Wat wereldwijde bedrijven moeten begrijpen over loonadministratie in Polen

Polen is een van de landen waarvan de economie en grote beroepsbevolking elk jaar meer en meer buitenlandse bedrijven aantrekken. Het Bruto Binnenlands Product (BBP) steeg in 2019 met 4,1 procent tot $566 miljard. Datzelfde jaar stond Polen op de 40e plaats in de Ease of Doing Business Survey van de Wereldbank. Deze factoren zetten Polen op de kaart en maakten het tot een markt waar veel bedrijven naar willen uitbreiden. Het is ook gunstig gelegen in het centrum van Europa, wat een aanzienlijk aantal grote markten met elkaar verbindt. Polen heeft ook een hooggekwalificeerde beroepsbevolking. Het staat bekend om zijn universiteiten. Polen biedt opgeleide en gemotiveerde werknemers, die perfect passen in een internationale markt. Ze excelleren in de IT-, engineering- en wetenschapssectoren. Er zijn een paar dingen die je moet weten als je besluit iemand uit Polen in dienst te nemen. Bekend raken met de Poolse arbeidswetten en loonadministratie zal je helpen de beste werknemers te krijgen en aan de regelgeving te voldoen.

Werkgelegenheidsessentials in Polen

In de meeste landen moet je, om iemand uit een ander land in dienst te nemen, een aanwezigheid vestigen in het land waarin je wilt inhuren of gebruik maken van een EOR-aanbieder. In Polen hoef je geen aanwezigheid te vestigen om een Poolse burger in dienst te nemen, maar je moet je wel registreren bij verschillende overheidsinstanties. Je kunt ook vertrouwen op een lokale loonadministratie-aanbieder om je te helpen met de loonadministratie. Om je te registreren bij de relevante autoriteiten, moet je een officiële vertegenwoordiger aanstellen. Zij zullen je dan registreren bij de Poolse Belastingdienst en een Pools belastingidentificatienummer (NIP) voor je verkrijgen. De volgende stap is het indienen van een ZUS ZPA-formulier bij de Poolse Sociale Zekerheidsinstelling (ZUS), om jezelf als werkgever te registreren. Je moet ook je werknemers registreren bij de sociale zekerheidsinstantie. Je bent verplicht beide registraties binnen zeven dagen te voltooien. Na de registratie ontvangt elke werknemer zijn PESEL-nummer. Dit nummer wordt gebruikt om de werknemer voor belastingdoeleinden te identificeren.

Vereiste documenten voor nieuwe werknemers

Je moet een schriftelijk arbeidscontract hebben om iemand legaal in dienst te nemen in Polen. Een formeel arbeidscontract moet uiterlijk op de startdatum van de werknemer door zowel de werkgever als de werknemer worden ondertekend. Werkgevers die geen contract hebben met hun werknemers kunnen boetes en straffen krijgen. In Polen moeten arbeidscontracten in het Pools zijn. Ze kunnen ook tweetalig zijn, zolang een van de talen Pools is.

Arbeidscontracten in Polen

Volgens het Poolse Arbeidswetboek moet het contract bepaalde essentiële elementen bevatten. Ten eerste moet het de namen van de partijen vermelden—dit betekent zowel de werkgever als de werknemer. Het moet ook het type contract, de datum waarop het is gemaakt en de arbeidsvoorwaarden specificeren. De arbeidsvoorwaarden van het contract omvatten het soort werk dat de werknemer zal doen. Het dekt ook waar ze zullen werken en de details van hun loon. Het contract moet ook vermelden hoe lang de werknemer elke dag en week zal werken en de startdatum van hun dienstverband. Binnen zeven dagen na het ondertekenen van het arbeidscontract moet de werkgever de werknemer over verschillende zaken informeren. Dit omvat de uren die ze elke dag en week moeten werken. Het moet ook bevatten hoe vaak ze betaald zullen worden, hun vakantieaanspraak en de opzegtermijn voor het verlaten van de baan. Het contract moet ook de uren vermelden die als nachtwerk worden beschouwd als het bedrijf geen specifieke werkregelingen heeft. De contracten moeten ook de plaats, datum en tijd van salarisbetaling dekken. Ten slotte moet het contract de regels voor het registreren van aanwezigheid en het verklaren van afwezigheden beschrijven.

Werknemersvoordelen en compensatie

Elke werknemer moet de juiste behandeling en bescherming van hun werkgevers ontvangen volgens de Poolse Arbeidswet. Dit omvat voordelen en compensatie.

