Wat is payroll compliance?

Payroll is een geïntegreerde lijst van werknemers in een bedrijf, het bedrag aan betaling dat deze werknemers per loonperiode ontvangen, en het totale bedrag aan betaling dat de bedrijven aan hun werknemers betalen. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een organisatie betaalbeleid, dat flexibele voordelen en verlofvergoedingsbeleid omvat. In de zakelijke wereld gaan payroll en compliance hand in hand. Als wetgeving omtrent payroll compliance niet wordt nageleefd, kan dit ertoe leiden dat het bedrijf voor juridische aanklachten komt te staan.

Waarom is compliance belangrijk?

Compliance en naleving zijn van groot belang in multinationale bedrijven die afdelingen zoals Human Resources ongeveer 36 uur per week besteden aan compliance- gerelateerde activiteiten. Dit omvat het navigeren door regelgevende veranderingen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsbeleid up-to-date blijven. Een bijzonder cruciaal gebied van wereldwijde payroll is de privacy en de beveiliging van werknemersgegevens. De belangrijkheid van dit gedeelte in wereldwijde payroll is een gevolg van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van de Europese Unie, die pas in mei 2018 van kracht werd en wijzigingen in payroll compliance teweegbracht.

Het moet worden opgemerkt dat deze wetgeving alleen van invloed is op organisaties met werknemers in de Europese Unie. Niet-naleving kan ertoe leiden dat bedrijven boetes krijgen zoals bepaald door wetten over payroll fouten. Bedrijven die worden vastgesteld dat ze onjuist en onwettig werknemersinformatie hebben opgeslagen en verwerkt, kunnen boetes krijgen tot 20 miljoen euro of vier procent van de jaarlijkse omzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

Teams binnen de afdeling Human Resources die belast zijn met payroll en wettelijke compliance taken, zijn daarom verantwoordelijk voor het beheren en verwerken van gevoelige werknemersgegevens, waaronder namen, adressen, loonstelsels, belastingcodes, bankrekeningnummers en arbeidscontractstatussen. De werknemers in deze teams moeten waakzaam blijven, omdat zij de toekomst van het bedrijf in handen hebben. Eén fout zou de hele organisatie kunnen doen instorten. Het is hun taak om zowel de werknemers als de organisaties die zij dienen te beschermen door nauwkeurig en snel payroll compliance rapportages uit te voeren.

Het afhandelen van payrollverwerking is een essentieel aspect van human capital management. Sommigen noemen dit de levensader van elke succesvolle organisatie. Payroll wordt nog uitdagender wanneer juridische entiteiten in meerdere staten, elke met hun eigen belastingregels en -voorschriften, in overweging worden genomen. Wanneer het bedrijf groeit en payroll op wereldwijde schaal wordt beheerd, is dat een hogere uitdaging. Zodra dit het geval is, huren bedrijven een gecertificeerde payroll compliance professional in om de payroll compliance-gerelateerde taken te beheren.

Het belangrijkste probleem bij het nauwkeurig beheren van payroll ligt in compliance. Elk land heeft zijn eigen economische omstandigheden, valuta’s en wetten over de vergoeding van werknemers. Compliance vereist dat bedrijven hun payroll zodanig beheren dat werknemers correct worden betaald en betrokken blijven bij hun werk, en dat ze voldoen aan de verschillende nationale en internationale uitdagingen van payrollverwerking. Nauwkeurige Global Payroll Management heeft talloze aspecten om rekening mee te houden, maar hier is een samenvatting van deze overwegingen in drie aspecten.

1. Gegevensbeveiliging

De meeste wereldwijde Human Resources systemen bevatten geen payroll-specifieke gegevens—meestal slaan deze gevoelige werknemersgegevens op elke locatie op. Het opslaan van gevoelige werknemersgegevens in e-mails en spreadsheets kan zorgen voor een onveilige omgeving. De kwetsbaarheid neemt toe doordat werknemers-, HR- en payrollgegevens handmatig op meerdere locaties worden opgeslagen.

Bedrijven moeten goed voor hun payrollgegevens zorgen. Dit is nog belangrijker voor bedrijven die wereldwijd opereren, en niet-naleving kan leiden tot enorme boetes. Bedrijven moeten de juiste vragen stellen over hoe werknemersgegevens worden opgeslagen en overgedragen aan het kernsysteem van record. Al deze gegevens zouden in een gedeelde service of gecentraliseerde payroll moeten worden gevonden.

De behoefte aan gegevensbeveiliging wordt vooral versterkt door de recente afschaffing van de Safe Harbor Act door de Europese Unie. Het bijhouden van wie toegang heeft tot payrollgegevens is ook noodzakelijk.

2. Gegevensnauwkeurigheid

Informatie zoals tijd en aanwezigheid, vakantie en ziekteverlof, en de bijbehorende saldo’s maken een cruciaal onderdeel uit van workforce management-informatie en moeten daarom tot op de kleinste eenheid nauwkeurig zijn. Bijvoorbeeld, de loonstrookjes in een salarisstrook moeten voldoen aan de loonstrookvereisten van de staat. Idealiter zou het payrollteam het brutoloon bekijken en goedkeuren voordat dit wordt ingevoerd in de payrollberekening, waardoor de nauwkeurigheid van het nettoloon aanzienlijk wordt verhoogd. In uurloonomgevingen ligt de situatie echter anders.

Het begrijpen welke gegevensinvoer in elk land nodig is om payroll te berekenen, en de processen en mensen die de gegevens verzamelen, zijn daarom de verantwoordelijkheden van het bedrijf.

