Wie Dewave in Bhutan konform eingestellt hat, ohne eine eigene Gesellschaft und ohne HR-Team

Über Dewave GMBH

Dewave GmbH ist eine schweizerische AI-Transformationsagentur, gegründet im Jahr 2021, die Kunden in ganz Europa dabei unterstützt, ihre digitale Präsenz durch angewandte KI aufzubauen und zu optimieren. Der Kernfokus der Agentur liegt auf AI-Transformation: agentische Inhalte und GEO/SEO-Systeme sowie kundenspezifische KI-Anwendungen und E-Commerce-Lösungen für agentischen Handel. Mit einem Team von etwa 15 Mitarbeitenden und ohne eine dedizierte HR-Funktion arbeitet Dewave schlank: Gründer und Ingenieure erledigen die Kernarbeit. Remo Girard, Gründer und CEO, trifft alle internationalen Beschäftigungsentscheidungen direkt. dewave.iundf.com

Die Herausforderung

Der Weg von Dewave nach Bhutan begann mit einer Investitionsentscheidung. Das Unternehmen hatte einen Startup unterstützt, dessen Schlüsselentwickler bereits dort ansässig war, beschäftigt über eine Regelung, die nicht mehr tragfähig war. Als sich das änderte, wollte Dewave den Entwickler ordnungsgemäß anstellen: einen echten Arbeitsvertrag, konformes Gehaltsabrechnungssystem sowie die Steuer- und Sozialversicherungsdeckung, die das bhutanische Recht verlangt.

"Wir hatten in ein Startup investiert, und sie arbeiteten mit einem Typ aus Bhutan zusammen. Er war bei einer anderen Firma angestellt, und wir entschieden, ihm einen echten Vertrag zu geben. Damit begann diese Reise," sagt Remo.

Das Problem war, dass Bhutan außerhalb des üblichen EOR-Geländes liegt. Die meisten globalen Payroll-Anbieter operieren dort nicht. Diejenigen, die es tun, verfügen häufig über eine begrenzte lokale Infrastruktur und geringe Vertrautheit mit den örtlichen Vorschriften hinsichtlich Urlaub, Steuerpflichten und Vorsorgefondsbeiträgen, die sich erheblich von den Märkten unterscheiden, die üblicherweise bedient werden.

"Es gab viele Unsicherheiten darüber, wie die Gehaltsabrechnung in Bhutan funktionierte: Urlaubsregelungen, Steuern, Versicherungen, alle Fragen rund um die Lohnabrechnung im Allgemeinen. Außerdem gab es bestimmte Fehlinformationen seitens des lokalen Anbieters," erinnert sich Remo.

Dewave verfügte in Bhutan über keine eigene Rechtsperson. Eine Gründung wäre die naheliegende Alternative gewesen, doch die Zahlen stimmten nicht für ein Startup mit nur ein oder zwei geplanten Einstellungen.

Was auf dem Spiel stand

Ohne eine konforme Beschäftigungsvereinbarung bliebe der Entwickler von Dewave in Bhutan in einer rechtlich unsicheren Position: kein formeller Vertrag, kein steuerlich registriertes Gehaltsabrechnungssystem, keine Versicherungs- oder Urlaubstage, die nach lokalem Recht verwaltet werden. Für ein kleines Unternehmen ohne eigene Rechts- oder HR-Abteilung bestand dabei ein echtes Risiko für die Rechte des Mitarbeiters und die grenzüberschreitende Compliance des Unternehmens.

Die Alternative war die Gründung einer bhutanischen Rechtsperson. Remo prüfte, was dies beinhalten würde. Neben der administrativen Belastung durch staatliche Meldungen, die Koordination mit lokalen Behörden, Büroinfrastruktur und einem HR-Mitarbeiter, der das Ganze verwaltet, bestand auch eine Mindestkapitalanforderung.

"Die Gründung einer Rechtsperson in Bhutan ist mit viel Verwaltungsaufwand verbunden: Behördengänge, eine Mindestinvestitionssumme, die erforderlich ist, all das. Für nur einen Mitarbeiter macht das anfangs keinen Sinn, oder sogar für zwei. Man braucht eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden, bevor sich die Gründung einer Rechtsperson wirklich lohnt," sagt Remo.

Seine All-in-Schätzung für die Gründung der Rechtsperson belief sich auf etwa 50.000 € durchschnittlich. Für ein 15-köpfiges Startup, das ein oder zwei Entwickler im Ausland beschäftigt, war diese Zahl schwer zu rechtfertigen und würde Kapital blockieren, das anderswo gebraucht wurde.

