Employer of Record in India

India, il paese più popolato al mondo, possiede uno dei mercati del lavoro più grandi e diversificati a livello globale. La sua economia comprende servizi IT, servizi di outsourcing aziendale, produzione, fintech e farmaceutica.

L'India è un importante hub per lo sviluppo software, l'ingegneria dell'AI e i servizi condivisi. Molti datori di lavoro utilizzano il mercato indiano per creare piccoli team remoti per le loro operazioni commerciali internazionali. La popolazione lavorativa ha un alto livello di conoscenza dell'inglese, rendendo facile spostare parte delle operazioni globali in India, o assumere singoli lavoratori quando si desidera testare il mercato.

Il costo di assunzione di dipendenti in India (anche di professionisti altamente qualificati) è significativamente inferiore rispetto agli Stati Uniti o ai paesi europei. Tuttavia, non avrai difficoltà a trovare talento. Dispongono di un ampio bacino di professionisti nei settori della scienza, della tecnologia, dell'ingegneria e della matematica.

Sebbene questo rappresenti un grande vantaggio per le aziende straniere, è molto difficile assumere dipendenti indiani senza supporto locale. Le leggi sul lavoro indiane possono essere un vero e proprio ‘labirinto’ di leggi centrali e statali che si sovrappongono. Il sistema è noto per i notevoli oneri amministrativi e per la tutela dei diritti dei dipendenti.

Per entrare rapidamente in questo mercato, un India Employer of Record (EOR) può aiutarti a superare queste sfide, agendo come il datore di lavoro legale e gestendo tutta la retribuzione, le tasse e la legislazione occupazionale per tuo conto. Se vuoi assumere talenti in India, un EOR come Rivermate può renderlo possibile in modo rapido e conforme.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in India

Utilizzare un EOR in India semplifica la tua espansione. Ecco come funziona tipicamente il processo:

1. Trovi i talenti: Recluti e selezioni il candidato che desideri assumere in India.
2. L'EOR li assume: L'EOR assume legalmente il dipendente tramite un contratto di lavoro locale conforme alla normativa.
3. Inizia l'onboarding: L'EOR gestisce tutto il processo di onboarding, che dura tra 1-2 settimane se il dipendente è locale. Per un expatriato, può richiedere fino a 6 settimane.
4. Gestiamo HR e legale: L'EOR si occupa di retribuzione globale, tasse, benefici e garantisce la conformità alle leggi del lavoro indiane. Puoi trovare ulteriori informazioni su queste normative dal Ministry of Labour & Employment.
5. Gestisci il tuo team: Ti concentri sulle attività quotidiane, sui progetti e sulla performance dei tuoi dipendenti. Sono parte integrante del tuo team, così come i tuoi dipendenti locali.

Perché usare un Employer of Record in India

Espandere il tuo team in India apre a un mondo di talenti qualificati. Un EOR rende questo processo semplice e sicuro. Elimina i principali ostacoli dell’assunzione globale, permettendoti di concentrarti sulla crescita del tuo business.

• Entrare nel mercato più rapidamente: Puoi assumere dipendenti in India in pochi giorni. Questo evita i mesi necessari per creare una entità legale.
• Garantire piena conformità: L'India ha una rete complessa di leggi sul lavoro a livello centrale e statale. Un EOR conosce queste normative, dai contributi al fondo di previdenza alle leggi sulla tassa sul reddito. Questo ti mantiene conforme alle autorità come l'Employees' Provident Fund Organisation.
• Ridurre i costi: Creare una filiale in India è costoso. Un EOR ti risparmia alte spese legali, costi di avvio e l'onere amministrativo di gestire una società locale.
• Offrire benefici competitivi: Gli EOR possono fornire ai tuoi dipendenti accesso a pacchetti di benefit completi, tra cui assicurazioni sanitarie e piani pensionistici. Questo ti aiuta ad attrarre e trattenere i migliori talenti.
• Minimizzare i rischi: L'EOR assume la responsabilità legale dei tuoi dipendenti. Questo ti protegge dai rischi legati alla non conformità in un paese straniero.

