Employer of Record (EOR) in Frankrijk – Uw complete gids voor internationaal werven

Het uitbreiden van uw bedrijf naar Frankrijk kan een opwindende kans zijn. Frankrijk beschikt over een grote economie, een gekwalificeerd arbeidsbestand en toegang tot de Europese markt. Echter, het aannemen van werknemers in Frankrijk betekent ook navigeren door complexe arbeidswetten, zware administratieve taken en strikte nalevingsvereisten. Als u op zoek bent naar hiring in Frankrijk zonder een lokale entiteit op te zetten, kan een Employer of Record (EOR) de ideale oplossing zijn. Deze uitgebreide gids legt uit wat een EOR is, waarom u er een zou gebruiken in Frankrijk, welke diensten een EOR in Frankrijk biedt, en hoe het u helpt compliant te blijven met Franse regelgeving. We vergelijken ook het gebruik van een EOR versus het opzetten van uw eigen entiteit, en bespreken hoe Rivermate’s EOR-dienst uw uitbreiding naar Frankrijk kan ondersteunen.

Wat is een Employer of Record (EOR)?

Een Employer of Record (EOR) is een derde partij organisatie die wettelijk werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. In eenvoudigere bewoordingen wordt de EOR de officiële, juridische werkgever voor uw werknemer in een bepaald land, ook al werkt de werknemer voor uw bedrijf. De EOR regelt alle administratieve en juridische verantwoordelijkheden van tewerkstelling – zoals loonadministratie, belastingen en naleving van arbeidswetten – terwijl u de dagelijkse leiding over de taken en projecten van de werknemer behoudt.

In de praktijk stelt het gebruik van een EOR bedrijven in staat om te werken in landen waar zij geen juridische bedrijfsentiteit hebben. Bijvoorbeeld, als uw bedrijf buiten Frankrijk is gevestigd maar u een getalenteerde professional in Frankrijk wilt aannemen, kan een EOR die persoon namens u in dienst nemen. De werknemer wordt officieel lid van de lokale entiteit van de EOR in Frankrijk, maar werkt voor u en volgt uw instructies. Deze regeling stelt u in staat Franse talenten aan te trekken of te opereren op de Franse markt zonder de tijd en kosten van het opzetten van een Franse dochteronderneming. Het is een flexibele oplossing voor internationale uitbreiding, korte termijn projecten of remote hiring over grenzen heen.

Waarom een Employer of Record in Frankrijk gebruiken?

Frankrijk is een aantrekkelijke locatie voor internationale bedrijfsuitbreiding – het heeft de 7e grootste economie ter wereld en een hoogopgeleid arbeidsbestand. Maar Frankrijk staat ook bekend om zijn ingewikkelde arbeidswetten en administratieve processen. Hierom kiezen veel bedrijven ervoor om een Employer of Record in Frankrijk te gebruiken:

• Snelle Markttoetreding: Het opzetten van een bedrijf in Frankrijk kan maanden duren door papierwerk en administratieve hindernissen. Met een EOR kunt u binnen dagen of weken beginnen met hiring in Frankrijk, waardoor uw bedrijf sneller een aanwezigheid op de markt kan vestigen.
• Naleving van complexe wetten: Franse arbeidswetgeving is berucht om zijn complexiteit en employee-friendly karakter. Er zijn strikte regels over werktijden, overwerk, contracten, ontslag en meer. Een EOR die bekend is met Franse regelgeving zorgt dat u vanaf dag één 100% compliant blijft met alle lokale arbeidswetten.
• Kostenbesparing: Het oprichten van een lokale entiteit brengt aanzienlijke kosten met zich mee – juridische kosten, oprichtingskosten, het aannemen van lokaal HR- en accountingpersoneel, kantoorhuur, enzovoort. Een EOR rekent een servicekosten voor het afhandelen van de tewerkstelling. Dit kan kosteneffectiever zijn voor bedrijven die slechts een paar werknemers willen aannemen in Frankrijk of de markt willen testen.
• Administratieve verlichting: Van registratie bij Franse autoriteiten tot het beheren van maandelijkse loonadministratie en belastingaangiften, de administratieve last van internationaal aannemen is zwaar. Een EOR verzorgt alle HR-administratie – het uitgeven van lokaal conforme contracten, het inschrijven van werknemers in het Franse socialezekerheidsstelsel, het betalen van nettolonen in euro’s en het indienen van alle benodigde documenten – zodat uw team deze buitenlandse HR-taken niet hoeft te regelen.
• Lokale expertise: Bij gebruik van een EOR in Frankrijk krijgt u toegang tot lokale HR- en juridische experts. Zij begrijpen culturele nuances, taal en regelgeving op de werkvloer (zoals collectieve arbeidsovereenkomsten of regionale vereisten). Deze expertise helpt om fouten te voorkomen die een buitenlandse werkgever gemakkelijk zou maken door onbekendheid met Franse praktijken.
• Flexibiliteit en risicoreductie: Aannemen via een EOR is ideaal voor flexibiliteit. Als uw project in Frankrijk kortlopend is of u niet zeker bent over lange termijn uitbreiding, kunt u personeel makkelijker onboarden of offboarden zonder een hele entiteit te openen of te sluiten. De EOR neemt ook veel van het juridische risico op zich dat gepaard gaat met tewerkstelling (bijvoorbeeld het afhandelen van contract- of ontslagkwesties in overeenstemming met de wet), wat minder aansprakelijkheid voor uw bedrijf betekent.

Samengevat stelt een EOR in Frankrijk u in staat om te focussen op uw bedrijfsdoelen – of het nu gaat om het ontwikkelen van een nieuwe markt of het aantrekken van top talent – terwijl de EOR de zware logistiek van Franse arbeidswetgeving afhandelt.

Wat doet een EOR in Frankrijk?

Een Employer of Record in Frankrijk biedt een scala aan diensten om het aannemen en in dienst nemen soepel en compliant te laten verlopen. In wezen fungeert de EOR als de juridische werkgever in Frankrijk voor uw werknemer en neemt alle bijbehorende taken op zich. Hier is een overzicht van wat een EOR in Frankrijk voor u en uw werknemer doet:

