Hoe Contractors in Spanje te Werven en te Betalen

Het inhuren van contractors in Spanje is een slimme zet voor startups en HR-teams. Het geeft hen flexibele toegang tot talent. Echter, de Spaanse arbeidswetgeving voor autónomos (zelfstandige contractors) is uniek. Het is belangrijk deze regels nauwkeurig te volgen. Fouten kunnen leiden tot juridische problemen zoals contractor misclassification, boetes of belastingproblemen.

In deze gids behandelen we alles wat je moet weten om contractors in Spanje te huren en ze correct te betalen. We leggen uit wie in aanmerking komt als contractor, hoe je ze legaal betrekt, en de belasting- en socialezekerheidsverplichtingen. We bespreken ook typische betalingsvoorwaarden, de risico’s van misclassificatie, en tips om compliant te blijven, vooral voor internationale teams. We streven naar een informele en eenvoudige uitleg, met verwijzingen naar Spaanse regelgeving ter ondersteuning.

Wie kwalificeert als Contractor (Autónomo) in Spanje?

In Spanje is een autónomo een zelfstandige of onafhankelijke contractor. Dit betekent dat zij voor winst werken op eigen initiatief, diensten of producten aanbieden onafhankelijk. Ze opereren buiten de controle van een enkele werkgever. Een definitie uit de Spaanse arbeidswet zegt:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

In eenvoudigere termen beheren contractors hun eigen werk: ze stellen meestal hun schema’s vast, gebruiken hun eigen tools, en werken voor meerdere klanten. In tegenstelling tot werknemers (trabajadores por cuenta ajena), die volgens een bedrijfscontract werken, doen contractors dat onder een burgerlijk of commercieel contract voor diensten.

Belangrijke verschillen tussen een contractor en een werknemer in Spanje zijn:

• Onafhankelijkheid: Contractors werken met een hoge mate van autonomie. Ze worden niet gecontroleerd of gemanaged zoals werknemers. Bijvoorbeeld, een freelancer kan een website ontwerpen wanneer hij wil, terwijl een werknemer-ontwerper zich aan het schema en de richtlijnen van het bedrijf moet houden.

• Geen Payroll Voordelen: Contractors krijgen geen typische werknemersvoordelen zoals betaald verlof, ziekteverlof of ontslagvergoeding. Ze staan niet op de loonlijst van het bedrijf; in plaats daarvan factureren ze voor wat ze doen.

• Financieel risico en tools: Een autónomo levert meestal hun eigen tools of apparatuur en neemt de financiële risico’s van hun werk op zich. Ze moeten vaak zelf materialen of training aanschaffen.

• Meerdere klanten: Veel contractors hebben verschillende klanten tegelijk, wat hun onafhankelijke status ondersteunt. Echter, de Spaanse wet erkent ook “autónomo dependiente” (TRADE), een economisch afhankelijke contractor die meer dan 75% van hun inkomen uit één klant haalt. Een TRADE is nog steeds een contractor, maar moet een speciale schriftelijke overeenkomst hebben met die hoofdklant (meer hierover later).

Als iemand in Spanje werkt als een werknemer—zoals het volgen van een schema van een bedrijf, instructies opvolgen, en geen echte onafhankelijkheid hebben—is het misleidend om hen een “contractor” te noemen. De wet kan hen beschouwen als een werknemer, zelfs als ze factureren als freelancer. Dit is de bekende “falso autónomo” (nep-zelfstandige) situatie die Spaanse arbeidsinspecteurs in de gaten houden. We bespreken later de risico’s van misclassificatie en Spaanse arbeidsinspecties, maar onthoud: alleen echte zelfstandigen kwalificeren als contractors.

Hoe legaal een contractor in Spanje te huren

Als je een professional hebt gevonden die als onafhankelijke contractor (autónomo) kan optreden, hoe betrek je hun diensten dan legaal? Het inhuren van een contractor in Spanje verschilt van het inhuren van een werknemer. Hier zijn de belangrijkste stappen en vereisten:

1. Gebruik een correct contract voor diensten (Contrato Mercantil): Je gebruikt geen arbeidscontract voor een contractor. In plaats daarvan onderteken je een burgerlijk of commercieel overeenkomst – vaak een contrato de prestación de servicios of contrato mercantil. Dit contract beschrijft de scope van het werk, opleveringen, betalingsvoorwaarden, en de onafhankelijke aard van de relatie. Het moet vermelden dat er geen arbeidsrelatie (relación laboral) bestaat, en dat de contractor zelf verantwoordelijk is voor zijn belastingen en socialezekerheid. Voor een TRADE (economisch afhankelijke contractor) vereist de Spaanse wet een schriftelijke overeenkomst en registratie bij de publieke werkgelegenheidsdienst. Zorg dat de overeenkomst schriftelijk is om beide partijen te beschermen, en overweeg een tweetalige (Spaans/Engels) versie als één partij geen Spaans spreekt.