Abbiamo scoperto che assumere in India offre risparmi sui costi (50% - 70% più basso rispetto agli Stati Uniti e all’Europa) per i datori di lavoro stranieri, ma che le leggi sul lavoro possono essere complesse e frustranti. I datori di lavoro alle prime armi dovrebbero aspettarsi alcuni ritardi nel processo di onboarding, e fornire aggiornamenti frequenti ai nostri clienti ha contribuito a creare un’esperienza più fluida.

In India, i datori di lavoro stranieri assumono più spesso ingegneri del software, sviluppatori full-stack, analisti di dati, specialisti della garanzia della qualità e project manager. Molte aziende costituiscono interi team di prodotto e ingegneria nel paese

Se stai considerando di assumere in India, diversi passaggi devono essere messi in atto prima che un contratto di lavoro possa essere finalizzato. La registrazione fiscale, il ricevimento di una carta PAN (Permanent Account Number) e l’apertura di un conto bancario sono obbligatori prima che il contratto di lavoro possa essere finalizzato.

Cercare di navigare attraverso questo processo quando hai poche conoscenze o esperienza con le leggi sul lavoro e fiscali indiane richiederà molto più tempo e aumenterà il costo di assunzione per la tua azienda.

Contratti di lavoro & clausole imprescindibili

I contratti di lavoro in India sono regolati dal Indian Contract Act, 1872, insieme a varie leggi sul lavoro. Che definisce chiaramente le normative sul lavoro indiane, i diritti dei dipendenti e le pratiche di lavoro lecite per proteggere sia il datore di lavoro che il dipendente.

Redigere contratti di lavoro è essenziale per l’Hiring internazionale in India. Protegge sia te che il tuo dipendente definendo chiaramente i termini dell’impiego. Sebbene non ci sia un modello standard, ogni contratto dovrebbe essere in una lingua locale e includere queste clausole chiave:

• Descrizione del lavoro: Indicare chiaramente il titolo, i ruoli e le responsabilità del dipendente.
• Compenso: Dettagliare il salario, i bonus e altri benefit.
• Orario di lavoro: Specificare il programma di lavoro giornaliero e settimanale.
• Politica di congedo: Descrivere i diritti ai congedi annuali, malattia e altri.
• Periodo di prova: Definire la durata e le condizioni del periodo di prova.
• Confidenzialità: Proteggere le informazioni sensibili della tua azienda.
• Cessazione: Spiegare le condizioni per terminare il rapporto di lavoro, inclusi i periodi di preavviso.
• Legge applicabile: Dichiarare che il contratto è regolato dalla legge indiana.

Periodi di prova

In India, un periodo di prova ti consente di valutare le prestazioni di un nuovo dipendente prima di confermarlo come impiegato a tempo indeterminato.

• Durata: I periodi di prova durano generalmente da tre a sei mesi. Per alcuni ruoli senior, può estendersi fino a un anno.
• Estensione: Puoi prolungare il periodo di prova se hai bisogno di più tempo per valutare il dipendente, ma questo dovrebbe essere specificato nel contratto di lavoro.
• Cessazione: Durante il periodo di prova, puoi terminare un rapporto di lavoro con un preavviso più breve, di solito tra una e due settimane.
• Conferma: Al termine del periodo di prova, devi fornire una conferma scritta al dipendente per renderlo un impiegato a tempo indeterminato.

Orario di lavoro & straordinari

Le ore di lavoro standard in India sono regolamentate per garantire il benessere dei dipendenti.

• Ore standard: Una settimana di lavoro tipica è di 48 ore, con un massimo di 9 ore al giorno.
• Pause: I dipendenti hanno diritto a una pausa di 30 minuti dopo cinque ore di lavoro continuato.
• Straordinari: Qualsiasi lavoro oltre le 9 ore al giorno o le 48 ore alla settimana è considerato straordinario.
• Compenso straordinario: Devi pagare ai dipendenti il doppio della loro tariffa oraria regolare per ogni lavoro straordinario.

Categoria	Regolamento
Ore di lavoro giornaliere	9 ore
Ore di lavoro settimanali	48 ore
Compenso straordinario	2x la tariffa oraria regolare

Feste nazionali & regionali

La cultura diversificata dell’India si riflette nelle sue festività pubbliche.

