Employer of Record in India

India, il paese più popoloso al mondo, ha uno dei mercati del lavoro più grandi e diversificati a livello globale. La sua economia comprende servizi IT, servizi di outsourcing aziendale, manifattura, fintech e farmaceutica.

India è un importante hub per lo sviluppo software, l'ingegneria dell'AI e i servizi condivisi. Molti datori di lavoro utilizzano il mercato indiano per creare piccoli team remoti per le loro operazioni commerciali internazionali. La forza lavoro ha un alto livello di competenza in inglese, rendendo facile spostare parte delle vostre operazioni globali in India o assumere singoli lavoratori quando si desidera testare il mercato.

Il costo di assumere dipendenti in India (anche lavoratori altamente qualificati) è inferiore rispetto agli Stati Uniti o ai paesi europei. Tuttavia, non avrete difficoltà a trovare talenti. Dispone di un ampio bacino di professionisti nei settori di scienza, tecnologia, ingegneria e matematica.

Sebbene questo rappresenti un grande vantaggio per le aziende straniere, è molto difficile assumere dipendenti indiani senza supporto locale. Le leggi sul lavoro in India possono essere un vero e proprio “labirinto” di leggi centrali e statali che si sovrappongono. Il sistema è noto per essere gravoso dal punto di vista amministrativo e per tutelare i diritti dei dipendenti.

Per entrare rapidamente in questo mercato, un India Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare queste sfide agendo come datore di lavoro legale, gestendo tutta la busta paga, le tasse e la legislazione sul lavoro per tuo conto. Se vuoi assumere talenti in India, un EOR come Rivermate può rendere possibile tutto ciò in modo rapido e conforme.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in India

Utilizzare un EOR in India semplifica la tua espansione. Ecco come funziona tipicamente il processo:

1. Trovi il Talento: Recluti e selezioni il candidato che vuoi assumere in India.
2. L'EOR lo Assumere: L'EOR assume legalmente il dipendente tramite un contratto di lavoro locale e conforme.
3. Inizia l'Onboarding: L'EOR gestisce l'intero processo di onboarding, che richiede tra 1-2 settimane se il dipendente è locale. Per un espatriato, può richiedere fino a 6 settimane.
4. Gestiamo l'HR e la Legge: L'EOR si occupa di payroll globale, tasse, benefici, e garantisce la conformità alle leggi sul lavoro dell'India. Puoi trovare maggiori informazioni su queste normative dal Ministry of Labour & Employment.
5. Gestisci il Tuo Team: Ti concentri sui compiti quotidiani dei tuoi dipendenti, sui progetti e sulle performance. Essi sono parte integrante del tuo team, proprio come i tuoi dipendenti locali.

Perché usare un Employer of Record in India

Espandere il tuo team in India dà accesso a un mondo di talenti qualificati. Un EOR rende questo processo semplice e sicuro. Rimuove gli ostacoli principali dell’assunzione internazionale, permettendoti di concentrarti sulla crescita della tua attività.

• ** Accedi al Mercato più Velocemente:** Puoi assumere dipendenti in India in pochi giorni. Questo evita i mesi necessari per creare un’entità legale.
• Assicura la Conformità Completa: L’India ha un sistema complesso di leggi sul lavoro a livello centrale e statale. Un EOR conosce queste leggi, dai contributi al fondo di previdenza alle leggi sull’Income Tax. Questo ti permette di essere conforme alle autorità come l'Employees' Provident Fund Organisation.
• Riduci i Costi: Creare una sussidiaria in India è costoso. Un EOR ti risparmia alte spese legali, costi di configurazione e il carico amministrativo di gestire una società locale.
• Offri Benefici Competitivi: Gli EOR possono offrire ai tuoi dipendenti pacchetti di benefici completi, inclusa l’assicurazione sanitaria e i piani pensionistici. Questo aiuta ad attrarre e trattenere i migliori talenti.
• Minimizza i Rischi: L’EOR prende su di sé la responsabilità legale per i tuoi dipendenti. Questo ti protegge dai rischi legati alla non conformità in un paese straniero.

