Einstellung in Polen über our Employer of Record (EOR)

Polens Beschäftigungslandschaft ist geprägt von einer qualifizierten Arbeitskraft, einer alternden Bevölkerung und einem wachsenden Dienstleistungssektor. Das Land hat einen Anstieg der Einwanderung, insbesondere aus der Ukraine, verzeichnet, was dazu beigetragen hat, Arbeitskräftemangel in bestimmten Branchen zu beheben. Die polnische Arbeitskraft ist bekannt für ihre starke Arbeitsmoral und ihr hohes Bildungsniveau, mit einem signifikanten Prozentsatz an Hochschulabsolventen. Das Land steht vor Herausforderungen im Zusammenhang mit seiner alternden Bevölkerung, profitiert jedoch auch von einem robusten Hochschulsystem und einer wachsenden Zahl qualifizierter Arbeitskräfte, die in den Arbeitsmarkt eintreten.

Überblick über das Arbeitsrecht

Die Arbeitsgesetze in Polen sind darauf ausgelegt, die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und gleichzeitig ein Gleichgewicht mit den Bedürfnissen der Arbeitgeber zu wahren. Wichtige Aspekte des polnischen Arbeitsrechts umfassen:

• Maximale Arbeitszeit: In der Regel auf 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche begrenzt
• Mindestlohn: Jährlich von der Regierung festgelegt
• Bezahlter Urlaub: Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 20 Tage bezahlten Jahresurlaub
• Mutterschaftsurlaub: 20 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub, mit der Möglichkeit zur Verlängerung
• Arbeitsverträge: Müssen schriftlich vorliegen und die Beschäftigungsbedingungen spezifizieren
• Kündigung: Für eine rechtmäßige Kündigung müssen spezifische Verfahren eingehalten werden

Kulturelle Überlegungen

Beim Einstellen in Polen ist es wichtig, sich bestimmter kultureller Nuancen bewusst zu sein:

• Arbeitsmoral: Polnische Arbeitnehmer sind bekannt für ihre starke Arbeitsmoral und Hingabe
• Kommunikation: Direkte Kommunikation wird geschätzt, aber es ist wichtig, ein gewisses Maß an Formalität zu wahren
• Hierarchie: Traditionelle Arbeitsplätze können hierarchischer strukturiert sein, obwohl sich dies ändert
• Work-Life-Balance: Obwohl harte Arbeit geschätzt wird, gibt es einen wachsenden Fokus auf Work-Life-Balance
• Sozialisierung: Der Aufbau persönlicher Verbindungen mit Kollegen ist wichtig in der polnischen Arbeitskultur
• Urlaubszeit: Längere Urlaube, besonders im Sommer, sind üblich und geschätzt

Herausforderungen der direkten Einstellung

Die direkte Einstellung in Polen kann für ausländische Unternehmen mehrere Herausforderungen darstellen:

1. Sprachbarriere: Obwohl die Englischkenntnisse zunehmen, sind viele rechtliche Dokumente und offizielle Prozesse auf Polnisch
2. Komplexe Arbeitsgesetze: Die Navigation durch die polnischen Arbeitsgesetze kann ohne lokale Expertise schwierig sein
3. Administrativer Aufwand: Arbeitgeber müssen verschiedene administrative Aufgaben bewältigen, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge und Steuerabzüge
4. Kulturelle Unterschiede: Das Verständnis und die Anpassung an die polnische Arbeitskultur können für ausländische Unternehmen herausfordernd sein
5. Compliance-Risiken: Die vollständige Einhaltung lokaler Vorschriften kann komplex und zeitaufwändig sein
6. Rekrutierungsprozess: Die Suche und Gewinnung von Top-Talenten kann lokales Wissen und Netzwerke erfordern
7. Sich ändernde Vorschriften: Mit den sich entwickelnden Arbeitsgesetzen und Vorschriften Schritt zu halten, kann für ausländische Arbeitgeber herausfordernd sein

Um diese Herausforderungen zu überwinden, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, mit einem Employer of Record (EOR)-Dienst wie Rivermate zusammenzuarbeiten. Ein EOR kann die Komplexität lokaler Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnungen und Compliance bewältigen, sodass Unternehmen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während sie in den polnischen Markt expandieren.

