Wat is payroll compliance?

Payroll is een geïntegreerde lijst van werknemers in een bedrijf, het bedrag aan betaling dat deze werknemers ontvangen per loonperiode, en het totale bedrag aan betaling dat het bedrijf aan zijn werknemers betaalt. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een organisatiebeleid voor loonbetalingen, inclusief flexibele voordelen en beleid voor verlofverrekening. In de zakelijke wereld gaan payroll en compliance hand in hand. Als wet- en regelgeving omtrent payroll compliance niet worden nageleefd, kan dit ertoe leiden dat het bedrijf rechtszaken krijgt.

Waarom is compliance belangrijk?

Compliance en naleving zijn belangrijk in multinationale ondernemingen, waarbij afdelingen zoals Human Resources ongeveer 36 uur per week besteden aan compliance-gerelateerde activiteiten. Dit omvat het navigeren door regelgevende veranderingen om te zorgen dat de bedrijfsregels up-to-date blijven. Een bijzonder cruciaal gebied binnen wereldwijde payroll is de privacy en beveiliging van personeelsgegevens. De belangrijkheid van dit onderdeel in mondiale payroll is een resultaat van de General Data Protection Regulations (GDPR) van de Europese Unie, die pas in mei 2018 van kracht werden en veranderingen in payroll compliance teweegbrachten.

Het moet worden opgemerkt dat deze wetgeving alleen van toepassing is op organisaties met werknemers in de Europese Unie. Niet-naleving kan leiden tot boetes zoals beschreven in de wetten over payroll-fouten. Bedrijven die worden beoordeeld als onjuist en onwettelijk opgeslagen en verwerkte werknemersinformatie kunnen boetes krijgen tot 20 miljoen euro of vier procent van de jaarlijkse omzet, afhankelijk van welke hoger is.

Teams binnen de Human Resources-afdeling die verantwoordelijk zijn voor payroll en wettelijke nalevingstaken, zijn dus belast met het beheren en verwerken van gevoelige werknemergegevens, waaronder namen, adressen, lonen, belastingcodes, bankrekeningnummers en arbeidscontractstatussen. De medewerkers in deze teams moeten waakzaam blijven, omdat zij de toekomst van het bedrijf in handen hebben. Eén fout zou het hele organisatie kunnen doen instorten. Het is hun taak om zowel de werknemers als de organisaties die zij bedienen te beschermen door nauwkeurig en snel de payroll compliance rapporten uit te voeren.

Het afhandelen van payroll-verwerking is een essentieel aspect van human capital management. Sommigen noemen dit de levensader van elke succesvolle organisatie. Payroll wordt nog uitdagender wanneer juridische entiteiten in meerdere staten worden meegewogen, elk met eigen belastingregels en regelgeving. Wanneer het bedrijf groeit en het wereldwijd beheren van payroll, wordt dat een hogere uitdaging. Zodra dit het geval is, huren bedrijven een gecertificeerde payroll compliance specialist in om de payroll compliance-gerelateerde taken te verzorgen.

Het belangrijkste probleem bij het nauwkeurig beheren van payroll ligt in compliance. Elk land heeft zijn eigen economische omstandigheden, valuta’s, en wetten over de beloning van werknemers. Compliance vereist dat bedrijven hun payroll beheren op een manier die werknemers voldoende compenseert en betrokken houdt bij hun werk, en die voldoet aan verschillende nationale en internationale uitdagingen bij payrollverwerking. Nauwkeurige Global Payroll Management omvat talloze aspecten, maar hier volgt een samenvatting van deze overwegingen in drie gebieden.

1. Gegevensbeveiliging

De meeste wereldwijde Human Resources-systemen slaan geen payroll-specifieke gegevens op—gebruikt meestal gevoelige werknemersgegevens op elke locatie. Het opslaan van gevoelige gegevens van werknemers in e-mails en spreadsheets vormt een onveilige omgeving. De kwetsbaarheid neemt toe door handmatig opslaan van werknemers-, HR-, en payrollgegevens op meerdere locaties.

Bedrijven moeten goed voor hun payrollgegevens zorgen. Dit is nog crucialer voor bedrijven die wereldwijd opereren, en niet-naleving kan enorme boetes tot gevolg hebben. Bedrijven moeten de juiste vragen stellen over hoe werknemersgegevens worden opgeslagen en doorgegeven aan het kernsysteem van record. Al deze gegevens zouden in een gedeelde service of gecentraliseerde payroll moeten worden opgeslagen.

De behoefte aan gegevensbeveiliging wordt vooral benadrukt door de recente afschaffing van de Safe Harbor Act door de Europese Unie. Het bijhouden van wie toegang heeft tot payrollgegevens is ook noodzakelijk.

2. Gegevensnauwkeurigheid

Informatie zoals tijd- en aanwezigheidsgegevens, vakantiedagen en ziektedagen, en de bijbehorende rechtvoldoeningbalansen, maken een cruciaal onderdeel uit van workforce management informatie en moeten daarom tot in de kleinste details nauwkeurig zijn. Bijvoorbeeld, de loonstrookjes in een salarisstrook moeten voldoen aan de loonstrook-vereisten van de staat. Idealiter zou het payrollteam de brutoloongegevens moeten bekijken en goedkeuren voordat deze in de payrollberekeningen worden verwerkt, wat de nauwkeurigheid van het nettoloon aanzienlijk verhoogt. In uurgebaseerde situaties is de zaak echter anders.

Het begrijpen welke gegevensinvoer vereist is in elk land om payroll te berekenen, en de processen en personen die de gegevens verzamelen, zijn dus de verantwoordelijkheden van het bedrijf.

