Beoordeeld door Victor Anaya, LATAM CEO bij Rivermate, met meer dan 15 jaar ervaring in Employer of Record-diensten en het aannemen van personeel in heel Latijns-Amerika.

Bedrijven in de Verenigde Staten en Europa kunnen profiteren van het vaardige talent en de strategische nabijheid van Mexico, met verschillende opties voor het in dienst nemen van werknemers in het land. Mexicaanse arbeidswetten, werknemersbescherming, vereisten voor salarisadministratie en belastingen, en het risico op verkeerde classificatie van werknemers vormen echter uitdagingen voor buitenlandse bedrijven.

Deze gids legt de beschikbare opties voor het aannemen van personeel uit en helpt u te bepalen welke aanpak het best bij uw bedrijf past.

Kort overzicht:

Buitenlandse bedrijven kunnen werknemers in Mexico aannemen door een lokale entiteit op te richten, een Employer of Record (EOR) te gebruiken of onafhankelijke Contractors in te schakelen. Een lokale entiteit is geschikt voor grotere teams voor de lange termijn, terwijl een EOR een snellere manier biedt om werknemers in dienst te nemen zonder een entiteit op te richten. Onafhankelijke Contractors zijn geschikt voor echt zelfstandig, projectmatig werk.

Drie manieren om legaal werknemers aan te nemen in Mexico

Personeel aannemen in Mexico is ingewikkelder dan het aannemen van binnenlandse werknemers. Omdat u mensen in dienst neemt die in Mexico blijven en niet naar de Verenigde Staten worden gehaald, moet u voldoen aan de wetten van het land waar de werknemers werkzaam zijn. Volgens de federale arbeidswet (Ley Federal del Trabajo) zijn uw wettelijke opties voor het in dienst nemen van Mexicaanse burgers de volgende:

• Een lokale entiteit oprichten: De eerste optie is het oprichten van een lokale rechtspersoon. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in Londen is geregistreerd, kunt u een dochteronderneming in Mexico-Stad oprichten. Deze optie kan ingewikkeld zijn, aangezien u een geheel nieuwe entiteit opzet en moet voldoen aan buitenlandse wetgeving.
• Een Employer of Record-organisatie gebruiken: De volgende optie is het gebruik van een Employer of Record (EOR)-dienst. In deze constructie is de organisatie de juridische werkgever en is zij verantwoordelijk voor het afdragen van de werkgeversbijdragen aan het Mexicaanse sociale zekerheidsinstituut, het verstrekken van verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden aan werknemers en het voldoen aan andere wettelijke verplichtingen met betrekking tot het in dienst hebben van werknemers in Mexico.
• Contractors inhuren: De laatste optie is het inhuren van Contractors in Mexico. Als u onafhankelijke Contractors op de juiste wijze inhuurt en het relevante protocol volgt, kunt u een formele arbeidsrelatie tussen het buitenlandse bedrijf en de Mexicaanse werknemers vermijden.

Vergelijkingstabel

Aanneemoptie	Insteltijd	Belangrijkste voordelen	Juridische risico's	Kosten	Het meest geschikt voor
Lokale entiteit	Maanden	Mogelijkheid om uw bedrijf op te schalen, volledige controle over uw bedrijf en een lokale aanwezigheid	U bent verantwoordelijk voor alle zaken met betrekking tot salarisadministratie, belastingen en juridische naleving.	Bedrijfsregistratie, administratie, doorlopende naleving, salarissen van werknemers, sociale zekerheid, betaald verlof en andere wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden	Een bedrijf dat van plan is een groter team in Mexico op te bouwen
Onafhankelijke Contractor	Enkele dagen	Snelle opstart en minder werkgeversverplichtingen voor echt zelfstandig werk	U loopt het risico uw werknemers verkeerd te classificeren en hen volgens de Mexicaanse wetgeving als werknemers te moeten behandelen.	Overeengekomen Contractor-tarieven en eventuele betalings- of platformkosten	Een bedrijf dat iemand slechts nodig heeft voor een kortetermijnproject
Employer of Record	Dagen	Een expert die inzicht heeft in juridische zaken en naleving en deze namens u kan afhandelen	Er kunnen nalevingsrisico's blijven bestaan, met name als de EOR-constructie niet voldoet aan de toepasselijke Mexicaanse vereisten.	EOR-servicekosten, salarissen van werknemers, sociale zekerheid, betaald verlof en andere wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden	Een bedrijf dat een klein tot middelgroot team in Mexico wil opbouwen

Vergelijking van doorlooptijden voor het aannemen van personeel in Mexico

Het inhuren van onafhankelijke Contractors is doorgaans de snelste optie, terwijl het oprichten van een lokale entiteit aanzienlijk langer kan duren. Een EOR is een andere optie voor bedrijven die werknemers in Mexico in dienst willen nemen zonder de tijd die nodig is om een eigen entiteit op te richten.