Minimumloon

Het minimumloon in Polen is PLN 4.242,00 per maand. of PLN 27,70 per uur. Deze minimumloonvereiste is van kracht sinds 1 januari 2024. Het geldt echter alleen voor voltijdwerknemers. De werktijden in Polen zijn over het algemeen 40 uur per week, of 8 uur per dag. De werkdag begint meestal om 8 uur 's ochtends en eindigt om 4 uur 's middags.

Overuren

Polen staat geen overuren toe, tenzij de werknemer afziet van de 40-urige werkweek. De werknemer kan om overuren verzoeken, maar dit moet per werknemer worden besproken. Werknemers die overuren maken, mogen niet meer dan 150 uur overuren per kalenderjaar maken. De werknemer die overuren maakt, heeft recht op overwerkvergoeding. Als een werknemer 's nachts, op zondagen of op feestdagen werkt, verdienen ze 100% extra loon. Voor overuren op een andere dag krijgen ze 50% extra loon. Als ze overuren maken die de gemiddelde wekelijkse werkuren in een bepaalde periode overschrijden, verdienen ze ook 100% extra loon per uur. In plaats van extra overwerkvergoeding te krijgen, kan de werkgever de werknemer vrije tijd geven. Als de werkgever dit beslist zonder dat de werknemer erom vraagt, staat elk uur overwerk gelijk aan 1,5 uur betaald verlof. Als de werknemer om vrije tijd vraagt, staat elk uur overwerk gelijk aan één uur betaald verlof.

Wat zijn de sociale zekerheidsbijdragen van de werkgever in Polen?

In Polen betalen werkgevers verschillende sociale zekerheidsbijdragen. Deze zijn gebaseerd op het brutoloon van hun werknemers. Ze dragen 19,52% bij aan pensioenen en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen. Voor ongevallenverzekeringen betalen werkgevers met maximaal negen werknemers 1,67%, terwijl werkgevers met meer dan negen werknemers tussen 0,67% en 3,33% betalen. De werkelijke kosten zijn afhankelijk van hun bedrijfssector, maar buitenlandse werkgevers betalen een vast tarief van 1,67%. Daarnaast betalen werkgevers 2,45% aan het Arbeidsfonds en 0,10% aan het Fonds voor Gegarandeerde Werknemersuitkeringen. Werkgevers dragen ook bij aan het Solidariteitsfonds voor Ondersteuning van Gehandicapten als ze niet minstens 6% gehandicapten in dienst hebben. De bijdrage wordt berekend op basis van een specifieke formule waarbij 40,65% van het gemiddelde salaris wordt gebruikt.

Het Werknemerskapitaalplan (PPK)

Het Werknemerskapitaalplan (PPK) is een spaarprogramma in Polen dat is ontworpen om werknemers te helpen sparen voor hun pensioen. Het wordt gefinancierd door bijdragen van de werknemer, de werkgever en de overheid. Werkgevers dragen 1,5% van het brutoloon van de werknemer bij aan de PPK, en ze kunnen ervoor kiezen om tot 2,5% extra bij te dragen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen, aftrekken en indienen van zowel hun eigen als de bijdragen van de werknemer aan de financiële instelling die de PPK beheert. In Polen zijn werknemers verantwoordelijk voor hun ziektekostenverzekeringsbijdragen. In tegenstelling tot bij de PPK, doen de werknemers deze betalingen. De werkgever berekent, trekt echter af en dient de bijdragen voor hen in tijdens de loonadministratie. Dit systeem zorgt ervoor dat de noodzakelijke ziektekostenverzekeringsbetalingen op tijd en correct worden gedaan.

Werknemersbelasting in Polen

Werknemersbijdragen in Polen omvatten inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbetalingen. Inwoners van Polen betalen belasting over hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-inwoners alleen belasting betalen over inkomen dat binnen Polen is verdiend:

• Inkomen tot 120.000 PLN wordt belast tegen 12%, en inkomen boven dit bedrag wordt belast tegen 32%.
• Werknemers jonger dan 26 jaar hoeven geen belasting te betalen over inkomen tot 85.528 PLN per jaar.
• Daarnaast is er een solidariteitsbelasting van 4% op inkomen boven 1 miljoen PLN.