Polens Lohn- und Steuersystem ist umfassend und umfasst verschiedene Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Dieses System gewährleistet die soziale Absicherung, Gesundheitsvorsorge und andere Leistungen für Arbeitnehmer und trägt zur Aufrechterhaltung eines stabilen wirtschaftlichen Umfelds bei. Das Verständnis der Feinheiten von Löhnen und Steuern in Polen ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer entscheidend, um die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen und finanzielle Erwartungen effektiv zu managen.

Arbeitgeberbeiträge

Arbeitgeber in Polen sind für mehrere bedeutende Beiträge verantwortlich, um ihre Mitarbeiter und das breitere Sozialversicherungssystem zu unterstützen:

1. Sozialversicherungsbeiträge:

   • Rentenversicherung: 9,76 % des Bruttogehalts des Arbeitnehmers
   • Invalidenversicherung: 6,5 % des Bruttogehalts des Arbeitnehmers
   • Unfallversicherung: Variiert je nach Branche und Risikostufe, im Durchschnitt etwa 1,67 %

2. Arbeitsfonds: 2,45 % des Bruttogehalts des Arbeitnehmers

3. Garantiefonds für Arbeitnehmerleistungen: 0,1 % des Bruttogehalts des Arbeitnehmers

4. Einkommensteuerabzug: Arbeitgeber müssen die Einkommensteuer gemäß dem progressiven Steuersystem vom Lohn der Arbeitnehmer einbehalten. Die einbehaltenen Steuern müssen bis zum 20. des Folgemonats an das Finanzamt gezahlt werden.

5. Zahlungsfristen: Sozialversicherungs- und Arbeitsfondsbeiträge sind bis zum 15. des Folgemonats an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) zu zahlen. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber regelmäßig die Websites der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und des polnischen Finanzministeriums überprüfen, um über Änderungen dieser Sätze und Vorschriften informiert zu bleiben.

Arbeitnehmerbeiträge

Arbeitnehmer in Polen leisten ebenfalls Beiträge zu verschiedenen Sozialversicherungsfonds und unterliegen der Einkommensteuer:

1. Sozialversicherungsbeiträge:

   • Rentenversicherung: 9,76 % des Bruttogehalts
   • Invalidenversicherung: 1,5 % des Bruttogehalts
   • Krankenversicherung: 2,45 % des Bruttogehalts

2. Einkommensteuer: Polen verwendet ein progressives Einkommensteuersystem. Die Sätze und Einkommensgrenzen werden vom polnischen Finanzministerium festgelegt und können jährlich geändert werden. Arbeitgeber ziehen diese Steuern direkt von den Gehältern der Arbeitnehmer ab, basierend auf bereitgestellten Steuertabellen.

3. Steuerfreibetrag: Arbeitnehmer erhalten einen kleinen monatlichen Steuerfreibetrag, der dazu beiträgt, ihre Gesamtsteuerlast zu verringern.

Es ist erwähnenswert, dass die gesamten Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer bei einem bestimmten jährlichen Einkommensschwellenwert gedeckelt sind. Sobald das kumulierte Einkommen eines Arbeitnehmers für das Jahr diesen Schwellenwert erreicht, sind für den Rest des Jahres keine weiteren Sozialversicherungsbeiträge erforderlich. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten sich bewusst sein, dass sich diese Sätze und Vorschriften ändern können. Es wird empfohlen, sich mit Steuerfachleuten zu beraten oder offizielle Regierungsquellen zu Rate zu ziehen, um die aktuellsten und genauesten Informationen zu Löhnen und Steuern in Polen zu erhalten.

