De verborgen kosten van het opbouwen van een Global Employment-team zonder een EOR

Expanding your business internationally kan nieuwe groeikansen ontsluiten. Maar het brengt ook verborgen kosten met zich mee die veel bedrijven over het hoofd zien. Global talent aantrekken lijkt misschien een eenvoudig proces. Maar de financiële en operationele uitdagingen kunnen snel oplopen.

Hier is wat u moet overwegen voordat u een wereldwijd team bouwt.

Het opzetten van juridische entiteiten in elk land

Een van de grootste verborgen kosten van internationale hiring is het oprichten van juridische entiteiten in elk land waar u werknemers wilt aannemen. Veel landen vereisen dat bedrijven een lokale bedrijfsentiteit registreren voordat ze legaal werknemers kunnen aannemen. Dit gaat gepaard met aanzienlijke financiële investeringen en administratieve complexiteit.

Kosten voor het opzetten van entiteiten

Het registreren van een juridische entiteit omvat vaak juridische kosten en overheidsregistratiekosten. Soms wordt er ook een lokale expert ingeschakeld om door complexe regelgeving te navigeren. Bijvoorbeeld, het opzetten van een dochteronderneming in Duitsland kan tussen de €10.000 en €25.000 kosten. In China kan dit meer dan $50.000 bedragen vanwege kapitaaldepositievereisten en regelgevende kosten.

Voortdurende naleving en onderhoud

Naast de initiële opzet vereist het onderhouden van een entiteit voortdurende naleving van lokale wetten. Dit betekent het beheren van belastingaangiften, salarisadministratie, voordelenadministratie en financiële rapportages. In sommige landen kunnen de jaarlijkse nalevingskosten variëren van $10.000 tot $50.000 per entiteit. Niet voldoen aan lokale regelgeving kan leiden tot zware boetes en operationele verstoringen.

Loonadministratie en fiscale naleving

Het verwerken van salarisbetalingen voor een wereldwijd personeelsbestand gaat niet alleen over het versturen van salarissen. Loonadministratie omvat het begrijpen van lokale belastingwetten, sociale zekerheidsbijdragen en rapportagevereisten. Elk land heeft unieke fiscale regelgeving waaraan werkgevers moeten voldoen. Dit vereist zorgvuldige planning en juridisch advies.

Variaties in salarisregelingen

Verschillende landen hanteren specifieke looncycli, belastingaftrekken en bijdragepercentages voor voordelen. Als werkgever moet u zich daar aan houden om compliance te waarborgen. Bijvoorbeeld, in Frankrijk dragen werkgevers ongeveer 45% van het salaris van een werknemer bij aan sociale zekerheidsprogramma’s. In de VS variëren werkgeversbelasting op salaris doorgaans van 7,65% tot 15,3%.

Verborgen administratieve kosten

Het beheren van salarisadministratie in meerdere landen betekent dat u gespecialiseerde accountants moet inhuren. Het kan ook betekenen dat u zich abonneert op salarissoftware of samenwerkt met lokale payroll-aanbieders. Deze kosten kunnen snel oplopen, met wereldwijde payroll-aanbieders die tussen de $200 en $500 per werknemer per maand vragen. De daadwerkelijke prijs is afhankelijk van het land en de complexiteit van de salarisregels.

Werknemersvoordelen en wettelijke vereisten

Elk land heeft specifieke regels omtrent werknemersvoordelen. U moet rekening houden met uitgaven voor gezondheidszorg, pensioenen en betaald verlof. Werkgevers moeten voordelen bieden die voldoen aan lokale wetten, wat duurder kan uitvallen dan verwacht.

Verplichte bijdragen

In veel landen moeten werkgevers bijdragen aan pensioenfondsen, ziektekostenverzekeringen en werkloosheidsprogramma’s. In Brazilië moeten werkgevers bijvoorbeeld een 13e maand salaris betalen aan het einde van het jaar. Dit verhoogt de arbeidskosten effectief met meer dan 8% per jaar. In het Verenigd Koninkrijk moeten bedrijven minimaal 3% van het salaris van een werknemer bijdragen aan een bedrijfspensioenregeling.

Culturele verwachtingen voor voordelen

Naast wettelijke vereisten, kunnen werknemers in verschillende regio’s extra voordelen verwachten. Dit kunnen voordelen zoals maaltijd vouchers, vervoerskosten of jaarlijkse bonussen zijn. In Japan bieden bedrijven vaak reiskostenvergoedingen, die ongeveer $100–$300 per werknemer per maand kosten. In Mexico ontvangt een werknemer doorgaans boodschappenkaarten ter waarde van ongeveer 10% van zijn salaris, wat de werkgeverskosten verhoogt.

Navigeren door arbeidswetten en arbeidsovereenkomsten

Arbeidswetten verschillen sterk van land tot land. Ze omvatten onder andere beëindigingsbeleid, proeftijd en regels voor werkuren. Het verkeerd interpreteren van deze regelgeving kan leiden tot kostbare juridische geschillen.

Risico op niet-naleving

Het niet naleven van lokale arbeidswetten kan leiden tot rechtszaken, boetes en reputatieschade. Bijvoorbeeld, onrechtmatige beëindiging in Duitsland kan resulteren in ontslagvergoedingen ter waarde van een half maand salaris per dienstjaar. In Spanje kunnen werkgevers die niet voldoen aan arbeidswetten boetes oplopen van meer dan €6.000 per overtreding.

