Wat is HRIS en hoe wordt het gebruikt?

HRIS (Human Resource Information System) is een softwareoplossing die is ontworpen om kern-HR-functies te verbeteren en het personeelsbeheer te stroomlijnen. Door het opslaan, organiseren en analyseren van werknemersgegevens in een gecentraliseerde ruimte, stelt HRIS bedrijven in staat om gemakkelijk toegang te krijgen tot informatie en datagestuurde beslissingen te nemen.

Belangrijke functies van HRIS

Werknemersgegevensbeheer: HRIS maakt eenvoudige opslag en opvraging van werknemersgegevens mogelijk, inclusief contactinformatie, opleiding, salarisgegevens en belastinginformatie, met aanpasbare toegangscontroles. Tijdregistratie en aanwezigheid: Het biedt een dashboard om werkuren, afwezigheden, ziektedagen en vakanties voor elke werknemer te bekijken, waardoor individuele en bedrijfsbrede betrokkenheidstrends kunnen worden gevolgd. Geautomatiseerde loonadministratie: HRIS automatiseert loonprocessen, inclusief urenregistratie, loon- en belastingberekening, loonuitbetaling en recordbeheer, waardoor menselijke fouten worden verminderd en gegevensbeveiliging wordt gewaarborgd. Beheer van voordelen en compensatie: HR-professionals kunnen werknemersvoordelen en compensatiepakketten beheren, bedrijfsvoordelen benadrukken, compensatiegegevens verzamelen en voordelenpakketten efficiënt beheren. Kandidaatvolgsysteem: HRIS bevat een Applicant Tracking System (ATS) voor het verwerken van sollicitaties, het beheren van selectiefasen en het verzamelen van statistieken in één gecentraliseerde bron. Werknemerstraining en prestatievolgsysteem: Het automatiseert en volgt werknemerstrainingen, helpt bij talentmanagement en biedt zelfgeleide certificeringen en voortgangsrapporten, waardoor de ontwikkeling van werknemers wordt gefaciliteerd. Zelfbediening voor werknemers: HRIS stelt werknemers in staat om professionele doelen te stellen, prestatiebeoordelingen bij te houden en verantwoordelijkheid te nemen voor hun loopbaanontwikkeling via zelfbedieningsopties, waardoor de HR-werkbelasting wordt verminderd.

Voordelen van HRIS

Organisatorische schaalbaarheid: Gecentraliseerd gegevensbeheer faciliteert organisatorische schaalbaarheid door een enkele bron van nauwkeurige en up-to-date informatie te bieden die toegankelijk is voor alle werknemers. Taakautomatisering: Automatisering van repetitieve taken stelt HR-professionals in staat zich te concentreren op strategische initiatieven, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en de handmatige werkbelasting wordt verminderd. Gegevensbeveiliging en naleving: HRIS zorgt voor gegevensbeveiliging en naleving door alle informatie veilig op één plaats op te slaan en systemen regelmatig bij te werken om te voldoen aan HR-regelgeving en cybersecurity-normen. Verbeterde werknemerservaring: Een soepele werknemerservaring, van onboarding tot loonverwerking, helpt talent aan te trekken en te behouden, waardoor de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers wordt verbeterd. Datagestuurde besluitvorming: Real-time inzichten die door HRIS worden geboden, stellen datagestuurde besluitvorming mogelijk, helpen kostenbesparende initiatieven te identificeren, processen te stroomlijnen en de workforce te optimaliseren.

Een HRIS kiezen

Bij het selecteren van een HRIS is het essentieel om de kernbedrijfsdoelen en pijnpunten van uw bedrijf te identificeren om ervoor te zorgen dat de gekozen oplossing aansluit bij uw behoeften. Enkele populaire HRIS-softwareoplossingen in 2022 zijn Rippling, Monday, BambooHR, Hibob en Namely HR.

Wanneer HRIS implementeren

Het is tijd om te overwegen een HRIS te implementeren wanneer uw bedrijf te maken krijgt met uitdagingen zoals verlies van HR-tijd door repetitieve taken, gebrek aan integratie tussen meerdere systemen die verwarring veroorzaken, talentverlies door ongeorganiseerde processen, of de behoefte aan datagestuurde inzichten zonder middelen voor handmatige rapportage.

Kosten van HRIS

Volgens het HRIS-rapport van Softwarepath uit 2022 bedragen de gemiddelde kosten per gebruiker voor HRIS $210 per maand of $12.625 per gebruiker over vijf jaar, hoewel de werkelijke kosten kunnen variëren afhankelijk van de aanbieder en specifieke vereisten.