Polen bietet ein umfassendes Set an Mitarbeiterleistungen, das verpflichtende Bestimmungen mit optionalen Vergünstigungen kombiniert, um das gesamte Beschäftigungspaket zu verbessern. Als Employer of Record (EOR) verwaltet Rivermate diese Leistungen fachkundig und stellt die Einhaltung der polnischen Arbeitsgesetze sicher, während Unternehmen dabei unterstützt werden, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten. Durch die Übernahme der komplexen Verwaltung von Leistungen ermöglicht ein EOR Unternehmen, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren und gleichzeitig den Mitarbeitern ein solides und wettbewerbsfähiges Leistungspaket zu bieten.

Verpflichtende Leistungen

Das polnische Gesetz verlangt von Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern mehrere wesentliche Leistungen bereitzustellen:

• Sozialversicherung, einschließlich:
  • Rentenversicherung
  • Invalidenversicherung
  • Krankenversicherung
  • Unfallversicherung
• Mitarbeiterkapitalpläne (PPK)
• Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz:
  • Obligatorische medizinische Untersuchungen
  • Schulungen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz
• Bezahlter Urlaub:
  • Krankheitsurlaub
  • Urlaubsanspruch (20-26 Tage pro Jahr)

Optionale Leistungen

Um ihre Beschäftigungsangebote zu verbessern, können polnische Arbeitgeber verschiedene zusätzliche Leistungen anbieten:

• Zusätzliche Rentenbeiträge
• Betriebliche Altersvorsorge (PPE)
• Private Krankenversicherung
• Lebensversicherung
• Mitarbeiterunterstützungsprogramme (EAPs)
• Flexible Arbeitszeitregelungen
• Erweiterter bezahlter Elternurlaub
• Betriebliches Sozialleistungsfonds (ZFŚS)
• Fitnessstudio-Mitgliedschaften
• Bildungsunterstützung
• Firmenwagen oder Autopauschale

Diese optionalen Leistungen können die Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und Loyalität erheblich steigern und sind wertvolle Werkzeuge, um qualifizierte Arbeitskräfte auf dem wettbewerbsintensiven polnischen Arbeitsmarkt zu gewinnen und zu halten.

Der Prozess der Kündigung und des Offboardings in Polen unterliegt spezifischen Vorschriften, die darauf abzielen, sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zu schützen. Das Verständnis dieser Verfahren ist für Unternehmen, die auf dem polnischen Markt tätig sind, von entscheidender Bedeutung.

Kündigungsprozess

In Polen müssen Arbeitgeber gültige Gründe haben, um einen Arbeitsvertrag zu kündigen. Diese Gründe können sich auf den Arbeitnehmer beziehen (wie Fehlverhalten oder Verlust notwendiger Fähigkeiten), auf den Arbeitgeber (wie organisatorische Veränderungen) oder auf externe Faktoren (wie die Liquidation des Unternehmens). Die erforderliche Kündigungsfrist hängt von der Art des Vertrags und der Dauer der Beschäftigung ab:

• Für unbefristete Verträge:
  • Weniger als 6 Monate Beschäftigung: 2 Wochen Kündigungsfrist
  • 6 Monate bis 3 Jahre: 1 Monat Kündigungsfrist
  • Mehr als 3 Jahre: 3 Monate Kündigungsfrist
• Befristete Verträge sollten spezifische Kündigungsbedingungen im ursprünglichen Vertrag enthalten.
• Probezeiten dauern in der Regel bis zu 3 Monate und haben kürzere Kündigungsfristen.

Arbeitgeber müssen eine schriftliche Begründung für Kündigungen vorlegen, insbesondere wenn sie sich auf das Verhalten oder die Leistung des Arbeitnehmers beziehen.

Abfindung

Abfindungen sind in bestimmten Situationen obligatorisch, insbesondere wenn die Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen oder organisatorischen Veränderungen erfolgt. Die Höhe der Abfindung hängt von der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers ab.

Besondere Überlegungen

Einige Arbeitnehmer, wie z. B. Schwangere oder Mitglieder von Gewerkschaften, haben zusätzlichen Kündigungsschutz. Bei Massenentlassungen sind Arbeitgeber verpflichtet, mit Gewerkschaften zu konsultieren.

