De verborgen kosten van het opbouwen van een Global Employment-team zonder een EOR

Belangrijke Leerpunten:

• 1. Je zou juridische entiteiten in meerdere landen moeten oprichten om remote werknemers legaal aan te nemen. Dit kan tienduizenden dollars kosten aan registratiekosten en voortdurende naleving.
• 2. Loonadministratie, voordelen en arbeidswetgeving verschillen per land. Dit kan leiden tot onverwachte kosten voor wereldwijde werkgevers.
• 3. Een Employer of Record (EOR) helpt bedrijven kosten te besparen. Ze regelen juridische zaken, payroll, en HR-naleving en verminderen de noodzaak voor dure lokale entiteiten.

Je bedrijf internationaal uitbreiden kan nieuwe groeikansen ontsluiten. Maar het brengt ook verborgen kosten met zich mee die veel bedrijven over het hoofd zien. Het aannemen van internationaal talent lijkt een eenvoudig proces. Maar de financiële en operationele uitdagingen kunnen snel oplopen.

Hier is wat je moet overwegen voordat je een wereldwijd team opbouwt.

Het opzetten van juridische entiteiten in elk land

Een van de grootste verborgen kosten bij mondiale hiring is het opzetten van juridische entiteiten in elk land waar je werknemers wilt aannemen. Veel landen vereisen dat bedrijven een lokale bedrijfsentiteit registreren voordat ze legaal werknemers kunnen in dienst nemen. Dit brengt aanzienlijke financiële investeringen en administratieve complexiteit met zich mee.

Kosten van het opzetten van entiteiten

Het registreren van een juridische entiteit omvat vaak juridische kosten en overheidsregistratiekosten. Soms vereist het ook het inhuren van lokale experts om complexe regelgeving te navigeren. Bijvoorbeeld, het opzetten van een dochteronderneming in Duitsland kan tussen €10.000 en €25.000 kosten. In China kan dit meer dan $50.000 bedragen door kapitaaldepositie en regelgevingskosten.

Voortdurende naleving en onderhoud

Naast de initiële opzet, vereist het onderhouden van een entiteit voortdurende naleving van lokale wetten. Dit betekent het beheren van belastingaangiften, loonadministratie, voordelenadministratie en financiële rapportages. In sommige landen kunnen jaarlijkse nalevingskosten variëren van $10.000 tot $50.000 per entiteit. Niet naleven van lokale regelgeving kan leiden tot hoge boetes en operationele verstoringen.

Loonadministratie en belastingnaleving

Het beheren van payroll voor een wereldwijd personeelsbestand gaat niet alleen over het versturen van salarissen. Payroll omvat het begrijpen van lokale belastingwetten, sociale zekerheidsbijdragen en rapportagevereisten. Elk land heeft unieke belastingregels waarmee werkgevers moeten voldoen. Dit vereist zorgvuldige planning en juridische begeleiding.

Variaties in payroll-regelgeving

Verschillende landen hebben specifieke payroll-cycli, belastingaftrekposten en voordelenbijdragen. Jij, als werkgever, moet zich daaraan houden om compliant te blijven. Bijvoorbeeld, in Frankrijk dragen werkgevers ongeveer 45% van het salaris van een werknemer bij aan sociale zekerheidsprogramma's. In de VS liggen de werkgeversbelasting voor payroll meestal tussen 7,65% en 15,3%.

Verborgen administratieve kosten

Het beheren van payroll in meerdere landen betekent dat je gespecialiseerde accountants moet inhuren. Het kan ook betekenen dat je je abonneert op payroll-software of samenwerkt met lokale payroll-aanbieders. Deze kosten kunnen snel oplopen, met wereldwijde payroll-aanbieders die tussen $200 en $500 per werknemer per maand vragen. De daadwerkelijke prijs hangt af van het land en de complexiteit van de payroll-regelgeving.

Werknemersvoordelen en wettelijk vereisten

Elk land heeft eigen regels met betrekking tot werknemersvoordelen. Je moet rekening houden met kosten voor gezondheidszorg, pensioenen en betaalde verlofdagen. Werkgevers moeten voordelen aanbieden die voldoen aan lokale wetten, die soms duurder kunnen zijn dan verwacht.

Verplichte bijdragen

In veel landen moeten werkgevers bijdragen aan pensioenfondsen, ziektekostenverzekering en werkloosheidsprogramma's. In Brazilië bijvoorbeeld, zijn werkgevers verplicht om een 13e maand salaris uit te betalen aan het einde van het jaar. Dit verhoogt de arbeidskosten effectief met meer dan 8% per jaar. In het VK moeten bedrijven minstens 3% van het salaris van een werknemer bijdragen aan een pensioenregeling.

Culturele verwachtingen voor voordelen

Naast wettelijke vereisten kunnen werknemers in verschillende regio's extra voordelen verwachten. Dit kunnen voordelen zijn zoals maaltijdvouchers, vervoersvergoedingen of jaarlijkse bonussen. In Japan bieden bedrijven vaak reiskostenvergoedingen, die ongeveer $100–$300 per werknemer per maand kosten. In Mexico krijgen werknemers meestal boodschappenbonnen ter waarde van ongeveer 10% van hun salaris, wat de werkgever extra kost. Voor bedrijven die uitbreiden naar dat land is het essentieel om deze verplichte voordelen te begrijpen. Een employer of record Mexico bron kan bedrijven helpen compliant te blijven met de voordelenverwachtingen en tegelijkertijd de kosten voorspelbaar te houden.

Navigeren door arbeidswetten en arbeidsovereenkomsten

Arbeidswetten verschillen sterk per land. Ze omvatten onderwerpen zoals beëindigingsbeleid, proeftijd en werktijden. Het verkeerd interpreteren van deze regelgeving kan leiden tot kostbare juridische geschillen.

Risico op niet-naleving

Het niet naleven van lokale arbeidswetten kan leiden tot rechtszaken, boetes en reputatieschade. Bijvoorbeeld, onrechtmatige ontslagprocedures in Duitsland kunnen leiden tot ontslagvergoedingen ter waarde van een halve maand salaris per dienstjaar. In Spanje kunnen werkgevers die de arbeidswetten niet naleven boetes krijgen die meer dan €6.000 per overtreding overstijgen.

Complexiteit van meerlandenbeleid

Het creëren van gestandaardiseerde beleidslijnen voor meerdere landen is uitdagend. Elke jurisdictie kan andere vereisten hebben. Het aanpassen van arbeidsovereenkomsten voor elke locatie vereist juridische expertise en voortdurende aanpassingen. In veel regio's variëren de kosten voor juridisch advies van $300 tot $600 per uur.

De kosten van het aannemen en beheren van remote teams

Naast juridische en financiële overwegingen brengt het beheren van een gedistribueerd personeelsbestand(/api/glossary/distributed-company/) ook extra kosten met zich mee voor technologie, productiviteitstools en teamcohesie.

Investeringen in samenwerkingshulpmiddelen

Remote teams vertrouwen op digitale tools voor communicatie, projectmanagement en workflow-automatisering. Abonnementen op deze tools kunnen een aanzienlijke uitgave worden. Platforms zoals Slack, Zoom en Asana kosten tussen $10 en $30 per gebruiker per maand. Voor grotere teams kan dit jaarlijks duizenden dollars kosten.

Het behouden van bedrijfscultuur en betrokkenheid

Het opbouwen van een sterke bedrijfscultuur over tijdzones heen vereist bewuste inzet. Bedrijven moeten investeren in virtuele teambuildingsactiviteiten en leiderschapstrainingen. Ze moeten ook andere betrokkenheidsprogramma’s overwegen om cohesie te behouden. Afhankelijk van locatie en omvang kunnen virtuele retreats of wereldwijde bijeenkomsten tussen de $1.000 en $3.000 per werknemer per evenement kosten.

