Remote werken is een groeiende trend in Namibië, vooral na de invoering van COVID-19-regelgeving. Hoewel er geen specifieke wetten zijn die deze praktijk regelen, kunnen verschillende bestaande arbeidswetten worden toegepast op scenario's van remote werken.

Wettelijk Kader

Namibië's Arbeidswet, 2007 en de Wet op de Basisvoorwaarden van Werkgelegenheid, 2017 stellen respectievelijk de basisrechten en -plichten van werkgevers en werknemers vast en bieden minimale werkplekstandaarden. Deze blijven van toepassing, zelfs in een remote werkomgeving.

Tijdens de COVID-19-pandemie heeft het Ministerie van Arbeid, Industriële Betrekkingen en Werkgelegenheidscreatie (MLIRIEC) richtlijnen uitgevaardigd die de nadruk leggen op wederzijdse instemming, geschiktheid van het werk en gezondheid en veiligheid bij remote werkregelingen. Dit zijn richtlijnen, geen wettelijke verplichtingen, maar ze bieden waardevolle inzichten in het perspectief van de overheid op remote werkreguleringen.

Technologische Infrastructuur

Een robuuste technologische infrastructuur is cruciaal voor een succesvolle implementatie van remote werken. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers toegang hebben tot een stabiele internetverbinding en veilige communicatietools. Cybersecuritymaatregelen zijn ook essentieel om gevoelige informatie die op afstand wordt benaderd te beschermen. De beschikbaarheid en betaalbaarheid van deze technologieën kunnen variëren in Namibië, wat in overweging moet worden genomen bij het ontwerpen van remote werkbeleid.

Verantwoordelijkheden van de Werkgever

Werkgevers hebben specifieke verantwoordelijkheden ten opzichte van hun op afstand werkende personeel. Deze omvatten het ontwikkelen van een duidelijk en uitgebreid remote werkbeleid, het verstrekken van de benodigde apparatuur, het onderhouden van communicatie en samenwerking, en het bieden van training in het gebruik van remote werktools en best practices.

Namibië's arbeidswetten vermelden niet expliciet flexibele werkregelingen. Er is echter een groeiende erkenning van de voordelen hiervan voor zowel werkgevers als werknemers. Hier is een overzicht van enkele veelvoorkomende flexibele werkopties:

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk houdt in dat werknemers een verminderd rooster werken in vergelijking met voltijdse uren. De Arbeidswet Nr. 6 van 1992 specificeert geen regels voor deeltijdwerk. Algemene bepalingen met betrekking tot werktijden, minimumloon en verlof zijn echter proportioneel van toepassing. Deeltijdwerkers hebben recht op voordelen op pro-rata basis, inclusief betaald jaarlijks verlof, ziekteverlof en zwangerschapsverlof. Specifieke voorwaarden voor deeltijdwerk, inclusief pro-rata voordelen en compensatie, moeten worden vastgelegd in een schriftelijk arbeidscontract.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden stellen werknemers in staat om hun begin- en eindtijden te variëren binnen een kernwerkdag, zolang het totale aantal werkuren wordt gehaald. Er is geen specifieke wetgeving die flexibele werktijden regelt. Werkgevers moeten er echter voor zorgen dat ze voldoen aan de algemene beperkingen van werkuren zoals uiteengezet in de Arbeidswet.

Functiedeling

Functiedeling houdt in dat twee of meer mensen de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse positie delen. Net als bij deeltijdwerk zijn er geen specifieke regels voor functiedeling. De algemene bepalingen van de Arbeidswet met betrekking tot werkuren en voordelen zijn van toepassing. Functiedeling omvat doorgaans het proportioneel verdelen van verantwoordelijkheden, salaris en voordelen onder de functiepartners. Overeenkomsten over deze verdelingen moeten worden vastgelegd in een formeel contract.

Telewerken

Telewerken houdt in dat werknemers op afstand werken vanuit een locatie buiten de traditionele kantooromgeving, vaak met behulp van technologie voor communicatie en samenwerking. De Namibische arbeidswet behandelt telewerken niet expliciet. De Arbeidswet dekt echter voorschriften voor arbeidsgezondheid en veiligheid. Werkgevers die telewerken overwegen, moeten duidelijke beleidslijnen opstellen met betrekking tot deze aspecten.