Dit is wat u moet weten over de doorlooptijd van elke optie:

Een lokale entiteit oprichten

Het oprichten van een buitenlandse vennootschap kan langdurig en ingewikkeld zijn, aangezien u door uitgebreide bureaucratie moet navigeren om aan alle toepasselijke oprichtingsvereisten te voldoen en moet werken binnen een regelgevend kader dat u mogelijk niet kent. Voordat u werknemers in dienst kunt nemen, moet u uw bedrijf wettelijk laten registreren bij een Mexicaanse notaris, een belastingnummer aanvragen en diverse nalevingsdossiers indienen. De doorlooptijden verschillen, maar al deze stappen moeten plaatsvinden voordat u zelfs maar nadenkt over wie u voor uw openstaande functies wilt aannemen.

Onafhankelijke Contractors inhuren

Het inhuren van Contractors in Mexico gaat doorgaans sneller, zonder registratievereisten of vertragingen bij de opstart. U moet echter zorgvuldig te werk gaan om uzelf te beschermen tegen werknemers die aanspraak maken op de status van werknemer en bijbehorende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Deze werknemers hebben meer onafhankelijkheid, en als u probeert hun werkschema of de manier waarop zij het werk uitvoeren te dicteren, kunt u de relatie onbedoeld omzetten in een arbeidsrelatie, precies datgene wat u probeert te voorkomen. Om dit te vermijden, moet u geen toezicht houden op deze werknemers en hen niet als werknemers behandelen.

Een Employer of Record gebruiken

De tijd die nodig is om een Employer of Record-relatie op te zetten verschilt per bedrijf, maar het proces is vaak eenvoudig en snel. EOR-diensten verzorgen de salarisadministratie, belastingen en juridische naleving, waardoor het gemakkelijker wordt om te beginnen met het aannemen van personeel. Sommige bedrijven, zoals Rivermate, bieden ook Recruitment-diensten aan die aanzienlijk tijd besparen, waardoor u vrijwel direct kunt aannemen uit een gescreende groep kandidaten.

Vergelijking van juridische risico's bij het aannemen van personeel in Mexico

Elke aanneemoptie brengt verschillende juridische verantwoordelijkheden en risico's met zich mee. Dit is wat u moet overwegen voordat u beslist welke aanpak het beste bij uw bedrijf past:

Een lokale entiteit oprichten

Wanneer u een lokale entiteit oprichten, wordt uw bedrijf de juridische werkgever en neemt het de verantwoordelijkheid op zich om aan de Mexicaanse arbeidsverplichtingen te voldoen.

Als officiële werkgever moet u voldoen aan de Mexicaanse federale arbeidswet. U moet bijdragen aan het woningfonds en de sociale zekerheid. U moet officiële feestdagen in acht nemen en vakantietijd verstrekken aan Mexicaanse werknemers.

Bovendien moeten Mexicaanse bedrijven ten minste 90% van hun personeel uit Mexicaanse burgers laten bestaan. Buitenlandse werknemers zijn sterk beperkt en vereisen een correcte immigratiesponsoring via een tijdelijk verblijfsvisum met werkvergunning. Bovendien kunt u, als uw werknemers kernactiviteiten van het bedrijf in het land uitvoeren, verantwoordelijk zijn voor vennootschapsbelastingverplichtingen.

Artikel 25 van de federale arbeidswet vereist dat u een schriftelijk contract heeft voor arbeidsrelaties dat informatie bevat over arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Of de arbeidsrelatie voor een specifiek werk of een bepaalde tijd geldt, een seizoenscontract is, voor initiële opleiding dient of voor onbepaalde tijd is
• Of de relatie onderworpen is aan een proeftijd
• De te verrichten diensten
• Werktijden en de lengte van de werkdag
• De vorm en het bedrag van het salaris
• Waar het salaris wordt uitbetaald
• Rustdagen, vakanties en andere overeengekomen arbeidsvoorwaarden

Het niet naleven van toepasselijke arbeidswetten kan leiden tot sancties, boetes en andere juridische gevolgen.