Hoe een employer of record (EOR) kan helpen kosten te verlagen

De kosten van het beheren van een wereldwijd personeelsbestand kunnen aanzienlijk zijn. Maar samenwerken met een Employer of Record (EOR) kan een kosteneffectief alternatief bieden. Een EOR fungeert als de juridische werkgever namens jouw bedrijf. Ze regelen compliance, payroll, voordelen en andere arbeidsgerelateerde verantwoordelijkheden in meerdere landen.

Het elimineren van entiteit opstart- en onderhoudskosten

Een EOR beschikt al over gevestigde juridische entiteiten in diverse landen. Met een EOR kunnen bedrijven de hoge kosten van het opzetten en onderhouden van eigen entiteiten vermijden. Dit kan tienduizenden dollars per land besparen en zorgt voor volledige juridische naleving.

Vereenvoudigen van payroll en naleving

Een EOR beheert payroll, belastinginhoudingen en wettelijke voordelen. Ze zorgen er ook voor dat je voldoet aan de lokale wetten. In plaats van meerdere payroll-aanbieders of juridische consultants in te huren, kun je dat alles regelen via één EOR-partner. Dit vermindert administratieve overhead en onverwachte boetes.

Efficiënt beheer van werknemersvoordelen

EORs bieden toegang tot lokaal conforme voordelenpakketten tegen concurrerende tarieven. Dit helpt bedrijven te voldoen aan wettelijke vereisten terwijl de kosten worden verminderd. Bijvoorbeeld, een EOR kan groepszorgverzekeringen onderhandelen die betaalbaarder zijn dan wat een individueel bedrijf zelf zou kunnen verkrijgen.

Risico en aansprakelijkheid verminderen

Door arbeidscontracten en compliance af te handelen, beperkt een EOR juridische risico’s. Dit beschermt je bedrijf tegen kostbare arbeidsgeschillen. Dit is vooral waardevol in landen met complexe arbeidswetten en waar niet-naleving kan leiden tot ernstige financiële boetes.

De verborgen kosten van het aannemen en beheren van een wereldwijd team

Hoewel wereldwijde uitbreiding veel voordelen biedt, kunnen de verborgen kosten van het aannemen en beheren van een wereldwijd team aanzienlijk zijn. Van het opzetten van juridische entiteiten en belastingnaleving tot werknemersvoordelen en culturele verschillen, moeten bedrijven deze financiële en operationele uitdagingen zorgvuldig afwegen voordat ze internationaal groeien.

Maar door samen te werken met een EOR kunnen bedrijven het internationale aannemen vereenvoudigen, kosten verlagen en compliance garanderen. Een partnerschap met een EOR maakt internationale expansie efficiënter en duurzamer.

FAQs:

Wat zijn de grootste verborgen kosten bij het aannemen van een wereldwijd team?

De grootste verborgen kosten omvatten het opzetten van juridische entiteiten en naleving van payroll. De tweede belangrijke kostenpost is verplichte voordelen en juridische kosten gerelateerd aan arbeidswetten. Het beheren van deze factoren vereist aanzienlijke financiële investering en expertise.

Hoe kan een Employer of Record (EOR) helpen bij het verlagen van internationale kosten?

Een EOR elimineert de noodzaak voor kostbare juridische entiteiten. Het zorgt ook voor compliance met lokale arbeidswetten en handelt payroll en voordelen af. Het inhuren van een EOR kan de administratieve en juridische kosten aanzienlijk verminderen.

Is een EOR kosteneffectiever dan het opzetten van een juridische entiteit?

Ja, voor veel bedrijven is een EOR een kosteneffectief alternatief. Het opzetten van een entiteit kan meer dan $50.000 per land kosten, terwijl een EOR een conforme werkplek biedt voor een fractie daarvan.