• Feste nazionali: Ci sono tre feste nazionali osservate a livello nazionale:
  • Festa della Repubblica (26 gennaio)
  • Festa dell’Indipendenza (15 agosto)
  • Gandhi Jayanti (2 ottobre)
• Festività regionali: Ogni stato ha il proprio elenco di festività regionali basate su festival ed eventi locali.
• Totale festività: La maggior parte delle aziende offre tra 10 e 14 giorni di ferie pubbliche all’anno, a seconda dello stato e della politica aziendale.

Assunzione di Contractors in India e discriminazione del dipendente

Assumere Contractors indipendenti in India può sembrare un’opzione flessibile, ma comporta dei rischi.

L’India distingue tra lavoratori con contratto e dipendenti a tempo pieno. Le aziende che assumono Contractors tramite un Provider di servizi devono assicurarsi che il contratto non assomigli a un rapporto di lavoro formale per rispettare le leggi sul lavoro. Se le autorità indiane stabiliscono che un contractor è trattato come un dipendente, la tua azienda potrebbe incorrere in sanzioni, tra cui tasse arretrate e multe.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a evitare questi rischi. Un EOR assume legalmente i lavoratori per conto tuo, garantendo la piena conformità alle leggi sul lavoro locali. Ciò significa che l’EOR si occupa di:

• Payroll e Tasse: L’EOR gestisce tutta la elaborazione dello stipendo e le deduzioni fiscali.
• Benefits: Il tuo team in India riceve benefit statutari come un piano pensionistico e benefici di pensione.
• Conformità: L’EOR garantisce che tutti i contratti di lavoro e le pratiche siano conformi alle normative indiane.

Collaborando con un EOR, puoi assumere talenti in India in modo sicuro ed efficiente, senza le complessità legali di assumere Contractors direttamente.

In India, gestire la compensation e la retribuzione significa navigare un sistema con componenti sia fisse che variabili. La retribuzione del tuo dipendente include il suo salario di base, le detrazioni statutory e i potenziali bonus legati alla performance. Comprende anche i contributi obbligatori sia da parte tua che dei tuoi dipendenti ai fondi di sicurezza sociale. Questi contributi e detrazioni possono variare da stato a stato.

Prospettiva da esperti: Le strutture di compensazione in India devono essere corrette perché influenzano il Rivermate, le tasse e i benefici statutory. Se strutturate in modo errato, le aziende possono incorrere in sanzioni e pagamenti arretrati.

Cicli di salari e struttura retributiva

In India, il ciclo di paga è tipicamente mensile, con i dipendenti pagati in un giorno fisso ogni mese. La struttura retributiva è più di un semplice salario di base. È una combinazione di elementi che costituiscono la retribuzione totale di un dipendente, spesso chiamata "Cost to Company" (CTC).

Una tipica struttura salariale include:

• Salario di Base: Questa è la parte fissa della retribuzione e di solito rappresenta il 40% - 50% della retribuzione totale.
• Indennità: Questi sono pagamenti aggiuntivi per bisogni specifici. Le indennità comuni includono l'House Rent Allowance (HRA) per aiutare con i costi di alloggio e il Dearness Allowance (DA) per compensare l'inflazione.
• Pagamento Variabile: Questa parte è spesso legata alla performance, sia individuale che aziendale, e include bonus e incentivi.

Straordinario e minimi salariali

La settimana lavorativa standard in India è di 48 ore. Se un dipendente lavora oltre queste ore, devi pagarli per gli straordinari. La tariffa di straordinario è tipicamente il doppio della retribuzione regolare del dipendente.

L'India ha un sistema complesso di salari minimi. Non esiste un salario minimo nazionale unico. Invece, i salari minimi sono stabiliti dai governi statali e variano in base all'industria, al livello di competenza e alla località.

Tasse e contributi dell'Employer of Record

Come Employer of Record in India, sei tenuto a contribuire a diversi fondi di sicurezza sociale e di welfare per i tuoi Contractors, Freelancers e dipendenti. Questi contributi sono una parte fondamentale delle tue responsabilità di payroll.

