Einstellung in Malawi über our Employer of Record (EOR)

Malawis Beschäftigungslandschaft ist geprägt von einer jungen Belegschaft, die überwiegend in der Landwirtschaft und im informellen Sektor tätig ist. Das Land steht vor Herausforderungen in den Bereichen Bildung und Kompetenzentwicklung, mit einer hohen Analphabetenrate bei Erwachsenen und einem Mangel an spezialisierten Fähigkeiten. Trotz dieser Hindernisse gibt es Wachstumspotenzial in Sektoren wie Fertigung, Tourismus und Handel. Die Regierung arbeitet an Initiativen zur Verbesserung der Bildungsergebnisse und zur Steigerung der Kompetenzentwicklung, um diese Herausforderungen anzugehen.

Überblick über Arbeitsgesetze

Malawis Arbeitsgesetze zielen darauf ab, die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und faire Beschäftigungspraktiken sicherzustellen. Wichtige Aspekte der Arbeitsgesetze umfassen:

• Mindestlohnregelungen
• Bestimmungen zu Arbeitszeiten und Überstunden
• Regelungen zu Urlaubsansprüchen, einschließlich Jahres-, Kranken- und Mutterschaftsurlaub
• Standards für Arbeitsschutz und Sicherheit
• Schutz vor Diskriminierung und ungerechtfertigter Entlassung

Arbeitgeber müssen diese Gesetze einhalten, um in gutem Ansehen zu bleiben und rechtliche Probleme zu vermeiden. Es ist wichtig zu beachten, dass Arbeitsgesetze Änderungen unterliegen können, daher ist es entscheidend, über aktuelle Vorschriften informiert zu bleiben.

Kulturelle Überlegungen

Kulturelle Normen spielen eine bedeutende Rolle in Malawis Arbeitsumfeld:

• Familien- und Gemeinschaftsverpflichtungen werden hoch geschätzt und haben oft Vorrang vor beruflichen Verpflichtungen
• Indirekte Kommunikation wird direkter Kritik oder Konfrontation vorgezogen
• Respekt vor Autorität und Alter ist tief im Arbeitsumfeld verankert
• Beziehungsaufbau ist entscheidend für das Fördern von Vertrauen und Zusammenarbeit
• Hierarchische Strukturen sind üblich, wobei Entscheidungen typischerweise von der oberen Führungsebene ausgehen

Arbeitgeber sollten sich dieser kulturellen Nuancen bewusst sein und ihren Führungsstil entsprechend anpassen, um ein harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen.

Herausforderungen der direkten Einstellung

Direkte Einstellungen in Malawi können für ausländische Unternehmen mehrere Herausforderungen darstellen:

1. Begrenzter Pool an qualifizierten Arbeitskräften aufgrund von Bildungslücken und hohen Analphabetenraten
2. Navigieren durch komplexe Arbeitsgesetze und Vorschriften
3. Verstehen und Anpassen an lokale kulturelle Normen und Erwartungen
4. Umgang mit der Verbreitung informeller Beschäftigungspraktiken
5. Bewältigung von Infrastrukturherausforderungen, insbesondere in ländlichen Gebieten
6. Umgang mit potenziellen Sprachbarrieren, insbesondere in abgelegeneren Regionen
7. Sicherstellung der Einhaltung lokaler Steuer- und Sozialversicherungsanforderungen

Um diese Herausforderungen zu überwinden, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, mit lokalen Experten zusammenzuarbeiten oder Dienstleistungen wie Employer of Record (EOR)-Anbieter zu nutzen, um die Einstellung zu erleichtern und die Einhaltung lokaler Gesetze und Gepflogenheiten sicherzustellen.

Das Lohn- und Steuersystem Malawis ist darauf ausgelegt, faire Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu gewährleisten und gleichzeitig die Sozialprogramme des Landes zu unterstützen. Das System umfasst verschiedene Elemente, darunter Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und andere spezifische Abgaben. Das Verständnis dieser Komponenten ist für Unternehmen, die in Malawi tätig sind, entscheidend, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und ihre Belegschaft effektiv zu verwalten.

Arbeitgeberbeiträge

Arbeitgeber in Malawi haben mehrere finanzielle Verpflichtungen in Bezug auf Löhne und Steuern. Diese Beiträge spielen eine bedeutende Rolle bei der Unterstützung des Sozialversicherungssystems des Landes und der Initiativen zur Entwicklung der Arbeitskräfte.

Nationales Rentensystem (NPS)

Eine der Hauptverantwortungen für Arbeitgeber besteht darin, zum Nationalen Rentensystem beizutragen. Im Rahmen dieses Systems sind Arbeitgeber verpflichtet, mindestens 10 % des rentenfähigen Einkommens ihrer Mitarbeiter beizutragen. Dieser Beitrag ist ein wesentlicher Bestandteil der Altersvorsorge der Mitarbeiter.

