Het inhuren van contractors in Spanje is een slimme zet voor startups en HR-teams. Het geeft hen flexibele toegang tot talent. Echter, Spaanse arbeidswetten voor autónomos (zelfstandige contractors) zijn uniek. Het is belangrijk deze regels nauwkeurig te volgen. Fouten kunnen leiden tot juridische problemen zoals misclassificatie van contractors, boetes, of fiscale kwesties.

In deze gids behandelen we alles wat je moet weten om te huren van contractors in Spanje en hen correct te betalen. We leggen uit wie als contractor kwalificeert, hoe je hen legaal betrekt, en wat de fiscale en sociale zekerheidsverplichtingen zijn. We bespreken ook typische betalingsvoorwaarden, de risico’s van misclassificatie, en tips om compliant te blijven — vooral voor internationale teams. We streven ernaar het informeel en duidelijk te houden, met verwijzingen naar Spaanse regelgeving ter ondersteuning.

Wie kwalificeert als Contractor (Autónomo) in Spanje?

In Spanje is een autónomo een zelfstandige of onafhankelijke contractor. Dit betekent dat zij winst maken door zelf te werken, diensten of producten onafhankelijk aan te bieden. Ze opereren buiten de controle van een enkele werkgever. Een definitie uit de Spaanse arbeidswet zegt:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

In eenvoudigere termen beheren contractors hun eigen werk: ze stellen vaak hun schema’s op, gebruiken hun eigen tools, en werken voor meerdere klanten. In tegenstelling tot werknemers (trabajadores por cuenta ajena), die volgens een bedrijfscontract werken, doen contractors dat onder een burgelijk of handelscontract voor diensten.

Belangrijke verschillen tussen een contractor en een werknemer in Spanje omvatten:

• Zelfstandigheid: Contractors werken met een hoge mate van autonomie. Ze worden niet gecontroleerd of beheerd zoals werknemers. Ze kunnen bijvoorbeeld een website ontwerpen wanneer ze willen, terwijl een werknemer-ontwerper zich aan schema’s en richtlijnen van het bedrijf moet houden.

• Geen loonlijstvoordelen: Contractors ontvangen geen typische werknemersvoordelen zoals betaalde vakantiedagen, ziekteverlof, of ontslagvergoedingen. Ze staan niet op de loonlijst van het bedrijf; in plaats daarvan factureren ze voor wat ze doen.

• Financieel risico en tools: Een autónomo voorziet meestal in hun eigen tools of apparatuur en neemt de financiële risico’s van hun werk op zich. Ze moeten vaak zelf materialen of opleidingen kopen.

• Meerdere klanten: Veel contractors hebben verschillende klanten tegelijk, wat hun onafhankelijke status ondersteunt. Echter, de Spaanse wet erkent ook “autónomo dependiente” (TRADE), een economisch afhankelijke contractor die meer dan 75% van hun inkomen uit één klant haalt. Een TRADE blijft een contractor, maar moet een speciale schriftelijke overeenkomst met die hoofdklant hebben (later meer daarover).

Als iemand in Spanje werkt als een werknemer — bijvoorbeeld volgens een bedrijfsrooster werkt, aanwijzingen opvolgt, en geen echte zelfstandigheid heeft — is het misleidend om hen “contractor” te noemen. De wet kan hen als werknemer beschouwen, zelfs als ze factureren als freelancer. Dit is de bekende “falso autónomo” (valse zelfstandige) situatie die Spaanse arbeidsinspecteurs controleren. We bespreken later de risico’s van misclassificatie en Spaanse arbeidsinspecties, maar onthoud: alleen echte zelfstandige werknemers kwalificeren als contractors.

Hoe je wettelijk een contractor kunt inhuren in Spanje

Als je een professional hebt gevonden die als onafhankelijke contractor (autónomo) kan optreden, hoe formeer je dan legaal hun inzet? Het inhuren van een contractor in Spanje verschilt van het aannemen van een werknemer. Hier zijn de kernstappen en vereisten:

1. Gebruik een correct contract voor diensten (Contrato Mercantil): Je gebruikt geen arbeidscontract voor een contractor. In plaats daarvan onderteken je een burgerlijk of handelscontract — vaak een contrato de prestación de servicios of contrato mercantil. Dit contract beschrijft de scope, resultaten, betalingsvoorwaarden, en de onafhankelijke aard van de relatie. Het moet vermelden dat er geen arbeidsrelatie (relación laboral) bestaat, en dat de contractor zelf verantwoordelijk is voor hun belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Voor een TRADE (economisch afhankelijke contractor) vraagt de Spaanse wet een schriftelijke overeenkomst en registratie bij het publieke arbeidsbureau. Zorg dat het contract schriftelijk is om beide partijen te beschermen; overweeg een tweetalige versie (Spaans/Engels) als een van de partijen geen Spaans spreekt.