• Werknemers aannemen en onboarden: De EOR zal uw geselecteerde kandidaat formeel in dienst nemen via haar lokale Franse entiteit. Ze bereiden alle benodigde arbeidsdocumenten (in het Frans, zoals wettelijk vereist) voor en onboarden de werknemer volgens Franse regelgeving.
• Opstellen van conforme contracten: De EOR stelt het arbeidscontract op en ondertekent dat met de werknemer. Dit contract is in overeenstemming met het Franse arbeidsrecht en bevat alle vereiste voorwaarden – functie, salaris in euro’s, werktijden, proeftijd, voordelen, opzegtermijn, enzovoort. Als er een specifieke collectieve arbeidsovereenkomst van toepassing is op de functie of sector, wordt dat ook in het contract verwerkt.
• Loonadministratie: De EOR verzorgt het volledige loonproces. Dit omvat het berekenen van het brutoloon naar nettoloon, het inhouden van de juiste inkomstenbelasting en het aftrekken van sociale bijdragen elke maand. Franse loonadministratie kan complex zijn door verschillende bijdragen voor gezondheid, pensioen, werkloosheid en andere fondsen – de EOR zorgt dat deze correct worden berekend en betaald. Ze verstrekken ook de maandelijkse loonstrook volgens Franse eisen (gedetailleerd en in het Frans).
• Belastingen en sociale bijdragen: In Frankrijk moeten werkgevers zich registreren en diverse socialezekerheidsbijdragen en belastingen betalen namens werknemers (voor gezondheidszorg, pensioen, werkloosheidsverzekering, enzovoort). De EOR regelt alle verplichte inhoudingen op het salaris van de werknemer en de bijdragen van de werkgever. Ze dienen de verplichte aangiften in bij Franse autoriteiten (bijvoorbeeld URSSAF voor sociale zekerheid) en zorgen dat alle betalingen op tijd worden gedaan.
• Voordelenbeheer: Een Franse EOR zal uw werknemer inschrijven in alle wettelijke voordelen. Bijvoorbeeld, ze zorgen dat de werknemer geregistreerd wordt voor de publieke gezondheidszorg en pensioenregelingen. Ze kunnen ook aanvullende voordelen beheren die gangbaar zijn in Frankrijk, zoals verplichte private ziektekostenverzekering (mutuelle), maaltijdcheques, vervoersvergoedingen of andere voordelen die wettelijk of marktconform worden verwacht.
• Nalevingsbeheer: Wetten en regelgeving kunnen veranderen, en een EOR houdt alle juridische updates in Frankrijk bij die uw werknemers kunnen beïnvloeden. Ze zorgen voor voortdurende naleving van zaken zoals het aanpassen van het minimumloon (het SMIC wordt regelmatig bijgewerkt), werktijdregelingen, gegevensbescherming en meer. De taak van de EOR is u te beschermen tegen onbedoeld schenden van arbeidswetten.
• Verlof- en tijdbeheer: Frankrijk kent royale verlofregelingen – vijf weken betaalde vakantie is standaard, naast feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof. De EOR volgt en beheert deze verlofregelingen volgens de wettelijke vereisten. Ze berekenen bijvoorbeeld vakantiegeld, zorgen dat de werknemer minimaal het wettelijk verplichte aantal vakantiedagen opneemt, en regelen medische of zwangerschapsverlofdocumentatie en betaling.
• Afhandeling van ontslag of offboarding: Als de tewerkstelling eindigt, begeleidt en verzorgt de EOR het ontslagproces in overeenstemming met het Franse arbeidsrecht. Frankrijk vereist specifieke procedures voor ontslag (zoals een voorafgaand gesprek, opzegtermijnen en formele brieven), en ontslagvergoeding is vaak verplicht voor werknemers met een bepaalde anciënniteit. De EOR zorgt dat alle stappen correct worden gevolgd en regelt de laatste betalingen, vergoedingen en benodigde documenten bij offboarding.
• Doorlopende HR-ondersteuning: Naast bovenstaande biedt een EOR vaak HR-ondersteuning voor zowel werkgever als werknemer. Dit kan vragen over lokale wetgeving omvatten (bijvoorbeeld uitleg over loonstrookinhoudingen), advies over best practices of bemiddeling bij problemen. In wezen fungeert de EOR als de lokale HR-afdeling voor uw Franse teamlid.

Door al deze verantwoordelijkheden te dekken, stelt een EOR in Frankrijk u in staat om mensen te employmenten alsof u uw eigen lokale HR-, juridische en loonadministratieteams hebt – maar zonder die daadwerkelijk op te zetten. U kunt erop vertrouwen dat alles correct wordt afgehandeld terwijl u de werkzaamheden van de werknemer aanstuurt en hem integreert in uw bedrijfsprojecten en cultuur.

Juridische en nalevingsaspecten bij hiring in Frankrijk

Aannemen in Frankrijk vereist nauwkeurige naleving van de arbeidswetten en regelgeving van het land. Frankrijk staat bekend om haar sterke bescherming van werknemers en gedetailleerde arbeidsregels, daarom is naleving een topprioriteit. Hier zijn enkele belangrijke juridische en nalevingsaspecten bij hiring in Frankrijk (en hoe een EOR daarbij helpt):