Offboarding-Prozess

Der Offboarding-Prozess in Polen umfasst typischerweise die folgenden Schritte:

1. Formale Mitteilung der Kündigung
2. Abschluss der erforderlichen Unterlagen
3. Rückgabe von Firmeneigentum
4. Wissenstransfer
5. Endabrechnung und Leistungen
6. Abschlussgespräch (optional, aber empfohlen)

Fazit

Die Navigation durch den Kündigungs- und Offboarding-Prozess in Polen erfordert sorgfältige Beachtung der gesetzlichen Anforderungen und Arbeitnehmerrechte. Durch die Einhaltung dieser Verfahren können Unternehmen sicherstellen, dass sie den polnischen Arbeitsgesetzen entsprechen und positive Beziehungen zu ausscheidenden Mitarbeitern aufrechterhalten.

Polen, ein Mitglied der Europäischen Union, ist zu einem zunehmend attraktiven Ziel für ausländische Arbeitskräfte geworden. Die wachsende Wirtschaft des Landes und der vielfältige Arbeitsmarkt haben internationale Talente in verschiedenen Sektoren angezogen. Allerdings hat Polen, wie viele andere Länder, spezifische Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen für ausländische Staatsangehörige, die eine Beschäftigung innerhalb seiner Grenzen suchen.

Visabestimmungen

Bürger der EU/EWR und Schweizer Staatsangehörige:

• Benötigen kein Visum, um nach Polen einzureisen oder dort zu arbeiten
• Können bis zu 3 Monate frei bleiben und arbeiten
• Müssen ihren Aufenthalt registrieren, wenn sie länger als 3 Monate bleiben möchten

Nicht-EU/EWR-Bürger:

• Benötigen in der Regel ein Visum, um nach Polen einzureisen
• Häufige Visatypen sind Schengen-Visa (für Kurzaufenthalte) und nationale Visa (für längere Aufenthalte)
• Müssen zusätzlich zu ihrem Visum eine Arbeitserlaubnis für Beschäftigungszwecke erhalten

Arbeitserlaubnisprozess

1. Jobangebot: Der Arbeitgeber muss dem ausländischen Arbeitnehmer zunächst ein Jobangebot unterbreiten.
2. Arbeitsmarktprüfung: In den meisten Fällen muss der Arbeitgeber nachweisen, dass kein geeigneter polnischer oder EU-Kandidat für die Position verfügbar ist.
3. Antrag auf Arbeitserlaubnis: Der Arbeitgeber beantragt im Namen des ausländischen Arbeitnehmers eine Arbeitserlaubnis.
4. Visumantrag: Sobald die Arbeitserlaubnis genehmigt ist, kann der ausländische Arbeitnehmer das entsprechende Visum bei einer polnischen Botschaft oder einem Konsulat in seinem Heimatland beantragen.
5. Aufenthaltserlaubnis: Bei Aufenthalten von mehr als 3 Monaten müssen ausländische Arbeitnehmer nach ihrer Ankunft in Polen eine befristete Aufenthaltserlaubnis beantragen.

Wichtige Überlegungen

• Bearbeitungszeiten: Die Bearbeitung von Anträgen auf Arbeitserlaubnis und Visum kann je nach Umständen mehrere Wochen bis mehrere Monate dauern.
• Dokumentanforderungen: Antragsteller sollten darauf vorbereitet sein, verschiedene Dokumente vorzulegen, darunter einen gültigen Reisepass, Nachweise über Qualifikationen und ein sauberes Führungszeugnis.
• Sprache: Obwohl nicht immer erforderlich, kann das Wissen der polnischen Sprache sowohl für den Antragsprozess als auch für das tägliche Leben in Polen von Vorteil sein.

Durch das Verständnis dieser Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen können ausländische Arbeitskräfte den Prozess der legalen Arbeit in Polen besser navigieren. Es wird immer empfohlen, sich für die aktuellsten und persönlichsten Informationen an die polnische Botschaft oder einen qualifizierten Einwanderungsspezialisten zu wenden.