3. Technologiegebruik

Automatisering van gegevensverzamelingsprocessen en het verwijderen van spreadsheets zullen waarschijnlijk de manier zijn waarop gevoelige wereldwijde payrollgegevens in de komende jaren worden verzameld. Deze moderne technologische platforms kunnen systeemworkflow-mogelijkheden bieden die aangepaste goedkeuringsprocessen, gegevensvalidatie en, het belangrijkste, zelfbediening door werknemers mogelijk maken. Het verbeteren en beter begrijpen van gegevensbronnen en verzamelprocessen is belangrijk. Bedrijven moeten tegenwoordig bijblijven met de veranderende payroll-wetgeving in elk land waarin zij actief zijn. Een manier om dit te doen, is door te veranderen en de gegevensverzameling efficiënter te maken met behulp van technologie.

Vooruitblik

Dit artikel heeft vastgesteld hoe wereldwijde payroll compliance belangrijk is voor uw bedrijf. Het gebrek aan geschiktheid en snelheid van uw werknemers die deze taak uitvoeren, kan leiden tot het ondergang van uw bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om tijd, moeite en geld te investeren in het voldoen aan de vereisten van wereldwijde payroll.

(LEES: 4 stappen om wereldwijde payroll-implementatie te plannen)

Als u op zoek bent naar een bedrijf dat u precies dat kan bieden, Rivermate biedt diensten op het gebied van wereldwijde payroll, compliance en Human Resource-tools.

Rivermate heeft payroll compliance practitioners die graag payroll compliance-diensten leveren en uw problemen op dat gebied van uw bedrijf aanpakken.

Veelgestelde vragen

Wat is single touch payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) is een initiatief van de Australische overheid dat het rapporteren van belasting en informatie eenvoudiger en efficiënter maakt door afstemming en communicatie met de Australian Taxation Office (ATO). Een STP-compatibele software vereist dat u de salaris en loon, belasting ingehouden, en andere informatie naar de ATO stuurt. Meer specifiek verwacht de ATO dat u de volgende taken uitvoert:

• payrollinformatie rapporteren aan de ATO telkens wanneer u uw werknemers betaalt
• superverplichtingen rapporteren aan de ATO

De ATO zegt ook dat u niet langer een betalingssamenvatting hoeft te geven aan uw werknemers voor de informatie die u al hebt gerapporteerd en afgerond vanwege de STP. (LEES: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Waarom is payrollverwerking noodzakelijk?

Payrollverwerking is een essentiële taak in elk bedrijf omdat het de financiële stabiliteit en reputatie van het bedrijf beïnvloedt. Wanneer payroll nauwkeurig en punctueel wordt verwerkt, kunnen werknemers meer betrokken en gemotiveerd zijn om hun verantwoordelijkheden uit te voeren. Dit staat in contrast met situaties waarin werknemers loonstrookjes met fouten ontvangen. In dat geval kunnen ze het vertrouwen in het bedrijf verliezen. Nog belangrijker is dat een bedrijf dat niet voldoet aan payroll compliance wetten en regelgeving, waarschijnlijk wordt geconfronteerd met aanzienlijke boetes.

Wat is wereldwijde payroll?

Wereldwijde payroll is het algehele beheer van de volledige payrollgegevens van een bedrijf voor alle locaties via één systeem. Bedrijven die hun hoofdkantoor in een bepaalde locatie hebben, moeten werknemers in verschillende locaties compenseren, waardoor een wereldwijd payrollsysteem ontstaat.

Wat is payroll compliance?

Payroll compliance is de algemene term voor de activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan wetten en regelgeving die bepalen hoe payroll moet worden verwerkt. Dit omvat de integratie van gegevens, de berekening van toelagen, inhoudingen, voordelen en het nettoloon van elke werknemer in een organisatie.

Wat is een payroll aggregator?

Een payroll aggregator is een entiteit die payrollgegevens verkrijgt van de werkgever van een bedrijf en deze distribueert naar het partnernetwerk van het bedrijf. Bedrijven met werknemers in meerdere landen besteden hun payroll uit aan een aggregator.

Welke diensten biedt Global Payroll Solutions Mexico?

Global Payroll Solutions Mexico biedt diensten gerelateerd aan de workforce en human resource-behoeften van hun klanten. Het positioneert zichzelf als een bedrijf dat payroll en alle aspecten van het personeel van hun klanten beheert.

Wat zijn de stappen in payrollverwerking in de Verenigde Staten?

Het payrollproces in de VS kan worden samengevat in vijf stappen, namelijk:

1. Pre-payroll verwerking;
2. Afdrukken van betalingen;
3. Journaalposten;
4. Payrollrapporten; en
5. Definitieve update.

Om werknemers in de Verenigde Staten volledig te verwerken via een payrollcyclus, moeten deze stappen worden voltooid. Een basisbegrip van payrollverwerking is vereist voordat u verdergaat met het opzetten en verwerken van payrollinformatie voor uw werknemers. JD Edwards EnterpriseOne legt hier meer over uit. (LEES: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide).

Wat is een compliance officer?

Een compliance officer is een werknemer in een bedrijf die ervoor zorgt dat het bedrijf volledig voldoet aan de regelgevende en wettelijke vereisten die door de staat waarin het bedrijf opereert, worden opgelegd. Dit omvat technische aspecten zoals payroll belasting compliance en loonstrookvereisten, en algemene aspecten zoals tijdigheid, volledigheid en dergelijke. De compliance officer zorgt er ook voor dat de interne beleidslijnen en statuten van het bedrijf voldoen aan de genoemde wettelijke vereisten. Compliance officers werken vaak samen met het management en het personeel om de regelgevende risico’s van het bedrijf te beheren en te beperken.