Wat is loonstroombewaking?

Loonstroombewaking is een geïntegreerde lijst van werknemers in een bedrijf, het bedrag aan betaling dat deze werknemers per loonperiode ontvangen, en het totale bedrag aan betaling dat het bedrijf aan zijn werknemers betaalt. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een organisatiebeleid voor beloning, dat flexibele voordelen en verlofopzoleg policies omvat. In de bedrijfswereld gaan loonstroombewaking en compliance hand in hand. Als de wetten betreffende loonstroombewaking niet worden nageleefd, kan dit ertoe leiden dat het bedrijf juridische beschuldigingen krijgt.

Waarom is compliance essentieel?

Compliance en gehoorzaamheid zijn belangrijk bij multinationale bedrijven, waarvan afdelingen zoals Human Resources ongeveer 36 uur per week besteden aan compliance-gerelateerde activiteiten. Dit omvat het navigeren door regelgevingswijzigingen om ervoor te zorgen dat de bedrijfspolitiek up-to-date blijft. Een specifiek gebied van wereldwijde loonstroombewaking dat bijzonder cruciaal is, is de privacy en beveiliging van werknemersgegevens. De vitaliteit van dit onderdeel in wereldwijde loonstroombewaking is een bijproduct van de General Data Protection Regulations (GDPR) van de Europese Unie, die pas in mei 2018 van kracht werden en veranderingen in loonstroombewachingswetgeving teweegbrachten.

Het moet worden opgemerkt dat deze wetgeving alleen van invloed is op organisaties met werknemers in de Europese Unie. Niet-naleving kan bedrijven doen worden geconfronteerd met boetes zoals vastgelegd in wetten over loonstroombeeindigingsfouten. Bedrijven die worden geoordeeld om onjuist en onwettelijk opgeslagen en verwerkt werknemersinformatie kunnen boetes krijgen tot 20 miljoen euro of vier procent van de jaarlijkse omzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

Teams binnen de Human Resources afdeling, belast met loonstroombewaking en wettelijke compliance, krijgen de taak toegewezen gevoelige werknemersgegevens te beheren en verwerken, waaronder namen, adressen, salarisniveaus, belastingcodes, bankrekeningnummers en arbeidscontractstatussen. De werknemers in deze teams moeten alert blijven, omdat zij de toekomst van het bedrijf in handen hebben. Een fout kan hun hele organisatie doen neerstorten. Het is hun taak om zowel de werknemers als de organisaties die ze dienen te beschermen door nauwkeurig en tijdig rapportages over loonstroombewaking te verzorgen.

Het verwerken van loonstroombewaking is een essentieel onderdeel van human capital management. Sommigen noemen dit de levensader van elke succesvolle organisatie. Loonstroombewaking wordt nog uitdagender wanneer juridische entiteiten in meerdere staten worden betrokken, elk met eigen belastingregels en -voorschriften. Wanneer het bedrijf groeit en loonstroombewaking op mondiale schaal wordt beheerd, wordt dat een hogere uitdaging. Zodra dit het geval is, huren bedrijven een gecertificeerde loonstroombewakingsexpert in om de taken met betrekking tot loonstroombewaking te regelen.

Het primaire probleem bij het nauwkeurig beheren van loonstroombewaking ligt in compliance. Elke land heeft zijn eigen economische omstandigheden, valuta’s en wetten over de vergoeding van werknemers. Compliance vereist dat bedrijven hun loonstroombewaking zo beheren dat werknemers adequaat worden betaald en betrokken blijven bij hun werk, en dat ze voldoen aan verschillende nationale en internationale uitdagingen van loonstroombewaking. Nauwkeurige Global Payroll Management heeft talloze overwegingen, maar hier volgt een samenvatting in drie aspecten.

1. Gegevensbeveiliging

De meeste wereldwijde Human Resources-systemen maken geen loonstroombewaking-specifieke gegevens—meestal slaan ze gevoelige werknemersgegevens op bij elke locatie. Het opslaan van gevoelige werknemersgegevens in e-mails en spreadsheets kan leiden tot een onveilige omgeving. De kwetsbaarheid neemt toe door het handmatig opslaan van werknemers-, HR- en loonstroombewakingsgegevens op meerdere locaties.