Onafhankelijke Contractors inhuren

Het inhuren van echt onafhankelijke Contractors kan sommige verplichtingen die gepaard gaan met een dienstverband verminderen. U loopt echter het risico werknemers verkeerd te classificeren als u niet op de juiste wijze een onafhankelijke relatie tot stand brengt en onderhoudt. Een vast werkschema, direct toezicht of door het bedrijf gecontroleerde hulpmiddelen kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, wijzen op een arbeidsrelatie, .

Bovendien is gespecialiseerde uitbesteding in het Mexicaanse recht sterk gereguleerd. Op grond van artikel 15 van de federale arbeidswet moeten personen of rechtspersonen die gespecialiseerde uitbestedingsdiensten verlenen zich registreren bij het Ministerie van Arbeid en Sociale Welzijn en aantonen dat zij hun belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen zijn nagekomen.

Een Employer of Record gebruiken

Het gebruik van een EOR-dienst kan u helpen uzelf te beschermen tegen juridische aansprakelijkheid. Hoewel het gebruik van een EOR-dienst de hierboven besproken verplichte verplichtingen voor een lokale entiteit niet wegneemt, worden deze overgedragen aan de EOR, zodat u er niet rechtstreeks mee te maken hebt. Uw EOR verzorgt juridische arbeidszaken, onboarding, salarisadministratie en naleving, en beschermt u tegen arbeidsgerelateerde aansprakelijkheid.

Vergelijking van aannamekosten in Mexico

Het inhuren van onafhankelijke Contractors kan de meest kosteneffectieve optie zijn voor kortetermijnprojecten, terwijl een EOR of lokale entiteit financieel gezien logischer kan zijn voor aanwerving op de lange termijn. Dit zijn de kosten die bij elke optie horen:

Een lokale entiteit oprichten

Of u nu een lokale entiteit oprichten of een EOR-dienst gebruikt, u bent verantwoordelijk voor het betalen van verplichte werkgeversbijdragen.

Werkgevers zijn verplicht bij te dragen aan het Mexicaanse sociale zekerheidsinstituut op basis van het salaris van de werknemer, het Nationaal Woningfonds van 5% en pensioenspaargeld van 2%.

Mexicaanse werknemers hebben recht op ten minste 15 dagen betaald loon als kerstbonus. Bovendien moet u elk jaar ten minste 12 betaalde vakantiedagen verstrekken. De vakantieperiode neemt elk jaar met twee dagen toe tot deze in het vijfde jaar 20 dagen bereikt, en daarna met twee dagen voor elke vijf extra dienstjaren. Artikel 80 bepaalt ook dat werknemers een vakantietoeslag van 25% ontvangen.

Mexicaanse werkgevers zijn ook onderworpen aan verplichte winstdelingsregels, aangezien zij in aanmerking komende werknemers 10% van de winst van het bedrijf vóór belastingen moeten verstrekken, tot aan wettelijke maxima.

Als een werkgever een werknemer ontslaat zonder wettelijke rechtvaardiging, kan hij verplicht worden de werknemer drie maanden basissalaris, 20 dagen salaris per dienstjaar en opgebouwde anciënniteitsbonussen te betalen.

Aan het oprichten van een lokale entiteit zijn extra kosten verbonden, waaronder kosten voor bedrijfsregistratie, administratie en doorlopende naleving. Als u echter van plan bent om na verloop van tijd een groter personeelsbestand in Mexico te hebben, kan deze optie op de lange termijn kosteneffectiever zijn.

Onafhankelijke Contractors inhuren

De belangrijkste kostenpost bij het inhuren van een onafhankelijke Contractor is het loon van de werknemer, aangezien u technisch gezien niet hun werkgever bent en niet verantwoordelijk bent voor werkgeversbijdragen, zoals bij de andere twee opties. U betaalt Contractors rechtstreeks voor hun diensten. Omdat deze werknemers zelf verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun belastingen, kunnen zij een hoger loon eisen. De totale kosten zijn echter afhankelijk van de overeengekomen tarieven van de Contractor en hoe deze zich verhouden tot de kosten van het rechtstreeks in dienst nemen van iemand.

