Hoe Contractors in Spanje te Werven en te Betalen

Het inhuren van Contractors in Spanje is een slimme zet voor startups en HR-teams. Het geeft hen flexibele toegang tot talent. Echter, de Spaanse arbeidswetten voor autónomos (zelfstandige contractors) zijn uniek. Het is belangrijk deze regels nauwkeurig te volgen. Fouten kunnen leiden tot juridische problemen zoals foutieve classificatie van contractors, boetes, of belastingproblemen.

In deze gids behandelen we alles wat je moet weten om contractors in Spanje te kunnen inhuren en correct te betalen. We leggen uit wie als contractor kwalificeert, hoe je hen wettelijk betrekt, en de belasting- en socialezekerheidsverplichtingen. We bespreken ook typische betalingstermijnen, de risico’s van misclassering, en tips voor naleving, vooral voor internationale teams. We streven naar een informele en overzichtelijke aanpak, met verwijzingen naar Spaanse regelgeving ter ondersteuning.

Wie kwalificeert als Contractor (Autónomo) in Spanje?

In Spanje is een autónomo een zelfstandige of onafhankelijke contractor. Dit betekent dat zij op eigen winst werken, diensten of producten zelfstandig aanbieden. Ze opereren buiten de controle van een enkele werkgever. Een definitie uit de Spaanse arbeidswet zegt:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

In eenvoudigere woorden beheren contractors hun eigen werk: ze stellen vaak zelf hun schema’s op, gebruiken eigen tools, en werken voor meerdere klanten. In tegenstelling tot werknemers (trabajadores por cuenta ajena), die onder een bedrijfscontract werken, doen contractors dat onder een civiel of commercieel contract voor diensten.

Belangrijke verschillen tussen een contractor en een werknemer in Spanje zijn:

• Onafhankelijkheid: Contractors werken met een hoge mate van autonomie. Ze worden niet gecontroleerd of beheerd zoals werknemers. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf hun website ontwerpen wanneer ze willen, terwijl een werknemer-ontwerper zich aan de bedrijfsplanning en richtlijnen moet houden.

• Geen Payroll Voordelen: Contractors krijgen niet de gebruikelijke werknemersvoordelen zoals betaald verlof, ziektedagen of ontslagvergoeding. Ze staan niet op de salarislijst van het bedrijf; in plaats daarvan factureren ze voor hun diensten.

• Financieel risico en Tools: Een autónomo voorziet meestal in eigen gereedschap of apparatuur en neemt de financiële risico’s van hun werk op zich. Ze kopen vaak zelf materialen of opleidingen.

• Meerdere Klanten: Veel contractors hebben meerdere klanten tegelijk, wat hun zelfstandigheid ondersteunt. Toch erkent de Spaanse wet “autónomo dependiente” (TRADE), een economisch afhankelijke contractor die meer dan 75% van zijn inkomen uit één klant haalt. Een TRADE blijft een contractor, maar moet een speciale schriftelijke overeenkomst hebben met die hoofdklant (meer hierover later).

Als iemand in Spanje werkt alsof hij een werknemer is—zoals het volgen van een bedrijfsschema, instructies opvolgt, en geen echte zelfstandigheid heeft—is het misleidend om hem een “contractor” te noemen. De wet kan hem beschouwen als een werknemer, zelfs als hij factureert als freelancer. Dit is de bekende “falso autónomo” (onterecht zelfstandige) situatie waar Spaanse arbeidsinspecteurs op letten. We bespreken later de risico’s van misclassering en Spaanse arbeidsinspecties, maar onthoud: alleen echte zelfstandigen kwalificeren als contractors.

Hoe wettelijk een Contractor inhuren in Spanje

Als je een professional hebt gevonden die als onafhankelijke contractor (autónomo) kan optreden, hoe betrekt je dan wettelijk hun diensten? Het inhuren van een contractor in Spanje verschilt van het inhuren van een werknemer. Hier zijn de belangrijke stappen en vereisten:

1. Gebruik een correct contract voor diensten (Contrato Mercantil): Je gebruikt geen arbeidscontract voor een contractor. In plaats daarvan onderteken je een civiel of commercieel akkoord – vaak een contrato de prestación de servicios of contrato mercantil. Dit contract beschrijft de scope, deliverables, betalingsvoorwaarden, en de onafhankelijke aard van de relatie. Het moet vermelden dat er geen arbeidsrelatie (relación laboral) bestaat, en dat de contractor zelf verantwoordelijk is voor zijn belastingen en socialezekerheid. Voor een TRADE (economisch afhankelijke contractor) vereist de Spaanse wet een schriftelijk contract en registratie bij de publieke werkvoorziening. Zorg dat het akkoord schriftelijk is om beide partijen te beschermen en overweeg een versie in twee talen (Spaans/Engels) indien nodig.

