ノルウェーにおける従業員の背景調査の基本ガイド

背景調査は単なる形式的なもの以上のものであり、ノルウェーにおける責任ある採用の重要な一部です。高い信頼性を求める役割の採用やリモートチーム構築においても、候補者の背景を確認することは、自社を守り、法令遵守を確保し、自信を持った採用判断を下すために不可欠です。

しかし、ノルウェーにおいてこのプロセスには明確なルールがあります。背景調査はプライバシー法を尊重し、候補者の同意を得る必要があり、職務に関連のある情報のみを含める必要があります。犯罪歴のスクリーニングから学歴・職歴の確認まで、その各段階は丁寧に行わなければなりません。

本ガイドでは、ノルウェーにおける従業員の背景調査の仕組み、法的要件、確認できる内容（およびできない内容）、そして合法かつ効率的な採用プロセスを維持する方法について詳しく解説します。

ノルウェーにおける背景調査とは何ですか？

背景調査は、ノルウェーで責任ある採用を行うための不可欠な手段となっています。プライバシー、フェアネス、透明性に重点を置き、候補者の資格や法的立場を確認する際には特定のルールを遵守しなければなりません。高信頼性の役割や規制産業での採用においても、リスクを抑え、情報に基づいた採用判断を可能にします。

背景調査の定義

背景調査は、雇用者による正式な手続きであり、候補者の本人確認、資格情報、職歴、必要に応じて犯罪歴を確認するためのものです。ノルウェーでは、このプロセスは厳格なデータ保護法と労働法の規制下に置かれています。

重要なのは、背景調査は職務に比例し、明確な目的の下に行われる必要があり、候補者の同意が必要です。雇用側は事前に通知せずに調査を行うことはできず、候補者はどの情報が収集され、どう使われるかを知る権利があります。

これらの調査は、多くの場合、条件付きの内定後に行われ、**EUの一般データ保護規則（GDPR）やノルウェーの労働環境法を遵守する必要があります。従業員データの保護について詳しくは、ノルウェー個人情報保護当局**をご覧ください。

雇用主にとって背景調査が重要な理由

透明性とコンプライアンスを重視する市場において、背景調査はノルウェーの雇用主にとって重要なリスク管理ツールです。候補者が提供する情報の真実性や完全性を確認し、特に以下のような役職においてリスクを低減します。

• 機密情報の取り扱い
• 金融システムへのアクセス
• 子供や患者などの脆弱なグループと働く場合
• 高度な意思決定や公共の代表者としての役割

また、内部不正や規制違反、セキュリティ上の脅威を減らすことにもつながり、クライアントや規制当局、ステークホルダーからの信頼維持に寄与します。

候補者の履歴や資格を確認することで、より良い採用判断ができ、コストのかかるミスを避けることが可能となります。

実施される背景調査の種類

ノルウェーにおける背景調査の範囲は役割により異なりますが、いずれも関連性を持ち、必要最小限に限定され、候補者の書面による同意を得て行われる必要があります。

一般的な調査の種類には次のものがあります：

1. 身元確認と就労資格
候補者が自己申告通りの人物であり、ノルウェーでの合法的な**就労権利**を有しているかを確認します。これにはパスポート、身分証明書、居住許可証の検証が含まれます。

2. 学歴・資格の確認
大学等に連絡したり、NOKUT（資格認証機関）を利用して学位などを確認します。

3. 職歴と推薦先の確認
前職の雇用主に連絡して、役職や職務内容、勤務期間の確認を行います。ノルウェーではプライバシー保護のため、基本的な事実確認に留まるケースが多いです。

4. 犯罪歴の調査
特定の役職（例：教育、金融、医療）に必要な場合のみ適用。候補者はノルウェー警察から犯罪歴証明書を取得し、雇用者が直接請求することはできません。

