Payroll is een geïntegreerde lijst van werknemers in een bedrijf, het bedrag aan betaling dat deze werknemers per loonperiode ontvangen, en het totale bedrag aan betaling dat het bedrijf aan zijn werknemers betaalt. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een organisatie betaalbeleid, dat flexibele voordelen en verlof-inkoopbeleid omvat. In de zakelijke wereld gaan payroll en compliance hand in hand. Als de wetten voor payroll compliance niet worden nageleefd, kan dit ertoe leiden dat het bedrijf geconfronteerd wordt met juridische kosten.

Waarom is compliance belangrijk?

Compliance en gehoorzaamheid zijn van groot belang in multinationale bedrijven waarin afdelingen zoals Human Resources ongeveer 36 uur per week besteden aan compliance-gerelateerde activiteiten. Dit omvat het navigeren door regelgevende veranderingen om ervoor te zorgen dat het bedrijfsbeleid actueel blijft. Een bijzonder belangrijk gebied van wereldwijde payroll is de privacy en beveiliging van werknemersgegevens. De vitaliteit van dit onderdeel in mondiale payroll is een gevolg van de General Data Protection Regulations (GDPR) van de Europese Unie, die pas in mei 2018 van kracht werden en veranderingen teweegbrachten in payroll compliance.

Het moet worden opgemerkt dat deze wetgeving alleen van invloed is op organisaties met werknemers in de Europese Unie. Niet-naleving kan leiden tot boetes zoals bepaald door wetten op payroll-fouten. Bedrijven die onjuist en onrechtmatig opgeslagen en verwerkte werknemersinformatie worden aangemerkt, kunnen boetes tot 20 miljoen euro of vier procent van de jaarlijkse omzet krijgen, afhankelijk van wat hoger is.

Teams in de afdeling Human Resources die belast zijn met payroll en wettelijke compliance-taken, worden daarom belast met het beheren en verwerken van gevoelige werknemersgegevens, waaronder namen, adressen, loonlagen, belastingcodes, bankrekeningnummers en arbeidscontractstatus. De medewerkers in deze teams moeten waakzaam blijven omdat zij de toekomst van het bedrijf in handen hebben. Eén fout kan hun hele organisatie doen instorten. Het is hun taak om zowel de werknemers als de organisaties die ze bedienen te beschermen door nauwkeurig en snel payroll compliance rapportages uit te voeren.

Het verwerken van payroll is een essentieel aspect van human capital management. Sommigen noemen dit de levensader van elk succesvol bedrijf. Payroll wordt nog uitdagender wanneer er juridische entiteiten in meerdere staten worden betrokken, elk met eigen belastingregels en voorschriften. Wanneer het bedrijf groeit en wereldwijd payroll gaat beheren, wordt dat een hogere uitdaging. Zodra dit het geval is, huren bedrijven een gecertificeerde payroll compliance professional in om de payroll compliance-gerelateerde taken te behandelen.

De belangrijkste uitdaging bij het nauwkeurig beheren van payroll ligt in compliance. Elk land heeft zijn eigen economische omstandigheden, valuta en wetten over de vergoeding van werknemers. Compliance vereist dat bedrijven hun payroll zodanig beheren dat werknemers correct worden betaald en betrokken blijven bij hun werk, en dat ze voldoen aan diverse nationale en internationale uitdagingen van payroll-verwerking. Nauwkeurige Global Payroll Management kent talloze overwegingen, maar hier is een samenvatting van deze overwegingen in drie aspecten.

1. Data security

De meeste wereldwijde Human Resources-systemen bevatten geen payroll-specifieke gegevens — meestal slaan deze gevoelige werknemersgegevens op elke locatie op. Het opslaan van gevoelige werknemersgegevens in e-mails en spreadsheets creëert een onveilige omgeving. De kwetsbaarheid neemt toe doordat werknemer-, HR- en payrollgegevens handmatig worden opgeslagen op meerdere locaties.

Bedrijven moeten goed voor hun payroll-gegevens zorgen. Dit is nog belangrijker voor bedrijven die wereldwijd opereren, en niet-naleving kan leiden tot enorme boetes. Bedrijven moeten de juiste vragen stellen over hoe werknemersgegevens worden opgeslagen en doorgegeven aan het kernsysteem van record. Al deze gegevens zouden in een shared service of gecentraliseerd payroll systeem moeten worden opgeslagen.

De behoefte aan gegevensbeveiliging wordt vooral versterkt door de recente afschaffing van de Safe Harbor Act door de Europese Unie. Het bijhouden wie toegang heeft tot payroll-gegevens is ook noodzakelijk.

2. Data nauwkeurigheid

Informatie zoals tijd- en aanwezigheidregistraties, vakantie- en ziekteverlof, en de bijbehorende saldo’s maken een kritisch onderdeel uit van workforce management-informatie en moeten daarom tot op het kleinste detail nauwkeurig zijn. Bijvoorbeeld, de loonstrook op een betaalbewijs moet voldoen aan de loonstrook-vereisten van de staat. Ideally zou het payroll-team het brutoloon bekijken en goedkeuren voordat dit wordt ingevoerd in de payrollberekening, waardoor de nauwkeurigheid van het nettoloon aanzienlijk wordt verhoogd. Echter, in uurloonomgevingen is de situatie anders.

Het begrijpen welke gegevensinvoer in elk land nodig is om payroll te berekenen, en de processen en mensen die de gegevens verzamelen, zijn daarom de verantwoordelijkheid van het bedrijf.

