Employer of Record in Zambia

Un Employer of Record (EOR) in Zambia è una società che assume legalmente i dipendenti per conto tuo. Ciò significa che puoi costruire un team in Zambia senza dover creare un'entità locale, processo che può essere complesso e costoso. Un EOR, come Rivermate, si occupa di tutte le attività legali e HR legate all'impiego. Questo include paghe, tasse, benefici e conformità alle leggi sul lavoro locali. Tu gestisci le attività quotidiane del tuo team, mentre l'EOR si occupa della parte amministrativa.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Zambia

Utilizzare un EOR in Zambia semplifica il processo di assunzione dei dipendenti. Ecco come funziona tipicamente:

1. Trovi il Talento: Recluti e selezioni il candidato che desideri assumere in Zambia.
2. L'EOR Assume il Tuo Candidato: L'entità locale dell'EOR in Zambia assume legalmente il dipendente. Diventa il datore di lavoro ufficiale.
3. Contratti Conformi: L'EOR redige un contratto di lavoro che rispetta le leggi sul lavoro zambiane. Queste leggi sono supervisionate dal Ministry of Labour and Social Security (https://www.mlss.gov.zm/).
4. Onboarding: L'EOR gestisce il processo di onboarding, inclusi eventuali registrazioni necessarie presso le autorità locali.
5. Paghe e Tasse: L'EOR elabora le paghe mensili in Kwacha zambiana. Gestiscono anche tutte le detrazioni fiscali, come Pay As You Earn (PAYE), e le versano all'Zambia Revenue Authority (https://www.zra.org.zm/).
6. Sicurezza Sociale: L'EOR gestisce i contributi all'National Pension Scheme Authority (NAPSA).
7. Tu Gestisci il Lavoro: Dirigi le attività quotidiane e le responsabilità del tuo dipendente, proprio come con qualsiasi altro membro del tuo team.

Perché usare un Employer of Record in Zambia

Utilizzare un EOR in Zambia offre un modo semplice per espandere il tuo team nel paese. Ti permette di entrare nel mercato rapidamente e legalmente, senza il grande investimento di creare una società locale.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

• Velocità: Puoi assumere dipendenti e avviare le operazioni molto più rapidamente rispetto a se dovessi creare una tua entità legale.
• Conformità: Gli EOR sono esperti in diritto del lavoro zambiano. Assicurano che tu rispetti tutti i requisiti legali per l'impiego, riducendo il rischio di multe o problemi legali.
• Risparmio sui Costi: Creare e mantenere una società in un altro paese è costoso. Un EOR ti aiuta a evitare questi costi significativi.
• Focus sul Tuo Business: Con l'EOR che si occupa di HR e amministrazione legale, puoi concentrarti sui tuoi obiettivi principali e sulla gestione del team.
• Flessibilità: Un EOR ti permette di assumere uno o molti dipendenti, dandoti la flessibilità di scalare il team secondo le necessità.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Zambia includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Zambia.

Assunzioni in Zambia offrono l'opportunità di entrare in un'economia in crescita con un pool di talenti diversificato. I settori chiave come miniere, agricoltura, finanza e costruzioni stanno trainando la domanda di professionisti qualificati. Tuttavia, assumere con successo in Zambia significa comprendere le leggi locali sull'occupazione per garantire la conformità. Il Employment Code Act è la principale normativa che regola l'occupazione, quindi è importante essere familiari con i suoi requisiti.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Quando assumi un dipendente in Zambia, è richiesto un contratto scritto per qualsiasi rapporto di lavoro di sei mesi o più. È altamente consigliato avere un contratto scritto per tutti i dipendenti per garantire chiarezza.

I tuoi contratti di lavoro devono includere le seguenti clausole:

• Nomi di te e del tuo dipendente
• Data di inizio dell'impiego
• Titolo di lavoro e descrizione delle mansioni
• Luogo di lavoro
• Orario di lavoro
• Stipendio e modalità di pagamento
• Diritti alle ferie (annuali, malattia, ecc.)
• Periodo di preavviso per la risoluzione

Periodi di prova

In Zambia, puoi inserire un periodo di prova nel contratto di lavoro per valutare l'idoneità di un nuovo dipendente per il ruolo.