Sociale zekerheid voor werknemers in Polen

Voor sociale zekerheid betalen werknemers 13,71% van hun brutoloon. Werkgevers houden dit bedrag in op het salaris van de werknemer en dienen het samen met hun bijdragen in. Deze betaling dekt pensioenen, arbeidsongeschiktheid en ziekteverzekeringen. Werknemers betalen ook een zorgbijdrage van 9%, waarvan tot 7,75% aftrekbaar is van hun belasting, terwijl de resterende 1,25% niet aftrekbaar is. Ten slotte is deelname aan de PPK meestal vrijwillig voor werknemers. Werknemers tussen de 19 en 54 jaar worden automatisch ingeschreven, maar kunnen zich afmelden als ze dat willen. Degenen tussen de 55 en 69 jaar moeten zich aanmelden als ze willen deelnemen, terwijl werknemers ouder dan 70 jaar niet kunnen deelnemen. Werknemers dragen 2% van hun brutoloon bij aan de PPK, en ze kunnen ervoor kiezen om tot een extra 2% bij te dragen. aanvullende 2%. ## Vakanties en verlof in Polen In Polen heeft elke werknemer recht op een jaarlijkse betaalde vakantie, en werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers deze opnemen. Bij het beginnen van een nieuwe baan krijgen werknemers recht op betaald verlof, waarbij ze 1/12 van hun jaarlijkse verlofrecht verdienen voor elke gewerkte maand. Meestal nemen werknemers hun volledige verlof in één keer op, maar ze kunnen verzoeken om het te splitsen, waarbij één periode minstens 14 opeenvolgende dagen moet zijn. De hoeveelheid vakantietijd hangt af van de lengte van de dienst. Werknemers hebben recht op 20 dagen als ze minder dan tien jaar hebben gewerkt. 26 dagen is de norm voor degenen met ten minste tien jaar. Vakantiedagen van deeltijdwerknemers worden aangepast op basis van hun werkuren, afgerond naar een volle dag. Interessant is dat opleiding ook meetelt voor de werkperiode die het vakantietegoed bepaalt. Bijvoorbeeld, een hoger onderwijsdiploma staat gelijk aan acht jaar werkervaring. Niet-opgenomen vakantiedagen worden overgedragen naar het volgende jaar en moeten voor 30 september worden opgenomen. Betaling in plaats van vakantie opnemen is alleen toegestaan als het dienstverband eindigt. ### Feestdagen Werknemers in Polen hebben recht op 13 betaalde feestdagen per jaar. Werknemers die op een feestdag werken, krijgen een compenserende vrije dag of een extra betaling van 100% voor elk gewerkt uur. ### Ziekteverlof in Polen Werknemers die ziek zijn, ontvangen 80% van hun salaris voor de eerste 33 dagen van ziekte binnen een kalenderjaar. Dit wordt betaald door de werkgever. Het stijgt naar 100% als de ziekte optreedt tijdens de zwangerschap of het gevolg is van een werkgerelateerd ongeval. Na de eerste 33 dagen neemt het Social Security Institute het over van de werkgever. Het betaalt 80% van het basissalaris voor maximaal 182 opeenvolgende dagen per jaar. Deze periode omvat de initiële door de werkgever betaalde periode. ### Moeder-, vader- en ouderschapsverlof Het moeder-, vader- en ouderschapsverlof in Polen behoort tot de meest progressieve ter wereld. Vrouwelijke werknemers hebben recht op zwangerschapsverlof na de bevalling of adoptie van een kind jonger dan zeven jaar. Ze ontvangen 20 weken voor één kind, 31 weken voor een tweeling, en tot 37 weken voor vijf of meer kinderen. Werknemers kunnen binnen 24 maanden na de geboorte of adoptie van hun kind twee weken betaald vaderschapsverlof opnemen. Ouders komen in aanmerking voor maximaal 41 weken (43 voor meerlingen) betaald ouderschapsverlof na het zwangerschapsverlof. Betaald tegen 70% van het salaris, kan ouderschapsverlof door beide ouders tegelijkertijd worden opgenomen, maar niet meer dan het totaal aantal toegestane weken. ### Bijzonder verlof in Polen Werknemers hebben ook recht op bijzonder verlof voor belangrijke familiegebeurtenissen. Dit omvat bruiloften of begrafenissen, met twee dagen voor gebeurtenissen met naaste familieleden en één dag voor anderen. Werknemers hebben ook recht op verlof voor rechtbankbezoeken, verplichte medische onderzoeken of bloeddonatie. ## Procedures en richtlijnen voor beëindiging van dienstverband in Polen In Polen kan een dienstverband op vier manieren eindigen: 1. Door wederzijds akkoord, 2. Door een van beide partijen met opzegging, 3. Door een van beide partijen zonder opzegging, 4. Of wanneer de contracttermijn afloopt (voor proeftijd- of contracten voor bepaalde tijd). Ongeacht wie de beëindiging initieert, moet de verklaring schriftelijk zijn. Wanneer de werkgever de beëindiging initieert, moeten ze de werknemer informeren over hun recht om in beroep te gaan bij de Arbeidsrechtbank. Na het einde van het dienstverband moet de werkgever een Werkgeversverklaring verstrekken. Ze moeten de werknemer ook uitschrijven bij de Sociale Zekerheidsautoriteit (ZUS). De laatste betaling moet worden gedaan in de volgende reguliere betalingscyclus. ### Beëindiging door wederzijds akkoord Wanneer zowel de werkgever als de werknemer akkoord gaan om het dienstverband te beëindigen, kan een van beide partijen dit initiëren. Ontslagvergoeding is verplicht als de werkgever het contract beëindigt met opzegging of door wederzijds akkoord. ### Beëindiging met opzegging Werknemers kunnen te allen tijde met opzegging ontslag nemen, zonder een reden te hoeven geven. Werkgevers moeten echter geldige redenen opgeven voor het beëindigen van een contract voor onbepaalde tijd. Werkgevers kunnen niet betalen in plaats van opzegging. ### Beëindiging zonder opzegging Werkgevers kunnen de arbeidsovereenkomst zonder opzegging beëindigen als de werknemer schuldig is, bijvoorbeeld bij ernstig wangedrag, het plegen van een misdrijf bevestigd door een gerechtelijke uitspraak, of het verliezen van een vereiste werkvergunning door hun schuld. Werkgevers kunnen ook zonder opzegging beëindigen als de werknemer niet kan werken vanwege een ziekte die langer dan drie maanden duurt. Dit geldt alleen voor werknemers die minder dan zes maanden bij het bedrijf zijn. Werknemers kunnen zonder opzegging beëindigen als er sprake is van een ernstige schending van essentiële verplichtingen van de werkgever. Ook als de werkgever weigert hen over te plaatsen naar een andere functie wanneer hun huidige functie schadelijk blijkt te zijn voor hun gezondheid.