• Frans Arbeidswetboek: Tewerkstelling in Frankrijk wordt primair gereguleerd door het Frans Arbeidswetboek (Code du Travail). Deze uitgebreide set wetten behandelt alles van werktijden en minimumloon tot ontslagprocedures en arbeidsrechten. Het wordt vaak aangepast en geïnterpreteerd door arbeidsrechtbanken, wat het complex maakt voor buitenstaanders. Een EOR zorgt dat alle arbeidsvoorwaarden voldoen aan het Arbeidswetboek – bijvoorbeeld door het bieden van de juiste hoeveelheid jaarlijkse vakantie en het garanderen van eerlijke werktijden.
• Werktijden en overwerk: De standaard werkweek in Frankrijk is 35 uur. Hoewel werknemers meer kunnen werken (tot een wettelijk maximum, vaak 40-48 uur met overwerk), zijn er strikte regels over overwerkvergoedingen en rusttijden. Extra uren worden meestal betaald met een overwerktoeslag (bijvoorbeeld +25% voor de eerste 8 overuren, +50% daarboven, volgens de wet indien geen andere overeenkomst). Ook zijn er regels over rustdagen; veel werknemers krijgen extra RTT-dagen (Réduction du Temps de Travail) als ze meer dan 35 uur werken om dat te compenseren met vrije tijd. Een EOR zorgt dat het schema en de vergoeding van uw werknemer voldoen aan deze uur- en overwerkregels.
• Minimumloon en vergoeding: Frankrijk heeft een nationaal minimumloon, het SMIC. Dit wordt regelmatig aangepast (meestal jaarlijks) – in 2024 is dat ongeveer €1.766 bruto per maand voor fulltime. Het is essentieel dat u minstens het minimumloon betaalt of het hogere sectorale loon indien van toepassing. Soms zijn er ook 13e maand bonussen of andere gangbare loonpraktijken. Een Franse EOR houdt u op de hoogte van alle loonwetgeving en adviseert over concurrerende beloning om talent aan te trekken en aan de wettelijke minimums te voldoen.
• Verplichte voordelen en sociale bijdragen: Werkgevers in Frankrijk moeten bijdragen aan diverse sociale zekerheidsregelingen. Dit omvat financiering van de publieke gezondheidszorg, werkloosheidsverzekering, pensioenen, bedrijfsongevallenverzekering en gezinsuitkeringen. Deze bijdragen kunnen ongeveer 30-50% bovenop het brutoloon bedragen. Daarnaast moeten werkgevers bepaalde voordelen bieden: bijvoorbeeld, het aanbieden van een aanvullende ziektekostenverzekering (mutuelle) is verplicht, en meestal moet de werkgever minstens 50% van de kosten dekken. Werkgevers moeten ook deels de reiskosten vergoeden (bijvoorbeeld 50% van het openbaar vervoer) en voldoen aan royale ziekte- en ouderschapsverlofregelingen. Het navigeren door al deze vereisten is uitdagend, maar een EOR regelt dit door werknemers automatisch in te schrijven in alle benodigde programma’s en de juiste bijdragen te betalen.
• Werknemersbescherming en ontslagwetgeving: Franse werknemers genieten van sterke jobzekerheid. Als u een werknemer moet ontslaan, zijn er wettelijk vastgestelde procedures. Bijvoorbeeld, een opzegtermijn is vereist (duur hangt af van de anciënniteit en soms collectieve overeenkomsten), en een formeel voorontslaggesprek moet worden gehouden voor vaste werknemers voordat ontslag plaatsvindt. Ongegrond of onjuist afgehandeld ontslag kan leiden tot juridische procedures, en ontslagvergoeding is verplicht voor werknemers met minstens 8 maanden dienst (behalve bij ernstig wangedrag). Gezien deze strikte regels is het cruciaal om ontslag zorgvuldig te regelen. Een EOR in Frankrijk beheert elk ontslag volgens de wet – zorgt dat er een geldige reden is, dat de juiste opzegtermijn wordt gehanteerd, dat de ontslagvergoeding correct wordt berekend en dat alle documenten (zoals een ontslagbrief of arbeidsattest) worden afgehandeld.
• Collectieve arbeidsovereenkomsten: Veel sectoren in Frankrijk vallen onder Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO’s), bekend als “Conventions Collectives.” Dit zijn overeenkomsten onderhandeld door vakbonden en werkgeversorganisaties die aanvullende arbeidsvoorwaarden vastleggen voor die sector of branche. Een CAO kan bepalingen bevatten over minimumsalarissen, extra vakantiedagen, speciale toelagen of afwijkende opzegtermijnen. Het is wettelijk bindend voor bedrijven in die sectoren. Een EOR weet of de rol van uw werknemer onder een specifieke CAO valt en past die regels toe op het contract en de arbeidsvoorwaarden, zodat volledige naleving van zowel nationale wetgeving als sectorale afspraken gewaarborgd is.
• Taal en documentatie: Franse wetgeving (de “Toubon-wet”) vereist dat officiële arbeidsdocumenten zoals arbeidscontracten en loonstroken in Frans worden verstrekt. Als u als buitenlandse werkgever niet vloeiend bent in Franse juridische terminologie, kan dat een barrière vormen. EOR-diensten regelen dit naadloos door alle documenten in het Frans uit te geven (vaak met een Engelse kopie voor uw referentie), zodat er niets verloren gaat in vertaling. Ze bewaren ook alle verplichte werknemersdossiers en -bestanden volgens de lokale wet.
• Gegevensbescherming: Frankrijk volgt strikt de GDPR-regels van de EU, dus het verwerken van werknemersgegevens (paspoortkopieën, contracten, enz.) moet zorgvuldig en veilig gebeuren. Een gerenommeerde EOR beschikt over systemen om persoonlijke gegevens te beschermen en te voldoen aan privacywetgeving bij het verwerken van loon- en HR-informatie.

