Uitgebreide handleiding voor het verwerken van payroll in Nederland | Bijgewerkt in 2026

Nederland

Nederland is een land in Noordwest-Europa dat 12 provincies huisvest. Voor velen is Nederland meer bekend als “Holland.” Het bestaat uit vier grote steden, namelijk Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht.

Amsterdam wordt beschouwd als de vuurtoren voor zaken, voornamelijk vanwege zijn welgestelde bevolking en locatie, en omdat het de nominale hoofdstad van het land is. Den Haag, aan de andere kant, is de drukste zeehaven van Europa, wat het ook een slimme plek maakt om zaken te doen. Ten slotte, gelegen in de oostelijke kant van de Randstad-conurbatie, is Utrecht de Vierde grootste gemeente in Nederland en is daarom ook geen slecht keuze om te opereren.

Gids over payroll

De Nederlandse arbeidswetgeving staat erom bekend vaak veranderingen door te voeren in payrollwet . Om die reden beschouwen niet-Nederlandse bedrijven dit als de meest complexe arbeidswetgeving in heel Europa. Een voorbeeld: elke 12 maanden passen de Nederlandse arbeidswetgevers de regels aan op het gebied van arbeid, payroll, compliance en andere gerelateerde facetten.

Gelukkig helpt deze gids je om deze uitdagingen en veranderingen met betrekking tot payroll in Nederland bij te houden. Dit artikel behandelt ook het Nederlandse belastingstelsel, lonen, regelgeving en andere belangrijke onderwerpen.

De 30 procent regeling

De 30 procent vergoedingsregeling is, kort gezegd, een fiscaal voordeel voor hoogopgeleide expats die naar Nederland verhuizen om te solliciteren voor een specifieke functierol bij een instelling. Wanneer ze aan de noodzakelijke voorwaarden voldoen, komen ze in aanmerking voor een belastingvrije toelage van 30 procent van het brutoloon, onderworpen aan Nederlandse loonbelasting. Migranten kunnen dit zien als een vergoeding die bedoeld is als compensatie voor de “extra kosten die internationale medewerkers kunnen maken wanneer ze naar een nieuw land verhuizen voor hun werk”.

Verhuizen is nooit een probleem geweest in Nederland dankzij deze regeling. Expats ontvangen redelijke compensatie en genieten ook van indrukwekkende voordelen. Deze regeling stelt echter de volgende voorwaarden aan de geschiktheid van migranten voor de 30 procent vergoeding.

• De werknemer moet voldoende expertise hebben in het gekozen vakgebied.
• De werknemer moet een maximaal belastbaar salaris van €37.743 hebben.
• Werknemers jonger dan 30 jaar met een masterdiploma moeten een belastbaar minimumloon van €28.690 hebben.
• Het arbeidscontract moet de geschiktheid voor de 30 procent vergoeding aangeven.
• De werkgever was van buiten Nederland, maar is al gevestigd en geregistreerd in Nederland als buitenlandse werknemer.

Vakantiedagen en verlof

Of het nu parttime of fulltime is, Nederlandse werknemers krijgen elk jaar minimaal vier weken betaalde vakantie, op voorwaarde dat de werknemer een redelijk aantal van hun werkuren heeft gefactureerd. Als je een voltijdse werknemer in Nederland bent, heb je ook recht op 20 betaalde vakantiedagen. Meer nog, werknemers krijgen ook een vakantietoeslag van 8 procent van hun jaarlijkse salaris. Ze ontvangen bovendien minstens 70 procent van hun totaal verdiende salaris voor maximaal 2 jaar wanneer zij met ziekteverlof zijn.

Werknemers die met zwangerschapsverlof gaan, hebben ook recht op 16 weken volledig betaald verlof. Vaderschapsverlof, daarentegen, is slechts één week volledig betaald verlof. Deze verlofdagen worden gefinancierd door de sociale zekerheid uit de bijdrage van de 12 maanden voorafgaande. Het is ook verplicht dat werkgevers voldoen aan de wettelijke overeenkomst en regels over officiële feestdagen. Let op dat deze afspraken ook tussen werkgever en werknemer kunnen worden geregeld.