Es ist erwähnenswert, dass diese Beiträge für den Arbeitgeber in der Regel bis zu einem Maximum von 15 % des rentenfähigen Einkommens des Mitarbeiters steuerlich absetzbar sind. Dieser Steuervorteil ermutigt Arbeitgeber, die langfristige finanzielle Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu unterstützen.

Steuer auf Nebenleistungen (FBT)

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern Nebenleistungen gewähren, unterliegen der Steuer auf Nebenleistungen. Eine Nebenleistung ist jede nicht in bar gewährte Leistung, die ein persönliches Nutzen-Element enthält, wie z.B. Firmenwagen, Wohnungszuschüsse oder andere Vergünstigungen.

Die FBT wird mit einem Satz von 30 % des berechneten steuerpflichtigen Wertes der Nebenleistung erhoben. Es ist wichtig zu beachten, dass Barleistungen für steuerliche Zwecke nicht als Nebenleistungen behandelt werden können, unabhängig davon, wie sie benannt oder kategorisiert sind.

Abgabe zur Entwicklung von Fähigkeiten (SDL)

Obwohl nicht allgemein angewendet, können einige Arbeitgeber verpflichtet sein, zur Abgabe zur Entwicklung von Fähigkeiten beizutragen. Diese wird in der Regel als Prozentsatz der gesamten Lohnsumme berechnet und zielt darauf ab, die Schulung und Entwicklung von Arbeitskräften zu fördern.

Weitere mögliche Beiträge

Abhängig von der Art des Geschäfts und seinem Standort könnten Arbeitgeber auch für zusätzliche Beiträge verantwortlich sein:

1. Medizinische Abgabe: Diese kann für Arbeitgeber in bestimmten Sektoren gelten.
2. Lokale Steuern: Dazu können Grundsteuern, Geschäftslizenzen und andere standortspezifische Steuern gehören.

Arbeitnehmerbeiträge

Arbeitnehmer in Malawi haben ebenfalls Steuer- und Beitragsverpflichtungen, hauptsächlich durch das Pay As You Earn (PAYE)-System und Sozialversicherungsbeiträge.

Pay As You Earn (PAYE)

Malawi verwendet ein progressives Steuersystem für PAYE, mit Sätzen von 0 % bis 35 %, abhängig von der Höhe des zu versteuernden Einkommens. Das PAYE wird auf das zu versteuernde Einkommen eines Arbeitnehmers nach bestimmten zulässigen Abzügen berechnet.

Nationales Rentensystem (NPS)

Arbeitnehmer sind verpflichtet, 5 % ihres rentenfähigen Einkommens zum Nationalen Rentensystem beizutragen. Dieser Beitrag wird von ihrem Gehalt abgezogen und ergänzt den Arbeitgeberbeitrag zur Unterstützung ihrer Altersvorsorge.

Abzüge für die PAYE-Berechnung

Bei der Berechnung des PAYE eines Arbeitnehmers werden mehrere Abzüge berücksichtigt:

1. Rentenbeiträge: Der 5 % NPS-Beitrag ist vom zu versteuernden Einkommen abziehbar.
2. Steuerfreies Einkommen: Bestimmte Einkommensarten, wie einige Wohn- oder Reisekostenzuschüsse, können von PAYE befreit sein.

Weitere mögliche Abzüge

Arbeitnehmer können zusätzliche Abzüge von ihrem Gehalt haben, einschließlich:

1. Gewerkschaftsbeiträge: Wenn ein Arbeitnehmer Mitglied einer Gewerkschaft ist, können seine Mitgliedsbeiträge von seinem Gehalt abgezogen werden.
2. Medizinische Abgabe: Diese kann in bestimmten Sektoren angewendet werden.

Das Verständnis dieser Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge ist für Unternehmen, die in Malawi tätig sind, unerlässlich. Es gewährleistet die Einhaltung lokaler Vorschriften und hilft, transparente und faire Vergütungspraktiken aufrechtzuerhalten. Da sich Steuergesetze ändern können, ist es immer ratsam, sich mit lokalen Steuerexperten oder der Malawi Revenue Authority in Verbindung zu setzen, um die aktuellsten Informationen zu erhalten.

Die Navigation durch Mitarbeiterleistungen in Malawi kann für Unternehmen eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere für diejenigen, die in das Land expandieren. Ein Employer of Record (EOR)-Dienst wie Rivermate kann diesen Prozess vereinfachen, indem er sowohl obligatorische als auch optionale Leistungen verwaltet, die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicherstellt und Unternehmen dabei hilft, attraktive Vergütungspakete zu erstellen. Durch die Nutzung der Expertise eines EOR können sich Unternehmen auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren, während sie ihren Mitarbeitern die Leistungen bieten, die sie benötigen und verdienen.

