Hoe Kaleidos hun eerste werknemer in Andorra op een conforme wijze aannam toen hun bestaande EOR geen dekking had

Over Kaleidos

Kaleidos is een in Madrid gevestigd informatietechnologiebedrijf dat in 2011 is opgericht. Het bedrijf incubatie en beheert eigen open-source producten, met een focus op gratis softwaretechnologie gebouwd voor een wereldwijde gebruikersbasis. Het belangrijkste product is Penpot, het eerste open-source ontwerpplatform dat is gebouwd voor ontwerp- en code-samenwerking. Met een team van 11 tot 50 personen en een expliciet people-first cultuur, werft Kaleidos internationaal om de juiste expertise binnen te halen, ongeacht locatie.

De uitdaging

Toen Kaleidos besloot één medewerker in Andorra aan te nemen, was het eerste obstakel niet de aanstelling zelf: het was hun bestaande EOR-provider.

Kaleidos werkte al samen met een EOR voor internationale aanstellingen in andere markten, en die regelingen waren goed genoeg gebleken. Maar toen ze een verzoek in Andorra bij hun provider indienden, was het antwoord nee. Andorra viel buiten wat zij konden ondersteunen.

Dat was belangrijk omdat Andorra geen land is waar een bedrijf zonder lokale ervaring zich kan improviseren. Zoals Marta Ardizone, Kaleidos's People and Culture Lead, het beschrijft: "Elk land heeft zijn eigen arbeidsregels, en Andorra is nogal zeker, ingewikkeld en moeilijk. We hadden iemand nodig die echt begreep hoe alles werkte."

Het HR-team van Kaleidos had geen eerdere ervaring met het arbeidsrecht in Andorra en geen contacten in het land. Het onderzoeken van lokale regelgeving en het zelfstandig regelen van de aanstelling zou veel tijd hebben gekost, zonder garantie dat de kandidaat na afloop nog beschikbaar was. Een lokale entiteit voor een enkele aanstelling was geen optie.

Ze hadden een tweede EOR-provider nodig. De zoektocht leidde hen naar Rivermate.

Wat op het spel stond

Andorra is geen lidstaat van de EU. Het opereert onder zijn eigen arbeidskader, de Llei 31/2018 de relacions laborals (Andorra's Arbeidsrelatieregeling), en onder zijn eigen immigratiesysteem. Noch automatisch weerspiegelt het de kaders van de buurlanden, Frankrijk en Spanje.

Voor een niet-ingezeten werknemer betekent werken in Andorra een Actieve Verblijfsvergunning: een gecombineerde werk- en verblijfsautorisatie uitgegeven door de Servei d'Immigració d'Andorra. Het proces wordt door de werkgever geleid. De Andorrese werkgever (in een EOR-regeling, Rivermate) moet een legitieme baanaanbieding kunnen overleggen en verantwoorden waarom de functie niet door een lokale kandidaat ingevuld kan worden. De aanvraag omvat het ondertekende arbeidscontract, de kwalificaties van de werknemer en ondersteunende documenten. Andorra hanteert een jaarlijkse quotum voor vergunningen voor buitenlandse werknemers, wat betekent dat beschikbaarheid niet gegarandeerd is en timing belangrijk is.

Aan de arbeidskant moeten alle contracten schriftelijk zijn en in Catalaans, de officiële taal. Bijdragen aan de sociale zekerheid van de werkgever vloeien naar CASS (Caixa Andorrana de Seguretat Social), die zorg, moederschap en pensioen dekt.

Er was ook een tweede conformiteitspunt later in de samenwerking. Kaleidos had een vraag over de arbeidsvoorwaarden van de werknemer die een duidelijk, nauwkeurig antwoord vereiste: wat wettelijk mogelijk was, wat de risico’s waren, en hoe dit correct te regelen.