• Il periodo di prova iniziale può durare fino a tre mesi.
• Puoi estenderlo per ulteriori tre mesi, ma la prova totale non può superare i sei mesi.
• Durante il periodo di prova, tu o il dipendente potete terminare il contratto con un preavviso di 24 ore.
• Devi informare il dipendente per iscritto se ha superato il periodo di prova prima della sua scadenza.
• Se non fornisci conferma scritta o cessazione, il dipendente viene automaticamente confermato nel suo ruolo.

Orario di lavoro & straordinari

Le ore di lavoro standard in Zambia sono otto al giorno, con un massimo di 48 ore alla settimana.

Festività pubbliche & regionali

I tuoi dipendenti in Zambia hanno diritto a ferie pagate nei giorni di festa pubblici. Ecco le festività pubbliche per il 2024:

• 1 gennaio: Capodanno
• 8 marzo: Festa Internazionale della Donna
• 12 marzo: Festa della Gioventù
• 29 marzo: Venerdì Santo
• 30 marzo: Sabato Santo
• 1 aprile: Lunedì dell'Pasqua
• 28 aprile: Compleanno di Kenneth Kaunda
• 1 maggio: Festa dei Lavoratori
• 25 maggio: Festa dell'Africa
• Lunedì (prima di luglio): Festa degli Eroi
• Martedì (dopo Festa degli Eroi): Festa dell'Unità
• Lunedì (prima di ottobre): Festa dei Agricoltori
• 18 ottobre: Giornata Nazionale di Preghiera
• 24 ottobre: Festa dell'Indipendenza
• 25 dicembre: Natale

Assunzione di contractors in Zambia

Assumere contractors indipendenti in Zambia può offrirti flessibilità e accesso a competenze specializzate senza il vincolo a lungo termine di un'assunzione. I Contractors gestiscono il proprio lavoro e sono responsabili delle proprie tasse.

Tuttavia, devi fare attenzione a come classifichi i lavoratori. Se un contractor viene trattato come un dipendente (ad esempio, controllando le sue ore di lavoro e le modalità), potrebbero esserci errori di classificazione. La classificazione errata può portare a sanzioni legali e finanziarie.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare questo rischio. Un EOR può assumere e pagare i contractors per tuo conto, assicurando che siano classificati correttamente secondo la legge zambiana. Questo ti permette di lavorare con i talenti di cui hai bisogno senza preoccuparti delle questioni di conformità.

Comprendere la retribuzione e la gestione del payroll in Zambia è fondamentale per assumere lavoratori con successo nel paese. È necessario avere una conoscenza chiara delle leggi sul lavoro locali per garantire di pagare correttamente e puntualmente il proprio team. Ciò implica più che semplicemente trasferire uno stipendio mensile. Devi calcolare e trattenere correttamente le tasse e i contributi previdenziali. Gestire correttamente questi aspetti ti permette di essere conforme alla legge zambiana e di costruire fiducia con i tuoi dipendenti.

Cicli di payroll & struttura retributiva

In Zambia, il ciclo di payroll standard è mensile. In genere, pagherai i tuoi dipendenti alla fine di ogni mese. Il metodo di pagamento più comune sono i bonifici bancari diretti.

Un tipico pacchetto retributivo in Zambia include uno stipendio base più eventuali indennità. Le indennità più comuni sono:

• Indennità di alloggio: Per aiutare con i costi di sistemazione.
• Indennità di trasporto: Per coprire le spese di spostamento.
• Indennità pasti: Per contribuire ai costi quotidiani del cibo.

Straordinari & minimi

La settimana lavorativa standard in Zambia è di 48 ore. Se i tuoi dipendenti lavorano oltre queste ore, devi pagarli per gli straordinari. Gli straordinari sono generalmente calcolati a una volta e mezza la normale tariffa oraria dell'impiegato. Per il lavoro svolto in un giorno festivo o di domenica (se non è un normale giorno lavorativo per l'impiegato), la tariffa è doppia rispetto alla normale retribuzione oraria.

Lo Zambia ha un salario minimo statutory, che varia in base alla categoria di lavoratore. Per esempio, secondo le ultime regolamentazioni, i salari minimi mensili per alcune categorie sono:

• Lavoratori domestici: ZMW 1.300
• Lavoratori di negozio: ZMW 1.800
• Lavoratori generici: ZMW 2.313,10

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro in Zambia, sei responsabile di diversi contributi e tasse sul payroll. Questi sono tuoi obblighi diretti e vengono calcolati sullo stipendio lordo dei dipendenti.