Warum sie sich für Rivermate entschieden haben

Remo fand Rivermate über eine Google-Suche. Was Rivermate in seiner Bewertung auszeichnete, war nicht eine Plattform-Funktionsliste. Es war die Art des Kontakts. Zu dieser Zeit war Rivermate selbst ein junges Unternehmen, und das Engagement spiegelte das wider: direkt, beratend und persönlich. Es gab keinen Helpdesk, kein Skript und keine Ablehnung, als Bhutan erwähnt wurde.

Bhutan stellte für beide Seiten anfangs echte Unbekannte dar: Wie funktionierten die lokalen Gehaltsprozesse in der Praxis, wie wurde die steuerliche Behandlung korrekt gehandhabt, wie waren die Urlaubsansprüche geregelt und welche Versicherungsverpflichtungen galten? Rivermate setzte sich direkt mit diesen Unbekannten auseinander, arbeitete die regulatorischen Details mit einem lokalen Partner vor Ort auf. Dieser Wille, in die Details einzutauchen und weiterzuarbeiten, auch wenn das Bild noch unklar war, war ausschlaggebend.

"Es gab Anfangs viele Unsicherheiten, wie die Gehaltsabrechnung in Bhutan funktioniert: auf deiner Seite ebenso. Aber ihr habt die Details herausgefunden, die Steuern und alles andere geklärt, und habt das mit einem lokalen Partner gemacht. Dieser menschliche Ansatz ist es, was wir wirklich schätzen. Es ist gut, einen Partner zu haben, der Probleme löst, anstatt nur an vordefinierte Prozesse zu halten," erklärt er.

Wie Rivermate geholfen hat

Rivermate etablierte für die erste bhutanische Einstellung von Dewave eine konforme Beschäftigungsvereinbarung, navigierte durch lokale Lohn- und Gehaltsregeln, Steuerpflichten, Urlaubsansprüche und Versicherungsanforderungen mit einem lokalen Partner. Wo das regulatorische Bild unklar war oder frühe Informationen aus lokalen Quellen unzuverlässig schienen, arbeitete Rivermate die Diskrepanzen auf, anstatt sie dem Kunden zu überlassen.

Da das Bhutan-Team von Dewave wuchs und im Laufe der Zusammenarbeit insgesamt acht Verträge erreichte, verwaltete Rivermate jeden neuen Einstellvorgang und, wenn nötig, jede Kündigung. Beim Thema Kündigung war Rivermate stets transparent: Der Kunde wurde umfänglich informiert, es gab keine unerklärlichen Verzögerungen und einen klaren Ablauf von Anweisung bis Abschluss.

Bei Neueinstellungen beschränkt sich der Workflow für den Arbeitgeber jetzt auf eine einzige Aktion: die Übermittlung der Daten des neuen Mitarbeiters zu Rolle und Gehalt. Rivermate übernimmt den Rest. Verträge werden vorbereitet, die Gehaltsabrechnung eingerichtet, und der Prozess ist in der Regel innerhalb einer Woche abgeschlossen.

"Wenn alles eingerichtet ist, dauert das Einstellen einer Person vielleicht eine halbe Stunde. Ich schicke die Daten für Rolle und Gehalt, und das wars, ihr kümmert euch um den Rest. Im Allgemeinen dauert es ein bis zwei Wochen, bis die Einstellung abgeschlossen ist, und das Schnellste, was wir geschafft haben, war eine Woche," erklärt Remo.

Jamil Linao, Finance Manager und Hauptansprechpartner von Dewave während der gesamten Zusammenarbeit, war maßgeblich daran beteiligt, die Beziehung in der Praxis funktionieren zu lassen. Seine Verfügbarkeit und schnelle Reaktionszeit machten einen praktischen Unterschied in einem Bereich, in dem Fragen manchmal schnelle Antworten benötigten.

Was das für ähnliche Unternehmen bedeutet

Für kleine Unternehmen, die in Nischen- oder komplexen Ländern einstellen, zeigt Dewave-Erfahrung, dass es eine praktische Alternative zur Gründung einer lokalen Rechtsperson oder zur Übernahme von Compliance-Risiken gibt. Mit Rivermate als Employer of Record wird legale internationale Beschäftigung möglich, ohne große Vorabinvestitionen, lokale Verwaltung oder langfristige Bindung.

Für schlanke Startups und Scale-ups kann dies einen echten operativen Unterschied machen. Statt Tage mit Papierkram, lokalen Anforderungen und Behördengängen zu verbringen, können Teams grenzüberschreitende Einstellungen auch ohne eigene HR-Abteilung managbar halten. Rivermate bietet Unternehmen zudem die Flexibilität, sich anzupassen, wenn Länder, Mitarbeiterzahlen und Geschäftsanforderungen sich ändern, was besonders wertvoll ist, wenn sich Einstellpläne im Laufe der Zeit verschieben.