Bedrijven moeten goed zorgen voor hun loonstroombewakingsgegevens. Dit is nog belangrijker voor bedrijven die wereldwijd actief zijn, en niet-naleving kan enorme boetes tot gevolg hebben. Bedrijven moeten de juiste vragen stellen over hoe werknemersgegevens worden opgeslagen en overgedragen naar het kernrecord-systeem. Al deze gegevens zouden in een gedeelde service of gecentraliseerd loonstroombewakingssysteem moeten worden beheerd.

De behoefte aan gegevensbeveiliging wordt vooral versterkt door de recente afschaffing van de Safe Harbor Act door de Europese Unie. Het bijhouden van wie toegang heeft tot loonstroombewakingsgegevens is ook noodzakelijk.

2. Precisie van gegevens

Informatie zoals tijdregistratie en aanwezigheid, vakantiedagen en ziekteverlof, en de bijbehorende saldibalansen maken een cruciaal onderdeel uit van personeelsbeheerinformatie en moeten dus nauwkeurig tot in de kleinste details worden vastgelegd. Bijvoorbeeld, de loonstrookjes in een salarisstrook moeten voldoen aan de loonstrook-eisen van de staat. Idealiter zou het loonstroombewakingsteam het brutoloon bekijken en goedkeuren voordat dit wordt gebruikt voor loonberekeningen, wat de nauwkeurigheid van de netto支付 aanzienlijk verhoogt. In uurbasesituaties is de situatie echter anders.

Het begrijpen welke datainvoer in elk land nodig is om loonstroombewaking te berekenen, en de processen en mensen die de gegevens verzamelen, zijn dus verantwoordelijkheden van het bedrijf.

3. Technologiegebruik

Automatisering van dataverzamelingsprocessen en het verwijderen van spreadsheets zal naar verwachting de komende jaren de manier zijn waarop gevoelige wereldwijde loonstroombewakingsgegevens worden verzameld. Deze moderne technologische platforms bieden workflow-mogelijkheden die aangepaste goedkeuringsprocessen, datavalidatie en, het belangrijkste, zelfbediening door werknemers mogelijk maken. Het verbeteren en beter begrijpen van gegevensbronnen en dataverzamelingsprocessen is essentieel. Bedrijven moeten zich vandaag de dag aanpassen aan de veranderende loonstroombewetgeving in elk land waar ze actief zijn. Een manier om dit te doen, is door technologische oplossingen te gebruiken om het verzamelen van gegevens te veranderen en efficiënter te maken.

Vooruitkijken

Dit artikel heeft uiteengezet waarom wereldwijde loonstroombewaking belangrijk is voor jouw bedrijf. Het gebrek aan geschiktheid en snelheid van jouw werknemers die deze taak uitvoeren, kan leiden tot de ondergang van je bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om tijd, moeite en geld te investeren in het voldoen aan de eisen van wereldwijde loonstroombewaking.

(LEES: 4 stappen om wereldwijde loonstroombewaking te plannen)

Als je op zoek bent naar een bedrijf dat in dit alles kan voorzien, biedt Rivermate diensten op het gebied van wereldwijde loonstroombewaking, compliance en Human Resource-tools.

Rivermate heeft loonstroombewakingsexperts die graag loonstroombewakingsdiensten verlenen en jouw kwesties op dit gebied van je bedrijf aanpakken.

Veelgestelde vragen

Wat is single touch payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) is een initiatief van de Australische overheid dat het rapporteren van belasting- en informatie overzichtelijker en efficiënter maakt door afstemming en communicatie met de Australian Taxation Office (ATO). Een STP-compatibele software vereist dat je het salaris en de lonen, ingehouden belasting en andere informatie naar de ATO stuurt. Meer specifiek verwacht de ATO dat je de volgende taken uitvoert:

• looninformatie rapporteren aan de ATO bij iedere uitbetaling aan werknemers
• information over superaanvragen rapporteren aan de ATO

De ATO zegt ook dat je je werknemers geen samenvatting hoeft te geven voor de informatie die je al hebt gerapporteerd en afgerond, vanwege de STP. (LEES: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Waarom is loonstroombewaking noodzakelijk?

