Tasse in Malawi

Malawi opera un sistema fiscale progressivo per gli individui, in cui le aliquote dell'imposta sul reddito aumentano con i guadagni più elevati. I datori di lavoro svolgono un ruolo cruciale in questo sistema trattenendo l'imposta sul reddito dagli stipendi dei dipendenti e versandola all'Malawi Revenue Authority (MRA). Inoltre, i datori di lavoro sono responsabili di contribuire ai regimi di sicurezza sociale per conto dei loro dipendenti. Comprendere questi obblighi è essenziale per un'elaborazione corretta della busta paga e gestione dell'employment nel paese.

La conformità alle leggi fiscali malawiane richiede ai datori di lavoro di calcolare e versare correttamente diverse tasse e contributi. Ciò include non solo l'imposta sul reddito ma anche i contributi ai programmi obbligatori di sicurezza sociale progettati per fornire benefici come le pensioni. Una corretta tenuta dei registri e la presentazione tempestiva sono componenti chiave per soddisfare questi requisiti ed evitare sanzioni.

Obblighi del datore di lavoro in materia di sicurezza sociale e imposta sul salario

I datori di lavoro in Malawi sono tenuti a contribuire al National Pension Scheme (NPS). Si tratta di un regime obbligatorio di contribuzione definita. Sia il datore di lavoro che il dipendente devono contribuire una percentuale della retribuzione mensile lorda del dipendente.

Per l'anno fiscale 2025, si prevede che le aliquote di contribuzione standard per il National Pension Scheme siano:

• Contributo del datore di lavoro: 5% della retribuzione mensile lorda
• Contributo del dipendente: 5% della retribuzione mensile lorda

Il contributo totale del 10% della retribuzione lorda deve essere versato dal datore di lavoro all'amministratore del fondo pensionistico rispettivo entro il 14° giorno del mese successivo. Non ci sono altre tasse sulla massa salariale specifiche del datore di lavoro oltre al contributo pensionistico e all'obbligo di trattenere e versare il PAYE.

Requisiti di trattenuta dell'imposta sul reddito

I datori di lavoro sono responsabili di calcolare e trattenere l'imposta Pay As You Earn (PAYE) dalle retribuzioni o salari mensili dei loro dipendenti. Il sistema PAYE in Malawi si basa su una scala progressiva di aliquote fiscali, cioè livelli di reddito più elevati sono tassati a aliquote più alte. L'imposta si calcola sul reddito lordo mensile del dipendente dopo aver dedotto eventuali indennità o contributi approvati.

Per l'anno fiscale 2025, si prevedono le seguenti soglie di imposta sul reddito mensile e aliquote:

Reddito mensile (MWK)	Aliquota (%)
0 - 100.000	0
100.001 - 300.000	25
300.001 - 600.000	30
600.001 - 1.500.000	35
Oltre 1.500.000	40

Il datore di lavoro deve calcolare l'imposta dovuta per ciascun dipendente in base al suo reddito mensile e alle aliquote e soglie fiscali applicabili. L'importo calcolato di PAYE deve essere dedotto dal netto del dipendente e versato alla Malawi Revenue Authority (MRA) entro il 14° giorno del mese successivo.

Detrazioni fiscali e indennità dei dipendenti

I dipendenti in Malawi possono essere idonei a determinati sgravi e indennità che possono ridurre il loro reddito imponibile, abbassando così la loro responsabilità PAYE. La principale detrazione disponibile per i dipendenti è il loro contributo obbligatorio al National Pension Scheme.

• Contributi al National Pension Scheme: il contributo obbligatorio del 5% del dipendente al NPS è generalmente deducibile dal loro reddito lordo ai fini del calcolo del PAYE.

Altri benefici o indennità potenzialmente forniti dal datore di lavoro possono essere tassabili, salvo specifiche esenzioni fiscali. È importante che i datori di lavoro identifichino correttamente i benefici tassabili e li includano nel calcolo del reddito lordo per PAYE.

Scadenze di conformità fiscale e di presentazione

I datori di lavoro in Malawi hanno scadenze specifiche per il versamento delle tasse e dei contributi trattenuti e per la presentazione delle relative dichiarazioni. Rispettare queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e interessi.

• Versamento mensile di PAYE e pensione: sia il PAYE trattenuto dai dipendenti sia i contributi del datore di lavoro e del dipendente al National Pension Scheme devono essere versati rispettivamente alla MRA e all'amministratore del fondo pensionistico entro il 14° giorno del mese successivo.
• Dichiarazioni annuali di PAYE: i datori di lavoro sono tenuti a presentare una dichiarazione annuale riepilogativa delle retribuzioni totali pagate e delle trattenute PAYE per ciascun dipendente durante l'anno fiscale. La scadenza per questa presentazione annuale di solito è il 31 marzo successivo alla fine dell'anno fiscale (che va dal 1° aprile al 31 marzo).

I datori di lavoro devono mantenere registri dettagliati delle buste paga, incluse le retribuzioni dei dipendenti, le detrazioni e le tasse trattenute, poiché questi registri sono soggetti a verifica da parte della MRA.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

Gli individui stranieri che lavorano in Malawi e le aziende straniere che assumono personale nel paese affrontano considerazioni fiscali specifiche.

• Residenza fiscale: gli obblighi fiscali dei lavoratori stranieri in Malawi dipendono dallo status di residenza fiscale. Le persone considerate residenti fiscali in Malawi sono tassate sul loro reddito mondiale, mentre i non residenti sono generalmente tassati solo sul reddito di origine Malawi. La residenza si determina generalmente dal numero di giorni trascorsi nel paese (ad esempio, presenza per 183 giorni o più in un anno fiscale).
• PAYE per lavoratori stranieri: i datori di lavoro di lavoratori stranieri devono trattenere il PAYE allo stesso modo dei dipendenti locali, sulla base delle aliquote fiscali progressive, purché il lavoratore straniero riceva reddito da un impiego in Malawi.
• Stabile organizzazione: una società straniera può essere soggetta a obblighi fiscali societari in Malawi se stabilisce una permanent establishment (PE) nel paese. L'assunzione di personale e lo svolgimento di attività commerciali possono potenzialmente creare una PE.
• Accordi di doppia imposizione (DTA): Malawi ha stipulato accordi di doppia imposizione con diversi paesi. Questi accordi possono influenzare il trattamento fiscale di lavoratori e aziende straniere, offrendo sollievo dall'imposizione doppia sullo stesso reddito. I datori di lavoro di lavoratori stranieri provenienti da paesi con DTA dovrebbero considerare le disposizioni dell'accordo rilevante.
• Numero di identificazione fiscale (TPIN): tutti i dipendenti, compresi i lavoratori stranieri, devono avere un Numero di Identificazione del Contribuente (TPIN) rilasciato dalla MRA. I datori di lavoro sono responsabili di assicurarsi che i loro dipendenti abbiano un TPIN per finalità di buste paga e report fiscale.