2. Controleer de registratie van de contractor (autónomo status): In Spanje moet de contractor registratie bij de belastingdienst (Agencia Tributaria) en Social Security hebben voordat met werken wordt begonnen. Als werkgever, bevestig dat de contractor dit gedaan heeft:

• Tax Agency Registratie (Hacienda): De contractor moet zich registreren met het Modelo 036 of 037 (belastingregistratieformulieren) bij de Agencia Tributaria​.

  Dit informeert de belastingdienst over hun bedrijfsactiviteit (via een IAE-code – Impuesto de Actividades Económicas categorie). De meeste freelancers gebruiken het eenvoudige Modelo 037. Hiermee krijgen ze een CIF/NIF als autónomo en registreren ze voor BTW (IVA) indien van toepassing. Tip: Vraag eventueel een kopie van hun Modelo 036/037 registratie of hun BTW-nummer (NIF, vaak hetzelfde als hun DNI met letter).

• Social Security registratie (RETA): Autónomos moeten zich inschrijven in het Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA**), het Spaanse socialezekerheidsstelsel voor zelfstandigen. Dit gebeurt online via het portal van de Seguridad Social (Import@ss) en is verplicht vóórdat ze kunnen beginnen. Tijdens inschrijving kiest de freelancer een bijdragebasis (wat invloed heeft op de maandelijkse sociale zekerheidsbijdrage) en selecteert een mutua (verzekeringsfonds) dat ongevallen en ziekte vergoedt. Het bedrijf dat hen in dienst neemt, regelt dit niet voor de contractor, maar controleer wel dat jouw contractor een Social Security nummer heeft en “alta” (actief) is in RETA. Contractors kunnen je een document tonen dat hun socialezekerheidsregistratie bevestigt.

3. Overeenstemming over scope en voorwaarden volgens de wet: Zorg dat het werk van de contractor echt een zelfstandige opdracht of dienst betreft. Definieer duidelijk de deliverables of diensten. Als de afspraak meer op een arbeidsrelatie begint te lijken (bijvoorbeeld een vaste planning op kantoor, gebruik van jouw middelen, onder nauwe supervisie), pauzeer dan – je moet misschien een werknemer aannemen of de voorwaarden aanpassen. In Spanje telt de inhoud van de relatie, niet alleen het label. Ontwerp de samenwerking als project- of adviesbasis. Het contract voor diensten moet ook clausules bevatten over vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom (wie eigenaar is van het werk), en eventueel beëindigingsvoorwaarden.

4. Overweeg de scenario van de Autónomo TRADE: Als de contractor het grootste deel van hun tijd aan jouw project besteedt en minstens 75% van hun inkomen uit jou haalt, kunnen ze onder de Spaanse wet worden aangeduid als een Autónomo Dependiente (TRADE). TRADE-contractors genieten speciale status en bescherming (zoals 18 vrije dagen per jaar en specificaties bij beëindiging) en moeten expliciet aangeven dat ze TRADE zijn in de overeenkomst en bij de autoriteiten geregistreerd staan. Dit ontstaat vaak niet bij echt onafhankelijke contractors, want de meeste werken voor verschillende klanten. Als je denkt dat dit van toepassing is, raadpleeg dan een arbeidsadviseur of jurist om het correct vast te leggen.

Kort samengevat: om een contractor in Spanje te huren, zorg dat het een echte autónomo is, gebruik een waterdicht contract, en bevestig dat ze correct geregistreerd staan. In tegenstelling tot werknemers hoef je ze niet te registreren in je payroll of Social Security. Jouw relatie is een zakelijke overeenkomst. Maar verzamel wel facturen van hen voor betalingen en bewaar die voor je administratie en belastingaangifte.