Abbiamo scoperto che assumere in India comporta risparmi per i datori di lavoro esteri, ma che le leggi sul lavoro possono essere complesse e frustranti. I datori di lavoro alle prime armi dovrebbero aspettarsi alcuni ritardi nel processo di onboarding, e fornire aggiornamenti frequenti ai nostri clienti ha contribuito a creare un'esperienza più fluida.

Se stai considerando di assumere in India, diversi passaggi devono essere messi in atto prima che un contratto di lavoro possa essere finalizzato. La registrazione fiscale, l'ottenimento di una carta PAN (Permanent Account Number) e l'apertura di un conto bancario sono obbligatori prima di finalizzare il contratto di lavoro.

Tentare di navigare in questo processo quando si ha poca conoscenza o esperienza con le leggi sul lavoro e fiscali indiane richiederà molto più tempo e aumenterà il costo di assunzione del dipendente per la tua azienda.

Contratti di lavoro e clausole indispensabili

I contratti di lavoro in India sono regolamentati dal Indian Contract Act, 1872, insieme a diverse leggi sul lavoro. Queste definiscono chiaramente le normative indiane sul lavoro, i diritti dei dipendenti e le pratiche di lavoro lecite per proteggere sia il datore di lavoro sia il dipendente.

La redazione di contratti di lavoro è essenziale per l'Hiring internazionale in India. Protegge sia te che il tuo dipendente definendo chiaramente i termini dell’impiego. Pur non essendoci un modello standard, ogni contratto dovrebbe essere redatto in lingua locale e includere queste clausole chiave:

• Descrizione del lavoro: Indicare chiaramente il titolo, i ruoli e le responsabilità del dipendente.
• Compenso: Dettagliare lo stipendio, i bonus e altri benefici.
• Orari di lavoro: Specificare l’orario di lavoro giornaliero e settimanale.
• Politica di ferie: Descrivere i diritti alle ferie annuali, per malattia e altre.
• Periodo di prova: Definire la durata e le condizioni del periodo di prova.
• Riservatezza: Proteggere le informazioni sensibili della tua azienda.
• Cessazione: Spiegare le condizioni per terminare l’impiego, inclusi i periodi di preavviso.
• Legge applicabile: Dichiarare che il contratto è regolato dalla legge indiana.

Periodi di prova

In India, un periodo di prova permette di valutare le prestazioni di un nuovo dipendente prima di confermarne l’impiego permanente.

• Durata: I periodi di prova durano tipicamente da tre a sei mesi. Per alcuni ruoli senior, può estendersi fino a un anno.
• Estensione: È possibile estendere il periodo di prova se è necessario più tempo per valutare il dipendente, ma questo dovrebbe essere specificato nel contratto di lavoro.
• Risultato: Durante il periodo di prova, puoi terminare un rapporto di lavoro con un preavviso più breve, di solito tra una e due settimane.
• Conferma: Alla fine del periodo di prova, è obbligatorio fornire una conferma scritta al dipendente per renderlo un dipendente permanente.

Orari di lavoro & straordinari

Gli orari di lavoro standard in India sono regolamentati per garantire il benessere dei dipendenti.

• Orario standard: Una settimana di lavoro tipica è di 48 ore, con un massimo di 9 ore al giorno.
• Pause: I dipendenti hanno diritto a una pausa di 30 minuti dopo cinque ore di lavoro continuativo.
• Straordinari: Ogni lavoro oltre le 9 ore al giorno o le 48 ore alla settimana è considerato straordinario.
• Compenso per straordinari: È necessario pagare ai dipendenti il doppio della loro normale tariffa oraria per qualsiasi lavoro straordinario.

Categoria	Regolamentazione
Ore di lavoro quotidiane	9 ore
Ore di lavoro settimanali	48 ore
Pagamento straordinari	2x tariffa oraria normale

Feriate pubbliche e regionali

La cultura diversificata dell’India si riflette nelle sue festività pubbliche.

