Employer of Record in Malawi

Un Employer of Record (EOR) in Malawi è una società che ti aiuta ad assumere dipendenti lì senza dover creare la tua entità locale. Agisce come datore di lavoro legale per il tuo team. Ciò significa che si occupa di compiti come paghe, tasse, benefici e contratti di lavoro. Utilizzare un EOR garantisce che tu rispetti tutte le leggi sul lavoro locali del Malawi. Aziende come Rivermate ti permettono di costruire un team in Malawi in modo rapido ed efficiente.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Malawi

L'utilizzo di un EOR semplifica l'assunzione in Malawi. Ecco come funziona:

• Trovi il talento. Recluti e selezioni la persona che desideri assumere in Malawi.
• L'EOR li assume legalmente. Il fornitore di servizi EOR ha una entità legale in Malawi e assume ufficialmente il dipendente per tuo conto.
• Gestiscono la documentazione. L'EOR si occupa del contratto di lavoro per assicurarsi che rispetti tutte le leggi sul lavoro locali, come l'Employment Act del 2000.
• L'onboarding è curato. Gestiscono il processo di integrazione del tuo nuovo dipendente.
• Paghe e benefici sono gestiti. L'EOR si occupa di paghe, tasse e benefici secondo la legge malawiana.
• Il tuo dipendente lavora per te. Sebbene l'EOR sia il datore di lavoro legale, il tuo nuovo assunto lavora per la tua azienda come qualsiasi altro membro del team.

Perché usare un Employer of Record in Malawi

Utilizzare un EOR in Malawi ti aiuta ad assumere e gestire talenti rapidamente, garantendo il rispetto delle normative locali sul lavoro e fiscali. È una soluzione flessibile e a basso rischio per le aziende che desiderano testare nuovi mercati o espandere i team oltre confine.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

• Assumi senza una entità locale. Puoi assumere dipendenti in Malawi senza i costi e i tempi di creare una entità legale lì.
• Rimani conforme. Un EOR garantisce che tutte le pratiche di assunzione rispettino le leggi sul lavoro e le normative fiscali malawiane. Gestiscono contratti di lavoro, paghe e conformità fiscale per te.
• Semplifica le risorse umane. L'EOR si occupa dell'amministrazione HR, inclusa la gestione delle paghe e dei benefici statutari.
• Riduci i rischi. La classificazione errata di un dipendente come contractor può portare a sanzioni legali e finanziarie. Un EOR ti aiuta a classificare correttamente i lavoratori secondo le leggi sul lavoro malawiane.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Malawi includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Malawi.

Assunzioni in Malawi richiedono la comprensione del suo panorama occupazionale unico. La legge principale che disciplina l'occupazione è l'Employment Act del 2000. Questa legge stabilisce i diritti e le responsabilità sia di datori di lavoro che di dipendenti. Per assumere dipendenti in Malawi, puoi stabilire un'entità legale locale o collaborare con un Employer of Record (EOR). Un EOR può gestire contratti di lavoro, payroll e conformità fiscale per conto tuo.

Contratti di lavoro & clausole indispensabili

Sebbene possano esistere contratti orali, è altamente consigliabile un contratto scritto per chiarire i termini e proteggere sia te che il tuo dipendente. Dovresti fornire al tuo dipendente una dichiarazione scritta dei dettagli dell’impiego.

Ecco alcune clausole essenziali da includere in un contratto di lavoro:

• Descrizione del lavoro: delineare chiaramente il ruolo e le responsabilità del dipendente.
• Orari di lavoro: specificare l’orario di lavoro settimanale standard e eventuali accordi di straordario.
• Stipendi: dettagliare l’importo e la frequenza dei pagamenti.
• Diritti alle ferie: includere ferie annuali, congedo per malattia e congedo di maternità o paternità.
• Procedure di cessazione: spiegare come può essere terminato il contratto e in quali condizioni.

Periodi di prova

Puoi includere un periodo di prova in un contratto di lavoro per valutare la compatibilità di un nuovo dipendente. La durata del periodo di prova è generalmente concordata da entrambe le parti e specificata nel contratto. Anche se non esiste una durata massima stabilita dalla legge, la prassi comune prevede un periodo di uno fino a tre mesi. Durante il periodo di prova, il preavviso per la terminazione è spesso più breve.

Orari di lavoro & straordinari

La settimana lavorativa standard in Malawi è di 48 ore, generalmente distribuite su sei giorni. Qualsiasi ora lavorata oltre le 48 ore settimanali è considerata straordinario. I dipendenti hanno diritto a un pagamento straordinario per queste ore extra. La tariffa per lo straordinario è generalmente 1,5 volte la paga oraria regolare.