(Voor meer details over Spaanse arbeidsregels en onderscheidingen, bekijk ook onze Spain hiring guide)

Belasting- en socialezekerheidsverplichtingen voor Contractors en Bedrijven

Het inhuren van een autónomo in Spanje betekent dat zowel de contractor als het bedrijf belasting- en socialezekerheidsverplichtingen hebben. Het goede nieuws is dat bedrijven geen werkgeversbelasting of socialezekerheidsbijdragen betalen voor echte contractors. Deze zijn de verantwoordelijkheid van de contractor zelf. Toch kunnen bedrijven wel belastinginhoudingen moeten doen en moeten ze het totale belastingoverzicht begrijpen. Laten we dit bekijken:

Voor de Contractor (Autónomo): Een Spaanse contractor moet zelf zorgen voor:

• Inkomstenbelasting (IRPF): De IRPF geldt voor de inkomsten van de contractor. Freelancers doen meestal kwartaal voorafbetalingen of laten belasting inhouden op facturen. De standaard inhoudingspercentage is 15% op professionele dienstenfacturen van autónomos. Dit betekent dat de contractor een factuur uitreikt aan het bedrijf inclusief een lijn voor een IRPF-hemel van 15% (als ze langer dan 2 jaar freelancen; nieuwe freelancers kunnen een lager percentage van 7% toepassen). Het bedrijf houdt dit 15% in en betaalt dat namens de contractor aan de belastingdienst. Aan het einde van het jaar rapporteert de contractor de totale inkomsten minus kosten en betaalt eventuele verschillen. Belangrijk: Buitenlandse bedrijven die Spaanse contractors inhuren, houden mogelijk geen Spaanse belastingen in. In dat geval moet de contractor kwartaalbetalingen zelf regelen. Het is verstandig dit in de overeenkomst te vermelden.

• BTW (IVA): De meeste contractors brengen BTW (IVA) in rekening over hun diensten. De standaard BTW in Spanje is 21%. Een autónomo factureert meestal met 21% IVA, tenzij vrijgesteld of onder een verlaagd tarief (zoals 10% of 0%). Als jouw bedrijf BTW-geregistreerd is in Spanje of de EU, kun je deze meestal aftrekken als voorbelasting. Buiten de Spaanse belastingregels kunnen er “verleggingsregelingen” zijn die het ingewikkeld maken. Contractors doen kwartaal BTW-aangiftes voor de IVA die ze incasseren (minus IVA op zakelijke kosten).

• Sociale Zekerheid (Maandelijkse Autónomo-bijdrage): Spaanse contractors betalen elke maand een socialezekerheidsbijdrage (de cuota de autónomo) die de gezondheidszorg, pensioen, en meer dekt. Deze bijdrage is vast, afhankelijk van hun gekozen bijdragebasis en inkomsten. In 2025 voerde Spanje inkomstagestuurde tiers in voor autónomo-bijdragen. Bijvoorbeeld, iemand onder €670 per maand betaalt ongeveer €200 per maand, terwijl iemand boven €6.000 mogelijk €590 betaalt. Deze tarieven worden jaarlijks aangepast. De contractor betaalt deze bijdrage ongeacht het aantal klanten en sluit meestal een automatische incasso af bij Seguridad Social. Deze kosten moet je meenemen bij het bepalen van je uurtarief.

• Andere belastingen: Sommige freelancers betalen IAE (een bedrijfsactiviteitbelasting) als ze veel inkomsten hebben; de meeste autónomos zijn hier echter vrijgesteld. Ze kunnen ook een jaarlijkse “zelfstandigenbelasting” of lokale vergunningen hebben, afhankelijk van de regio. De belangrijkste belastingen blijven IRPF en IVA.

Voor het bedrijf dat huurt: Van de kant van het bedrijf biedt het inhuren van een contractor minder verplichtingen dan het aannemen van een werknemer, maar er zijn nog steeds belangrijke taken:

• Inhoudingen en informatieaangiften: Als je bedrijf in Spanje is, moet je meestal 15% IRPF inhouden op betalingen aan Spaanse zelfstandigen. Je betaalt de contractor 85% van de factuur (plus de volledige IVA), en de resterende 15% houdt je in en betaalt deze namens de contractor aan Hacienda. Vervolgens doe je kwartaal aangifte via model 111 en een jaaroverzicht met model 190. Als er geen factuur wordt overgelegd of de contractor niet correct geregistreerd is, doe dat niet zonder duidelijkheid. Betalingen voor diensten moeten altijd gedocumenteerd worden. Vermijd dat je een contractor betaalt ‘onder de tafel’ zonder factuur, want dan kun je die kosten niet aftrekken.

• Controleer details van de BTW: Zorg dat de factuur van de contractor hun BTW-nummer (NIF) bevat en de juiste IVA. Als je een Spaans bedrijf bent, verwerk je die factuur in je BTW-registraties en kun je de IVA meestal terugvorderen. Buiten Spanje wordt vaak het “verleggingsregime” toegepast, dat het complexer maakt. Het bevestigen van deze details helpt beide partijen de BTW correct te verwerken. De Spaanse contractor weet wat hij moet doen, maar het is goed dat jij het begrijpt.