Een aandachtspunt is dat u strikte grenzen moet handhaven ten opzichte van uw onafhankelijke Contractors om te voorkomen dat u onbedoeld een arbeidsrelatie creëert. Als uw onafhankelijke Contractor in werkelijkheid een werknemer is en als zodanig geclassificeerd had moeten worden, moet u mogelijk secundaire arbeidsvoorwaarden en werkgeversbijdragen verstrekken, naast het betalen van boetes.

Een Employer of Record gebruiken

Met een Employer of Record bent u nog steeds verantwoordelijk voor het betalen van verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden en werkgeversbijdragen, waaronder sociale zekerheid, betaald verlof en andere wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. U bent ook verantwoordelijk voor het betalen van de servicekosten van de EOR.

Omdat u geen lokale entiteit hoeft op te richten en te onderhouden, vermijdt u de initiële registratiekosten en de doorlopende administratieve kosten die gepaard gaan met het runnen van uw eigen bedrijf in Mexico.

De juiste aanneemoptie voor uw bedrijf kiezen

De optie die het beste bij u past, hangt af van uw specifieke omstandigheden en voorkeuren. Als u bijvoorbeeld alleen iemand wilt aannemen voor een kort project, kan het inhuren van een onafhankelijke Contractor een snellere, eenvoudigere en kosteneffectievere optie zijn. Als u zich echter zorgen maakt over nalevingsrisico's of het verkeerd classificeren van een werknemer, geeft u mogelijk de voorkeur aan een EOR. Een EOR kan ook een praktische optie zijn voor bedrijven die een klein team in Mexico willen aannemen zonder een lokale entiteit op te richten.

Als u van plan bent een groter team op te bouwen en een permanente aanwezigheid in Mexico wilt, geeft u mogelijk de voorkeur aan de optie van een lokale entiteit. Na verloop van tijd kan dit een kosteneffectievere optie zijn die u meer controle geeft over uw personeelsbestand.

Neem werknemers aan in Mexico met Rivermate

Rivermate is een gevestigde Employer of Record-aanbieder die u kan helpen werknemers in Mexico en andere landen aan te nemen zonder een lokale entiteit op te richten. Wij ondersteunen bedrijven in meer dan 180 landen met lokale arbeidsadministratie, salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en nalevingsvereisten.

Onze lokale experts helpen u bij het beheren van de Mexicaanse arbeidsvereisten en verminderen de administratieve last van internationaal personeel aannemen. Neem contact op met Rivermate om uw aannamebehoeften te bespreken en te ontdekken welke optie het beste bij uw bedrijf past.

Veelgestelde vragen

Kan ik werknemers in dienst nemen in Mexico?

Ja. Buitenlandse bedrijven kunnen werknemers in dienst nemen die in Mexico wonen en werken door een lokale rechtspersoon op te richten of een Employer of Record (EOR) te gebruiken. Met een EOR kunt u werknemers in dienst nemen zonder uw eigen entiteit in Mexico op te richten.

Hanteert Mexico een at-will-arbeidssysteem?

Nee. Mexico hanteert geen at-will-arbeidssysteem. Werkgevers hebben over het algemeen een wettelijk gerechtvaardigde reden nodig om een werknemer te ontslaan zonder verplichtingen tot het betalen van een vergoeding. Als een werknemer zonder geldige reden wordt ontslagen, kan de werkgever verplicht worden de wettelijke ontslagvergoeding en andere toepasselijke secundaire arbeidsvoorwaarden te betalen.

Hoe lang duurt het om een lokale entiteit in Mexico op te richten?

Het oprichten van een lokale entiteit in Mexico duurt meestal enkele maanden, afhankelijk van de bedrijfsstructuur en de registratievereisten. Het proces omvat doorgaans het registreren van het bedrijf, het verkrijgen van een belastingidentificatienummer (RFC), het indienen van de noodzakelijke dossiers en het openen van een zakelijke bankrekening.

Het gebruik van een EOR kan een snellere oplossing zijn, omdat u geen eigen lokale entiteit hoeft op te richten voordat u werknemers in dienst neemt.

Waarom zou ik een EOR-dienst in Mexico gebruiken?

Met een EOR kunt u werknemers in Mexico in dienst nemen zonder een lokale entiteit op te richten. De aanbieder treedt op als juridische werkgever en verzorgt arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en lokale nalevingsvereisten. Dit vermindert de administratieve last van internationaal personeel aannemen, terwijl u het dagelijkse werk van uw werknemers zelf kunt aansturen.