5. 信用調査
主に金融責任を伴う役職で利用され、正当な理由と候補者の明示的な同意が必要です。

6. SNSの調査
公開されているプロフィール（例：LinkedIn）を閲覧して、専門的行動を評価します。ただし、役割に関連し、差別的でない範囲内で行う必要があります。

なぜ従業員の背景調査はノルウェーで必要なのか？

背景調査は、採用した人物が信頼でき、資格を備え、ノルウェーで合法的に働くことができるかを確認するためのものです。厳しいデータプライバシー、財務の整合性、安全な職場環境の規制に従い、候補者の背景の確認はもはやオプションではなく、必要な措置となっています。

金融、医療、教育、ITといったリスクが高い業界では、適切なスクリーニングを行わないと重大な結果を招くおそれがあります。適正な調査は詐欺や不正、ミスのリスクを低減し、採用の正確性を高め、企業のブランドや信用を保護します。

法的要件

ノルウェーの法律では、背景調査は合法ですが、厳格に規制されています。雇用主は以下を遵守しなければなりません。

• 候補者からインフォームドコンセント（書面）を得る
• 職務に比例した範囲で行う
• 関連性のある情報のみ収集する
• GDPRや労働環境法を守る

例えば、犯罪歴の調査は、子供と関わる仕事や敏感な金融情報を扱う場合など、必要性が明確な役割に限定されます。これらの情報は法律で認められた範囲を超えて保存・利用してはいけません。

背景調査実施のメリット

適切に行えば、以下のような利点があります：

• 採用判断の強化：資格や履歴を確認することで適性を見極めやすくなる
• リスクの低減：詐欺や内部不正、採用ミスを未然に防止
• 法令遵守の確保：規制産業での法的義務を満たす
• 評判の保護：信頼できる人材の採用でクライアントやチーム、ブランドを守る

また、安全性やコンプライアンスの徹底を示すことで、職場内外での信頼も高まります。

背景調査をしないリスク

調査を怠る、または不適切に行うことは、雇用側にとって大きなリスクとなります。信頼できない情報で雇用を決定してしまえば、業務の混乱や法的責任追及に巻き込まれる可能性があります。

虚偽の資格や犯罪履歴、過去の不正歴を隠した人物を採用すれば、職場の安全性や生産性を脅かすだけでなく、規制に違反し、法的・ reputationalなダメージも招きかねません。

ノルウェーで背景調査を行う手順は？

ノルウェーにおける背景調査は、プライバシー法を尊重しつつ、慎重かつ透明に行う必要があります。通常、内定の条件付与後に開始し、職務に必要な範囲で情報収集を行います。候補者からの同意は絶対条件です。

調査の種類や内容は明確に伝え、不必要に多くの情報を収集しないことが求められます。多くの企業は、外部のスクリーニングサービスや、信頼できるパートナーであるRivermateを利用し、合法的な手続きを確実にしています。

背景調査の流れ

一般的な流れは次のとおりです：

1. 候補者の同意 — 何を調査するかを知らせ、書面による許可を得る
2. 範囲の設定 — 職務に関係する範囲（例：学歴、過去の職歴、犯罪歴）だけを確認
3. 調査の実施 — 内部で行うか、認定された調査機関に委託
4. 結果の検討 — 事実に基づき確認し、公平かつ適切に評価

調査は事実に基づき、秘密裏に行われるべきです。結果は採用判断のみに使い、不要な長期保存は避けます。

調査で確認できる内容

役割に応じて異なりますが、多くの場合、本人確認、学歴、職歴をまず確認します。金融・医療・脆弱層に関わる場合は、犯罪歴や信用情報も調査対象となります。

その他、言語能力、資格、専門免許も確認します。これらはすべて文書化し、合法的に扱い、GDPRに従う必要があります。

調査にかかる時間

確認内容次第で変動します。基本的な確認（例：学位や前職の確認）では、3～5営業日程度で完了します。より詳細な調査、たとえば海外の学歴や犯罪歴を調査する場合は、10営業日以上かかることもあります。