Contributo	Tasso Employer di Record	Note
Provident Fund (PF)	12% del salario di base	Obbligatorio per aziende con 20 o più Contractors o Freelancers.
Employee State Insurance (ESI)	3,25% del salario lordo	Applicabile ai dipendenti che guadagnano fino a una certa soglia.
Labour Welfare Fund	Varia in base allo stato	L'importo e la frequenza di questo contributo dipendono dalle leggi statali.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

I dipendenti contribuiscono anche alla loro sicurezza sociale e pagano tasse sul proprio reddito. Questi importi vengono sottratti direttamente dalla loro retribuzione ogni mese.

Detrazione	Tasso Dipendente	Note
Provident Fund (PF)	12% del salario di base	Un contributo corrispondente a quello dell'Employer of Record.
Employee State Insurance (ESI)	0,75% del salario lordo	Per i dipendenti coperti dal regime ESI.
Tassa Professionale	Varia in base allo stato	Una tassa a livello statale sull'impiego.
Tassa sul reddito (TDS)	Varia	Dedotta alla fonte in base alla soglia IR del dipendente.

In India, i tuoi benefici e congedi come dipendente sono un mix di regole stabilite dal governo e vantaggi specifici dell'azienda. Il governo stabilisce i requisiti minimi per proteggere i lavoratori. Tuttavia, aziende intelligenti offrono di più per attrarre e mantenere i migliori talenti. Questo crea un ambiente di supporto in cui puoi prosperare.

Congedi statutory

Il governo indiano richiede ai datori di lavoro di fornire diversi tipi di congedo retribuito. Questi sono le basi che puoi aspettarti:

• Congedo maturato: Lo acquisisci in base al numero di giorni lavorati. Di norma, ottieni 1 giorno di congedo ogni 20 giorni lavorati. Questo si traduce in circa 15-18 giorni all'anno.
• Congedo per motivi personali (Casual Leave): Questo è per questioni personali a breve termine e imprevisti. Di solito puoi prendere circa 7-10 giorni di congedo per motivi personali ogni anno.
• Congedo per malattia: Se non stai bene, hai diritto al congedo per malattia. Il numero di giorni varia a seconda dello stato, ma in generale si aggira intorno a 7-12 giorni all'anno.
• Congedo di maternità: Le lavoratrici hanno diritto a 26 settimane di congedo di maternità retribuito per i primi due figli. Per il terzo figlio, questa quantità si riduce a 12 settimane.

Festività nazionali & regionali

L'India è un paese diversificato con molte festività ed eventi. Ciò si riflette nelle sue festività pubbliche. Ci sono tre festività nazionali che tutti osservano. Oltre a queste, le festività variano per stato.

Festa	Data nel 2025	Nazionale/Regionale
Festa della Repubblica	26 gennaio	Nazionale
Festa dell'Indipendenza	15 agosto	Nazionale
Gandhi Jayanti	2 ottobre	Nazionale
Holi	14 marzo	Regionale
Venerdì Santo	18 aprile	Regionale
Buddha Purnima	12 maggio	Regionale
Eid al-Adha	7 giugno	Regionale
Diwali	20 ottobre	Regionale
Guru Nanak Jayanti	5 novembre	Regionale
Natale	25 dicembre	Regionale

Benefici supplementari tipici

Molte aziende offrono vantaggi extra per rimanere competitive e supportare il benessere dei propri dipendenti. Ecco cosa puoi aspettarti, diviso tra ciò che è richiesto per legge e ciò che viene offerto come vantaggio extra.

Benefici statutory	Benefici non statutory (Supplemental)
Fondo di previdenza dei dipendenti (EPF)	Assicurazione sanitaria privata
Assicurazione statale dei dipendenti (ESI)	Assicurazione sulla vita e contro gli incidenti
Tredicesima	Indennità di trasporto
Congedi retribuiti	Buoni pasto
Festività nazionali	Programmi di benessere
Congedo di maternità	Modalità di lavoro flessibili
	Congedo di paternità
	Rimborso Internet e telefono

Come può aiutare un EOR nell'organizzazione dei benefici

Organizzare i benefici per i dipendenti in India può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te.