• Festività Nazionali: Sono osservate a livello nazionale tre festività principali:
  • Festa della Repubblica (26 gennaio)
  • Festa dell’Indipendenza (15 agosto)
  • Gandhi Jayanti (2 ottobre)
• Festività Regionali: Ogni stato ha il proprio elenco di festività regionali basate su festival ed eventi locali.
• Totale festività: La maggior parte delle aziende offre tra 10 e 14 giorni di festività pubbliche all’anno, a seconda dello stato e delle politiche aziendali.

Assunzione di contractors in India e classificazione errata dei dipendenti

Assumere contractors indipendenti in India può sembrare un’opzione flessibile, ma comporta dei rischi.

L’India distingue tra lavoratori con contratto e dipendenti a tempo pieno. Le aziende che assumono contractors tramite un fornitore di servizi devono assicurarsi che il contratto non assomigli a un rapporto di lavoro formale per mantenere la conformità alle leggi sul lavoro. Se le autorità indiane stabiliscono che un contractor è trattato come un dipendente, la tua azienda potrebbe incorrere in sanzioni, incluso il pagamento di imposte arretrate e multe.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a evitare questi rischi. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, garantendo la piena conformità con le leggi sul lavoro locali. Ciò significa che l’EOR si occupa di:

• Payroll e Tasse: L’EOR gestisce tutte le elaborazioni delle buste paga e le detrazioni fiscali.
• Benefici: Il tuo team in India riceve benefici previsti dalla legge come un regime pensionistico e benefici di pensionamento.
• Conformità: L’EOR assicura che tutti i contratti di lavoro e le pratiche siano conformi alle normative indiane.

Collaborando con un EOR, puoi assumere talenti in India in modo sicuro ed efficiente, senza le complessità legali di assumere contractors direttamente.

In India, gestire la compensazione e la busta paga significa navigare in un sistema con componenti sia fisse che variabili. La retribuzione del vostro dipendente include il salario di base, le deduzioni obbligatorie e potenziali bonus legati alla performance. Comporta anche contributi obbligatori sia da parte vostra che dei vostri dipendenti ai fondi di sicurezza sociale. Pensatela come una partnership in cui entrambe le parti contribuiscono a una rete di sicurezza.

Cicli di paga & struttura retributiva

In India, il ciclo di pagamento è generalmente mensile, con i dipendenti pagati nello stesso giorno ogni mese. La struttura retributiva è più di un semplice salario di base. È una combinazione di elementi che compongono la retribuzione totale di un dipendente, spesso chiamata "Cost to Company" (CTC).

Una tipica struttura salariale include:

• Salario di Base: Questa è la parte fissa dello stipendio e di solito rappresenta dal 40% al 50% della retribuzione totale.
• Indennità: Questi sono pagamenti aggiuntivi per bisogni specifici. Le indennità più comuni includono l'Allowence di affitto (HRA) per aiutare con i costi abitativi e la Dearness Allowance (DA) per compensare l'inflazione.
• Compenso Variabile: Questa parte è spesso legata alla performance, sia individuale che aziendale, e include bonus e incentivi.

Straordinari & minimi

La settimana lavorativa standard in India è di 48 ore. Se un dipendente lavora più di queste ore, devi pagargli gli straordinari. La tariffa per gli straordinari è tipicamente doppia rispetto al salario normale del dipendente.

L'India ha un sistema complesso di salari minimi. Non esiste un unico salario minimo nazionale. Invece, i salari minimi sono stabiliti dai governi statali e variano in base all'industria, al livello di competenza e alla località.

Tasse e contributi dell'Employer

Come Employer of Record in India, sei tenuto a contribuire a diversi fondi di sicurezza sociale e previdenza per i tuoi dipendenti. Questi contributi sono una parte fondamentale delle tue responsabilità di payroll.

Contributo	Tasso Employer	Note
Provident Fund (PF)	12% del salario di base	Obbligatorio per aziende con 20 o più dipendenti.
Employee State Insurance (ESI)	3.25% del salario lordo	Applicabile ai dipendenti con reddito fino a una certa soglia.
Labour Welfare Fund	Varia in base allo stato	L'importo e la frequenza di questo contributo dipendono dalle leggi statali.

