Employer of Record (EOR) in Frankrijk – Uw complete gids voor internationaal werven

Het uitbreiden van uw bedrijf naar Frankrijk kan een opwindende kans zijn. Frankrijk beschikt over een grote economie, een geschoolde beroepsbevolking en toegang tot de Europese markt. Het aannemen van werknemers in Frankrijk betekent echter ook navigeren door complexe arbeidswetten, stevige administratieve taken en strenge nalevingsvereisten. Als u op zoek bent naar zonder het oprichten van een lokale entiteit in Frankrijk te werken, kan een Employer of Record (EOR) de ideale oplossing zijn. Deze uitgebreide gids legt uit wat een EOR is, waarom u er een zou gebruiken in Frankrijk, welke diensten een EOR in Frankrijk biedt, en hoe het u helpt te voldoen aan Franse regelgeving. We vergelijken ook het gebruik van een EOR met het opzetten van uw eigen entiteit, en bespreken hoe Rivermate’s EOR-dienst uw uitbreiding naar Frankrijk kan ondersteunen.

Wat is een Employer of Record (EOR)?

Een Employer of Record (EOR) is een organisatie van derden die wettelijk werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. In eenvoudigere termen wordt de EOR de officiële, juridische werkgever voor uw werknemer in een bepaald land, ook al werkt de werknemer voor uw bedrijf. De EOR verzorgt alle administratieve en wettelijke verantwoordelijkheden van tewerkstelling – zoals loonadministratie, belastingen en naleving van arbeidswetten – terwijl u de dagelijkse leiding hebt over de taken en projecten van de werknemer.

In de praktijk stelt het gebruik van een EOR bedrijven in staat om te werken in landen waar ze geen juridische bedrijfsentiteit hebben. Bijvoorbeeld, als uw bedrijf gevestigd is buiten Frankrijk maar u wilt een talentvolle professional in Frankrijk aannemen, kan een EOR die persoon namens u in dienst nemen. De werknemer wordt officieel lid van de lokale entiteit van de EOR in Frankrijk, maar werkt voor u en volgt uw aanwijzingen. Deze regeling stelt u in staat Franse talenten aan te trekken of te opereren op de Franse markt zonder de tijd en kosten van het opzetten van een Franse dochteronderneming. Het is een flexibele oplossing voor internationale uitbreiding, kortetermijnprojecten of remote hiring over de grens.

Waarom een Employer of Record in Frankrijk gebruiken?

Frankrijk is een aantrekkelijke locatie voor internationale bedrijfsuitbreiding – het heeft de zevende grootste economie ter wereld en een hoogopgeleide beroepsbevolking. Maar Frankrijk staat ook bekend om zijn ingewikkelde arbeidswetten en administratieve processen. Hier is waarom veel bedrijven ervoor kiezen om een Employer of Record in Frankrijk te gebruiken:

