退職時に休暇の未使用分の支払いを義務付ける州

重要なポイント

• 米国では、休暇払い出しの退職時の支払いは州法や雇用主の方針に依存します。カリフォルニア、コロラド、イリノイ、マサチューセッツのような州では、獲得した休暇を賃金として扱い、支払いを義務付けています。ほとんどの州はポリシーによるものであり、一部の州は法定義務がなくても書面による方針を実施しています。

退職時に休暇払い出しを要求される州はどこ？

休暇払い出しルールは米国の雇用主にとって分かりにくく、連邦法で一つの規則がなく、州ごとに獲得休暇の扱いが異なります。これを誤ると、未払賃金請求や最終給与の争い、最後の給与のタイムラインに関する罰則に発展することがあります。

このガイドでは、州ごとの詳細を把握できるように解説し、雇用の分離前に有給休暇ポリシー、従業員ハンドブック、給与システムを適合させられるようにしています。

退職時に休暇払い出しを義務付けている州

これらの州では、一般的に未使用の休暇や獲得した有給休暇を「 vested（所有権のある）」とみなします。つまり、休暇は蓄積とともに権利が確定し、退職時に最終給与に含める必要があります。これらの州では、「使わなければ失う」制度は、獲得済みの時間については制限されたり無効となることが多く、たとえ会社ポリシーで放棄を試みてもそうしてはいけません。

カリフォルニア

カリフォルニアでは、獲得した休暇は蓄積された時点で賃金とみなされ、退職時には未使用の日数も最終給与に支払わなければなりません。獲得済みの時間について「使わなければ失う」ルールは一般的に認められておらず、雇用者は合法的な蓄積上限（キャップ）を設定して負債を管理することができます。

コロラド

コロラド州では、計画の条件の下で休暇を獲得した場合、それは放棄できず、退職時に支払う義務があります。雇用主のポリシーは、どのようにPTO（有給休暇）が蓄積されるかを定義し、蓄積制限を設けることができますが、獲得した休暇の支払い義務を免除することはできません。

イリノイ

イリノイでは、「支払義務が必要」と一般的にまとめられますが、実際のきっかけは雇用主の約束です。雇用主のポリシーや慣行が休暇を提供している場合、イリノイの賃金ルールに基づき退職時に支払われることになります。言い換えれば、書面の条件や運用方法を緩く変更したりで免れることはできません。

マサチューセッツ

マサチューセッツ州では、未使用の休暇は賃金とみなされ、退職時の最終給与とともに支払わなければなりません。これは休暇は賃金とみなされる最も明確な枠組みの一つであり、争いは未払賃金のケースに類似します。

ルイジアナ

ルイジアナ州では、解雇や辞職後に雇用契約や就業規則に基づいて支払うべき金額を支払う義務があり、そのため休暇払い出しは会社のポリシーや雇用契約の内容に依存します。計画で未使用の蓄積休暇が獲得済みの報酬とされる場合、それを最終給与の一部と見なして時間通りに支払う必要があります。

メイン州

メイン州は、雇用の終了時に未使用かつ蓄積された休暇の払出しを義務付ける法律を修正しました。ただし、交渉協議契約などの例外もあり、休暇払い出しについて一貫した蓄積管理と明確なドキュメントが求められます。

モンタナ

モンタナ州の賃金枠組みでは、退職時に支払うべき賃金の中に、獲得した休暇も含まれるとされており、計画に基づき休暇が蓄積されれば、退職時に支払うべき対象となります。実務上、蓄積された休暇の残高は退職時に支払われるべきとし、「放棄」の言語は避けるのが最安全です。

ネブラスカ

ネブラスカの判例と賃金規則では、書面の雇用契約の条件の下で獲得された休暇は、退職時に支払うべき賃金とみなされることがあります。したがって、ネブラスカの雇用主は、蓄積、資格、支払いの定義をクリアにし、それらを各給与期間にわたり一貫して適用する必要があります。

ニュー メキシコ

ニュー メキシコ州では、休暇蓄積や未使用休暇は賃金とみなされ、雇用分離時に支払い対象となることが一般的です。ただし、公式のガイダンスは他州よりもユーザーフレンドリーではなく、雇用主は蓄積されたPTOの支払いを高リスク項目とみなして、ポリシーの文言、蓄積制限、給与実行を整合させる必要があります。

ノースダコタ

ノースダコタ州のガイドラインによると、未使用のPTOは、それが利用可能になった時点で支払われるべき賃金とみなされます。ただし、限定条件がある場合はこれに該当しません。したがって、従業員による通知や、有効な制限についての書面も重要です。

ロードアイランド

ロードアイランド州では、1年以上の勤務後に会社のポリシーや契約に基づき支払われる休暇賃金は、他の未払賃金とともに支払われるべきとされます。これは、ロードアイランド州を純粋にポリシー次第と誤解している多州の雇用主にとって落とし穴となりがちです。

雇用主のポリシーにより支払いが決まる州

これらの州では、未使用の蓄積休暇や未使用の有給時間の支払いは、明確に書かれた合法的なポリシーが一貫して適用されている限り、雇用主が決定できます。最大のリスクはルールそのものではなく、ポリシーの一貫性や曖昧な表現、州法律を確認せずにコピペしたポリシーの適用です。