Het verwerken van loonstroombewaking is een essentiële taak in elk bedrijf, omdat het de financiële stabiliteit en reputatie van het bedrijf beïnvloedt. Wanneer loonstroombewaking nauwkeurig en tijdig wordt gedaan, kunnen werknemers meer betrokken en gemotiveerd zijn om hun verantwoordelijkheden na te komen. Dit staat tegenover situaties waarin werknemers loonstrookjes met fouten ontvangen. In dat geval kunnen ze het vertrouwen in het bedrijf verliezen. Nog belangrijker is dat een bedrijf dat niet voldoet aan wetten en regelgeving op het gebied van loonstroombewaking, waarschijnlijk zware boetes zal krijgen.

Wat is wereldwijde loonstroombewaking?

Wereldwijde loonstroombewaking betreft het totale beheer van alle loonstroongegevens van een bedrijf voor alle locaties via één systeem. Bedrijven met hoofdkantoren op één plek moeten werknemers op verschillende locaties compenseren, wat een wereldwijd loonstroombewakingssysteem creëert.

Wat is loonstroombewakingscompliance?

Loonstroombewakingscompliance is de algemene term voor de activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan wetten en regelgeving die bepalen hoe loonstroombewaking moet worden uitgevoerd. Dit omvat de integratie van gegevens, de berekening van toeslagen, inhoudingen, voordelen en het nettoloon van elke werknemer binnen een organisatie.

Wat is een loonstroombewerker?

Een loonstroombewerker is een entiteit die loonstroongegevens verkrijgt van de werkgever van een bedrijf en deze distribueert naar het partnernetwerk van het bedrijf. Bedrijven met werknemers in meerdere landen uitbesteden hun loonstroombewaking aan een aggregator.

Welke diensten biedt Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico biedt diensten gerelateerd aan de arbeidskrachten en human resource-behoeften van hun klanten. Het positioneert zichzelf als een bedrijf dat loonstroombewaking en alle aspecten van personeelsbeheer beheert. Aangezien de vereisten voor loonstroombewaking en compliance sterk variëren per land, is deze employer of record mexico een nuttige referentie voor het begrijpen van lokale aanstellingsverplichtingen en werkgeversverantwoordelijkheden.

Wat zijn de stappen in loonstroombewaking in de Verenigde Staten?

Het Amerikaanse loonstroombewakingsproces kan worden samengevat in vijf stappen:

1. Pre-loonstroombewaking verwerking;
2. Betalingen afdrukken;
3. Journa-boekingen;
4. Loonstroomrapportages; en
5. Definitieve update.

Om werknemers in de Verenigde Staten volledig door een loonstroombewakingscyclus te leiden, moeten deze stappen worden voltooid. Een basiskennis van loonstroombewaking is vereist voordat je verder gaat met het opzetten en verwerken van looninformatie voor je werknemers. JD Edwards EnterpriseOne geeft hier meer uitleg over. (LEES: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Wat is een compliance officer?

Een compliance officer is een werknemer binnen een bedrijf die ervoor zorgt dat het bedrijf volledig voldoet aan de regelgeving en wettelijke vereisten die door de staat waarin het bedrijf opereert, zijn vastgesteld. Dit omvat technische aspecten zoals loonbelastingcompliance en loonstrook-eisen, en algemene aspecten zoals tijdige rapportage, volledigheid en dergelijke. De compliance officer zorgt er ook voor dat de interne beleidslijnen en statuten van het bedrijf voldoen aan de genoemde wettelijke vereisten. Compliance officers werken vaak samen met het management en het personeel om de regelgevingsrisico’s van het bedrijf te beheren en te beperken.