Al deze overwegingen tonen waarom naleving in Frankrijk complex kan zijn. Met een Employer of Record outsource u het nalevingsrisico aan experts die de Franse juridische omgeving al kennen, en geeft u uzelf gemoedsrust bij het aannemen.

EOR versus het opzetten van een lokale entiteit in Frankrijk

Moet u een EOR gebruiken of uw eigen bedrijf opzetten in Frankrijk? Dit is een belangrijke vraag voor uitbreidende bedrijven. De beste keuze hangt af van uw situatie, maar hier is een vergelijking tussen het gebruik van een Employer of Record en het oprichten van een lokale entiteit:

Factor	Gebruik van een EOR in Frankrijk	Eigen entiteit oprichten
Snelheid van hiring	Zeer snel – u kunt werknemers onboarden binnen dagen of weken, aangezien de EOR-structuur al bestaat.	Langzaam – oprichting kan maanden duren, plus tijd voor registratie bij belasting- en socialezekerheidsinstanties en het openen van bankrekeningen voordat u kunt aannemen.
Vooruitbetalingskosten	Laag – geen investering in bedrijfsoprichting. U betaalt een servicekosten per werknemer aan de EOR.	Hoog – kosten voor juridische oprichting, registratiekosten, het inhuren van accountants, juridisch advies en mogelijk kantoorruimte.
Naleving & administratie	EOR regelt alle naleving, loonadministratie en administratie. Minimale papierwerk van uw kant; de EOR is verantwoordelijk voor het bijhouden van de actuele wetgeving.	U bent volledig verantwoordelijk voor naleving. Vereist interne kennis of consultants voor loonadministratie, contracten, belastingaangiften en HR volgens Franse wet.
Flexibiliteit	Hoog – gemakkelijk op- of afschalen. U kunt één of enkele werknemers aannemen zonder lange termijn verplichtingen. Bij marktuitstap eenvoudig de EOR-dienst beëindigen voor die werknemers.	Lager – beter geschikt voor langdurige, grootschalige operaties. Het sluiten van een entiteit is net zo complex als het opzetten ervan, wat minder ideaal is voor slechts enkele hires of korte projecten.
Controle	Matig – De EOR is de juridische werkgever, dus u bent afhankelijk van een partner voor naleving. U blijft wel de dagelijkse leiding over het werk van de werknemer.	Hoog – U hebt volledige controle over alle aspecten van de bedrijfsvoering en tewerkstelling, omdat het uw eigen bedrijf is. Maar met controle komt de last van nalevingsbeheer.
Risico	Lager – De EOR neemt veel juridische aansprakelijkheden op zich (bijvoorbeeld bij geschillen of audits). Dit beschermt uw bedrijf tegen directe juridische risico’s.	Hoger – Uw bedrijf draagt alle risico’s van werkgever zijn. Fouten in Franse arbeidsnaleving kunnen leiden tot boetes of juridische procedures tegen uw