インディアナ州、メリーランド州、ニュージャージー州、ニューヨーク州、ノースカロライナ州、オハイオ州、ユタ州、ウェストバージニア州、ウィスコンシン州は、ポリシー重視とみなされることが多いですが、それでも地域による細かい違いは確認すべきです。裁判所や行政機関は、雇用契約や従業員ハンドブックの書面による約束も強制執行する場合があります。

法定の明確な義務のない州

これらの州では、一般的に休暇支払いを法律で義務付けていませんが、雇用主のポリシーや契約によっては支払いが義務付けられることもあります。制度が無いからといってリスクが皆無とは限らず、明確な会社ポリシーや蓄積ルール、一貫した運用が必要です。

アラバマ州、アラスカ州、アリゾナ州、アーカンソー州、コネチカット州、デラウェア州、フロリダ州、ジョージア州、ハワイ州、アイダホ州、アイオワ州、カンザス州、ケンタッキー州、ミシガン州、ミシシッピ州、ミズーリ州、ニューハンプシャー州、オクラホマ州、オレゴン州、ペンシルバニア州、サウスカロライナ州、サウスダコタ州、テネシー州、テキサス州、バーモント州、バージニア州、ワシントン州は一般的に法定義務がないとされていますが、「リスクが全く無い」わけではありません。明確な会社ポリシー、蓄積ルール、支払いの 一貫性を保つ必要があります。

リモート・多州勤務者の休暇支払いルール

リモート勤務者の場合、勤務場所によって適用される州法が決まることが多く、雇用主の本社位置は関係ありません。つまり、一つの有給休暇ポリシーでも、従業員の移動や複数州での勤務、採用拡大により、法的結果が異なる可能性があります。特に、最終給与のタイミングや最終賃金計算、蓄積されたPTOの支払い義務が場所によって変わるため、注意が必要です。

休暇・PTO・病気休暇：なぜ違いを理解することが重要か

休暇時間は蓄積された段階で取得権のある福利厚生として扱われることが多い一方、病気休暇や医療休暇は異なる扱いを受けることがあり、ポリシーに支払い義務が記されていなければ支払われない場合もあります。

未使用の有給休暇を一つのバンクにまとめたPTOは、支払いリスクを高めます。なぜなら、休暇を賃金として扱う州では、蓄積されたPTO全体が退職時に支払い対象となる場合があり、たとえ一部を病気休暇のように使いたい場合でも同じです。従業員ハンドブックで「有給休暇」とだけざっくり表現していると、退職時の支払い額が予想以上に増える可能性があります。

よくある雇用主の休暇支払いミス

• 未使用の休暇に連邦法が適用されると誤解すること。実際には適用されず、それぞれの州のPTO法を追跡する必要があります。

• ポリシーを複数州にコピペすること。実際に、休暇を賃金として扱う州では放棄が制限され、他の州ではポリシーによる約束の有無に重きが置かれます。

• PTOの誤ったラベリングも危険です。もし有給休暇が蓄積されて賃金のように機能する場合、名目だけの裁量休暇と呼んでも、給与記録に定期的な休暇蓄積と一貫した残高が記録されていると、その支払い請求が高くなる恐れがあります。

• 拡大や蓄積制限の変更後に規則を更新し忘れること。退職者が支払いを求めたときに、未払い賃金や最終給与の遵守問題に単純化され、HRの意図ではなく争いになることがよくあります。

Employer of Record（EOR）が休暇払い出し遵守を簡素化する方法

Employer of Recordは、州別のPTO支払いルールや蓄積管理、最終給与計算を代行することでコンプライアンスを容易にします。州ごとのルールをつなぎ合わせるのではなく、適切なルールを適切な従業員に適用し、準拠した最終給与支払を行い、支払いに異議を唱える元従業員のための証拠も準備しておきます。

まとめ：米国の休暇払い出しコンプライアンスを自信を持って管理しよう

休暇の支払いルールは複雑で、多州展開する企業にとってリスクが高いです。リモート採用が普及する中、従業員の退職時の勤務地により、最終給与や未払賃金リスク、休暇払い出しの内容が変わる可能性もあります。

Rivermateは、雇用、給与、有給休暇 paid leave、退職に関するコンプライアンスを包括的に管理するEORモデルを通じて、グローバルビジネスの米国採用をサポートし、自信を持って拡大できるように支援します。

よくある質問

全ての州で、退職時に未使用休暇の支払いが義務付けられていますか？

いいえ。多くの州ではPTO支払いは雇用主のポリシー次第となっており、一部の州には法定の規定がありませんが、書面の方針は依然として強制できる場合があります。

休暇が未使用でも解雇されれば支払われますか？

多くの場合、はい。もしその州が獲得済み休暇を賃金として扱い、または雇用主の休暇ポリシーに支払い義務が記されていれば支払われます。一部の州では限定条件があるため、ポリシーと書面の証拠が重要です。

休暇ポリシーの「使わなければ失う」制度は合法ですか？

場合によりますが、賃金として獲得した休暇を扱う州では、ほとんどの場合、放棄や失効は制限または禁止されています。

PTOと休暇の支払いは同じ扱いですか？

多くの場合、はい。特にPTOが蓄積のある一つのバンクとなっている場合、獲得賃金と同様に扱われることが多いため、支払い義務が発生しやすくなります。