eine Person oder Firma, die ausgewählt wird, um die Geschäfte einer Firma oder Einzelperson mit einem Versicherungsanbieter zu verwalten. Der AOR fungiert als Vermittler für alle Policengespräche, Verlängerungen und Servicefragen. Diese Rolle wird durch ein Agent of Record-Schreiben bestätigt. Dieses Schreiben beschreibt die Übertragung der Vertretung von einem Agenten auf einen anderen und gibt dem neuen Agenten die Befugnis, im Namen des Kunden mit dem Versicherer zu sprechen.

Oft hilft der AOR dabei, den Versicherungsbedarf zu bewerten, Policen zu empfehlen und sicherzustellen, dass die Deckung dem Risikoprofil der Organisation entspricht. Eine gut organisierte AOR-Beziehung unterstützt Unternehmen dabei, bessere Tarife zu erhalten, konforme Policen zu behalten und komplexe Versicherungsangelegenheiten zu regeln. Diese Unterstützung ist besonders nützlich bei der Verwaltung von Mitarbeitervorteilen oder vom Arbeitgeber gesponserten Versicherungen.

Was ist ein Agent of Record-Schreiben?

Ein Agent of Record (AOR)-Schreiben ist ein formelles Dokument. Der Policeninhaber, in der Regel ein Firmeninhaber oder Geschäftsführer, unterschreibt es. Dieses Schreiben benennt einen bestimmten Versicherungsagenten oder Broker als offiziellen Vertreter für alle Geschäfte mit einem Anbieter. Es gibt dem neuen Agenten Zugriff auf bestehende Policeninformationen. Der Agent kann auch mit Underwritern kommunizieren und Aufgaben im Zusammenhang mit der Policenbetreuung übernehmen.

Es wird am häufigsten verwendet, wenn ein Kunde den Agenten wechseln möchte, ohne die Police oder den Versicherer selbst zu ändern. Nach Einreichung überschreibt das AOR-Schreiben die vorherige Vertretung, was bedeutet, dass alle Korrespondenz- und Verwaltungsaufgaben auf den neuen Agenten übertragen werden.

Wann sollte man eine AOR-Vereinbarung kündigen

Die Beendigung einer AOR-Vereinbarung kann aus mehreren Gründen notwendig sein. Häufige Gründe sind schlechte Kommunikation seitens des Agenten, geringe Servicequalität oder fehlende Fachkenntnisse. Weitere Probleme könnten sein, dass der Agent keinen Zugang zu wichtigen Versicherungsmärkten bietet, wichtige Policenlücken übersehen werden oder Ansprüche und Verlängerungen falsch gehandhabt werden.

In wettbewerbsintensiven Branchen überdenken Unternehmen ihre Versicherungskooperationen oft, wenn sie expandieren, neue Märkte betreten oder ihre employee benefits oder compensation planning Strategien umgestalten. Der Wechsel des Agents kann helfen, mit Partnern zusammenzuarbeiten, die bessere Einblicke, Preise oder Deckungsoptionen bieten.

Was Sie vor der Unterzeichnung eines AOR-Schreibens wissen sollten

Bevor Sie ein AOR-Schreiben unterschreiben, sollten Sie verstehen, dass es die Befugnis des aktuellen Agenten rechtlich aufhebt und sie einem neuen Vertreter überträgt. Diese Änderung kann laufende Verlängerungen, offene Ansprüche und die Kommunikation mit dem Versicherer beeinflussen.

Prüfen Sie alle Bedingungen der neuen Vereinbarung sorgfältig. Dazu gehören etwaige Servicegebühren oder vertragliche Verpflichtungen. Ein Mangel an Transparenz oder hastige Übergänge können Serviceunterbrechungen, Abrechnungsprobleme oder doppelte Anstrengungen zwischen den Agenturen verursachen. Stellen Sie immer Fragen, prüfen Sie die Erfahrung und bestätigen Sie den Zugang des Agenten zum Carrier, bevor Sie sich verpflichten.

Diese Übergänge können auch employee management, payroll deductions oder die Kontinuität breiter HR-Prozesse beeinflussen.

Wie der AOR-Prozess funktioniert

Der typische AOR-Prozess umfasst eine Reihe von administrativen Schritten:

1. Initiierung: Der neue Agent bereitet ein AOR-Schreiben vor und sendet es an den Firmeninhaber zur Überprüfung.
2. Unterschrift und Genehmigung: Der Firmeninhaber unterschreibt das Schreiben auf Firmenbriefkopf und bestätigt die Änderung der Vertretung.
3. Einreichung beim Carrier: Das neu unterschriebene AOR-Schreiben wird vom Agenten beim Versicherer zur Bearbeitung eingereicht.
4. Policentransfer: Innerhalb von 5 bis 10 Werktagen – vorausgesetzt, es gibt keine Einwände – aktualisiert der Versicherer seine Aufzeichnungen, um den neuen Agenten als offiziellen Broker of Record zu führen.

Während dieser Übergangszeit kann der vorherige Agent benachrichtigt werden, und alle ausstehenden Serviceverpflichtungen werden übertragen. In den meisten Fällen bleiben die Policenbedingungen unverändert, es sei denn, der neue Agent beantragt eine Änderung, Stornierung oder Verlängerung.

Was tun, wenn Sie ein ungünstiges AOR unterschrieben haben?

Wenn ein Firmeninhaber feststellt, dass das Unterschreiben eines AOR-Schreibens ein Fehler war, gibt es in der Regel ein kurzes Zeitfenster, meist 5 bis 10 Tage, in dem das Schreiben widerrufen werden kann. Dies geschieht durch Einreichung eines widerrufenden AOR-Schreibens, das die ursprüngliche Vereinbarung aufhebt und den Status des vorherigen Agenten wiederherstellt.

Nach Ablauf dieses Zeitfensters besteht die einzige Möglichkeit darin, ein neues AOR-Schreiben mit einem anderen Agenten zu unterzeichnen. Damit wird die Befugnis des vorherigen Agenten automatisch aufgehoben und eine weitere Übergangsphase eingeleitet, vorbehaltlich der Genehmigung des Carriers. Häufige Änderungen des AOR-Status können jedoch Reibungen mit den Carriern verursachen und die Betreuung laufender Policen stören. Es kann auch die employee satisfaction und das employee wellbeing beeinträchtigen, wenn versicherungsbezogene Vorteile betroffen sind.

Warum ist ein Agent of Record wichtig?

Ein Agent of Record spielt eine zentrale Rolle bei der Überwachung und Verwaltung der Versicherungsstrategie eines Unternehmens. Ob Sie den Agenten wechseln, um besseren Service, breiteren Marktzugang oder strategische Neuausrichtung zu erreichen – das Verständnis des AOR-Prozesses und seiner Implikationen ist entscheidend. Von der rechtlichen Befugnis bis hin zur Policenbetreuung und Kommunikation mit dem Carrier stellt die AOR-Bezeichnung sicher, dass eine einzelne Partei für die Verwaltung der Deckung, die Vertretung des Kunden und die Pflege genauer Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Eine sorgfältige Prüfung der AOR-Schreiben, transparente Kommunikation mit den Agenten und die Beachtung der Policenfristen tragen zu einem reibungslosen und vorteilhaften Broker-Übergang bei. Unternehmen, die Versicherungsbeziehungen mit derselben Sorgfalt behandeln wie Arbeitsverträge oder Lieferantenpartnerschaften, sind besser positioniert, um eine konsistente, konforme und kosteneffiziente Deckung zu sichern.

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