Wat wereldwijde bedrijven moeten begrijpen over loonadministratie in Rusland

Russia is het grootste land en behoort tot de toonaangevende landen in olie-, gas- en staalproductie. Het herbergt ook veel hoogopgeleide werknemers, die door veel buitenlandse werkgevers als een perfecte match voor hun bedrijf worden gezien.

De arbeidskrachten in Rusland zijn zeer-goed opgeleid. Tertiaire opleiding wordt zeer gewaardeerd in Rusland, en het is gemakkelijk om hooggekwalificeerde werknemers te vinden in de sectoren IT, Geneeskunde en Onderwijs. Over het algemeen biedt de Russische arbeidsmarkt geweldige kansen voor buitenlandse werkgevers.

Echter, het aannemen van mensen in Rusland vereist meestal het registreren van een bedrijf en het opzetten van een entiteit daar, tenzij je gebruikmaakt van een Employer of Record (EOR). In beide gevallen is er ook de complexiteit van het loonsysteem.

Laten we alle aspecten van payroll in Rusland bespreken, zodat je weet aan welke verplichtingen je moet voldoen bij het aannemen van Russische werknemers voor jouw bedrijf.

Employment Essentials in Rusland

Om iemand uit Rusland aan te nemen, moet je een aanwezigheid in het land vestigen, wat verplicht is om werknemers legaal in dienst te nemen. Het alternatief is het inhuren van een Employer of Record (EOR) die al een gevestigde aanwezigheid in het land heeft.

Arbeidsovereenkomsten

Het Russische arbeidsrecht vereist een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Deze worden standaard als onbepaalde tijd beschouwd. Je moet expliciet de duur van het contract aangeven als je iemand tijdelijk wilt aannemen.

Om een geldig arbeidsovereenkomst in Rusland te hebben, moet het contract de identificatie van beide partijen bevatten, de aard van het werk, functietitel, taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast moet het contract de start- en einddatum, het basissalaris, werkplek en werktijden vermelden.

Het contract moet ook arbeidsomstandigheden beschrijven, inclusief risico’s gerelateerd aan het werk, en de volgende vergoeding aangeven. Vergeet niet om sociale zekerheidsbijdragen te vermelden.

Proeftijd in Rusland

Het is gebruikelijk in Rusland dat bedrijven een proefperiode hebben, hoewel deze vaak worden vastgesteld via collectieve arbeidsovereenkomsten. Voor lagere functies duurt de proefperiode meestal drie maanden, maar voor directeuren en senior managers kan deze oplopen tot zes maanden.

Werkuren en overwerk

De standaard werkuren in Rusland bedragen 40 uur, of 8 uur per dag. Het Russische arbeidsrecht staat overwerk toe, maar beperkt dit tot 4 uur in twee achtereenvolgende dagen. Het overwerk is capped op 120 uur per jaar.

Werknemers die overwerken kunnen rekenen op een vergoeding tot 150% van het normale uurtarief. Deze vergoeding geldt voor de eerste twee uur en kan oplopen tot 200% voor de daaropvolgende uren. Werknemers kunnen ook vragen om vrije tijd in plaats van extra betaling. Vrije tijd mag echter niet minder zijn dan de tijd die zij al overwerkten.

Overwerk kan ook onder collectieve arbeidsovereenkomsten vallen.

Minimumloon in Rusland

Het Arbeidswetboek in Rusland bepaalt dat het salaris van een werknemer die zijn vereiste aantal werkuren per maand heeft voltooid en zijn werkdoelen heeft geëffectueerd, niet lager mag zijn dan het minimum maandsalaris, ongeacht het loonysteem van het bedrijf.

Vanaf 1 januari 2023 heeft Rusland het federaal minimum maandsalaris vastgesteld op RUB 16.242. Dit was gebaseerd op het mediane salaris in plaats van het minimumlevensonderhoudsniveau. Het kan ook variëren tussen federale districten.

Russische werknemers hebben geen recht op bonusbetalingen of 13e maandse bonussen.

Data van Payroll

Het salaris van de werknemer moet altijd in het contract worden opgenomen. Het salaris wordt normaal gesproken vastgesteld via de arbeidsovereenkomst.

Het Russische arbeidsrecht vereist dat bedrijven salarissen twee keer per maand uitbetalen. De werknemers worden twee keer per maand betaald: aan het einde van de eerste helft van de maand (meestal op de 15e dag) en aan het einde van de maand (meestal op de 30e dag).

De Arbeidswet stelt niet streng eisen aan de datums wanneer werkgevers het salaris moeten overmaken. De meeste bedrijven betalen het salaris op of na de 15e dag van de maand. Werkgevers hebben ook het recht te beslissen wanneer de werkdagen beginnen en eindigen, en deze moeten worden gedocumenteerd in het interne beleid van het bedrijf.

Wanneer de payrolldatum op een feestdag of rustdag valt, moet het salaris de dag ervoor worden uitbetaald. De standaard munteenheid voor betalingen is de Russische roebel.

Volgens de Federal Tax Service kunnen werkgevers, indien de taken en verplichtingen van werknemers buiten het land plaatsvinden, hun werknemers ook in vreemde valuta betalen.

Het fiscale jaar in Rusland begint op 1 januari en loopt tot 31 december. Bedrijven gebruiken deze periode voor financiële en fiscale rapportages.

Belasting op arbeid in Rusland

Bedrijven en werkgevers die belastingplichtigen zijn, moeten de werkgeverstak en de inhoudingsplichtige bepalen, inhouden en aan de staat afdragen via de belastingwet.

Gemiddeld kunnen werkgevers rekenen op ongeveer 30% werkgeversbelasting. Het staatspensioenfonds vereist dat werkgevers tot 22% bovenop het salaris betalen. Dit geldt voor een salaris tot RUB 1.465.000 per jaar, en er is een additionele belasting van 10% berekend over het bedrag dat daarboven ligt.

De belastingbijdragen per werknemer bedragen doorgaans ongeveer 7,8% bovenop het salaris van de werknemer.

Dit omvat medische, pensioen- en socialezekerheidsverzekering voor alle werknemers. Het dekt ook ongevallenverzekering en een eenmalige vergoeding voor het verwerken van de arbeidsovereenkomst. Werknemers hoeven niet aan soortgelijke vereisten te voldoen, aangezien dit door de werkgever wordt geregeld.

Individuen in Rusland zijn onderworpen aan de individuele belastingheffing. Dit hangt af van het inkomen van de persoon en verdeelt hen in twee categorieën:

1. Het 13% belastingtarief voor diegenen die verdienen tussen 0 en 5 miljoen Russische roebels

2. Het 15% belastingtarief voor degenen die meer dan dat verdienen.

Belastingregels moeten minimaal vijf jaar worden bewaard, en werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om gegevens van hun werknemers bij te houden, inclusief salaris- en gewerkte urenadministraties.

Pensioenregelingen in Rusland

Zodra je werknemers aan alle voorwaarden voor pensioen voldoen, kunnen zij een bruto pensioen verwachten van ongeveer 19.000 RUB.

Vakantie- en verlofrechten in Rusland

Alle fulltime werknemers in Rusland kunnen rekenen op 28 dagen jaarlijks verlof. Deze 28 dagen omvatten feestdagen in Rusland. Deze omvatten 5 dagen rond Nieuwjaarsdag, twee dagen voor het orthodoxe kerstfeest en zes andere dagen voor nationale feestdagen.

Betaald jaarlijks verlof moet minimaal 14 aaneengesloten dagen bevatten. Werknemers kunnen ook rekenen op vakantiegeld, dat drie dagen voor het verlof moet worden uitbetaald. Of ze kunnen ongebruikte dagen meenemen naar het volgende jaar.

Ziekteverlof

Werknemers in Rusland hebben recht op ziekteverlof in geval van ziekte of blessure. In dit geval is de werkgever slechts verantwoordelijk voor het compenseren van de eerste drie dagen van ziekteverlof. Het Social Security Fund betaalt voor de vierde dag en verdergaande ziekteverlofdagen.

De ziekteverlofbetaal hangt af van hoe lang de werknemer binnen het sociale zekerheidsstelsel is gedekt. In gevallen waar de werknemer minder dan zes maanden gedekt is, krijgt hij het minimumloon. Als de werknemer meer dan acht jaar gedekt is, heeft hij recht op 100% van zijn gemiddelde inkomsten.

Deze berekening geldt voor de eerste 10 dagen ziekteverlof. Na tien dagen wordt de betaling gehalveerd. De vergoeding mag niet meer bedragen dan 2.301 RUB per dag.

Zwangerschapsverlof

Een moeder heeft recht op 140 dagen verlof na de bevalling. Dat wil zeggen, 70 dagen voor de bevalling en nog eens 70 dagen erna. Als de moeder bijtjes krijgt, krijgt ze nog eens 70 dagen extra verlof, voor een totaal van 210 dagen.

Zwangerschaps- en kinderopvangverlofvergoedingen worden verstrekt als een verzekeringsuitkering en worden betaald uit de sociale zekerheid. De zwangerschapsverloftoeslag is capped op 340.795 RUB voor 140 dagen, maar wordt individueel berekend op basis van het gemiddelde dagloon.

Nieuwe moeders kunnen hun zwangerschapsverlof verlengen tot het kind drie jaar oud is. De werkgever is niet wettelijk verplicht de medewerker door te betalen tijdens zwangerschapsverlof. Wel moet hij de functie openhouden voor de werknemer gedurende de ziekte.

Ontslag

Werkgevers mogen een werknemer voor onbepaalde tijd alleen om wettelijk erkende redenen ontslaan. Veel wettelijk toegestane redenen zijn niet werknemer-specifiek, zoals ontslag wegens bedrijfsreorganisatie of personeelsvermindering.

Andere redenen voor ontslag zijn specifiek voor de werknemer, zoals het niet kunnen uitvoeren van het werk of het plegen van ernstig wangedrag.

Aanstellen op basis van ontslag op initiatief van de werkgever zonder geldige reden is strikt verboden in Rusland; ontslag moet gebaseerd zijn op een gegronde oorzaak. Dit kan een wederzijdse overeenkomst, vrijwillig ontslag door de werknemer, of het verlopen van het contract zijn.

De opzegtermijn hangt af van de reden voor ontslag. In de meeste gevallen is geen opzegtermijn vereist, maar bij liquidatie krijgt de werknemer twee maanden opzegtermijn. Bij beëindiging wegens herstructurering, contractverval, of ongeschikte proefperiode, heeft de werknemer recht op een opzegging van drie dagen.

Werknemers hebben ook recht op ontslagvergoeding, die gemiddeld gelijk is aan één maand salaris.

Werkgevaarverzekering

Werkgevers in Rusland zijn verplicht om verplichte werkgeversverzekering voor werkrisico’s te betalen, beheerd door het staats socialezekerheidsfonds. Ze moeten ook bijdragen aan sociale zekerheidsbijdragen.

De tarieven voor deze bijdragen variëren van 0,2% tot 8,5%, afhankelijk van het type werk. 0,2% wordt vooral toegepast op kantoorwerkers.

FAQ’s

Wat is het salaris systeem in Rusland?

In Rusland krijgen de meeste mensen een vast bedrag per maand, of een salaris. Ze kunnen ook extra krijgen voor overwerk of bonussen voor kwalitatief hoogstaand werk. Belasting wordt automatisch ingehouden op hun salaris.

Wat is het minimumloon in Rusland in US dollars?

Het minimumloon in Rusland bedraagt momenteel ongeveer $229 per maand bij het schrijven van deze tekst. De exacte waarde in US dollars hangt af van de wisselkoers.

Is wonen in Rusland duur?

Wonen in Rusland kan prijzig zijn in grote steden zoals Moskou, maar is veel goedkoper in kleinere steden. Dingen als huur en geïmporteerde goederen kunnen duur zijn, maar dagelijkse benodigdheden en openbaar vervoer zijn meestal betaalbaar. De kosten van levensonderhoud variëren sterk binnen het land.