Hieronder volgt echter de lijst van officiële feestdagen in Nederland:

• Nieuwjaarsdag (1 januari)
• Goede Vrijdag (2 april)
• Paasdag (4 april)
• Tweede Paasdag (5 april)
• Koningsdag (27 april)
• Dodenherdenking (4 mei)
• Bevrijdingsdag (5 mei)
• Moederdag (9 mei)
• Hemelvaartsdag (13 mei)
• Pinksterzondag (23 mei)
• Pinkstermaandag (24 mei)
• Vaderdag (20 juni)
• Allerheiligen (7 november)
• Kerstmis (25 december)
• Dag na Kerstmis (26 december)

Sociale zekerheid

Net als in andere landen moeten werkgevers en werknemers in Nederland ook bijdragen betalen aan sociale zekerheidsfondsen uit hun salarissen. Deze bijdragen variëren echter afhankelijk van factoren zoals type contract en bedrijfssector. De drie hoofd categorieën sociale zekerheid omvatten sociale welvaart, publieke verzekeringsuitkeringen en werknemersverzekeringen. Hun bijdragen vallen onder de volgende fondsen:

• Ziektewet
• Kinderopvang
• Zorgverzekering
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Pensioenbijdrage

Volgens het inkomstenbelastingrapport van 2020 in Nederland wordt 9,7% of €34.712 ingehouden op een salaris van minstens $40.500. Evenzo wordt bij een salaris boven de $80.000 een inhouding van 37,7% of €68.507 gedaan. Voor alle werknemers die meer dan $80.000 verdienen, zal het Nederlandse belastingstelsel een inhouding van 49,5 procent toepassen.

Openbare gezondheidszorg

Een ander voordeel van werken in Nederland is dat alle werknemers en contractors voorzien worden van basisgezondheidszorgpakketten. Dit garandeert dat ongeacht wat er met je gezondheid gebeurt, je altijd verzekerd bent, al is het maar financieel. Dit is een kenmerk dat niet per se in alle landen aanwezig is. In feite maken slechts enkele landen, waaronder Nederland, gebruik van deze regeling.

Wanneer een werknemer ervoor kiest geen gezondheidszorgpakket aan te schaffen, heeft de overheid het recht om in te grijpen en rechtstreeks te aftrekken van het salaris van de werknemer de betaling voor de gezondheidszorg. De zorgverzekering voor buitenlandse werknemers in Nederland is geen probleem, aangezien de meeste verzekeraars een universeel pakket bieden dat een optie voor zorgverzekering bevat.

Natuurlijk, dit alles ongeacht de leeftijd, geslacht, gender, gezondheidstoestand van de werknemer. Zolang de werknemer de juiste leeftijd heeft, wordt hij of zij het werknemerspakket aangeboden, inclusief en vooral de zorgverzekering.

Bovendien heeft de Nederlandse overheid in januari 2006 een financieel systeem ingevoerd dat diep betrokken is bij de openbare gezondheidszorg. Deze wetgeving benoemt specifiek een “dual systeem” waarin staat dat werknemers regelmatige langetermijn- en kortetermijn medische behandelingen moeten ontvangen. Bij langetermijnbehandelingen worden de kosten voor semi-permanente opname of arbeidsongeschiktheid, zoals de kosten voor het aanschaffen van een rolstoel, gedekt door staatscontroleerde verplichte verzekering. Daarnaast zijn particuliere ziektekostenverzekeraars verplicht om een pakket te bieden met specifieke verzekeringsbehandelingen voor maximaal 41 procent van alle medische kosten.

Andere belangrijke zaken om te weten

Zoals eerder vermeld, veranderen het payrollsysteem en de regelgeving in Nederland elke jaar of, preciezer, elke 12 maanden. Deze regelgeving is echter alleen van toepassing op werknemers van 21 jaar en ouder. Jongere werknemers krijgen daarom aanzienlijk lagere maandelijkse lonen. Het is ook de moeite waard om te vermelden dat het nationale minimumloon in het land varieert van €1.680 tot $1.950 per maand, wat veel hoger is dan in andere landen, vooral die in de Derde Wereld.

Werkgevers die een werknemer willen ontslaan, moeten goedkeuring vragen bij regionale arbeidsbureaus. Ontslagen die tussen werkgever en werknemer wederzijds worden overeengekomen, vereisen echter geen bemoeienis van autoriteiten.

Ontslagvergoeding, die meer bekendstaat als “transitievergoeding,” kan worden berekend met behulp van de S-factor en R-factor formules. Een werknemer die €4.000 verdient met een S-factor van één en twee-thirds en een R-factor van €4.320 ontvangt een transitievergoeding van €7.200.

(LEES: Severance pay calculation in the Netherlands.))

Laatste gedachten

Het payrollsysteem in Nederland is ongetwijfeld ingewikkelder dan in andere landen. De taken kunnen vermoeiend zijn, vooral voor bedrijfseigenaren die nieuw zijn in de internationale markt. De sleutel tot succes is vooral het zo correct en efficiënt mogelijk inschatten van de risico’s.

Het uitvoeren van deze taken alleen is niet altijd verstandig. Gelukkig biedt Rivermate precies dezelfde services aan. Het is zelfs nog beter dat Rivermate in Nederland gevestigd is.

Neem nu contact op met Rivermate zodat wij je kunnen helpen en je bedrijf kunnen begeleiden bij het aannemen van remote werknemers en het uitvoeren van wereldwijde payroll.