2. Verifieer de registratie van de contractor (autónomo status): In Spanje moet de contractor registreren bij de belastingdienst (Agencia Tributaria) en Sociale Zekerheid voordat ze beginnen te werken. Als werkgever, controleer of de contractor dit gedaan heeft:

• Belastingdienstregistratie (Hacienda): De contractor moet zich registreren met het Modelo 036 of 037 (fiscale registratieformulieren) bij de Agencia Tributaria.
  Dit meldt de belastingdienst over hun bedrijfsactiviteit (via een IAE-code — Impuesto de Actividades Económicas). De meeste freelancers gebruiken de vereenvoudigde Modelo 037. Hiermee krijgen ze een CIF/NIF als autónomo en registreren ze voor BTW (IVA), indien van toepassing. Tip: Vraag een kopie van hun Modelo 036/037 registratie of hun BTW-nummer (NIF, vaak hun DNI met letter).

• Inschrijving Sociale Zekerheid (RETA): Autónomos moeten zich inschrijven in het Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), het Spaanse sociale zekerheidsstelsel voor zelfstandigen. Dit doe je online via het portal van Seguridad Social. Dit is verplicht vóórdat ze beginnen te werken. Tijdens de inschrijving kiest de freelancer een bijdragereeks (wat invloed heeft op hun maandelijkse sociale zekerheidsbijdrage) en selecteert een mutua (verzekeringfonds) dat dekking biedt voor arbeidsongevallen en ziekten. De inlenende onderneming regelt dit niet voor de contractor, maar controleer dat je contractor een Social Security-nummer heeft en “alta” (actief) is in RETA. Contractors kunnen je een document laten zien dat hun sociale zekerheidsregistratie bevestigt.

3. Stem overeen over de scope en voorwaarden volgens de wet: Zorg dat het werk van de contractor echt een zelfstandig project of dienst is. Definieer duidelijk de resultaten of de diensten. Als de overeenkomst meer op een arbeidsrelatie begint te lijken (bijvoorbeeld vast schema op je kantoor, gebruik van je materiaal, en nauw toezicht), pauzeer — je moet mogelijk een werknemer aannemen of de voorwaarden aanpassen. In de Spaanse wetgeving telt niet alleen de benaming, maar vooral de inhoud van de relatie. Ontwerp de samenwerking als een projectgerichte of consultancy-achtige relatie. Het contract voor diensten moet ook clausules bevatten over vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom (wie bezit het werk), en beëindigingsvoorwaarden.

4. Overweeg het scenario van Autónomo TRADE: Als je contractor het grootste deel van hun tijd aan jouw project besteedt en minimaal 75% van hun inkomen van jou ontvangt, kunnen ze worden gecategoriseerd als een Autónomo Dependiente (TRADE) volgens de Spaanse wet. TRADE-contractors hebben een speciale status met extra bescherming (zoals 18 vrije dagen per jaar en specifieke opzeggingsregelingen), en het contract moet expliciet aangeven dat ze een TRADE zijn en geregistreerd bij de autoriteiten. Dit is zeldzaam voor echt onafhankelijke contractors, omdat de meeste voor meerdere klanten werken. Als je vermoedt dat dit van toepassing is, raadpleeg dan een arbeidsjurist of adviseur om het contract correct op te stellen.

Samenvattend: Om een contractor in Spanje aan te nemen, moet je zeker weten dat ze een echte autónomo zijn, een degelijk contract gebruiken, en dat ze correct geregistreerd staan. In tegenstelling tot het aannemen van werknemers hoef je je niet te registreren in je loonadministratie of bij Sociale Zekerheid voor hen. De relatie is zakelijke dienstverlening. Belangrijk is wel dat je facturen verzamelt voor de betalingen (hierover later meer) en deze bij je boekhouding en belastingbeheer bewaart.

(Voor meer details over Spaanse arbeidsregels en verschillen, kun je ook onze uitgebreide Spain hiring guide)

Fiscale en sociale zekerheidsverplichtingen voor contractors en bedrijven

Het aannemen van een autónomo in Spanje betekent dat zowel de contractor als het bedrijf fiscale en sociale zekerheidsverplichtingen hebben. Het goeie nieuws is dat bedrijven geen loonbelastingen of sociale zekerheidsbijdragen betalen voor echte contractors. Dit is de verantwoordelijkheid van de contractor zelf. Toch kunnen bedrijven verplicht zijn om een gedeelte van de belasting in te houden en moeten ze het hele fiscale plaatje begrijpen. Laten we dat uitsplitsen:

Voor de Contractor (Autónomo): Een Spaanse contractor moet zelf voor hun belastingen en sociale zekerheidsbetalingen zorgen:

• Inkomstenbelasting (IRPF): De inkomstenbelasting (IRPF) geldt voor de inkomsten van de contractor. Freelancers doen meestal kwartaalbetalingen aan Hacienda of laten het bedrijf belasting inhouden op facturen. Het standaardtarief voor btw-werknemersfacturen is 15%. De contractor stuurt een factuur inclusief een IRPF-inhouding van 15% (indien ze meer dan 2 jaar freelancen; nieuwe freelancers kunnen een verminderd tarief van 7% toepassen). Het bedrijf houdt dat 15% in en betaalt dat namens de contractor aan de belastingdienst. Aan het eind van het jaar rapporteert de contractor de totale inkomsten minus kosten en betaalt het verschil. Belangrijk: Buitenlandse bedrijven die Spaanse contractors inhuren, houden mogelijk geen Spaanse belasting in. In dat geval moet de contractor zelf kwartaalbetalingen doen. Het is slim dit te bespreken in het contract.

• BTW (IVA): De meeste contractors brengen BTW (IVA) in rekening over hun diensten. In Spanje is het standaardtarief 21%. Een autónomo factureert meestal met 21% IVA, tenzij vrijgesteld of tegen een lager tarief (sommige beroepen krijgen 10% of 0%). Als jouw bedrijf btw-registratie hebt in Spanje of de EU, kun je dit doorgaans als input-btw aftrekken. Buiten Spanje kunnen de “verleggingsregeling” gelden, wat de zaken ingewikkeld maakt. Facturen worden kwartaalgewijs ingediend om de IVA te betalen (minus de IVA die je hebt betaald voor zakelijke kosten).

• Sociale Zekerheid (Maandelijkse Autónomo Tarief): Spaanse contractors betalen een maandelijkse socialezekerheidsbijdrage (“cuota de autónomo”), meestal om basiszorg, pensioen, enzovoort te dekken. De bijdrage is vast of gebaseerd op hun gekozen bijdragebasis. Sinds 2026 zijn er inkomenafhankelijke tarieven voor de autónomo-bijdragen. Bijvoorbeeld, iemand die onder €670 per maand verdient, betaalt rond de €200; iemand die meer dan €6.000 verdient, kan tot €590 per maand betalen. Deze tarieven worden jaarlijks aangepast. De contractor betaalt deze bijdrage, meestal automatisch via automatische incasso, los van het aantal klanten. Deze kosten moeten in de prijs worden doorberekend.

• Andere belastingen: Sommige freelancers betalen IAE (een belasting op bedrijfsactiviteiten) als ze over een bepaald omzetbedrag gaan, maar de meeste autónomos zijn vrijgesteld dankzij drempels. Ze kunnen ook regionaal een jaarlijkse “zelfstandigenbelasting” betalen of vergunningen nodig hebben, afhankelijk van de regio. De belangrijkste belastingen blijven IRPF en IVA.

Voor het bedrijf: Van jouw kant zijn er minder verplichtingen dan bij het aannemen van een werknemer, maar je hebt wel belangrijke plichten:

• Inhouding en aangiftes: Als je een Spaanse entiteit bent, moet je meestal 15% IRPF inhouden op betalingen aan Spaanse zelfstandigen. Je betaalt de contractor 85% van de factuur (plus de volledige IVA), en de resterende 15% gaat naar Hacienda. Vervolgens doe je elk kwartaal een formulier (modelo 111) om die inhoudingen te betalen en een jaaroverzicht (modelo 190). Ontvang je geen factuur of is de contractor niet geregistreerd? Betaal ze dan niet zonder duidelijkheid. Elke betaling voor diensten moet gedocumenteerd zijn. Het is strafbaar om een contractor “onder de tafel” te betalen zonder factuur.

• Controleer VAT-gegevens: Zorg dat de factuur de BTW-nummer (NIF) van de contractor vermeldt en dat de juiste IVA wordt gerekend. Als je een Spaans bedrijf bent, verwerk je die factuur in je BTW-boekhouding en kun je meestal de IVA terugvorderen. Als je een buitenlands bedrijf bent, wordt mogelijk geen IVA in rekening gebracht (bijvoorbeeld als buiten de EU). Controleer deze gegevens.

• Geen sociale zekerheidsbijdragen voor het bedrijf: Je hoeft geen sociale zekerheidsbijdragen te betalen voor een pure contractor. Je houdt geen sociale bijdragen in op hun vergoeding, omdat dat niet van toepassing is op zakelijke B2B-contracten. De contractor betaalt zelf zijn/haar RETA-bijdrage. Zorg dat het duidelijk is dat het iemand is die als contractor wordt behandeld. Als later wordt vastgesteld dat ze effectief een werknemer waren, kun je aansprakelijk worden voor niet-betaalde werkgeversbijdragen en boetes. (Hierover later meer in het deel over misclassificatie.)