Tasse e deduzioni dei dipendenti

Anche i dipendenti contribuiscono ai fondi di sicurezza sociale e pagano tasse sul loro reddito. Deduci questi importi direttamente dal loro salario ogni mese.

Deduzione	Tasso Dipendente	Note
Provident Fund (PF)	12% del salario di base	Un contributo corrispondente all'importo del datore di lavoro.
Employee State Insurance (ESI)	0.75% del salario lordo	Per i dipendenti coperti dal regime ESI.
Imposta Professionale	Varia in base allo stato	Una tassa a livello statale sull'impiego.
Imposta sul Reddito (TDS)	Varia	Dedotta alla fonte in base alla aliquota dell'imposta sul reddito del dipendente.

In India, i tuoi benefici e congedi come dipendente sono un mix di regole stabilite dal governo e vantaggi specifici dell'azienda. Il governo stabilisce i requisiti minimi per proteggere i lavoratori. Tuttavia, aziende intelligenti offrono di più per attrarre e mantenere i migliori talenti. Questo crea un ambiente di supporto in cui puoi prosperare.

Congedi statutory

Il governo indiano richiede ai datori di lavoro di fornire diversi tipi di congedo retribuito. Questi sono le basi che puoi aspettarti:

• Congedo maturato: Lo acquisisci in base al numero di giorni lavorati. Di norma, ottieni 1 giorno di congedo ogni 20 giorni lavorati. Questo si traduce in circa 15-18 giorni all'anno.
• Congedo per motivi personali (Casual Leave): Questo è per questioni personali a breve termine e imprevisti. Di solito puoi prendere circa 7-10 giorni di congedo per motivi personali ogni anno.
• Congedo per malattia: Se non stai bene, hai diritto al congedo per malattia. Il numero di giorni varia a seconda dello stato, ma in generale si aggira intorno a 7-12 giorni all'anno.
• Congedo di maternità: Le lavoratrici hanno diritto a 26 settimane di congedo di maternità retribuito per i primi due figli. Per il terzo figlio, questa quantità si riduce a 12 settimane.

Festività nazionali & regionali

L'India è un paese diversificato con molte festività ed eventi. Ciò si riflette nelle sue festività pubbliche. Ci sono tre festività nazionali che tutti osservano. Oltre a queste, le festività variano per stato.

Festa	Data nel 2025	Nazionale/Regionale
Festa della Repubblica	26 gennaio	Nazionale
Festa dell'Indipendenza	15 agosto	Nazionale
Gandhi Jayanti	2 ottobre	Nazionale
Holi	14 marzo	Regionale
Venerdì Santo	18 aprile	Regionale
Buddha Purnima	12 maggio	Regionale
Eid al-Adha	7 giugno	Regionale
Diwali	20 ottobre	Regionale
Guru Nanak Jayanti	5 novembre	Regionale
Natale	25 dicembre	Regionale

Benefici supplementari tipici

Molte aziende offrono vantaggi extra per rimanere competitive e supportare il benessere dei propri dipendenti. Ecco cosa puoi aspettarti, diviso tra ciò che è richiesto per legge e ciò che viene offerto come vantaggio extra.

Benefici statutory	Benefici non statutory (Supplemental)
Fondo di previdenza dei dipendenti (EPF)	Assicurazione sanitaria privata
Assicurazione statale dei dipendenti (ESI)	Assicurazione sulla vita e contro gli incidenti
Tredicesima	Indennità di trasporto
Congedi retribuiti	Buoni pasto
Festività nazionali	Programmi di benessere
Congedo di maternità	Modalità di lavoro flessibili
	Congedo di paternità
	Rimborso Internet e telefono

Come può aiutare un EOR nell'organizzazione dei benefici

Organizzare i benefici per i dipendenti in India può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te.