Un EOR agisce come il tuo datore di lavoro legale in India. Ciò significa che gestiscono tutte le attività amministrative e HR, compresi i benefici. Ecco come un EOR può aiutare:

• Garantisce conformità: Un EOR può aiutarti a navigare tra le complesse leggi del lavoro indiane. Si assicurano che i tuoi pacchetti di benefici per i dipendenti soddisfino tutti i requisiti legali e le normative fiscali.
• Gestisce l'amministrazione: Dall'iscrizione ai benefici statutory alla gestione dei vantaggi supplementari, un EOR se ne occupa.
• Risparmia tempo: Esternalizzando la gestione dei benefici a un EOR, la tua azienda può concentrarsi sul core business.
• Offre pacchetti competitivi: Gli EOR hanno esperienza nel mercato locale. Possono aiutarti a progettare un pacchetto di benefici attraente per i top talent in India.

Le cessazioni in India sono prese molto sul serio, e deve essere dedicata particolare attenzione sia al processo che alla documentazione. La legislazione sul lavoro deve essere rigorosamente applicata in India per prevenire richieste di licenziamento ingiustificate. Se la cessazione viene contestata, il datore di lavoro deve poter dimostrare che il processo è stato seguito fornendo la relativa documentazione.

Gestire correttamente le cessazioni e l'offboarding protegge la tua attività e tratta i tuoi ex dipendenti con rispetto. Si tratta di garantire una transizione fluida e conforme per tutti i soggetti coinvolti.

Expert insight: Una liquidazione di fine rapporto viene pagata in base agli anni di servizio dell'impiegato presso la tua azienda.

Periodi di preavviso

In India, il periodo di preavviso che un dipendente deve rispettare dipende dal loro contratto di lavoro e dalle leggi rilevanti. Per molti lavori nel settore privato, l’accordo di lavoro è il documento più importante che definisce il periodo di preavviso.

I periodi di preavviso più comuni sono:

• 30 a 90 giorni: Questa è una gamma tipica che si trova in molti contratti di lavoro. Ruoli junior possono avere un preavviso di 30 giorni, mentre posizioni senior potrebbero richiedere fino a 90 giorni.
• Un mese: Per i dipendenti classificati come "workmen" ai sensi dell'Industrial Disputes Act, 1947, spesso è richiesto un preavviso di un mese.
• Pagamento in sostituzione del preavviso: Il tuo contratto può permettere a te o al dipendente di pagare il loro salario per il periodo di preavviso invece di farli lavorare in quel periodo.

Le leggi specifiche dello stato, come il Delhi Shops and Establishments Act, hanno anche regole proprie. Per esempio, a Delhi, devi dare un preavviso di 30 giorni a un dipendente che ha lavorato per te per più di tre mesi, a meno che il licenziamento non sia dovuto a cattiva condotta.

Trattamento di fine rapporto (severance pay)

Il trattamento di fine rapporto è un pagamento finale che viene corrisposto a un dipendente quando lascia l'azienda. In India, questo è regolato principalmente dall'Industrial Disputes Act, 1947.

Ecco cosa devi sapere:

• Chi è eleggibile? I dipendenti che hanno completato almeno un anno di servizio continuativo hanno generalmente diritto al trattamento di fine rapporto se vengono licenziati o retratati.
• Come viene calcolato? Il calcolo standard è di 15 giorni di paga media del dipendente per ogni anno di servizio completato.
• Quando non è richiesto? Tipicamente, non devi pagare il trattamento di fine rapporto se un dipendente si dimette volontariamente o se tu termini il loro rapporto di lavoro per cattiva condotta.

Un altro elemento chiave della liquidazione finale è la gratuity. Si tratta di un pagamento forfettario dato ai dipendenti che hanno lavorato per almeno cinque anni presso la tua azienda.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Navigare nelle complessità delle uscite dei dipendenti in India può essere impegnativo. A Rivermate, ci assicuriamo che ogni fase dell'offboarding sia gestita correttamente e in conformità con le leggi sul lavoro indiane.

Ecco come semplifichiamo il processo per te:

Cosa Facciamo	Perché è Importante
Revisione degli Accordi di Lavoro	Ci assicuriamo che tutte le clausole di cessazione, i periodi di preavviso e i pagamenti finali siano gestiti secondo il contratto.
Calcolo dei Pagamenti Finali	Calcoliamo con precisione la liquidazione di fine rapporto, la gratuity e eventuali ferie non godute per garantire al dipendente il pieno e definitivo saldo.
Gestione della Documentazione	Prepariamo tutti i documenti di uscita necessari, come lettere di esperienza e stato di pagamento finale.
Garantire la Conformità Legale	Rimanendo aggiornati sulle leggi sul lavoro centrali e statali, proteggiamo la tua attività.

