De verborgen kosten van het opbouwen van een Global Employment-team zonder een EOR

Uitbreiden van uw bedrijf internationaal kan nieuwe groeikansen ontsluiten. Het brengt echter ook verborgen kosten met zich mee die veel bedrijven over het hoofd zien. Het aannemen van wereldwijde talenten lijkt een eenvoudig proces. Maar de financiële en operationele uitdagingen kunnen snel oplopen.

Hier is wat u moet overwegen voordat u een wereldwijd team opbouwt.

Het opzetten van juridische entiteiten in elk land

Een van de grootste verborgen kosten van wereldwijd aannemen is het oprichten van juridische entiteiten in elk land waar u werknemers wilt aannemen. Veel landen vereisen dat bedrijven een lokale bedrijfsentiteit registreren voordat ze wettelijk werknemers kunnen inhuren. Dit omvat aanzienlijke financiële investeringen en administratieve complexiteit.

Kosten van oprichting van entiteiten

Het registreren van een juridische entiteit omvat vaak juridische kosten en overheidsregistratiekosten. Soms is het ook nodig om lokale experts in te schakelen om complexe regelgeving te navigeren. Bijvoorbeeld, het opzetten van een dochteronderneming in Duitsland kan tussen €10.000 en €25.000 kosten. In China kan dit meer dan $50.000 bedragen door kapitaaldepositievereisten en regelgevende kosten.

Doorlopende naleving en onderhoud

Naast de initiële oprichting vereist het onderhouden van een entiteit voortdurende naleving van lokale wetten. Dit betekent het beheren van belastingaangiften, loonadministratie, voordelenadministratie en financiële rapportages. In sommige landen kunnen de jaarlijkse nalevingskosten variëren van $10.000 tot $50.000 per entiteit. Niet voldoen aan lokale regelgeving kan leiden tot flinke boetes en operationele verstoringen.

Loonadministratie en belastingnaleving

Het beheren van payroll voor een wereldwijd personeelsbestand gaat niet alleen over het versturen van salarissen. Payroll omvat het begrijpen van lokale belastingwetten, sociale zekerheidsbijdragen en rapportagevereisten. Elk land heeft unieke belastingregels waaraan werkgevers moeten voldoen. Dit vereist zorgvuldige planning en juridische begeleiding.

Variaties in payroll-regelgeving

Verschillende landen hebben specifieke payroll-cycli, belastingaftrekken en bijdrageverplichtingen. U, als werkgever, moet daaraan voldoen om compliance te behouden. Bijvoorbeeld, in Frankrijk dragen werkgevers ongeveer 45% van het salaris van een werknemer bij aan sociale zekerheidsprogramma’s. In de VS schaalt de payrollbelasting voor werkgevers doorgaans van 7,65% tot 15,3%.

Verborgen administratieve kosten

Het beheren van payroll in meerdere landen betekent dat u gespecialiseerde accountants moet inhuren. Het kan ook inhouden dat u zich abonneert op payrollsoftware of samenwerkt met lokale payroll-aanbieders. Deze kosten kunnen snel oplopen, terwijl globale payroll-aanbieders tussen $200 en $500 per werknemer per maand vragen. De daadwerkelijke prijs hangt af van het land en de complexiteit van de payroll-regelgeving.

Arbeidsvoordelen en wettelijke vereisten

Elk land heeft verschillende regels omtrent arbeidsvoordelen. U moet rekening houden met uitgaven voor gezondheidszorg, pensioenen en betaald verlof. Werkgevers moeten voordelen bieden die voldoen aan lokale wetten, wat mogelijk duurder is dan verwacht.

Verplichte bijdragen

In veel landen moeten werkgevers bijdragen aan pensioenfondsen, ziektekostenverzekering en werkloosheidsregelingen. In Brazilië bijvoorbeeld moet een werkgever een 13e-maands salaris betalen aan het einde van het jaar. Dit verhoogt de arbeidskosten effectief met meer dan 8% per jaar. In het VK moeten bedrijven ten minste 3% van het salaris van een werknemer bijdragen aan een bedrijfs- pensioenregeling.

Culturele verwachtingen voor voordelen

Naast wettelijke vereisten kunnen werknemers in verschillende regio’s aanvullende voordelen verwachten. Dit kunnen extra’s zijn zoals maaltijdcheques, vervoersvergoeding of jaarlijkse bonussen. In Japan bieden bedrijven vaak reiskostenvergoedingen van ongeveer $100–$300 per werknemer per maand. In Mexico ontvangen werknemers doorgaans boodschappencheques ter waarde van ongeveer 10% van hun salaris, wat de kosten voor werkgevers verhoogt.

Navigeren door arbeidswetten en arbeidsovereenkomsten

Arbeidswetten verschillen sterk van land tot land. Ze omvatten zaken zoals ontslagbeleid, proeftijd en beperkingen op werkuren. Het verkeerd interpreteren van deze regels kan leiden tot kostbare juridische geschillen.

Risico op niet-naleving

Niet naleven van lokale arbeidswetten kan leiden tot rechtszaken, boetes en reputatieschade. Bijvoorbeeld, onrechtmatig ontslag in Duitsland kan leiden tot ontslagvergoedingen ter waarde van een half salaris per jaar dienst. In Spanje kunnen werkgevers die arbeidswetten niet naleven boetes krijgen die €6.000 of meer per overtreding overschrijden.