Festività pubbliche e regionali

I tuoi dipendenti in Malawi hanno diritto a festività pubbliche pagate. Ecco un elenco delle festività pubbliche in Malawi per il 2024:

Assunzione di contractors in Malawi

Puoi assumere contractors indipendenti per lavori basati su progetto o temporanei. Questo offre flessibilità e accesso a competenze specializzate. Tuttavia, devi classificare correttamente i lavoratori per evitare rischi di errata classificazione.

Un contractor indipendente è un lavoratore autonomo, gestisce il proprio lavoro e spesso ha più clienti. Un dipendente, invece, lavora sotto la tua supervisione e controllo. Errata classificazione di un dipendente come contractor può comportare sanzioni legali e finanziarie, incluse imposte arretrate e multe.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare questi rischi. Un EOR garantisce che i tuoi lavoratori siano classificati correttamente secondo le leggi sul lavoro malawiane. Gestiscono le responsabilità legali e amministrative, permettendoti di concentrarti sulle operazioni della tua azienda.

Comprendere la retribuzione e la gestione dei pagamenti in Malawi è semplice. È necessario conoscere le regole per pagare correttamente e puntualmente il proprio team. Ciò include la comprensione delle leggi locali su salari, tasse e contributi. Fare attenzione a questi dettagli garantisce che il vostro business sia conforme e i vostri dipendenti siano soddisfatti.

Cicli di paga & struttura salariale

È possibile pagare i propri dipendenti con un ciclo che funzioni per la propria attività. I cicli di paga più comuni in Malawi sono settimanali, quindicinali o mensili. Per i dipendenti il cui salario viene calcolato su base oraria, giornaliera o settimanale, bisogna pagarli almeno una volta ogni due settimane. Se lo stipendio del dipendente è fissato su base mensile o annuale, si dovrebbe pagarlo almeno una volta al mese.

Straordinari & minimi

Il salario minimo per i lavoratori generici in Malawi è di MWK 126.000 al mese.

Malawi ha regole specifiche per il pagamento degli straordinari. È possibile suddividere gli straordinari in tre tipi:

• Straordinari ordinari sono per le ore extra lavorate in un normale giorno lavorativo.
• Straordinari nei giorni di riposo si applicano quando un dipendente lavora in un giorno in cui normalmente avrebbe riposo.
• Straordinari durante le festività sono per qualsiasi ora lavorata in un giorno festivo pubblico.

Per gli straordinari ordinari, si dovrebbe pagare una volta e mezza il salario normale del dipendente per ogni ora lavorata. Per il lavoro in un giorno di riposo o in una festività pubblica, il pagamento dovrebbe essere doppio rispetto al salario regolare del dipendente. Un'altra fonte suggerisce che gli straordinari in un giorno festivo pubblico vengano pagati al 400% del normale salario.

Tasse e contributi del datore di lavoro

In qualità di datore di lavoro in Malawi, sei responsabile di contribuire al fondo pensionistico nazionale per i tuoi dipendenti.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Anche i tuoi dipendenti hanno delle detrazioni trattenute dal loro salario. Ciò include il loro contributo al fondo pensionistico e l'imposta sul reddito.

L'imposta sul reddito è progressiva, cioè il tasso aumenta con il reddito del dipendente. Ecco le fasce di imposta sul reddito annuale:

In Malawi, fornire i benefici e le ferie giuste è fondamentale per attrarre e mantenere grandi talenti. Non si tratta solo di rispettare la legge. Si tratta di costruire un ambiente di lavoro di supporto. Comprendere le regole locali per il congedo e altri benefici è il vostro primo passo. Questo dimostra il vostro impegno per il benessere del vostro team e vi aiuta a distinguervi come un datore di lavoro di prima scelta.

Congedo Statutario

Le leggi del Malawi stabiliscono requisiti minimi di congedo per tutti i dipendenti.

• Congedo Annuale: È necessario concedere ai dipendenti un congedo annuale retribuito. Chi lavora cinque giorni alla settimana ha almeno 15 giorni. Se lavorano sei giorni alla settimana, ottengono 18 giorni.
• Congedo per Malattia: Dopo un anno di servizio, un dipendente ha diritto ad almeno quattro settimane di congedo per malattia con paga piena e otto settimane con paga ridotta ogni anno. Potrebbe essere richiesto un certificato medico.
• Congedo di Maternità: Le dipendenti donne ricevono un minimo di otto settimane di congedo di maternità con paga piena. Questo non interrompe il loro rapporto di lavoro né influisce sui loro benefici.
• Congedo di Paternità: Non esiste un requisito statutario per il congedo di paternità in Malawi.

Festività Pubbliche & Festività Regionali

I dipendenti hanno diritto a tempo libero retribuito per le festività pubbliche. Se lavorano durante una festività pubblica, devono essere pagati il doppio della loro normale tariffa oraria.

Benefici Supplementari Tipici

Per attrarre le persone migliori, molte aziende offrono più del minimo legale.

Come un EOR può aiutare con l'Implementazione dei Benefici

Configurare un piano di benefici in un nuovo paese può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) rende tutto più semplice. Gestiamo i dettagli per assicurarci che siate conformi e competitivi.

