Hoe CloudCart compliant Nederlands werkgeverschap voor hun Amsterdamse aanwerving heeft gerealiseerd

Over de klant

CloudCart is een in Duitsland gevestigde SaaS-bedrijf dat eCommerce-infrastructuur bouwt voor kleine en middelgrote bedrijven. Hun platform stelt handelaren in staat om een online winkel te creëren en te lanceren zonder technische setup, en de volledige operationele stack out-of-the-box te dekking – van cloud hosting en winkelwagen tot betalingen, marketingtools en logistieke integraties.

Het model van het bedrijf is markt-voor-markt localisatie: voor elk land dat ze betreden, bouwt CloudCart een native supportteam, localiseert het platform en ontwikkelt lokale third-party partnerschappen op het gebied van logistiek, betalingen en fulfilment. Het team brengt 15 jaar gecombineerde eCommerce-ervaring naar het platform.

De uitdaging

CloudCart moest een remote werknemer die in Amsterdam werkte, in een juridisch solide arbeidsovereenkomst onder Nederlands recht brengen. De situatie was een gelaagd probleem geworden – juridische vragen, belastingverplichtingen en contractuele hiaten die zich hadden opgehoopt zonder oplossing – en hun Duitse belastingadviseur, ondanks pogingen, was niet in staat om de grensoverschrijdende vereisten te ontrafelen. Een Duitse-vergunde adviseur heeft niet de expertise op het gebied van Nederlands arbeidsrecht of de aanwezigheid van een lokale entiteit om iemand onder Nederlands recht in dienst te nemen, en zonder beide kon de regeling niet op een stevige basis worden gezet.

De situatie kwam tot een kookpunt toen de werknemer een werkgeversverklaring nodig had ter ondersteuning van een huisvestingsaanvraag in Amsterdam. Zonder een erkend arbeidscontract kon die documentatie niet worden uitgegeven en kon de aanvraag niet verder. CloudCart moest de arbeidsovereenkomst snel regelen.

Wat stond op het spel

Voor een bedrijf dat een werknemer in Nederland betaalt zonder een conforme Nederlandse arbeidsovereenkomst, is de blootstelling aanzienlijk. Nederlands arbeidsrecht wordt bepaald door de inhoud van de werkrelatie, niet simpelweg door hoe de regeling wordt benoemd of gestructureerd. Verplichtingen uit de loonbelasting, sociale zekerheidsbijdragen en wettelijke werknemersrechten, inclusief opzegtermijnen en vakantiegeld, kunnen vanaf het begin van de werkrelatie van toepassing zijn.

Hoe langer de regeling voortduurt zonder de juiste arbeidsovereenkomst, hoe groter de potentiële retrospectieve blootstelling. Voor de werknemer was de directe consequentie een geblokkeerde huisvestingsaanvraag. Voor CloudCart liep het risico door de gehele periode dat de werknemer zonder conforme overeenkomst was werkzaam, en dit bleef zo zolang de situatie niet was opgelost.

Het oplossen van de kwestie vereiste Nederlandse-specifieke arbeidsrechtkennis en een lokale entiteit die kon optreden als de formele werkgever, capaciteiten die een Duitse belastingadviseur niet kon bieden.

Waarom ze voor Rivermate kozen

CloudCart kwam bij Rivermate nadat hun Duitse belastingadviseur niet in staat was de Nederlandse arbeidssituatie op te lossen. Twee dingen sprongen er meteen uit: de diepte van Rivermate's kennis van Nederlands arbeidsrecht, die CloudCart een duidelijke route vooruit bood waar hun bestaande adviseurs geen hadden, en Rivermate's vermogen om een terugwerkende arbeidscontract op te stellen dat de werkelijke werkgeschiedenis van de werknemer nauwkeurig weerspiegelde – waardoor continuïteit in betaling werd gewaarborgd en het gat in het arbeidsrecord werd gesloten.

De derde factor was de responsiviteit. Toen de deadline van de huisvestingsaanvraag naderde en de werkgeversverklaring op korte termijn nodig was, leverde Rivermate – zelfs toen sleutelfiguren tijdelijk niet beschikbaar waren. Dat vermogen om onder druk van een deadline in te springen, zonder dat de situatie door de mazen van het net gleed, bevestigde de beslissing.

Wat Rivermate heeft gedaan

Martijn Voogt, Head of Sales bij Rivermate, leidde de samenwerking met CloudCart en was verantwoordelijk voor drie onderling verbonden taken: het opstellen van een conforme Nederlandse arbeidsovereenkomst die de voorgaande periode dekte, het beheren van alle juridische en administratieve formaliteiten die nodig waren om de regeling in overeenstemming te brengen met Nederlands recht, en het coördineren van de grensoverschrijdende vereisten tussen de Duitse operaties van CloudCart en de in Nederland gelegen arbeidsverplichtingen. Het werk dat de Duitse belastingadviseur niet had kunnen afronden, werd voltooid.

Het beslissende moment kwam toen de werknemer een werkgeversverklaring nodig had ter ondersteuning van een huisvestingsaanvraag in Amsterdam – een harde deadline, met sleutelpersoneel van Rivermate tijdelijk niet beschikbaar. Iemand kwam in actie, produceerde de documentatie op tijd, en de huisvestingsaanvraag werd goedgekeurd.

Wat dit betekent voor vergelijkbare bedrijven

Als uw bedrijf hoofdzakelijk buiten Nederland is gevestigd en u een teamlid hebt dat in Amsterdam of elders in het land werkt, bent u misschien dichter bij de situatie van CloudCart dan u denkt. Een werkafspraak die dagelijks functioneert, kan nog steeds aanzienlijke juridische en fiscale risico's met zich meebrengen als deze niet wordt gestructureerd als een conforme Nederlandse arbeidsovereenkomst – en zonder zo'n overeenkomst kan een werknemer niet de documentatie krijgen die ze nodig hebben voor iets zo routinematig als een huisvestingsaanvraag.

Rivermate's Nederlandsteam behandelt dit patroon regelmatig: het opstellen van conforme arbeidscontracten, het oplossen van hiaten in bestaande regelingen, en het leveren van documentatie binnen deadlines, zonder dat een bedrijf een Nederlandse entiteit hoeft op te richten.