Complexiteit van multi-country beleidsregels

Het opstellen van gestandaardiseerde beleidsregels voor meerdere landen is uitdagend. Elke jurisdictie kan verschillende eisen hebben. Het aanpassen van arbeidsovereenkomsten voor elke locatie vereist juridische expertise en voortdurende aanpassingen. In veel regio’s variëren de kosten voor juridisch advies van $300 tot $600 per uur.

De kosten van het aannemen en beheren van remote teams

Naast juridische en financiële overwegingen brengt het beheer van een gedistribueerd personeelsbestand(/api/glossary/distributed-company/) extra kosten met zich mee op het gebied van technologie, productiviteitstools en teamcohesie.

Investeringen in samenwerkingshulpmiddelen

Remote teams vertrouwen op digitale tools voor communicatie, projectbeheer en workflow-automatisering. Abonnementen voor deze tools kunnen een aanzienlijke uitgave worden. Platforms als Slack, Zoom en Asana kosten tussen $10 en $30 per gebruiker per maand. Voor grotere teams kan dit oplopen tot duizenden dollars per jaar.

Het onderhouden van bedrijfscultuur en betrokkenheid

Het opbouwen van een sterke bedrijfscultuur over verschillende tijdzones vereist gerichte inspanningen. Bedrijven moeten investeren in virtuele teambuildingactiviteiten en leiderschapstraining. Ze moeten ook andere medewerkersbetrokkenheidsprogramma’s overwegen om de eenheid te behouden. Afhankelijk van de locatie en scope kunnen virtuele retreats of wereldwijde bijeenkomsten tussen $1.000 en $3.000 per werknemer per evenement kosten.

Hoe een employer of record (EOR) kan helpen kosten te besparen

De kosten van het beheren van een wereldwijd personeelsbestand kunnen aanzienlijk zijn. Het samenwerken met een Employer of Record (EOR) biedt echter een kosteneffectief alternatief. Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever namens uw bedrijf. Ze regelen naleving, payroll, voordelen en andere werkgerelateerde verantwoordelijkheden in meerdere landen.

Het elimineren van kosten voor entiteit opzetten en onderhoud

Een EOR heeft al gevestigde juridische entiteiten in diverse landen. Met een EOR kunnen bedrijven de hoge kosten van het opzetten en onderhouden van hun eigen entiteiten vermijden. Dit kan tienduizenden dollars per land besparen en zorgen voor volledige juridische naleving.

Het vereenvoudigen van payroll en naleving

Een EOR beheert payroll, belastinginhoudingen en wettelijke voordelen. Ze zorgen er ook voor dat u voldoet aan de lokale regelgeving. In plaats van meerdere payroll-aanbieders of juridische adviseurs in te huren, kunt u dit regelen via één EOR-partner. Dit vermindert administratieve overhead en onverwachte boetes.

Het efficiënt beheren van werknemersvoordelen

EOR’s bieden toegang tot lokaal compliant voordelenpakketten tegen concurrerende tarieven. Dit helpt bedrijven te voldoen aan wettelijke vereisten en verlaagd de kosten. Bijvoorbeeld, een EOR kan groepszorgverzekeringen onderhandelen die betaalbaarder zijn dan wat een individuele onderneming zelf zou kunnen regelen.

Het verminderen van risico’s en aansprakelijkheid

Door arbeidscontracten en naleving te regelen, vermindert een EOR juridische risico’s. Dit beschermt uw bedrijf tegen dure arbeidsconflicten. Vooral waardevol in landen met complexe arbeidswetten en waar niet-naleving kan leiden tot ernstige financiële sancties.

De verborgen kosten van het aannemen en beheren van een wereldwijd team

Hoewel wereldwijde uitbreiding veel voordelen biedt, kunnen de verborgen kosten van het aannemen en beheren van een wereldwijd team aanzienlijk zijn. Van juridische entiteit opzetten en belastingnaleving tot arbeidsvoordelen en culturele verschillen, moeten bedrijven deze financiële en operationele uitdagingen zorgvuldig evalueren voordat ze internationaal gaan groeien.

Maar door samen te werken met een EOR kunnen bedrijven het wereldwijde aannemen vereenvoudigen. Het helpt ook kosten te verlagen en naleving te waarborgen. Een samenwerking met een EOR maakt internationale uitbreiding efficiënter en duurzamer.

FAQs:

Wat zijn de grootste verborgen kosten van het aannemen van een wereldwijd team?

De grootste verborgen kosten zijn het opzetten van juridische entiteiten en naleving van payroll. Een tweede grote kostenpost betreft verplichte voordelen en juridische kosten gerelateerd aan arbeidswetten. Het beheren van deze factoren vereist aanzienlijke financiële investering en expertise.

Hoe kan een Employer of Record (EOR) helpen bij het verlagen van wereldwijde aannemingskosten?

Een EOR elimineert de noodzaak voor kostbare juridische entiteiten. Het zorgt ook voor naleving van lokale arbeidswetten en regelt payroll en voordelen. Het inhuren van een EOR kan de administratieve en juridische uitgaven aanzienlijk verlagen.

Is een EOR kosteneffectiever dan het opzetten van een juridische entiteit?

Ja, voor veel bedrijven is een EOR een kosteneffectief alternatief. Het oprichten van een entiteit kan meer dan $50.000 per land kosten, terwijl een EOR een compliant hire-oplossing biedt tegen een fractie daarvan.