Obligatorische Leistungen

In Malawi sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern mehrere obligatorische Leistungen zu bieten:

• Bezahlter Urlaub für alle 11 nationalen Feiertage
• Jahresurlaub von 15 Arbeitstagen für Mitarbeiter mit einer Fünf-Tage-Woche oder 18 Tagen für diejenigen mit einer Sechs-Tage-Woche
• Krankheitsurlaub von mindestens vier Wochen voll bezahlt und acht Wochen halb bezahlt für Mitarbeiter mit einem Jahr Betriebszugehörigkeit
• Mutterschaftsurlaub von acht Wochen voll bezahlt alle drei Jahre für weibliche Mitarbeiter
• Kündigungsfrist vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses, deren Dauer von der Betriebszugehörigkeit abhängt
• Überstundenvergütungsregelungen für gewöhnliche Überstunden, Überstunden an freien Tagen und Überstunden an Feiertagen

Optionale Leistungen

Um Top-Talente zu gewinnen und zu halten, bieten viele Arbeitgeber in Malawi zusätzliche Leistungen über die obligatorischen Anforderungen hinaus an:

• Krankenversicherungspläne, entweder vollständig oder teilweise vom Arbeitgeber subventioniert
• Zusätzliche Rentenpläne zur Verbesserung der Altersvorsorge
• Wohnungszuschuss zur Unterstützung der Lebenshaltungskosten in städtischen Gebieten
• Transportzuschuss für Pendelkosten
• Essenszuschuss zur Deckung der Verpflegungskosten während der Arbeitszeit
• Bildungsurlaub für Mitarbeiter, die eine Weiterbildung anstreben
• Lebensversicherung für zusätzliche finanzielle Sicherheit
• Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Wellness-Programme zur Förderung der Mitarbeitergesundheit

Durch das Angebot einer Kombination aus obligatorischen und optionalen Leistungen können Arbeitgeber in Malawi umfassende Vergütungspakete schaffen, die das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter unterstützen und zu einem positiven Arbeitsumfeld beitragen. Ein EOR wie Rivermate kann Unternehmen dabei helfen, diese Leistungen zu navigieren, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.

Der Prozess der Kündigung und des Offboardings in Malawi wird durch spezifische Arbeitsgesetze geregelt, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer schützen. Das Verständnis dieser Vorschriften ist für Unternehmen, die im Land tätig sind, entscheidend, um die Einhaltung sicherzustellen und positive Beziehungen zu ihrer Belegschaft aufrechtzuerhalten.

Gründe für die Kündigung

In Malawi können Arbeitgeber den Vertrag eines Arbeitnehmers aus mehreren Gründen rechtmäßig kündigen. Dazu gehören:

1. Betriebliche Erfordernisse: Wirtschaftliche Umstände, Umstrukturierungen oder technologische Veränderungen, die den Bedarf an bestimmten Positionen verringern.
2. Unfähigkeit: Lang anhaltende Krankheit oder Verletzung, die die Fähigkeit eines Arbeitnehmers beeinträchtigt, seine Aufgaben zu erfüllen.
3. Schlechte Leistung: Konsistentes Versagen, die Arbeitserwartungen trotz Warnungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erfüllen.
4. Fehlverhalten: Einschließlich Ungehorsam, Unehrlichkeit, Diebstahl, grobe Fahrlässigkeit, Trunkenheit am Arbeitsplatz, Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz.

Kündigungsfristen

Bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags müssen Arbeitgeber eine schriftliche Kündigung vorlegen, außer in Fällen der fristlosen Entlassung wegen groben Fehlverhaltens. Die erforderliche Kündigungsfrist hängt von der Zahlungsfrequenz des Arbeitnehmers ab:

• Monatliche Zahlungen: Ein Monat Kündigungsfrist
• Zweiwöchentliche Zahlungen:
  • Weniger als fünf Jahre Beschäftigung: Zwei Wochen Kündigungsfrist
  • Fünf Jahre oder mehr: Ein Monat Kündigungsfrist
• Wöchentliche, tägliche oder stündliche Zahlungen: Die Kündigungsfrist variiert je nach Dienstzeit

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer seinen Lohn und seine Leistungen für die Kündigungsfrist zu zahlen, anstatt eine Kündigung auszusprechen.

Abfindung

Mitarbeiter, die mindestens ein Jahr gearbeitet haben, haben Anspruch auf Abfindung, wenn:

1. Die Kündigung aufgrund betrieblicher Erfordernisse (Entlassung) erfolgt
2. Die Kündigung als unfair angesehen wird

Die Höhe der Abfindung wird basierend auf der Dienstzeit des Arbeitnehmers berechnet.