3. Technologisch gebruik

Automatisering van gegevensverzamelingsprocessen en het verwijderen van spreadsheets zullen waarschijnlijk de komende jaren de manier bepalen waarop gevoelige wereldwijde payrollgegevens worden verzameld. Deze moderne technologische platforms kunnen workflow-mogelijkheden bieden die aangepaste goedkeuringsprocessen, datavalidatie en, vooral, self-service voor werknemers mogelijk maken. Het verbeteren en beter begrijpen van gegevensbronnen en verzamelingsprocessen is belangrijk. Bedrijven moeten tegenwoordig gelijke tred houden met de veranderende payroll-wetgeving in elk land waarin ze actief zijn. Een manier om dit te doen, is door het verzamelen van gegevens te veranderen en te optimaliseren met behulp van technologie.

Vooruitblik

Dit artikel heeft vastgesteld hoe belangrijk wereldwijde payroll compliance is voor uw bedrijf. Ongepastheid en het niet op tijd uitvoeren van voor werknemers verplichte taken kunnen leiden tot de ondergang van uw bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om tijd, moeite en geld te investeren in het voldoen aan de eisen van wereldwijde payroll.

(LEES: 4 stappen om wereldwijde payroll-implementatie te plannen)

Als u op zoek bent naar een bedrijf dat dat kan bieden, biedt Rivermate diensten aan op het gebied van wereldwijde payroll, compliance en Human Resource-tools.

Rivermate heeft payroll compliance practitioners die graag payroll compliance diensten leveren en uw vraagstukken binnen dat aspect van uw bedrijf aanpakken.

Veelgestelde vragen

Wat is single touch payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) is een initiatief van de Australische overheid dat de rapportage van belastingen en informatie makkelijker en efficiënter maakt door te coördineren en af te stemmen met de Australian Taxation Office (ATO). Een STP-compatibele software vereist dat u het salaris en loon van uw werknemers, ingehouden belasting, en andere informatie verzendt. Meer specifiek verwacht de ATO dat u de volgende taken uitvoert:

• payrollinformatie rapporteren aan de ATO elke keer dat u uw werknemers betaalt
• superannuation-verplichting rapporteren aan de ATO

De ATO zegt ook dat u geen samenvatting van betalingen meer hoeft te geven aan uw werknemers voor de informatie die u al hebt gerapporteerd en afgerond vanwege de STP. (LEES: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Waarom is payrollverwerking noodzakelijk?

Payrollverwerking is een essentiële taak in elk bedrijf omdat het de financiële stabiliteit en reputatie van het bedrijf beïnvloedt. Wanneer payroll nauwkeurig en op tijd wordt verwerkt, zijn werknemers meer betrokken en gemotiveerd om hun verantwoordelijkheden uit te voeren. Dit staat in contrast met situaties waarin werknemers loonstrookjes met fouten ontvangen. In zo'n geval kunnen ze het vertrouwen in het bedrijf verliezen. Nog belangrijker is dat een bedrijf dat niet voldoet aan payroll compliance wetten en regelgeving waarschijnlijk met aanzienlijke boetes wordt geconfronteerd.

Wat is global payroll?

Global payroll is het algehele beheer van alle payroll-gegevens van een bedrijf voor alle locaties via één systeem. Bedrijven die hoofdkantoren in een bepaalde locatie hebben, moeten werknemers op andere locaties compenseren, waardoor een wereldwijd payroll-systeem ontstaat.

Wat is payroll compliance?

Payroll compliance is de algemene term voor de activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan wetten en regelgeving die bepalen hoe payroll moet worden verwerkt. Dit omvat de integratie van gegevens, de berekening van toeslagen, inhoudingen, voordelen en het netto salaris van elke werknemer in een organisatie.

Wat is een payroll aggregator?

Een payroll aggregator is een entiteit die payrollgegevens verkrijgt van de werkgever van een bedrijf en deze distribueert naar het partnernetwerk van het bedrijf. Bedrijven met werknemers in meerdere landen outsourcen hun payroll aan een aggregator.

Wat biedt Global Payroll Solutions Mexico aan?

Global Payroll Solutions Mexico biedt diensten gerelateerd aan de workforce- en Human Resource-behoeften van hun klanten. Het profileert zichzelf als een bedrijf dat payroll en alle aspecten van de personeelszaken van zijn klanten beheert. Omdat payroll- en compliance-vereisten aanzienlijk variëren per land, is deze employer of record mexico bron een nuttige referentie om lokale aanwervingsverplichtingen en werkgeversverantwoordelijkheden te begrijpen.

Wat zijn de stappen in payrollverwerking in de Verenigde Staten?

Het Amerikaanse payrollproces kan worden samengevat in vijf stappen, namelijk:

1. Pre-payroll verwerking;
2. Betalingen afdrukken;
3. Journaire entries;
4. Payroll rapporten; en
5. Definitieve update.

Om werknemers in de Verenigde Staten volledig te verwerken via een payrollcyclus, moeten deze stappen worden voltooid. Een basisinzicht in payrollverwerking is vereist voordat u verdergaat met het instellen en verwerken van payrollinformatie voor uw werknemers. JD Edwards EnterpriseOne legt hier meer over uit. (LEES: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Wat is een compliance officer?

Een compliance officer is een medewerker in een bedrijf die ervoor zorgt dat het bedrijf volledig voldoet aan de wettelijke en regelgevende vereisten die door de staat waar het bedrijf actief is, zijn vastgesteld. Dit omvat technische aspecten zoals payrollbelasting en loonstrookvereisten, en algemene aspecten zoals tijdigheid, volledigheid, enzovoort. De compliance officer zorgt er ook voor dat de interne beleidslijnen en statuten van het bedrijf voldoen aan de genoemde wettelijke vereisten. Compliance officers werken vaak samen met management en personeel om de regelgevingsrisico’s van het bedrijf te beheren en te beperken.