Un EOR vi aiuta a:

• Rimanere Conformi: Conosciamo le leggi del lavoro locali. Assicuriamo che i vostri pacchetti di benefici soddisfino tutti i requisiti legali.
• Risparmiare Tempo: Potete evitare il lungo processo di creazione di una entità legale in Malawi. Questo significa poter assumere e integrare talenti molto più rapidamente.
• Offrire Benefici Competitivi: Conosciamo il mercato locale. Possiamo aiutarvi a creare un piano di benefici che attragga i migliori candidati.
• Gestire l'Amministrazione: Ci occupiamo di paghe, amministrazione dei benefici e altre attività HR. Questo vi permette di concentrarvi sulla crescita del vostro business.

Quando un contratto di lavoro termina in Malawi, è necessario seguire un processo specifico. Questo garantisce di trattare i propri dipendenti in modo equo e di rimanere in regola con la legge. Il processo è guidato dall'Employment Act del Malawi, che stabilisce le regole sia per gli Employer of Record, sia per i dipendenti. Copre tutto, dalla comunicazione di preavviso ai pagamenti finali. Seguire queste regole aiuta a evitare controversie e potenziali problemi legali.

Periodi di preavviso

Fornire il corretto preavviso è un primo passo fondamentale. In Malawi, la durata del periodo di preavviso dipende da quanto tempo il dipendente ha lavorato per te. Puoi anche scegliere di pagare il dipendente per il periodo di preavviso invece di farlo lavorare.

Ecco i periodi di preavviso minimi richiesti dalla legge:

Indennità di fine rapporto

L'indennità di fine rapporto è un pagamento finale che si effettua a un dipendente quando il suo contratto viene terminato. In Malawi, un dipendente ha diritto all’indennità di fine rapporto se ha lavorato presso la tua azienda per almeno un anno. Tuttavia, questo non si applica se il dipendente viene licenziato per grave misconduct.

È anche importante sapere che se il dipendente fa parte di un regime pensionistico, non ha diritto all’indennità di fine rapporto. Questo per evitare un doppio pagamento.

L'importo dell’indennità di fine rapporto si basa sulla durata del servizio del dipendente:

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Quando collabori con un Employer of Record come Rivermate, gestiamo l'intero processo di uscita per te. Ci assicuriamo che ogni cessazione venga gestita correttamente e in piena conformità con la legge malawiana.

Ecco come aiutiamo:

• Procedura Equa: Assicuriamo che venga stabilita una ragione equa e documentata per la cessazione, sia essa legata a performance, comportamento o cambiamenti operativi.
• Calcoli Corretti: Calcoliamo tutti i pagamenti finali, inclusi stipendi arretrati, ferie maturate e eventuale indennità di fine rapporto a cui il dipendente ha diritto.
• Comunicazione Chiara: Gestiamo la comunicazione formale scritta al dipendente, indicando chiaramente la ragione della cessazione e la data effettiva.
• Documentazione Finale: Forniamo al dipendente un certificato di servizio, come richiesto.

Gestendo questi passaggi, ti aiutiamo a navigare con sicurezza tra le complesse leggi sul lavoro. Questo riduce i rischi e garantisce un processo di uscita fluido e rispettoso per i tuoi dipendenti.

Navigating visas and work permits in Malawi is straightforward once you understand the system. It's a two-part process. First, you need a visa to enter the country. Second, you need a permit to work. The main work permit is called a Temporary Employment Permit, or TEP. Your employer must apply for your TEP before you start your job.

Visti di lavoro e realtà dello sponsor

The main way to work in Malawi as a foreign national is with a Temporary Employment Permit (TEP). This permit allows you to live and work in the country for a specific employer. The TEP is typically issued for up to two years and can be renewed. Your employer, or an Employer of Record (EOR), must sponsor your TEP application.

An EOR can sponsor a TEP, but they must be a legally registered entity in Malawi. The application process requires the employer to prove that a foreign national is necessary for the role.

Here is what your employer needs to do:

• Demonstrate that no qualified Malawian is available for the job.
• Provide a valid employment contract.
• Show that the company is registered and compliant with local tax laws.

You will need to provide documents like your passport, CV, and academic qualifications. The entire process usually takes a few weeks, and you must wait for approval before you travel to Malawi to start working.

Conformità ai viaggi d'affari

For short-term trips that involve business meetings or exploring opportunities, you can use a Business Visa or a Visitor's Permit. These are not work permits and do not allow you to be employed in Malawi.

Keep these points in mind for short-term visits:

• You cannot perform work that a Malawian could be hired for.
• Your activities should be limited to things like meetings, negotiations, or attending conferences.
• Engaging in employment on a tourist or business visa can lead to fines, arrest, or deportation.

Always check the latest regulations with the Malawi Department of Immigration and Citizenship Services before you travel.