• Snelle markttoetreding: Het opzetten van een bedrijf in Frankrijk kan maandenlange papierwerk en administratieve hindernissen vereisen. Met een EOR kunt u al binnen dagen of weken starten met het aannemen van werknemers in Frankrijk, wat uw bedrijf een snellere route geeft om een aanwezigheid in de markt te vestigen.
• Naleving van complexe wetten: Het Franse arbeidsrecht is beroemd om zijn complexiteit en werknemersvriendelijkheid. Er zijn strikte regels omtrent werktijden, overwerk, contracten, ontslagen en meer. Een EOR die bekend is met Franse regelgeving zorgt dat u vanaf dag één 100% compliant blijft met alle lokale arbeidswetten.
• Kostenbesparing: Het oprichten van een lokale entiteit brengt aanzienlijke kosten met zich mee – juridische kosten, oprichtingskosten, het inhuren van lokale HR- en boekhoudmedewerkers, kantoorhuur, enz. In tegenstelling hiermee rekent een EOR een servicekosten om het werkgeverschap af te handelen. Dit kan kostenbesparender zijn voor bedrijven die slechts een paar werknemers in Frankrijk willen aannemen of de markt aan het testen zijn.
• Administratieve verlichting: Van registraties bij Franse autoriteiten tot het beheren van maandelijkse loonadministratie en belastingaangiften, is de administratieve last van internationaal werken zwaar. Een EOR verzorgt alle HR- administratie – het uitgeven van lokaal conforme contracten, het inschrijven van werknemers in het Franse socialezekerheidsstelsel, het betalen van nettosalarissen in euro’s, en het indienen van alle benodigde documenten – zodat uw team zich niet met deze buitenlandse HR-taken hoeft bezig te houden.
• Lokale expertise: Bij het gebruik van een EOR in Frankrijk krijgt u toegang tot lokale HR- en juridische experts. Ze begrijpen culturele nuances, taal en regelgeving ter plaatse (zoals collectieve arbeidsovereenkomsten of regionale vereisten). Deze expertise helpt fouten te voorkomen die een buitenlandse werkgever gemakkelijk zou maken door onbekendheid met Franse praktijken.
• Flexibiliteit en risicoreductie: Aanwerving via een EOR is ideaal voor flexibiliteit. Als uw project in Frankrijk kortdurend is of u onzeker bent over langetermijnuitbreiding, kunt u personeel gemakkelijker onboarden of offboarden zonder een heel bedrijf op te zetten of te sluiten. De EOR neemt ook veel van het juridische risico op zich dat verbonden is aan tewerkstelling (bijvoorbeeld het afhandelen van contract- of ontslaggeschillen volgens de wet), wat minder aansprakelijkheid voor uw bedrijf betekent.

Samenvattend laat een EOR in Frankrijk u focus houden op uw bedrijfsdoelen – of het nu gaat om het ontwikkelen van een nieuwe markt of het aantrekken van top talent – terwijl de EOR de zware logistiek van Franse tewerkstelling voor u regelt.

Wat doet een EOR in Frankrijk?

Een Employer of Record in Frankrijk biedt een reeks diensten om het aannemen en tewerkstellen soepel en compliant te maken. In wezen fungeert de EOR als de juridische werkgever in Frankrijk van uw werknemer en neemt alle bijbehorende taken op zich. Hier is een helder overzicht van wat een EOR in Frankrijk voor u en uw werknemer doet:

• Werven en onboarden van werknemers: De EOR neemt uw geselecteerde kandidaat officieel in dienst via haar lokale Franse entiteit. Ze bereiden alle benodigde arbeidsdocumenten voor (zoals wettelijk vereist in het Frans) en onboarden de werknemer volgens Franse regelgeving.
• Opstellen van conforme contracten: De EOR stelt het arbeidscontract op en tekent het met de werknemer. Dit contract voldoet aan het Franse arbeidsrecht en bevat alle verplichte voorwaarden – functie, salaris in euro’s, werktijden, proeftijd, voordelen, opzegtermijn, enzovoort. Als er een specifieke collectieve arbeidsovereenkomst van toepassing is op de functie of sector, wordt dat ook in het contract meegenomen.
• Loonadministratie: De EOR verzorgt het volledige loonproces. Dit omvat het berekenen van brut o naar netto salaris, het inhouden van de juiste inkomstenbelasting, en sociale bijdragen elke maand. Franse loonadministratie kan complex zijn met verschillende bijdragen voor gezondheidszorg, pensioen, werkloosheid en andere fondsen – de EOR zorgt dat deze correct worden berekend en betaald. Ze geven ook de maandelijkse loonstroken uit aan de werknemer volgens Franse eisen (gedetailleerd en in het Frans).
• Belastingen en sociale bijdragen: In Frankrijk moeten werkgevers zich registreren en talrijke socialezekerheidsbijdragen en belastingen betalen namens werknemers (voor gezondheidszorg, pensioen, werkloosheidsverzekering, enz.). De EOR regelt alle inhoudingen op salaris en de werkgeversbijdragen. Ze dienen verplichte aangiften in bij Franse autoriteiten (bijvoorbeeld URSSAF voor socialezekerheid) en zorgen dat alle betalingen tijdig plaatsvinden.
• Voordelenadministratie: Een Franse EOR brengt uw werknemer in aanmerking voor alle wettelijke benefitprogramma’s. Ze zorgen dat de werknemer geregistreerd wordt voor de publieke gezondheidszorg en pensioenregelingen. Ze kunnen ook aanvullende vergoedingen beheren die in Frankrijk gangbaar zijn, zoals verplichte private ziektekostenverzekeringen, maaltijdcheques, vervoerregelingen of andere voordelen die wettelijk of marktconform worden verwacht.
• Nalevingsbeheer: Wetten en regels veranderen, en een EOR volgt alle juridische updates in Frankrijk die uw werknemers kunnen beïnvloeden. Ze zorgen voor voortdurende naleving van zaken zoals aanpassingen in het minimumloon (het SMIC wordt regelmatig aangepast), arbeidstijden, gegevensbeschermingswetgeving voor werknemerinformatie, enzovoorts. De taak van de EOR is u te beschermen tegen onbedoelde inbreuken op arbeidsrecht.
• Verlof- en tijdbeheer: Frankrijk heeft royale verlofregelingen – vijf weken betaald verlof is standaard, naast feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof. De EOR volgt en beheert deze verlofperioden volgens de wettelijke vereisten. Ze berekenen vakantiegeld, zorgen dat de werknemer ten minste het minimum vakantiegeld opneemt, en regelen medische of zwangerschaps-/paternity leave-documentatie en betalingen volgens de Franse wet.
• Afhandelen van ontslagen of offboarding: Als de arbeidsovereenkomst geëindigd moet worden, begeleidt de EOR het ontslagproces volgens Franse arbeidswet. Frankrijk vereist specifieke procedures voor ontslag (zoals voorafgaande vergadering met werknemer, opzegtermijnen en formele brieven), en ontslagvergoeding is vaak verplicht bij bepaalde dienstjaren. De EOR zorgt dat alle stappen correct worden doorlopen, en verwerkt de laatste betalingen, vergoedingen en benodigde documenten bij het offboarden van een werknemer.
• Voortdurende HR-ondersteuning: Naast de bovenstaande taken biedt een EOR vaak HR-ondersteuning voor zowel de werkgever als de werknemer. Dit kan vragen over lokale wetgeving omvatten (bijvoorbeeld het uitleggen van loonstrook inhoudingen aan de werknemer), advies over best practices, of bemiddeling bij eventuele problemen. In essentie fungeert de EOR als de lokale HR-afdeling voor uw Franse teamlid.

Door al deze verantwoordelijkheden op zich te nemen, stelt een EOR in Frankrijk u in staat om werknemers in Frankrijk te in dienst nemen alsof u uw eigen lokale HR-, juridische en payroll-teams hebt – zonder die daadwerkelijk te hoeven opzetten. U kunt vertrouwen op correcte afhandeling achter de schermen terwijl u de werkzaamheden en projecten van de werknemer stuurt en integreert binnen uw bedrijf.

Juridische en nalevingsoverwegingen voor aanwerven in Frankrijk

Aannemen in Frankrijk vereist nauwkeurige naleving van de arbeidswetten en -regelingen van het land. Frankrijk heeft de reputatie van sterke werknemersbescherming en gedetailleerde arbeidsregels, daarom is compliance een topprioriteit. Hier zijn enkele belangrijke juridische en nalevingsaspecten bij het aannemen in Frankrijk (en hoe een EOR daarbij helpt):

• Frans arbeidsrecht: Arbeid in Frankrijk wordt voornamelijk gereguleerd door de French Labor Code (Code du Travail). Deze uitgebreide verzameling wetten behandelt alles, van werktijden en minimumloon tot ontslagprocedures en arbeidsrechten op de werkplek. Het wordt vaak aangepast en geïnterpreteerd door arbeidsrechtbanken, waardoor het complex is voor buitenstaanders. Een EOR zorgt dat alle arbeidsvoorwaarden voldoen aan de arbeidswetgeving – bijvoorbeeld door de juiste hoeveelheid vakantiedagen te garanderen en eerlijke werktijden te bieden.
• Werktijden en overwerk: De standaard werkweek in Frankrijk is 35 uur. Werknemers kunnen meer werken (tot een legaal maximum, vaak 40-48 uur met overwerk), maar er zijn strikte regels voor overwerkvergoedingen en rustperiodes. Extra uren worden meestal betaald met een overwerktoeslag (bijvoorbeeld +25% voor de eerste 8 overwerkuren, +50% voor de rest, volgens de wet indien geen andere overeenkomst is). Ook gelden regels over rustdagen; veel werknemers krijgen extra RTT-dagen (Réduction du Temps de Travail) als ze langer dan 35 uur werken om dat te compenseren. Een EOR zorgt dat de werktijden en vergoeding in overeenstemming zijn met deze limieten en wetten.
• Minimumloon en beloning: Frankrijk heeft een nationaal minimumloon genaamd het SMIC. Dit wordt regelmatig aangepast (meestal jaarlijks) – vanaf 2024 is het ongeveer €1.766 bruto per maand voor voltijds. Het is essentieel minstens het minimumloon te betalen of een hoger sectorieel loon indien van toepassing. Mogelijk bestaan er ook 13e maand-bonussen of andere gangbare loonpraktijken. Een Franse EOR houdt u correct afgestemd op alle loonregels en adviseert over concurrerend belonen.
• Verplichte voordelen en sociale bijdragen: Werkgevers in Frankrijk dragen bij aan diverse sociale voorzieningen. Dit omvat financiering van publieke gezondheidszorg, werkloosheidsverzekering, pensioenen, beroepsaansprakelijkheidsverzekering en gezinsvergoedingen. Deze bijdragen kunnen ongeveer 30-50% extra op brutoloon bedragen. Daarnaast moeten werkgevers bepaalde voordelen bieden, bijvoorbeeld een aanvullende ziektekostenverzekering (mutuelle) voor werknemers en het dekken van ten minste 50% van de kosten. Ook moeten zij deels reiskosten vergoeden (zoals 50% van het openbaar vervoer) en rekening houden met royale ziekteverlof- en ouderschapsregelingen. Navigeren door al deze vereisten is uitdagend, maar een EOR regelt dit door automatisch werknemers aan deze programma’s in te schrijven en de juiste bijdragen namens u te betalen.
• Werknemersbescherming en ontslagwetgeving: Franse werknemers genieten van sterke baanzekerheid. Ontslag vereist wettelijk vastgestelde processen, zoals een opzegtermijn (die afhankelijk is van dienstjaren en soms collectieve overeenkomsten) en een formele voorafgaande ontslagvergadering voor vaste werknemers. Onterecht of slecht afgehandeld ontslag kan leiden tot juridische procedures, en ontslagvergoedingen zijn verplicht voor werknemers met minstens 8 maanden dienst, tenzij er sprake is van ernstig verwijtbaar gedrag. Het is daarom cruciaal om ontslagprocedures zorgvuldig te volgen. Een EOR beheert ontslagprocedures volgens de Franse wet – met onderbouwing van de geldige reden, juiste opzegtermijn, berekening van ontslagvergoeding, en indien nodig het indienen van documenten zoals een ontslagcertificaat.
• Collectieve Arbeidsovereenkomsten: Veel sectoren in Frankrijk vallen onder Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO’s), bekend als “Conventions Collectives.” Dit zijn afspraken tussen vakbonden en werkgeversorganisaties die aanvullende arbeidsvoorwaarden vastleggen, zoals minimumlonen voor bepaalde functies, extra vakantiedagen, speciale toelagen of afwijkende opzegtermijnen. CAO’s zijn wettelijk bindend voor de betreffende sector. Een EOR controleert of de rol van uw werknemer onder een specifieke CAO valt en past die regels toe in contract en arbeidsvoorwaarden, ter volledige naleving van zowel nationale wetgeving als sectorale vereisten.
• Taal en documentatie: Franse wet (de “Toubon-wet”) vereist dat officiële arbeidsdocumenten zoals arbeidscontracten en loonstroken in Frans worden verstrekt. Als buitenlandse werkgever is het niet vloeiend in Franse juridische terminologie, kan dit een barrière vormen. EOR-diensten regelen dit naadloos door alle documenten in het Frans uit te geven (vaak met een Engelstalige kopie voor uw referentie), zodat er niets verloren gaat in vertaling. Ze bewaren ook alle verplichte werknemer dossiers en gegevens conform de wet.
• Gegevensbescherming: Frankrijk volgt strikt de GDPR-regels van de EU, dus het verwerken van werknemersgegevens (paspoortkopieën, contracten, enz.) moet zorgvuldig en veilig gebeuren. Een gerenommeerde EOR heeft systemen om persoonlijke gegevens te beschermen en te voldoen aan privacywetgeving bij payroll en HR-verwerking.

Al deze overwegingen illustreren waarom naleving in Frankrijk een uitdaging kan zijn. Met een Employer of Record outsourced u het nalevingsrisico aan experts die het Franse juridische landschap al kennen, en geeft u uzelf gemoedsrust bij het aannemen.

EOR vs. het oprichten van een lokale entiteit in Frankrijk

Moet u een EOR gebruiken of uw eigen bedrijf opzetten in Frankrijk? Dit is een belangrijke vraag voor uitbreidende bedrijven. De beste keuze hangt van uw situatie af, maar hier is een vergelijking tussen het gebruik van een Employer of Record en het opzetten van een eigen entiteit:

Factor	Gebruik van een EOR in Frankrijk	Eigen entiteit oprichten
Snelheid van aannemen	Erg snel – u kunt werknemers onboarden binnen dagen of weken omdat de EOR-entiteit al bestaat.	Traag – het oprichten kan enkele maanden duren, plus tijd voor registratie voor belastingen, socialezekerheid, en het openen van bankrekeningen voordat u kunt aannemen.
Investering vooraf	Laag – geen kosten voor bedrijfsoprichting. U betaalt een servicekosten per werknemer aan de EOR.	Hoog – kosten voor juridische oprichting, registratiekosten, het inhuren van accountants, juridisch advies, en mogelijk huur van kantoorruimte.
Naleving & administratie	EOR verzorgt alle naleving, payroll en administratie. Minimale papierwerk van uw kant; de EOR is verantwoordelijk voor de wettelijke updates.	U bent volledig verantwoordelijk voor naleving. U hebt in-house kennis of consultants nodig om payroll, contracten, belastingaangifte en HR te regelen volgens Franse wet.
Flexibiliteit	Hoog – gemakkelijk opschalen of afschalen. U kunt één of enkele werknemers aannemen zonder lange termijn verplichtingen. Bij marktuitgang kunt u de EOR-dienst voor die werknemers beëindigen.	Lager – het is beter geschikt voor langdurige, grootschalige operaties. Het sluiten van een eigen entiteit is net zo complex als het oprichten ervan, wat minder ideaal is voor slechts een paar hires of korte projecten.
Controle	Gemiddeld – De EOR is de juridische werkgever, dus u bent afhankelijk van een partner voor naleving. U geeft echter wel de dagelijkse leiding over de werknemers.	Hoog – U hebt volledige controle over alle aspecten van het bedrijf en de tewerkstelling, aangezien het uw eigen bedrijf is. Maar met controle komt de last van nalevingsbeheer.
Risico	Lager arbeidsrisico – De EOR neemt veel wettelijke aansprakelijkheden op zich (bijvoorbeeld