Tasse e trattenute dei dipendenti

Devi anche dedurre alcune tasse e contributi direttamente dagli stipendi dei tuoi dipendenti. Sei responsabile di trattenere queste somme e versarle alle autorità governative corrette.

In Zambia, fornire benefit competitivi e comprendere le politiche di congedo è fondamentale per attrarre e mantenere grandi talenti. Non si tratta solo di rispettare la legge. Si tratta di creare un ambiente di lavoro di supporto. Quando ti prendi cura del tuo team, possono fare il loro lavoro al meglio. Questa guida spiega cosa devi sapere sui congedi e i benefits in Zambia.

Congedo statutario

La legge zambiana definisce diversi tipi di congedo obbligatorio per i dipendenti.

• Congedo annuale: Hai diritto a 24 giorni di ferie retribuite all'anno dopo 12 mesi di servizio continuativo. Questo congedo si accumula alla rate di due giorni al mese.
• Congedo per malattia: Se hai lavorato almeno 12 mesi, puoi ottenere fino a sei mesi di congedo di malattia retribuito. I primi tre mesi sono a paga piena, e i successivi tre a mezza paga. Per contratti più brevi, puoi ottenere fino a 52 giorni di congedo di malattia. Sarà necessario un certificato medico per qualificarsi.
• Congedo di maternità: Le dipendenti femmine hanno diritto a 14 settimane di congedo di maternità retribuito. Per essere idonea, di solito, devi aver lavorato per il tuo datore di lavoro almeno due anni.
• Congedo per responsabilità familiare: Puoi prendere fino a sette giorni di congedo parzialmente retribuito ogni anno per prendersi cura di un figlio malato, del coniuge o di un dipendente a carico. Questo è disponibile dopo aver lavorato con il tuo datore di lavoro per sei mesi.

Festività pubbliche e festività regionali

I dipendenti hanno diritto a un giorno di riposo retribuito per le festività pubbliche. Se una festa cade durante il fine settimana, di solito si osserva come festa il lunedì seguente.

Benefici supplementari tipici

Oltre ai requisiti legali, molti datori di lavoro offrono benefici aggiuntivi per rimanere competitivi.

Come un EOR può aiutare nell'organizzazione dei benefits

Configurare e gestire i benefits dei dipendenti in un paese nuovo può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te.

Un EOR si occupa degli aspetti legali e amministrativi dell’occupazione. Ciò include assicurarsi che i pacchetti di benefits siano conformi alla legge zambiana. Gestiscono la paga, i contributi previdenziali e tutte le politiche di congedo richieste. Questo ti permette di concentrarti sulla crescita della tua azienda e sul supporto del tuo team. Un EOR ti aiuta a offrire benefits competitivi senza il fastidio di doverti confrontare tu stesso con le normative locali.

Quando si termina un rapporto di lavoro in Zambia, è necessario seguire un processo chiaro. Non si tratta semplicemente di dire addio. È importante gestire correttamente la cessazione e l'offboarding per rimanere conformi alle leggi sul lavoro locali. Ciò comporta fornire una motivazione valida per la cessazione, rispettare il preavviso e pagare eventuali ultime spettanze. Non seguire questi passaggi può portare a problemi legali.

Periodi di preavviso

Devi dare ai dipendenti un preavviso adeguato prima della fine del loro contratto, a meno che non siano colpevoli di cattiva condotta. Puoi anche pagarli in sostituzione di questo preavviso. Il periodo di preavviso minimo richiesto dalla legge dipende dalla durata del contratto di lavoro:

• 24 ore per un contratto di un mese o meno.
• 14 giorni per un contratto tra uno e tre mesi.
• 30 giorni per un contratto di durata superiore a tre mesi.

Se il tuo contratto di lavoro specifica un periodo di preavviso più lungo, devi rispettarlo. Per qualsiasi contratto della durata superiore a sei mesi, il preavviso di cessazione deve essere in forma scritta.