2. Verifieer de registratie van de contractor (autónomo status): In Spanje moet de contractor registreren bij de belastingdienst (Agencia Tributaria) en Social Security voordat ze beginnen te werken. Als werkgever, bevestig dat de contractor dit gedaan heeft:

• Belastingdienst registratie (Hacienda): De contractor moet zich registreren via de Modelo 036 of 037 (belastingregistratieformulieren) bij de Agencia Tributaria​.

  Dit informeert de belastingdienst over hun bedrijfsactiviteit (via een IAE-code – Impuesto de Actividades Económicas categorie). De meeste freelancers gebruiken het vereenvoudigde Modelo 037. Hiermee krijgen ze een CIF/NIF als autónomo en registreren ze voor BTW (IVA) indien van toepassing. Tip: Vraag eventueel een kopie van hun Modelo 036/037 registratie of hun BTW-nummer (NIF, vaak hun DNI met letter).

• Socialezekerheidsregistratie (RETA): Autónomos moeten zich inschrijven in het Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), het Spaanse socialezekerheidsysteem voor zelfstandigen. Dit gebeurt online via het portaal van Seguridad Social (Import@ss) en is verplicht voordat ze beginnen te werken. Tijdens inschrijving kiest de freelancer een bijdragebasis (wat invloed heeft op hun maandelijkse socialezekerheidsbijdrage) en selecteert een mutua (collectieve verzekering) die arbeidsongevallen en ziekten dekt. Het bedrijf dat inhuurt regelt dit niet voor de contractor, maar je moet controleren of je contractor een Social Security-nummer heeft en “alta” (actief) is in RETA. Contractors kunnen je een document tonen dat hun socialezekerheidsregistratie bevestigt.

3. Stem af op de scope en voorwaarden volgens de wet: Zorg dat het werk van de contractor echt een onafhankelijk project of dienst is. Definieer duidelijk de opleveringen of diensten. Als de regeling meer op een arbeidsovereenkomst begint te lijken (bijvoorbeeld vast schema op jouw kantoor, gebruik van jouw apparatuur, onder strikte supervisie), pauzeer – je moet misschien een werknemer aannemen of de voorwaarden aanpassen. In Spanje telt de inhoud van de relatie, niet alleen het label. Ontwerp de samenwerking als project- of adviesbasis. Het contract voor diensten moet ook clausules bevatten over vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom (wie bezit het werkproduct), en beëindigingsvoorwaarden, indien nodig.

4. Overweeg het scenario van de Autónomo TRADE: Als je contractor het grootste deel van hun tijd aan jouw project besteedt en minstens 75% van hun inkomen van jou verdient, kunnen ze worden geklasseerd als een Autónomo Dependiente (TRADE) onder de Spaanse wet. TRADE-contractors hebben een speciale status met extra bescherming (zoals 18 dagen verlof per jaar en specifieke opzegtermijnen) en het contract moet expliciet aangeven dat ze TRADE zijn en geregistreerd bij de autoriteiten. Deze situatie is zeldzaam voor echt onafhankelijke contractors, omdat de meeste proberen voor meerdere klanten te werken. Als je vermoedt dat dit van toepassing is, raadpleeg dan een arbeidsadvocaat of adviseur om het contract correct op te stellen.

Samengevat: Om een contractor in Spanje te huren, zorg dat ze een echte autónomo zijn, gebruik een degelijk contract, en bevestig dat ze correct geregistreerd zijn. In tegenstelling tot het aannemen van werknemers, hoef je ze niet in je loonadministratie of bij Social Security te registreren. Je relatie is zakelijk-tot-zakelijk. Maar je moet facturen verzamelen voor betalingen (die we verder bespreken) en deze bewaren voor je boekhouding en belastingaangifte.

(Voor meer details over Spaanse arbeidsregels en onderscheidingen, kun je ook onze uitgebreide Spain hiring guide).

Belasting- en socialezekerheidsverplichtingen voor Contractors en Bedrijven

Het inhuren van een autónomo in Spanje betekent dat zowel de contractor als het bedrijf belasting- en socialezekerheidsverplichtingen hebben. Het goede nieuws is dat bedrijven geen loonbelasting of socialezekerheidsbijdragen betalen voor echte contractors. Deze zijn de verantwoordelijkheid van de contractor. Toch kunnen bedrijven verplicht zijn om een deel van de belasting in te houden en moeten ze het totale belastingplaatje begrijpen. Laten we het opsplitsen:

Voor de Contractor (Autónomo): Een Spaanse contractor moet zelf zorgen voor hun belasting- en socialezekerheidsbetalingen:

• Inkomstenbelasting (IRPF): De inkomstenbelasting (IRPF) geldt voor de verdiensten van de contractor. Freelancers doen meestal kwartaalvooruitbetalingen aan Hacienda of laten klanten belasting inhouden op facturen. De standaard inhoudingspercentage is 15% op professionele dienstenfacturen van autónomos. Dit betekent dat de contractor een factuur uitreikt aan het bedrijf, inclusief een regel voor een IRPF-inhouding van 15% (als ze meer dan 2 jaar freelancen; nieuwe freelancers kunnen een gereduceerd 7% tarief toepassen). Het inhuurbedrijf houdt deze 15% in en betaalt het namens de contractor aan de belastingdienst. Aan het eind van het jaar rapporteert de contractor de totale inkomsten minus kosten in hun belastingaangifte en verreken je eventuele verschillen. Belangrijk: Buitenlandse bedrijven die Spaanse contractors inhuren, houden mogelijk geen Spaanse belastingen in. In dat geval moet de contractor mogelijk zelf kwartaalbetalingen doen. Het is verstandig dit in het contract te vermelden.

• Toegevoegde Waarde Belasting (BTW of IVA): De meeste contractors moeten BTW (IVA) in rekening brengen over hun diensten, omdat ze als bedrijf opereren. De standaard BTW-tarief in Spanje is 21%. Een autónomo factureert meestal met 21% IVA, tenzij vrijgesteld of onder een verlaagd tarief (sommige beroepen hebben 10% of 0%). Als jouw bedrijf BTW-geregistreerd is in Spanje of de EU, kun je dit meestal aftrekken als input-IVA. Niet-Spaanse bedrijven krijgen soms te maken met de “reverse charge”-regel, wat het ingewikkeld maakt. Contractors dienen kwartaal-IVA-aangiften in om de IVA te betalen die ze hebben geïnd (minus IVA dat ze betaalden op zakelijke uitgaven).

• Socialezekerheid (Maandelijkse Autónomo Bijdrage): Spaanse contractors betalen een maandelijkse socialezekerheidsbijdrage (de cuota de autónomo) voor gezondheidszorg, pensioen, en meer. Deze bijdrage is vast, gebaseerd op hun gekozen bijdragebasis en inkomensniveau. Vanaf 2025 heeft Spanje inkomensafhankelijke tiers voor autónomo-bijdragen geïntroduceerd. Bijvoorbeeld, een freelancer onder €670 per maand betaalt ongeveer €200 per maand, terwijl iemand die meer dan €6.000 verdient, tot €590 kan betalen. Deze tarieven worden jaarlijks aangepast op basis van inkomsten. De contractor betaalt deze bijdrage ongeacht het aantal klanten en stelt meestal een automatische incasso in bij Seguridad Social. Deze betalingen zijn belangrijke kosten bij het bepalen van je tarieven.

• Andere belastingen: Sommige freelancers betalen IAE (een belasting op bedrijfsactiviteiten) als hun omzet hoog is, maar de meeste autónomos zijn vrijgesteld vanwege inkomenslimieten. Ze kunnen ook een jaarlijkse zelfstandigenbelasting betalen in hun regio of lokale vergunningen, maar dat varieert. De belangrijkste belastingen blijven IRPF en IVA.

Voor het inhuurbedrijf: Vanuit het perspectief van het bedrijf betekent het inhuren van een contractor minder directe verplichtingen dan het aannemen van een werknemer, maar je hebt nog steeds belangrijke taken:

• Inhouding en informatieve aangiften: Als je bedrijf in Spanje is, moet je meestal 15% IRPF inhouden op betalingen aan Spaanse zelfstandigen. Je betaalt de contractor 85% van de factuur (plus de volledige IVA), en de resterende 15% gaat naar Hacienda namens hen. Daarna dien je een kwartaalformulier in (modelo 111) om die inhoudingen af te dragen en een jaaroverzicht (modelo 190). Als er geen factuur wordt overlegd of de contractor niet geregistreerd is, betaal ze dan niet als “vendor” zonder duidelijkheid. Elke betaling voor diensten moet gedocumenteerd worden. Vermijd het betalen van een contractor “onder de tafel” zonder factuur, want dan kun je die kosten niet aftrekken.