• Facturen van contractors bewaren: Bewaar alle contractorfacturen goed. Spaanse bedrijven moeten deze minimaal 5 jaar bewaren (en ongeveer 6 jaar voor handelsdocumenten). Ook buitenlandse starters moeten deze bewaren als bewijs van legitieme zakelijke uitgaven, voor het geval de Spaanse belastingdienst vragen stelt over betalingen aan personen in Spanje.

Samengevat: De contractor regelt zelf hun belastingaangiften en sociale zekerheidsbetaling. Het bedrijf houdt vooral rekening met inhoudingen op inkomsten (indien van toepassing) en zorgt dat facturen correct en tijdig worden ontvangen. Deze relatie is eenvoudiger dan werkgelegenheid, daarom geven veel bedrijven de voorkeur aan contractors in Spanje. Maar die eenvoud geldt alleen als de lijnen duidelijk zijn; anders kunnen aansprakelijkheden terugkomen bij het bedrijf.

(Wil je helpen met facturen en betalingen aan meerdere contractors? Met een platform zoals Rivermate’s contractor management oplossing wordt het onboarding, betalen en compliance eenvoudiger.)

Betalingsvoorwaarden en praktijken voor contractors in Spanje

Bij het betalen van contractors in Spanje is het kennen van de gebruikelijke betalingsvoorwaarden cruciaal. Dit helpt goede relaties te behouden en te voldoen aan de Spaanse wet. Spanje, net als veel EU-landen, heeft regels om freelancers en kleine leveranciers te beschermen tegen late betalingen. Hier is wat je moet weten:

1. Standaard betalingsvoorwaarden — 30 dagen (of 60 op basis van overeenkomst): Standaard zegt de Spaanse wet dat zonder specifieke termijn de betaling binnen 30 dagen na ontvangst van de dienst of factuur moet plaatsvinden. In B2B- transacties (bedrijf aan autónomo) kunnen partijen een langere termijn overeenkomen, maar de maximum is 60 dagen. Dit komt voort uit de anti-morosititeitswetgeving die EU-regels volgt. Wet 15/2010 (wijziging van Wet 3/2004) stelt dat alles langer dan 60 dagen niet afdwingbaar is, ook niet voor grote bedrijven die het proberen. De norm is dus ofwel 30 dagen betaling of 60 dagen als dat is afgesproken, vooral bij grote bedrijven. Voor startups en contractors is 30 dagen redelijk.

_Voorbeeld:_ Als je een factuur ontvangt gedateerd 1 juli, moet je die betalen voor 31 juli. Als je hebt afgesproken “60 dagen einde van maand” met de contractor, betaal je eind augustus. Het is altijd duidelijk dit te vermelden in het contract of de inkooporder om misverstanden te voorkomen.

2. Facturatiepraktijken: Spaanse contractors sturen een factuur voor hun diensten. Een geldige factuur bevat een nummer, datum, naam en adres van de contractor, je bedrijfsgegevens, een omschrijving van de dienst, bedrag, BTW (indien van toepassing) en IRPF-inhouding. Zorg dat je regelmatig facturen ontvangt — meestal na het voltooien van werk of maandelijks. Sommige contractors factureren na afronding van een project, anderen (zoals deeltijd CFO’s of lange termijn consultants) factureren maandelijks. De factuur is essentieel voor je administratie en voor de belastingaangifte.

_Opmerking over IRPF in facturen:_ Als de contractor in Spanje woont en jij een Spaans bedrijf bent, kan de factuur “Retención IRPF (15%)” bevatten. Dit betekent dat je hen het nettobedrag betaalt. Als je buiten Spanje bent of de contractor geen IRPF inhoudt, betaal je het bruto bedrag, en zij regelen de belasting zelf. Overleg indien nodig met een accountant.

3. Betaalmethoden: De meest gebruikelijke manier is via bankoverschrijving. Spanje heeft een goed banksysteem, en bijna iedereen heeft een IBAN. Vraag bij de overeenkomst de betaalgegevens van de contractor — meestal IBAN en naam. Sommige accepteren PayPal of Wise, maar dat kan extra kosten en complexiteit geven. Betalingen in Euro (€) via SEPA worden meestal binnen 1-2 werkdagen verwerkt. Als je een internationaal bedrijf bent, maak dan een internationale overboeking en houd rekening met eventuele kosten of wisselkoersen.

4. Late betaling en boetes: Wat als je te laat betaalt? Volgens de Spaanse wet mag de contractor rente rekenen over het achterstallige bedrag (meestal een wett