Faire Verfahren

Bevor ein Arbeitnehmer entlassen wird, müssen Arbeitgeber faire Verfahren einhalten, die Folgendes umfassen:

1. Bereitstellung einer klaren Erklärung der Kündigungsgründe
2. Dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, sich zu verteidigen
3. Das Recht auf Berufung gewähren

Fristlose Entlassung

Bei grobem Fehlverhalten können Arbeitgeber den Vertrag eines Arbeitnehmers ohne Kündigung oder Abfindung kündigen. Es ist jedoch wichtig, starke Beweise und Dokumentationen zu haben, um solche Maßnahmen zu unterstützen.

Offboarding-Prozess

Um einen reibungslosen Übergang während der Kündigung zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber:

1. Die Entscheidung klar und professionell kommunizieren
2. Alle notwendigen Unterlagen bereitstellen, einschließlich Kündigungsschreiben und endgültiger Gehaltsabrechnungen
3. Firmeneigentum zurückholen und den Zugang zu Systemen und Einrichtungen widerrufen
4. Ein Austrittsgespräch führen, um Feedback und Einblicke zu sammeln
5. Sicherstellen, dass alle endgültigen Zahlungen, einschließlich Abfindung, falls zutreffend, genau und rechtzeitig bearbeitet werden

Durch die Befolgung dieser Richtlinien und die Einhaltung der Arbeitsgesetze Malawis können Unternehmen den Kündigungs- und Offboarding-Prozess effektiv navigieren, während sie rechtliche Risiken minimieren und eine positive Arbeitgebermarke aufrechterhalten.

Malawi, ein Binnenstaat im südöstlichen Afrika, heißt ausländische Arbeitskräfte willkommen, hat jedoch spezifische Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen, die befolgt werden müssen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass internationale Mitarbeiter die lokalen Gesetze einhalten und positiv zur Wirtschaft des Landes beitragen.

Visabestimmungen

Ausländische Staatsangehörige, die in Malawi arbeiten möchten, müssen in der Regel ein Geschäftsvisum beantragen, bevor sie in das Land einreisen. Dieses Visum erlaubt kurzfristige Geschäftstätigkeiten und ist normalerweise bis zu 30 Tage gültig. Um ein Geschäftsvisum zu beantragen, müssen die Antragsteller folgende Unterlagen vorlegen:

• Einen gültigen Reisepass mit mindestens sechs Monaten Restgültigkeit
• Ausgefülltes Visumantragsformular
• Passfotos
• Nachweis ausreichender finanzieller Mittel
• Einladungsschreiben von einem malawischen Unternehmen oder einer Organisation
• Rückflugticket oder Nachweis der Weiterreise

Verfahren zur Arbeitserlaubnis

Für eine langfristige Beschäftigung in Malawi müssen ausländische Arbeitskräfte eine Temporäre Arbeitserlaubnis (TEP) erhalten. Der Prozess umfasst mehrere Schritte:

1. Der Arbeitgeber muss zunächst eine Geschäftsansiedlungserlaubnis (BRP) von der Einwanderungsbehörde erhalten.
2. Sobald die BRP genehmigt ist, kann der Arbeitgeber im Namen des ausländischen Arbeitnehmers einen TEP beantragen.
3. Der Antrag sollte Folgendes enthalten:
   • Ausgefülltes TEP-Antragsformular
   • Kopie des Reisepasses des Mitarbeiters
   • Bildungsabschlüsse und berufliche Qualifikationen
   • Polizeiliches Führungszeugnis aus dem Heimatland des Mitarbeiters
   • Ärztliches Attest
   • Stellenangebotsschreiben und Arbeitsvertrag
   • Nachweis der Registrierung und Steuerkonformität des Arbeitgebers

Wichtige Überlegungen

• Arbeitserlaubnisse werden in der Regel für zwei Jahre ausgestellt und können verlängert werden.
• Der Prozess kann mehrere Wochen bis Monate dauern, daher ist es ratsam, frühzeitig vor dem geplanten Arbeitsbeginn zu beginnen.
• Malawische Behörden können einen Nachweis verlangen, dass die Stelle nicht von einem lokalen Kandidaten besetzt werden kann.
• Einige Berufe können zusätzliche Anforderungen oder Einschränkungen haben.

Durch das Verständnis und die Einhaltung dieser Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen können ausländische Arbeitskräfte einen reibungslosen Übergang in die malawische Arbeitswelt sicherstellen. Es wird immer empfohlen, sich mit den örtlichen Einwanderungsbehörden oder rechtlichen Experten in Verbindung zu setzen, um die aktuellsten Informationen und Anleitungen während des gesamten Prozesses zu erhalten.