HRIS (Human Resource Information System) is een softwareoplossing ontworpen om kern-HR-functies te verbeteren en workforce management te stroomlijnen. Door werknemersgegevens op te slaan, te organiseren en te analyseren in een gecentraliseerde ruimte, stelt HRIS bedrijven in staat om gemakkelijk toegang tot informatie te krijgen en datagestuurde beslissingen te nemen.
Belangrijkste functies van HRIS
Employee Data Management: HRIS maakt het gemakkelijk om werknemersgegevens op te slaan en op te halen, inclusief contactgegevens, opleiding, salarisgegevens en belastinginformatie, met aanpasbare toegangscontrole. Time Tracking and Attendance: Het biedt een dashboard om werkuren, afwezigheden, ziektedagen en vakanties voor elke werknemer te bekijken, wat het volgen van betrokkenheidstrends op individueel en bedrijfsniveau vergemakkelijkt. Automated Payroll: HRIS automatiseert loonadministratieprocessen, inclusief timesheet-tracking, loon- en belastingberekeningen, loonuitbetaling en recordbeheer, waardoor menselijke fouten worden verminderd en gegevensbeveiliging wordt gewaarborgd. Benefits Administration and Compensation Management: HR-professionals kunnen werknemersvoordelen en beloningspakketten beheren, bedrijfsvoordelen benadrukken, beloningsgegevens verzamelen en benefits-pakketten efficiënt beheren. Applicant Tracking: HRIS bevat een Applicant Tracking System (ATS) voor het verwerken van sollicitaties, het beheren van selectiefasen en het verzamelen van statistieken in één gecentraliseerde bron. Employee Training and Performance Tracking: Het automatiseert en volgt werknemersopleiding, helpt bij talentmanagement en biedt zelfgestuurde certificeringen en voortgangsrapporten, wat de ontwikkeling van werknemers bevordert. Employee Self-Service: HRIS stelt werknemers in staat om professionele doelen te stellen, prestatiebeoordelingen te volgen en eigenaarschap te nemen over hun loopbaanontwikkeling via self-service opties, wat de HR-werkbelasting vermindert.
Voordelen van HRIS
Organizationale schaalbaarheid: Gecentraliseerd gegevensbeheer faciliteert organisatorische schaalbaarheid door het bieden van één bron van accurate en actuele informatie die toegankelijk is voor alle werknemers. Taakautomatisering: Automatisering van repetitieve taken stelt HR-professionals in staat zich te richten op strategische initiatieven, wat de efficiëntie verbetert en de handmatige werklast vermindert. Gegevensbeveiliging en compliance: HRIS waarborgt gegevensbeveiliging en compliance door alle informatie veilig op te slaan op één plek en systemen regelmatig bij te werken om te voldoen aan HR-regelgeving en cybersecurity-standaarden. Verbeterde werknemerservaring: Een soepele werknemerservaring, van onboarding tot loonverwerking, helpt talent aan te trekken en te behouden, wat de werknemerstevredenheid en betrokkenheid verhoogt. Data-gedreven besluitvorming: Real-time inzichten die door HRIS worden geboden, maken datagestuurde besluitvorming mogelijk, wat helpt bij het identificeren van kostenbesparende initiatieven, het stroomlijnen van processen en het optimaliseren van de workforce.
Het kiezen van een HRIS
Bij het selecteren van een HRIS is het essentieel om de kernbedrijfsdoelen en pijnpunten van uw bedrijf te identificeren om ervoor te zorgen dat de gekozen oplossing aansluit bij uw behoeften. Enkele populaire HRIS-softwareoplossingen in 2022 zijn Rippling, Monday, BambooHR, Hibob en Namely HR.
Wanneer HRIS te implementeren
Het is tijd om een HRIS te overwegen wanneer uw bedrijf geconfronteerd wordt met uitdagingen zoals verlies van HR-tijd aan repetitieve taken, gebrek aan integratie tussen meerdere systemen die verwarring veroorzaken, talentverlies door ongeorganiseerde processen, of de behoefte aan datagestuurde inzichten zonder middelen voor handmatige rapportage.
Kosten van HRIS
Volgens Softwarepath’s HRIS-rapport 2022 bedraagt de gemiddelde kosten per gebruiker voor HRIS $210 per maand of $12.625 per gebruiker over vijf jaar, hoewel de werkelijke kosten kunnen variëren afhankelijk van de provider en specifieke vereisten.