• Controleer BTW-gegevens: Controleer of de factuur van de contractor hun BTW-nummer (NIF) bevat en de juiste IVA. Als je een Spaans bedrijf bent, registreer je die factuur in je BTW-boekhouding en kun je meestal de IVA terugvorderen. Als je een buitenlands bedrijf bent, wordt je mogelijk geen IVA in rekening gebracht (bijvoorbeeld als je buiten de EU bent). Het bevestigen van deze gegevens zorgt dat beide partijen de BTW correct afhandelen. De Spaanse contractor weet wat hun verplichtingen zijn, maar het is goed dat jij begrijpt waarom sommige facturen BTW bevatten en andere niet.

• Geen socialezekerheidsbijdragen voor het bedrijf: Je betaalt geen socialezekerheidsbijdragen voor een puur contractor. Je houdt geen sociale bijdragen in op hun betaling, omdat dit niet geldt voor B2B-deals. De contractor betaalt zelf hun RETA-quota. Zorg dat de persoon echt een contractor is. Als later de autoriteiten besluiten dat ze feitelijk een werknemer waren, kun je aansprakelijk worden voor niet-betaalde werkgeversbijdragen en boetes. (We bespreken dit risico later bij misclassificatie.)

• Contractorfacturen in de boekhouding: Bewaar alle contractorfacturen. Spaanse bedrijven moeten deze minimaal 5 jaar bewaren (en praktisch 6 jaar voor handelsdocumenten). Zelfs buitenlandse startups moeten deze documenten bewaren als bewijs van legitieme bedrijfskosten, mocht de Spaanse belastingdienst vragen stellen over betalingen aan personen in Spanje.

Samengevat: De contractor regelt zelf hun belastingaangiften en socialezekerheidsbetalingen, terwijl het bedrijf vooral verantwoordelijk is voor inhoudingen op inkomen (indien van toepassing) en correcte facturering. Deze relatie is eenvoudiger dan arbeid, daarom geven bedrijven er de voorkeur aan om contractors in Spanje te huren. Maar deze eenvoud werkt alleen als alles duidelijk is; anders kunnen aansprakelijkheden terugkomen bij het bedrijf.

(Wil je hulp bij het beheren van facturen en betalingen aan meerdere contractors? Het gebruik van een platform zoals Rivermate’s contractor management solution kan onboarding, betalingen en compliance vereenvoudigen.)

Betalingsvoorwaarden en praktijken voor contractors in Spanje

Bij het betalen van contractors in Spanje is het kennen van de gebruikelijke betalingsvoorwaarden essentieel. Dit helpt je een goede werkrelatie te behouden en compliant te blijven met de Spaanse wet. Spanje, net als veel EU-landen, heeft regels om freelancers en kleine leveranciers te beschermen tegen late betalingen. Dit is wat je moet weten:

1. Standaard betalingsvoorwaarden – 30 dagen (of 60 bij overeenkomst): Standaard zegt de Spaanse wet dat, als geen betalingstermijn is vermeld, betaling binnen 30 dagen na ontvangst van de dienst of factuur moet plaatsvinden. In B2B-transacties (bedrijf aan autónomo) kunnen partijen een langere termijn overeenkomen, maar de maximum is 60 dagen. Dit volgt uit Spanje’s anti-morosidad-wetgeving, die EU-regels volgt. Wet 15/2010 (wijzigt Wet 3/2004) stelt dat alles boven de 60 dagen niet afdwingbaar is, zelfs als een groot bedrijf dat probeert. Dus, de norm is om ofwel 30 dagen te hanteren of, bij onderhandeling, 60 dagen – vooral bij grotere bedrijven. Voor startups en contractors is 30 dagen redelijk.

voorbeeld: Als je een factuur ontvangt gedateerd 1 juli, moet je die betalen voor 31 juli. Als je hebt afgesproken “60 dagen einde maand” met de contractor, betaal je eind augustus. Vermeld dit altijd duidelijk in het contract of inkooporder om verwarring te voorkomen.

2. Facturatiepraktijken: Spaanse contractors sturen een factuur voor hun diensten. Een geldige factuur moet een factuurnummer, datum, gegevens van de contractor (naam, adres, NIF), je bedrijfsgegevens, een omschrijving van de dienst, het bedrag, BTW (indien van toepassing), en IRPF-inhouding bevatten. Zorg dat je deze facturen regelmatig ontvangt – meestal na voltooiing van het werk of maandelijks. Sommige contractors