3. Technologie-inzet

Automatisering van gegevensverzamelingsprocessen en het verwijderen van spreadsheets zullen waarschijnlijk de komende jaren de manier bepalen waarop gevoelige wereldwijde payrollgegevens worden verzameld. Deze moderne technologische platforms kunnen systeemworkflow-mogelijkheden bieden die zorgen voor aangepaste goedkeuringsprocessen, gegevensvalidatie, en, het belangrijkste, zelfbediening van werknemers. Verbeteren en beter inzicht krijgen in gegevensbronnen en verzamelprocessen is van belang. Bedrijven moeten tegenwoordig bijblijven met de veranderende payroll-gesetzgebung in elk land waarin zij actief zijn. Eén manier om dit te doen is door de gegevensverzameling te veranderen en efficiënter te maken met technologie.

Vooruitblik

Dit artikel heeft uiteengezet waarom wereldwijde payroll compliance belangrijk is voor jouw bedrijf. Onvoldoende kundigheid en snelheid van jouw medewerkers die deze taak uitvoeren, kunnen leiden tot het falen van jouw bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om tijd, inspanning en geld te investeren in het naleven van de eisen van wereldwijde payroll.

(LEES: 4 Stappen voor het plannen van de implementatie van Global Payroll)

Als je op zoek bent naar een bedrijf dat je daarmee kan helpen, biedt Rivermate diensten aan op het gebied van global payroll, compliance, en Human Resource tools.

Rivermate heeft payroll compliance practitioners die graag payroll compliance-diensten leveren en jouw vraagstukken op dat gebied aanpakken.

Veelgestelde vragen

Wat is single touch payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) is een initiatief van de Australische overheid dat de rapportage van belasting en informatie efficiënter en beheersbaarder maakt door afstemming en communicatie met de Australian Taxation Office (ATO). Een met STP uitgeruste software vereist dat je het salaris en loon van je werknemers, ingehouden belasting, en andere informatie verstuurt. Meer specifiek verwacht de ATO dat je de volgende taken uitvoert:

• rapporteren van payroll-informatie aan de ATO elke keer dat je je werknemers betaalt
• rapporteren van superberichtingsverantwoordelijkheid aan de ATO

De ATO zegt ook dat je niet langer een loonstrookje hoeft te geven aan je werknemers voor de informatie die je al hebt gerapporteerd en afgerond, vanwege de STP. (LEES: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Waarom is payroll verwerking noodzakelijk?

Het verwerken van payroll is een essentiële taak in elk bedrijf omdat het de financiële stabiliteit en reputatie van het bedrijf beïnvloedt. Wanneer payroll nauwkeurig en punctueel wordt verwerkt, kunnen werknemers meer betrokken en gemotiveerd zijn om hun verantwoordelijkheden binnen het bedrijf te vervullen. Dit is in tegenstelling tot het ontvangen van salarisstrookjes met fouten. In dat geval kunnen werknemers het vertrouwen in het bedrijf waarin ze werken verliezen. Nog belangrijker is dat een bedrijf dat niet voldoet aan payroll compliance wetten en regelgeving waarschijnlijk wordt geconfronteerd met aanzienlijke boetes.

Wat is wereldwijde payroll?

Wereldwijde payroll is het totale beheer van alle payroll-gegevens van een bedrijf voor alle locaties via één systeem. Bedrijven die hun hoofdkantoor op een bepaalde locatie hebben, moeten werknemers op verschillende locaties compenseren, en dat creëert een wereldwijde payroll-systeem.

Wat is payroll compliance?

Payroll compliance is de algemene term voor de activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan wetten en regelgeving die bepalen hoe payroll moet worden verwerkt. Dit omvat de integratie van gegevens, de berekening van toeslagen, inhoudingen, voordelen en het nettoloon van elke werknemer binnen een organisatie.

Wat is een payroll aggregator?

Een payroll aggregator is een entiteit die payroll-gegevens verkrijgt van de werkgever van een bedrijf en deze distribueert aan het partnernetwerk van het bedrijf. Bedrijven met werknemers in meerdere landen besteden hun payroll uit aan een aggregator.

Wat zijn de diensten die door Global Payroll Solutions Mexico worden aangeboden?

Global Payroll Solutions Mexico biedt diensten gerelateerd aan de personeelsbehoeften en human resource-voorzieningen van hun klanten. Het positioneert zich als een bedrijf dat payroll en alle aspecten van het personeel van hun klanten beheert.

Wat zijn de stappen in payroll-verwerking in de Verenigde Staten?

Het proces van de payroll in de VS kan worden samengevat in vijf stappen, namelijk:

1. Pre-payroll verwerking;
2. Afdrukken van betalingen;
3. Journaalposten;
4. Payroll rapporten; en
5. Definitieve update.

Om werknemers in de Verenigde Staten volledig te verwerken via een payrollcyclus, moeten deze stappen worden doorlopen. Een basisbegrip van payrollverwerking is vereist voordat je doorgaat met het opzetten en verwerken van payrollinformatie voor je werknemers. JD Edwards EnterpriseOne legt hier meer over uit. (LEES: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Wat is een compliance officer?

Een compliance officer is een medewerker binnen een bedrijf die ervoor zorgt dat het bedrijf volledig voldoet aan de wettelijk reglementaire vereisten die zijn vastgesteld door de staat waarin het bedrijf opereert. Dit omvat technische aspecten zoals payroll-belasting compliance en loonstrook-vereisten, en algemene aspecten zoals tijdigheid, volledigheid, en dergelijke. De compliance officer initieert ook dat het interne beleid en de statuten van het bedrijf voldoen aan de genoemde wettelijke vereisten. Compliance officers werken vaak samen met het management en het personeel om de wettelijke risico’s van het bedrijf te beheren en te beperken.