Un EOR agisce come il tuo datore di lavoro legale in India. Ciò significa che gestiscono tutte le attività amministrative e HR, compresi i benefici. Ecco come un EOR può aiutare:

• Garantisce conformità: Un EOR può aiutarti a navigare tra le complesse leggi del lavoro indiane. Si assicurano che i tuoi pacchetti di benefici per i dipendenti soddisfino tutti i requisiti legali e le normative fiscali.
• Gestisce l'amministrazione: Dall'iscrizione ai benefici statutory alla gestione dei vantaggi supplementari, un EOR se ne occupa.
• Risparmia tempo: Esternalizzando la gestione dei benefici a un EOR, la tua azienda può concentrarsi sul core business.
• Offre pacchetti competitivi: Gli EOR hanno esperienza nel mercato locale. Possono aiutarti a progettare un pacchetto di benefici attraente per i top talent in India.

Quando si termina un rapporto di lavoro con un dipendente in India, il processo è più di un semplice stretto di mano e un saluto. È necessario seguire leggi sul lavoro specifiche. Gestire correttamente le dimissioni e l'offboarding protegge la tua attività e tratta i tuoi ex dipendenti con rispetto. Si tratta di garantire una transizione fluida e conforme per tutti i soggetti coinvolti.

I dipendenti licenziati in India sono anche protetti da robuste disposizioni di sicurezza sul lavoro ai sensi di varie leggi sul lavoro. I datori di lavoro devono rispettare pratiche di assunzione e garantire la piena conformità alle leggi sul lavoro quando si emettono notifica, indennità di licenziamento e saldi finali.

Periodi di preavviso

In India, il periodo di preavviso che un dipendente serve dipende dal suo contratto di lavoro e dalle leggi rilevanti. Per molti lavori nel settore privato, l’accordo di lavoro è il documento più importante che definisce il periodo di preavviso.

I periodi di preavviso più comuni sono:

• 30 a 90 giorni: questa è una gamma tipica che si trova in molti contratti di lavoro. Ruoli junior potrebbero avere un preavviso di 30 giorni, mentre le posizioni senior potrebbero richiedere fino a 90 giorni.
• Un mese: per i dipendenti classificati come "lavoratori" secondo l'Industrial Disputes Act, 1947, spesso è richiesto un preavviso di un mese.
• Pagamento in lieu di preavviso: il contratto può permettere a te o al dipendente di pagare il salario per il periodo di preavviso invece di farli lavorare.

Le leggi specifiche dello stato, come il Delhi Shops and Establishments Act, hanno anche regole proprie. Ad esempio, a Delhi, si deve dare un preavviso di 30 giorni a un dipendente che ha lavorato per più di tre mesi, a meno che il licenziamento non sia dovuto a cattiva condotta.

Indennità di licenziamento

L’indennità di licenziamento è un pagamento finale a un dipendente quando lascia l’azienda. In India, questa è principalmente regolata dall'Industrial Disputes Act, 1947.

Ecco cosa devi sapere:

• Chi è idoneo? I dipendenti che hanno completato almeno un anno di servizio continuo hanno generalmente diritto all’indennità di licenziamento se vengono licenziati o retrattono.
• Come viene calcolata? La calcolazione standard è di 15 giorni di paga media del dipendente per ogni anno di servizio completato.
• Quando non è richiesta? In genere non devi pagare l’indennità se un dipendente si dimette volontariamente o se licenzi il suo rapporto di lavoro per cattiva condotta.

Un’altra componente chiave dell’accordo finale è il gratta, che consiste in un pagamento forfettario dato ai dipendenti che hanno lavorato per almeno cinque anni con la tua azienda.

Come Rivermate gestisce le uscite conformi

Navigare nelle complessità delle cessazioni dei dipendenti in India può essere difficile. Da Rivermate, ci assicuriamo che ogni fase del processo di offboarding venga gestita correttamente e in conformità con le leggi sul lavoro indiane.

Ecco come semplifichiamo il tutto per te:

Cosa Facciamo	Perché è Importante
Revisionare gli Accordi di Lavoro	Garantiamo che tutte le clausole di cessazione, i periodi di preavviso e i pagamenti finali siano gestiti secondo il contratto.
Calcolare i Pagamenti Finali	Calcoliamo accuratamente l’indennità di licenziamento, il gratta e qualsiasi ferie non usufruite per assicurare che il tuo dipendente riceva il saldo totale e finale.
Gestire la Documentazione	Prepareriamo tutti i documenti di uscita necessari, come lettere di referenza e rendiconti di saldo finale.
Garantire la Conformità Legale	Rimanendo aggiornati sulle leggi sul lavoro sia centrali che statali, tuteliamo la tua attività.

gestiamo le incombenze amministrative e legali in modo che tu possa concentrarti su una transizione rispettosa e fluida per il tuo dipendente in uscita.