• Geen socialezekerheidsbijdragen voor het bedrijf: Je betaalt geen socialezekerheidsbijdragen voor een pure contractor. Je houdt ook geen sociale bijdragen in op hun betaling, aangezien dit niet geldt voor B2B-deals. De contractor betaalt zelf zijn RETA-bijdrage. Controleer dat de persoon echt een contractor is. Als later blijkt dat ze in feite werknemers waren, kun je aansprakelijk worden voor niet betaalde werkgeversbijdragen en boetes. (We bespreken dit risico onder misclassering.)

• Facturen van contractors in je administratie: Bewaar alle facturen van contractors. Spaanse bedrijven moeten deze minimaal 5 jaar bewaren (en 6 jaar voor handelsdocumentatie). Ook buitenlandse startups moeten deze documenten bewaren als bewijs van legitieme bedrijfskosten, vooral als de Spaanse belastingdienst controleert.

Kortom: de contractor regelt zelf zijn belastingaangiften en socialezekerheidsbijdragen, terwijl jij vooral verantwoordelijk bent voor inhoudingen (indien van toepassing) en correcte facturering. Deze relatie is eenvoudiger dan een arbeidsrelatie, daarom geven veel bedrijven er de voorkeur aan contractors in Spanje te huren. Maar die eenvoud geldt alleen als de scheidslijnen duidelijk zijn; anders kunnen aansprakelijkheden terugvallen op het bedrijf.

(Wil je hulp bij het beheren van facturen en betalingen aan meerdere contractors? Gebruik een platform zoals Rivermate’s contractor management solution voor vereenvoudigde onboarding, betalingen, en compliancewerkzaamheden.)

Betalingsvoorwaarden en -praktijken voor Contractors in Spanje

Als het gaat om betalen van contractors in Spanje, is het belangrijk de gebruikelijke betalingstermijnen te kennen. Dit helpt een goede werkrelatie te behouden en te voldoen aan de Spaanse wet. Spanje, net als veel EU-landen, heeft regels die freelancers en kleine leveranciers beschermen tegen late betalingen. Hier is wat je moet weten:

1. Standaard betalingstermijn – 30 dagen (of 60 bij overeenkomst): Standaard zegt de Spaanse wet dat als er geen betalingstermijn is vermeld, betaling binnen 30 dagen na ontvangst van de dienst of factuur moet plaatsvinden. Bij B2B-transacties (bedrijf aan autónomo) kunnen de partijen een langere termijn overeenkomen, maar de maximum is 60 dagen. Dit komt door de anti-morosidad wetgeving die EU-regels volgt. Wet 15/2010 (wijziging van Wet 3/2004) stelt dat alles langer dan 60 dagen niet afdwingbaar is, zelfs als een groot bedrijf dat probeert. De norm is dus ofwel 30-dagen betaling of 60 dagen na overeenstemming, vooral bij grotere bedrijven. Voor startups en contractors is 30 dagen redelijk.

Bijvoorbeeld: Als je een factuur ontvangt gedateerd op 1 juli, moet je deze betalen vóór 31 juli. Als je hebt afgesproken “einde maand binnen 60 dagen” met de contractor, betaal je eind augustus. Geef dit duidelijk aan in het contract of bestelbon om misverstanden te voorkomen.

2. Facturatiepraktijk: Spaanse contractors versturen een factuur voor hun diensten. Een geldige factuur moet een factuurnummer, datum, gegevens van de contractor (naam, adres, NIF), je eigen gegevens, een omschrijving van de dienst, het bedrag, BTW (indien van toepassing), en IRPF-opsplitsing bevatten. Vraag regelmatig om facturen – meestal na afloop van het werk of maandelijks. Sommige contractors factureren per project of bij mijlpalen; anderen, zoals fractional CFO’s of langdurige consultants, factureren maandelijks. De factuur is essentieel voor je administratie en noodzakelijk voor de inkomsten- en uitgavenadministratie van de contractor.

Noot over IRPF op facturen: Als de contractor in Spanje woont en jij bent een Spaanse entiteit, kan de factuur een “Retención IRPF (15%) – [bedrag]” bevatten, waardoor er 15% wordt ingehouden. Je betaalt dan het netto bedrag. Als je buiten Spanje opereert en niet verplicht bent in te houden, betaal je het volledige bedrag en regelt de contractor de belasting zelf. Overleg met de contractor of een accountant indien je het niet zeker weet.

3. Betalingsmethoden: Het meest gebruikelijke is betalen via bankoverschrijving. Spanje heeft een goed banksysteem, bijna iedereen heeft een IBAN. Vraag bij het op