Bescherming tegen ontslag voor werknemers

Bepaalde categorieën werknemers zijn beschermd tegen ontslag met opzegging. Dit omvat degenen die:

1. Op vakantie, zwangerschaps-, ouderschaps- of onbetaald zorgverlof zijn;
2. Ziekteverlof hebben met een doktersverklaring;
3. Werknemers binnen vier jaar van hun pensioen;
4. Zwangere werknemers;
5. Vakbondsleden.

Ontslagvergoeding en recht

Ontslagregels zijn van toepassing op bedrijven met meer dan 20 werknemers. Werknemers hebben recht op een ontslagvergoeding als hun ontslag te wijten is aan bedrijfsredenen zoals reorganisatie of sluiting van de functie. De ontslagvergoeding hangt af van hoe lang ze bij het bedrijf waren. Werknemers hebben recht op:

1. Een maand salaris voor minder dan twee jaar dienst,
2. Twee maanden salaris voor twee tot acht jaar,
3. Drie maanden salaris voor meer dan acht jaar.

Bedrijven met minder dan 20 werknemers zijn niet verplicht om ontslagvergoeding te betalen.

Andere richtlijnen bij einde dienstverband

De opzegtermijn hangt af van het type contract en de duur van de dienst van de werknemer. Voor proefperiodecontracten variëren de opzegtermijnen van drie werkdagen tot twee weken. Voor contracten voor bepaalde en onbepaalde tijd variëren de opzegtermijnen van twee weken tot drie maanden. Tijdens de opzegtermijn in Polen ontvangen werknemers hun reguliere salaris. Ze kunnen worden gevraagd om wettelijk verlof op te nemen of krijgen tijd vrij om nieuw werk te zoeken. Werknemers die in de afgelopen 18 maanden minstens 365 dagen hebben gewerkt, komen in aanmerking voor werkloosheidsuitkeringen voor zes tot twaalf maanden. Dit kan echter afhankelijk zijn van lokale werkloosheidscijfers en andere criteria.

Veelgestelde vragen

Wat is de frequentie van loonbetaling in Polen? In Polen worden werknemers meestal eenmaal per maand betaald. De exacte betaaldatum wordt meestal vermeld in het arbeidscontract of het bedrijfsbeleid. Salarissen worden meestal betaald vóór de 10e van elke maand voor de voorgaande maand.

Hoeveel heb je nodig om comfortabel te leven in Polen? Om comfortabel te leven in Polen, heeft een alleenstaande persoon over het algemeen ongeveer 6.000-8.000 PLN per maand nodig. Dit hangt af van de stad. In grotere steden zoals Warschau of Krakau zijn de kosten hoger in vergelijking met kleinere steden. Dit bedrag dekt huur, voedsel, vervoer en enkele vrijetijdsactiviteiten.

Wat is de loonbelasting in Polen? In Polen omvatten loonbelastingen inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen. Het inkomstenbelastingtarief is 12% voor een jaarlijks inkomen tot 120.000 PLN, en 32% voor inkomen boven dit bedrag. Werknemers en werkgevers dragen ook bij aan de sociale zekerheid, die gezondheidszorg, pensioen en andere uitkeringen dekt.