Per assumere un cittadino straniero in India, una società deve ottenere uno sponsor. Gli sponsor di solito non sono disponibili per tutti i lavori e vengono generalmente concessi per ruoli tecnici specializzati che non sono facilmente reperibili in India. I permessi di lavoro vengono rilasciati per un massimo di un anno e possono essere rinnovati fino a cinque anni in determinati casi.

Qui entra in gioco un Employer of Record (EOR). Un EOR è una società registrata localmente in India che può legalmente assumere e sponsorizzare lavoratori per conto di una società internazionale. Ciò significa che non è necessario creare una propria entità legale in India per assumere qualcuno.

Tuttavia, ci sono realtà pratiche legate alla sponsorizzazione tramite EOR:

• Cosa può tipicamente sponsorizzare un EOR: La capacità di sponsorizzazione di un EOR per un visto è legata alle sue attività commerciali registrate. Questo spesso include ruoli in HR, consulenza gestionale, sviluppo aziendale, vendite e marketing. Se il ruolo per cui si assume si ricollega all'ambito commerciale dell'EOR, la sponsorizzazione di solito è semplice.
• Cosa un EOR potrebbe non poter sponsorizzare: Ruoli altamente specializzati o tecnici che rientrano al di fuori delle attività commerciali registrate dell'EOR possono essere difficili da sponsorizzare. Per esempio, se un EOR è registrato come società di consulenza, potrebbe non essere in grado di sponsorizzare un visto per un software engineer o un tecnico di laboratorio.

La strada pratica per la maggior parte delle aziende che desiderano assumere in India senza creare una propria entità è collaborare con un EOR. L'EOR gestirà la richiesta del visto, si occuperà della gestione della busta paga e garantirà la conformità alle leggi sul lavoro locali.

Per essere idonei a un visto di lavoro, in genere è necessario:

• Avere un'offerta di lavoro confermata da un'azienda indiana.
• Possedere competenze o qualifiche specializzate per il ruolo.
• Guadagnare un salario annuo minimo di USD 25.000 (con alcune eccezioni).
• Avere un passaporto valido.

Conformità ai requisiti per il viaggio d'affari

Per visite brevi in India per motivi di lavoro, probabilmente sarà necessario un visto per affari, non un visto di lavoro. È importante comprendere la differenza per rimanere conformi. Un visto per affari permette di svolgere alcune attività, ma non autorizza l’impiego e il ricevimento di uno stipendio in India.

Le attività generalmente consentite con un visto per affari includono:

• Partecipare a riunioni e discussioni di lavoro.
• Esplorare opportunità di affari o avviare una società.
• Acquistare o vendere prodotti industriali o commerciali.
• Partecipare a conferenze o seminari.

Non è possibile impegnarsi in un impiego a tempo pieno con un visto per affari. Per facilitare i viaggi, l’India offre un programma di e-Visa per cittadini di molti paesi, che include anche l’e-Business Visa. Questa può essere richiesta online.

Ecco le cose principali da ricordare per i viaggi d’affari:

Tipo di Visto	Attività Permesse	Restrizione Chiave
Visto per Affari	Riunioni, negoziazioni, vendite, esplorazione di nuove iniziative	Non può essere impiegato o ricevere uno stipendio in India
Visto per Lavoro	Impiego a tempo pieno presso un’azienda registrata in India	Legato a un datore di lavoro e a un ruolo specifico

Se si visita l'India per più di 180 giorni con alcuni visti, incluso il visto per lavoro, è necessario registrarsi presso l'Ufficio di Registrazione degli Stranieri (FRRO) entro 14 giorni dall’arrivo. Controllare sempre le condizioni specifiche del visto per garantire la conformità durante il soggiorno.