専門のEmployer of Record (EOR)やスクリーニングサービスを利用すれば、手続きを簡素化し、ノルウェー・EU法にも適合させやすくなります。

ノルウェーで犯罪歴の背景調査について知っておくべきこと

ノルウェーの犯罪歴調査は敏感かつ法的に制限されています。子供、警備、金融、機密データにアクセスする役職で必要な場合に限定し、推薦されている場面でのみ使用されるべきです。市役所や警察から直接犯罪歴を請求することは認められていません。候補者自身が取得し、自発的に提供する必要があります。

ノルウェーの犯罪記録の理解

ノルウェーの犯罪記録は、ノルウェー警察が発行する「politiattest（犯罪証明書）」と呼ばれる正式な文書です。犯罪被告歴が記載され、場合によっては詳細も示されます。ただし、役職によって必要な情報だけを限定して表示します。

例：教育現場で働く申請者の犯罪証明書は、子供の安全に関わる犯罪のみ表記されるため、過剰な情報提供は防止されます。

詳細はこちらをご参照ください。

犯罪記録の取得方法

ノルウェーの雇用主は、直接警察から候補者の犯罪記録を請求できません。代わりに、候補者に証明書取得の目的を伝え、候補者本人が警察のウェブサイトから申請し、提出させる必要があります。これにより、本人の自発性とプライバシー保護が確保されます。

申請は無料で、おおむね1～2週間で処理され、証明書は通常3か月間有効です。同じ証明書を複数の職種に使い回すことは原則できません。

法律上の留意点

犯罪歴情報は、正当な理由なしに使用や保存をしてはいけません。違反すると労働環境法やGDPRに抵触する恐れがあります。不適切な用途や不必要な取扱いは、違法となるリスクがあります。

学歴・職歴の確認方法

候補者の資格と職歴の確認は、ノルウェーでの背景調査において重要なステップです。提出された資格や経験が正確かどうかを確かめることで、特定の技能や資格を要求される役職において、より確かな採用判断を下せます。

学歴の確認手順

候補者の学歴を証明するには、教育機関に直接問い合わせたり、学位証書や成績証明書のコピーを求めたり、**NOKUT（ノルウェー教育質保証機関）**を利用して外国資格の確認を行います。

役職に規制や免許が必要な場合は、更なる確認が必要となることもあります。

職歴の確認の重要性

過去の職歴を確認し、実際の責任範囲、パフォーマンス、勤務期間を把握します。これにより、働きぶりや信頼性、キャリアの進展状況についての洞察も得られます。

ノルウェーでは、プライバシー保護の観点から、多くの場合、役職や勤務期間の基本情報だけを提供します。特に高位・敏感な役割の候補者には、早い段階でリファレンスチェックを依頼することが推奨されます。

よくある確認上の課題

• プライバシー規制により、前職からの回答が制限されることがある
• 記録や連絡先情報の不備、古い情報
• 海外の学歴や職歴の確認には翻訳や現地サポートが必要となるケースも

認証に時間を要したり、手続きが煩雑になるため、グローバル採用時には特に注意が必要です。

ソーシャルメディアは背景調査に必要か？

今日のデジタル社会では、SNSも候補者のコミュニケーションスタイルや専門性、潜在的なリスクを把握するツールの一つとなっています。背景調査の一環ではなくとも、LinkedInなどの公開プロフィールの確認は一般的になっています。

ただし、ソーシャルメディアの利用は職務に関係し、かつプライバシー侵害や差別につながらない範囲で行う必要があります。

SNSを通じた候補者のスクリーニング方法

公開情報のみを対象にし、職務適性や適合性に関係する内容に絞って調査します。特にLinkedInは信頼性が高く、適切なプラットフォームです。

個人のFacebookやInstagramまで深堀りするのは、仕事と関係ない場合や、役職に応じて適切で