“Wanneer we vragen hadden over het lokale arbeidsrecht, hadden we altijd iemand die ons kon begeleiden. We hadden een delicate situatie over bepaalde arbeidsvoorwaarden, en Rivermate legde precies uit wat mogelijk was, welke risico’s er waren, en hoe het op een conforme manier gedaan kon worden,” aldus Marta.

Waarom ze voor Rivermate kozen

Twee dingen bepaalden de keuze. De eerste was dekking: Rivermate kon in Andorra opereren terwijl Kaleidos's bestaande EOR dat niet kon, via een combinatie van directe entiteiten en lokale partners die Rivermate in staat stellen markten te bereiken die andere providers niet altijd kunnen bedienen.

De tweede was de kwaliteit van het eerste gesprek. Vanaf het allereerste contact nam Rivermate Marta Ardizone mee door hoe het aannameproces zou verlopen, hoe lang het zou duren, welke complicaties ze konden tegenkomen, en hoe die complicaties aangepakt zouden worden. Voor een team zonder eerdere ervaring met het arbeidsrecht in Andorra was dat niveau van specificiteit belangrijk: het wegnam de onzekerheid van werken met een onbekend rechtsgebied en een onbekende provider tegelijkertijd.

Het detail dat haar het meest bijbleef, ging helemaal niet over Kaleidos. Rivermate bood aan om direct met de werknemer te spreken voordat de onboarding startte, en legde het proces, de tijdlijn en wat de persoon aan haar zijde zou moeten regelen uit. Voor een people en cultuur-leidster wiens rol de ervaring van elke persoon die Kaleidos aanneemt is, was een EOR die die zorg ook aan de werknemer zelf bood, een veelbetekend signaal.

“Ik heb niet het gevoel dat ik zomaar een andere klant ben. Zelfs als ik een kleine klant ben, omdat ik maar één land en één werknemer heb, heb ik niet het gevoel dat Rivermate een onderscheid maakt tussen ons en klanten met veel werknemers,” zei Marta.

Wat Rivermate heeft gedaan

Karl van der Weert, die leidinggeeft aan het Customer Success-team bij Rivermate, leidde de samenwerking vanaf mei 2025. Het team coördineerde beide tracks die een aanstelling in Andorra vereisen: het arbeidscontract volgens de lokale wet en de Actieve Verblijfsvergunning voor de werknemer. Het lokale partnernetwerk van Rivermate regelde de lokale elementen ter plekke.

Daarna viel de werkrelatie in een patroon dat Kaleidos zocht: korte lijnen, snelle antwoorden en geen onnodig gedoe. Zoals Marta het verwoordde: “Het was heel makkelijk. Karl was er altijd wanneer we hem nodig hadden, en hij creëerde geen onnodige vergaderingen of eindeloze e-mailketens. Communicatie was snel, direct, en precies wat we zochten,”

Later in de partnership ontstond een compliancevraag over de arbeidsvoorwaarden van de werknemer. Rivermate's team legde uit wat wettelijk mogelijk was, welke risico’s er waren, en hoe te handelen binnen het lokale kader.

Wat dit betekent voor soortgelijke bedrijven

Als je in één EOR-provider voor je hoofdmarkten hebt en dan een vacature krijgt in een land buiten hun dekking, bevind je je in dezelfde situatie als Kaleidos. De opties lijken vaak slecht: zoeken naar een tweede provider, lokaal recht zelfstandig navigeren, of de kandidaat verliezen door wachttijd.

Andorra is een specifiek voorbeeld van een breder patroon: rechtsgebieden die wettelijk verschillend zijn, onderbediend door grote EOR-platforms, en moeilijk te navigeren zonder echte lokale kennis. Rivermate’s mix van directe entiteiten en in-country partners in meer dan 180 landen is ontwikkeld om precies deze markten te bereiken.

Voor open-source technologiebedrijven en andere internationaal gerichte ondernemingen die in diverse markten werken waar lokale arbeidsrechtkennis belangrijk is, blijft het model hetzelfde: één contactpersoon, al bestaande lokale kennis, en een team dat een enkele aanstelling evenveel aandacht geeft als haar grootste klanten.