Bij afwezigheid van specifieke wettelijke vereisten moeten overeenkomsten over de verstrekking van apparatuur, kosten van internetverbinding en andere uitgaven die tijdens het telewerken worden gemaakt, van geval tot geval worden bepaald. Een schriftelijk telewerkbeleid waarin deze aspecten worden uiteengezet, wordt aanbevolen om duidelijkheid te waarborgen en verwachtingen voor zowel werkgevers als werknemers te beheren.

De toename van werken op afstand heeft de behoefte aan duidelijke richtlijnen voor het omgaan met zowel persoonlijke als bedrijfsgegevens met zich meegebracht. Deze tekst richt zich op gegevensbescherming en privacyoverwegingen voor thuiswerkende werknemers in Namibië, waarbij de verplichtingen van werkgevers, de rechten van werknemers en best practices voor het beveiligen van gevoelige informatie worden beschreven.

Verplichtingen van Werkgevers

Namibische werkgevers hebben een wettelijke plicht om de gegevensprivacy van hun werknemers te beschermen. De Namibische Grondwet en de Electronic Transactions Act bieden een wettelijk kader voor gegevensbescherming. Belangrijke verplichtingen van werkgevers zijn onder andere:

• Transparantie en Toestemming: Werkgevers moeten duidelijk communiceren welke gegevens ze van werknemers verzamelen, waarom ze deze verzamelen en hoe ze zullen worden gebruikt. Ze moeten ook geïnformeerde toestemming van werknemers verkrijgen voordat ze hun persoonlijke gegevens verwerken.
• Beveiligingsmaatregelen: Werkgevers zijn verplicht om geschikte beveiligingsmaatregelen te implementeren om werknemersgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Dit omvat maatregelen zoals versleuteling, toegangscontroles en training van werknemers over gegevensbeveiligingspraktijken.
• Gegevensbewaring: Werkgevers mogen werknemersgegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het beoogde doel. Ze moeten een duidelijk beleid voor gegevensbewaring hebben waarin wordt beschreven hoe lang gegevens worden opgeslagen en het proces voor veilige verwijdering.

Rechten van Werknemers

Namibische werknemers hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonlijke gegevens die door hun werkgevers worden bewaard. Deze rechten zijn vastgelegd in de ETA en omvatten:

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door hun werkgever worden bewaard en om correcties te verzoeken als deze onjuist zijn.
• Recht om Bezwaar te Maken: Werknemers kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonlijke gegevens als zij van mening zijn dat dit hun privacyrechten schendt.
• Recht op Verwijdering: Onder bepaalde omstandigheden kunnen werknemers verzoeken dat hun persoonlijke gegevens worden verwijderd.

Best Practices voor Gegevensbeveiliging

Zowel werkgevers als werknemers kunnen stappen ondernemen om de veiligheid van persoonlijke en bedrijfsgegevens in een werkomgeving op afstand te waarborgen:

• Bedrijfseigen Apparaten: Werkgevers moeten veilige, versleutelde apparaten verstrekken voor thuiswerken. Deze apparaten moeten sterke wachtwoorden, antivirussoftware en firewalls hebben.
• Toegangscontroles: Implementeer toegangscontroles om de toegang tot bedrijfsgegevens te beperken tot geautoriseerd personeel. Dit kan het gebruik van multi-factor authenticatie en op rollen gebaseerde toegangscontroles omvatten.
• Gegevensversleuteling: Versleutel gevoelige gegevens zowel in rust als tijdens overdracht om het risico op ongeautoriseerde toegang bij een datalek te minimaliseren.
• Training van Werknemers: Train werknemers regelmatig over best practices voor gegevensbeveiliging, waaronder wachtwoordhygiëne, bewustwording van phishing en hoe verdachte activiteiten te identificeren en te melden.
• Duidelijke Beleid: Stel duidelijke beleidslijnen op waarin het acceptabele gebruik van bedrijfsapparaten en -gegevens, procedures voor het melden van datalekken en de verantwoordelijkheden van werknemers met betrekking tot gegevensbeveiliging worden beschreven.