Gestiamo gli oneri amministrativi e legali in modo che tu possa concentrarti su una transizione rispettosa e senza intoppi per il tuo dipendente in uscita.

Per assumere un cittadino straniero in India, una società deve ottenere uno sponsor. Gli sponsor di solito non sono disponibili per tutti i lavori e vengono generalmente concessi per ruoli tecnici specializzati che non sono facilmente reperibili in India. I permessi di lavoro vengono rilasciati per un massimo di un anno e possono essere rinnovati fino a cinque anni in determinati casi.

Qui entra in gioco un Employer of Record (EOR). Un EOR è una società registrata localmente in India che può legalmente assumere e sponsorizzare lavoratori per conto di una società internazionale. Ciò significa che non è necessario creare una propria entità legale in India per assumere qualcuno.

Tuttavia, ci sono realtà pratiche legate alla sponsorizzazione tramite EOR:

• Cosa può tipicamente sponsorizzare un EOR: La capacità di sponsorizzazione di un EOR per un visto è legata alle sue attività commerciali registrate. Questo spesso include ruoli in HR, consulenza gestionale, sviluppo aziendale, vendite e marketing. Se il ruolo per cui si assume si ricollega all'ambito commerciale dell'EOR, la sponsorizzazione di solito è semplice.
• Cosa un EOR potrebbe non poter sponsorizzare: Ruoli altamente specializzati o tecnici che rientrano al di fuori delle attività commerciali registrate dell'EOR possono essere difficili da sponsorizzare. Per esempio, se un EOR è registrato come società di consulenza, potrebbe non essere in grado di sponsorizzare un visto per un software engineer o un tecnico di laboratorio.

La strada pratica per la maggior parte delle aziende che desiderano assumere in India senza creare una propria entità è collaborare con un EOR. L'EOR gestirà la richiesta del visto, si occuperà della gestione della busta paga e garantirà la conformità alle leggi sul lavoro locali.

Per essere idonei a un visto di lavoro, in genere è necessario:

• Avere un'offerta di lavoro confermata da un'azienda indiana.
• Possedere competenze o qualifiche specializzate per il ruolo.
• Guadagnare un salario annuo minimo di USD 25.000 (con alcune eccezioni).
• Avere un passaporto valido.

Conformità ai requisiti per il viaggio d'affari

Per visite brevi in India per motivi di lavoro, probabilmente sarà necessario un visto per affari, non un visto di lavoro. È importante comprendere la differenza per rimanere conformi. Un visto per affari permette di svolgere alcune attività, ma non autorizza l’impiego e il ricevimento di uno stipendio in India.

Le attività generalmente consentite con un visto per affari includono:

• Partecipare a riunioni e discussioni di lavoro.
• Esplorare opportunità di affari o avviare una società.
• Acquistare o vendere prodotti industriali o commerciali.
• Partecipare a conferenze o seminari.

Non è possibile impegnarsi in un impiego a tempo pieno con un visto per affari. Per facilitare i viaggi, l’India offre un programma di e-Visa per cittadini di molti paesi, che include anche l’e-Business Visa. Questa può essere richiesta online.

Ecco le cose principali da ricordare per i viaggi d’affari:

Tipo di Visto	Attività Permesse	Restrizione Chiave
Visto per Affari	Riunioni, negoziazioni, vendite, esplorazione di nuove iniziative	Non può essere impiegato o ricevere uno stipendio in India
Visto per Lavoro	Impiego a tempo pieno presso un’azienda registrata in India	Legato a un datore di lavoro e a un ruolo specifico

Se si visita l'India per più di 180 giorni con alcuni visti, incluso il visto per lavoro, è necessario registrarsi presso l'Ufficio di Registrazione degli Stranieri (FRRO) entro 14 giorni dall’arrivo. Controllare sempre le condizioni specifiche del visto per garantire la conformità durante il soggiorno.