Complexiteit van multi-country beleid

Het opstellen van gestandaardiseerde beleidslijnen voor meerdere landen is uitdagend. Elke jurisdictie kan verschillende vereisten hebben. Het aanpassen van arbeidsovereenkomsten voor elke locatie vereist juridische expertise en voortdurende aanpassingen. In veel regio’s variëren de kosten voor juridische consultaties van $300 tot $600 per uur.

De kosten van het aannemen en beheren van remote teams

Naast juridische en financiële overwegingen, brengt het beheren van een gedistribueerd personeelsbestand aanvullende kosten met zich mee voor technologie, productiviteitsmiddelen en teamcohesie.

Investeringen in samenwerkingshulpmiddelen

Remote teams vertrouwen op digitale tools voor communicatie, projectbeheer en workflow-automatisering. Abonnementen voor deze tools kunnen een aanzienlijke uitgave worden. Plattformen zoals Slack, Zoom en Asana kosten tussen de $10 en $30 per gebruiker per maand. Voor grotere teams kunnen deze kosten oplopen tot duizenden dollars per jaar.

Het behoud van bedrijfscultuur en betrokkenheid

Het opbouwen van een sterke bedrijfscultuur over tijdzones heen vereist gerichte inspanningen. Bedrijven moeten investeren in virtuele teamactiviteiten en leiderschapstrainingen. Ze moeten ook andere programma’s voor werknemersbetrokkenheid overwegen om cohesie te behouden. Afhankelijk van de locatie en scope, kunnen het organiseren van virtuele retreats of wereldwijde bijeenkomsten tussen de $1.000 en $3.000 per werknemer per evenement kosten.

Hoe een employer of record (EOR) kan helpen kosten te verlagen

De kosten van het beheren van een wereldwijde arbeidskracht kunnen significant zijn. Toch kan samenwerken met een Employer of Record (EOR) een kosteneffectief alternatief bieden. Een EOR dient als de juridische werkgever namens uw bedrijf. Ze regelen naleving, loonadministratie, voordelen en andere werkgeversverplichtingen in meerdere landen.

Het elimineren van kosten voor entiteit opzetten en onderhoud

Een EOR heeft al juridische entiteiten in verschillende landen. Met EOR kunnen bedrijven de hoge kosten van het oprichten en onderhouden van hun eigen entiteiten vermijden. Dit kan tienduizenden dollars per land besparen en zorgen voor volledige wettelijke naleving.

Het vereenvoudigen van loonadministratie en naleving

Een EOR beheert salarisadministratie, belastinginhoudingen en wettelijke voordelen. Ze zorgen ook voor naleving met lokale wetten. In plaats van meerdere payroll-providers of juridische adviseurs in te huren, kunt u dat regelen via een enkele EOR-partner. Dit vermindert administratieve overhead en onverwachte boetes.

Het efficiënt beheren van werknemersvoordelen

EOR’s bieden toegang tot lokaal conforme voordelenpakketten tegen concurrerende tarieven. Dit helpt bedrijven te voldoen aan wettelijke vereisten en de kosten te verlagen. Bijvoorbeeld, een EOR kan collectieve zorgverzekeringsplannen onderhandelen die betaalbaarder zijn dan wat een individuele onderneming zelf zou kunnen regelen.

Het verminderen van risico en aansprakelijkheid

Door het afhandelen van arbeidsovereenkomsten en naleving beperkt een EOR de juridische risico’s. Dit beschermt uw bedrijf tegen kostbare arbeidsconflicten. Dit is met name waardevol in landen met complexe arbeidswetten. Het is ook belangrijk in landen waar niet-naleving kan leiden tot zware financiële boetes.

De verborgen kosten van het aannemen en beheren van een wereldwijd team

Hoewel wereldwijde expansie vele voordelen biedt, kunnen de verborgen kosten van het aannemen en beheren van een internationaal team aanzienlijk zijn. Van het opzetten van juridische entiteiten en fiscale naleving tot werknemersvoordelen en culturele verschillen, moeten bedrijven deze financiële en operationele uitdagingen zorgvuldig evalueren voordat ze internationaal uitbreiden.

Door samen te werken met een EOR kunnen bedrijven het internationaal aannemen vereenvoudigen. Het helpt ook de kosten te verlagen en zorgt voor naleving. Partneren met een EOR maakt internationale uitbreiding efficiënter en duurzamer.

FAQ:

Wat zijn de grootste verborgen kosten van het aannemen van een wereldwijd team?

De grootste verborgen kosten omvatten het opzetten van juridische entiteiten en salarisnaleving. De tweede belangrijke kost zijn verplichte voordelen en juridische kosten gerelateerd aan arbeidswetten. Het beheren van deze factoren vereist aanzienlijke financiële inzet en expertise.

Hoe kan een Employer of Record (EOR) helpen de kosten van wereldwijde hiring te verlagen?

Een EOR elimineert de behoefte aan kostbare juridische entiteiten. Het zorgt ook voor naleving van lokale arbeidswetten en regelt salarisadministratie en benefits. Het inhuren van een EOR kan de administratieve en juridische kosten aanzienlijk verminderen.

Is een EOR kosteneffectiever dan het opzetten van een juridische entiteit?

Ja, voor veel bedrijven is een EOR een kosteneffectief alternatief. Het oprichten van een entiteit kan meer dan $50.000 per land kosten, terwijl een EOR een compliant wet- en regelgeving-voldoende oplossing biedt voor een fractie daarvan.