Indennità di licenziamento

La legge zambiana richiede un'indennità di licenziamento in determinate situazioni, come la riduzione del personale. L'importo è spesso determinato dal contratto di lavoro o tramite negoziazione. Quando si termina un contratto a causa di riduzione del personale, devi dare almeno 30 giorni di preavviso al dipendente o al suo rappresentante. Questo preavviso dovrebbe indicare il numero di dipendenti interessati e il periodo di tempo per le cessazioni.

Come Rivermate gestisce le uscite conformi

Ci assicuriamo che ogni fase del processo di offboarding sia gestita correttamente e legalmente. Comprendiamo che navigare nelle leggi sul lavoro zambiane può essere complesso.

Ecco come gestiamo il processo per te:

• Documentazione: Assicuriamo che tutte le comunicazioni di cessazione siano in forma scritta e indichino chiaramente la motivazione valida per la separazione.
• Procedura Equa: Per le cessazioni legate a performance o cattiva condotta, seguiamo una procedura equa. Ciò include condurre un'indagine e dare al dipendente la possibilità di rispondere.
• Pagamenti Finali: Calcoliamo e processiamo tutti i pagamenti finali. Questo include lo stipendio residuo, le ferie maturate e qualsiasi indennità di licenziamento richiesta.
• Verifica di Conformità: Il nostro team rimane aggiornato sulle leggi sul lavoro zambiane per garantire che ogni cessazione sia pienamente conforme, proteggendoti da potenziali rivendicazioni legali.

Navigare tra visti e permessi di lavoro in Zambia è un passo fondamentale per espandere il tuo team nel paese. Il sistema dello Zambia distingue tra un visto, che consente l'ingresso, e un permesso, che autorizza il lavoro. Per i cittadini stranieri che desiderano lavorare in Zambia, è necessario ottenere la corretta autorizzazione al lavoro. I due principali tipi di permessi di lavoro sono a breve termine, fino a sei mesi, e a lungo termine, fino a due anni. È importante richiedere il permesso giusto fin dall'inizio, poiché non è possibile passare da un tipo all'altro dopo l'arrivo in Zambia.

Visti di lavoro e realtà dello sponsor

Un Employer of Record (EOR) può sponsorizzare permessi di lavoro per dipendenti stranieri in Zambia. Questa è una strada comune per le aziende che non hanno una entità legale registrata nel paese. L'EOR agisce come datore di lavoro legale e si occupa di tutte le responsabilità formali di impiego, inclusa la sponsorizzazione di visti e permessi di lavoro.

Ecco alcune strade pratiche e realtà della sponsorizzazione:

• Sponsorizzazione Employer of Record: Un EOR può sponsorizzare permessi di lavoro sia a breve che a lungo termine. Deve avere un'entità registrata in Zambia per farlo.
• Ruolo del datore di lavoro: Il datore di lavoro sponsor, che sia la tua azienda o un EOR, svolge un ruolo cruciale nel processo di domanda. Deve fornire documentazione aziendale e giustificare la necessità di assumere un cittadino straniero.
• Test del mercato del lavoro: Per un Permesso di Lavoro a lungo termine, il datore di lavoro deve spesso dimostrare di aver tentato di trovare prima un candidato zambiano idoneo.
• Specificità del permesso: I permessi di lavoro in Zambia sono legati a un datore di lavoro e a un ruolo specifico. Se un dipendente cambia lavoro o datore di lavoro, sarà necessario presentare una nuova domanda di permesso.

Conformità ai viaggi d'affari

Per visite d'affari a breve termine, lo Zambia ha regole specifiche da seguire. Queste visite possono includere attività come partecipare a riunioni, conferenze o negoziazioni.

Ecco una panoramica di ciò che è importante sapere:

• Ingresso senza visto: I cittadini di alcuni paesi possono entrare in Zambia per affari fino a 30 giorni senza visto.
• Visto d'affari: Se non provieni da un paese esente da visto, dovrai richiedere un visto d'affari. Spesso è possibile farlo online tramite un sistema di e-visa.
• Attività consentite: I viaggi d'affari sono riservati ad attività a breve termine. Non consentono l'impiego.
• Rimanere più a lungo: Se un visitatore d'affari necessita di rimanere più di 30 giorni, deve richiedere un permesso di lavoro temporaneo.

Ecco una tabella che riassume i diversi tipi di ingressi per affari: