Employer of Record in India

Un Employer of Record (EOR) in India assume legalmente il tuo team per conto tuo. Pensalo come un modo semplice per assumere in India senza dover creare la tua entità locale. Ciò significa che l'EOR si occupa di tutte le responsabilità legali e HR legate all'impiego. Tu puoi gestire il lavoro quotidiano del tuo team, mentre l'EOR si occupa delle complesse attività amministrative. Se vuoi assumere talenti in India, un EOR come Rivermate può rendere tutto possibile in modo rapido e conforme.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in India

Utilizzare un EOR in India semplifica la tua espansione. Ecco come funziona tipicamente il processo:

1. Trovi il Talento: Recluti e selezioni il candidato che desideri assumere in India.
2. L'EOR Lo Assume: L'EOR assume legalmente il dipendente tramite un contratto di lavoro locale e conforme.
3. Inizia l'Onboarding: L'EOR gestisce l'intero processo di onboarding. Questo include tutto, dalla raccolta dei documenti necessari alla configurazione della busta paga.
4. Gestiamo HR e Legale: L'EOR si occupa di buste paga, tasse, benefici e garantisce la conformità alle leggi sul lavoro dell'India. Puoi trovare maggiori informazioni su queste normative dal Ministry of Labour & Employment.
5. Gestisci il Tuo Team: Tu ti concentri sui compiti quotidiani, progetti e performance dei tuoi dipendenti. Sono una parte integrata del tuo team, proprio come qualsiasi altro dipendente.

Perché usare un Employer of Record in India

Espandere il tuo team in India apre un mondo di talenti qualificati. Un EOR rende questo processo semplice e sicuro. Rimuove gli ostacoli principali dell'assunzione globale, permettendoti di concentrarti sulla crescita del tuo business.

• Entrare nel Mercato più Velocemente: Puoi assumere dipendenti in India in pochi giorni. Questo evita i mesi necessari per creare un'entità legale.
• Garantire la Conformità Totale: L'India ha una rete complessa di leggi sul lavoro a livello centrale e statale. Un EOR conosce queste leggi, dai contributi al fondo di previdenza alla tassa professionale. Questo ti mantiene conforme alle autorità come l'Employees' Provident Fund Organisation.
• Ridurre i Costi: Creare una filiale in India è costoso. Un EOR ti risparmia alte spese legali, costi di setup e l'onere amministrativo di gestire una società locale.
• Offrire Benefici Competitivi: Gli EOR possono fornire ai tuoi dipendenti pacchetti di benefici completi, inclusa l'assicurazione sanitaria e piani pensionistici. Questo ti aiuta ad attrarre e trattenere i migliori talenti.
• Minimizzare i Rischi: L'EOR assume la responsabilità legale per i tuoi dipendenti. Questo ti protegge dai rischi legati alla non conformità in un paese straniero.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in India includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in India.

I servizi di Employer of Record di Rivermate in India vengono utilizzati per assumere ingegneri. La completa onboarding può essere completata in 1-2 settimane in India per assunzioni locali, ma se si desidera portare un expat, l'onboarding può richiedere fino a 6 settimane.

Abbiamo scoperto che l'assunzione in India comporta risparmi per gli datori di lavoro stranieri, ma che le leggi sul lavoro possono essere complesse e frustranti. Sono prevedibili ritardi, ma abbiamo visto che fornire aggiornamenti frequenti e rassicurazioni che il processo sta procedendo ai datori di lavoro e ai dipendenti è utile per creare un processo di onboarding fluido.

Se stai considerando di assumere in India, ci sono diverse cose che devono essere in atto prima che un contratto di lavoro possa essere finalizzato. La registrazione fiscale, il ricevimento di una PAN card (Permanent Account Number), e l'apertura di un conto bancario sono obbligatori prima di finalizzare il contratto di lavoro.

Tentare di navigare attraverso questo processo quando si ha poca conoscenza o esperienza delle leggi sul lavoro e fiscali indiane ti richiederà molto più tempo e aumenterà il costo dell’assunzione per la tua azienda.

Contratti di lavoro & clausole imprescindibili

I contratti di lavoro in India sono regolati dal Indian Contract Act, 1872, insieme a varie leggi sul lavoro. Che definiscono chiaramente le normative sul lavoro indiane, i diritti dei dipendenti e le pratiche di assunzione legali per proteggere sia l’Employer of Record che il dipendente.

Un contratto di lavoro scritto è essenziale per l’assunzione internazionale in India. Protegge sia te sia il tuo dipendente definendo chiaramente i termini dell’assunzione. Pur non esistendo un modello standard, ogni contratto dovrebbe essere redatto in una lingua locale e includere queste clausole chiave:

• Descrizione del lavoro: Indicare chiaramente il titolo, i ruoli e le responsabilità del dipendente.
• Compenso: Dettagliare lo stipendio, i bonus e gli altri benefici.
• Orario di lavoro: Specificare il calendario di lavoro giornaliero e settimanale.
• Politica di congedo: Descrivere i diritti a congedi annuali, malattia e altri.
• Periodo di prova: Definire la durata e i termini del periodo di prova.
• Confidenzialità: Proteggere le informazioni sensibili della tua azienda.
• Risoluzione: Spiegare le condizioni per terminare il rapporto di lavoro, inclusi i preavvisi.
• Legge applicabile: Indicare che il contratto è regolato dalla legge indiana.

Periodi di prova

In India, un periodo di prova permette di valutare le prestazioni di un nuovo dipendente prima di confermarne l’impiego permanente.

• Durata: Tipicamente da tre a sei mesi. Per alcuni ruoli senior, può estendersi fino a un anno.
• Estensione: Puoi prorogare il periodo di prova se hai bisogno di più tempo per valutare il dipendente, ma ciò deve essere specificato nel contratto di lavoro.
• Risoluzione: Durante il periodo di prova, puoi terminare il rapporto con un preavviso più breve, di solito tra una e due settimane.
• Conferma: Alla fine del periodo di prova, devi fornire una conferma scritta al dipendente per renderlo dipendente a tempo indeterminato.

Orario di lavoro & straordinario

L'orario di lavoro standard in India è regolamentato per garantire il benessere dei dipendenti.

• Ore standard: Una settimana tipica prevede 48 ore, con un massimo di 9 ore al giorno.
• Pause: Ai dipendenti spetta una pausa di 30 minuti dopo cinque ore di lavoro continuo.
• Straordinario: Ogni lavoro oltre le 9 ore al giorno o 48 ore alla settimana è considerato straordinario.
• Pagamento straordinario: Devi pagare ai dipendenti il doppio della loro tariffa oraria normale per qualsiasi lavoro straordinario.

Festività pubbliche e regionali

La cultura diversificata dell’India si riflette nelle sue festività pubbliche.

• Festività nazionali: Ci sono tre festività nazionali osservate in tutto il paese:
  • Repubblica (26 gennaio)
  • Festa dell’Indipendenza (15 agosto)
  • Ghandi Jayanti (2 ottobre)
• Festività regionali: Ogni stato ha la sua lista di festività regionali basate su festival ed eventi locali.
• Totale festività: La maggior parte delle aziende offre tra 10 e 14 festività pubbliche all’anno, a seconda dello stato e della politica aziendale.

Assunzione di contractors in India e classificazione errata dei dipendenti

Assumere contractors indipendenti in India può sembrare un’opzione flessibile, ma comporta dei rischi.

L'India distingue tra lavoratori con contratto e dipendenti a tempo pieno. Le aziende che assumono contractors tramite un fornitore di servizi devono assicurarsi che il contratto non assomigli a un rapporto di lavoro formale per mantenere la conformità alle leggi sul lavoro. Se le autorità indiane stabiliscono che un contractor è trattato come un dipendente, la tua azienda potrebbe affrontare sanzioni, inclusi arretrati fiscali e multe.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a evitare questi rischi. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, garantendo la piena conformità alle leggi sul lavoro locali. Ciò significa che l’EOR gestisce:

• Payroll e Tasse: L’EOR gestisce tutta l’elaborazione delle retribuzioni e le detrazioni fiscali.
• Benefici: Il tuo team in India riceve benefici statutari come assicurazioni sanitarie e contributi pensionistici.
• Conformità: L’EOR garantisce che tutti i contratti di lavoro e le pratiche siano conformi alle normative indiane.

Collaborando con un EOR, puoi assumere talenti in India in modo sicuro ed efficiente, senza le complessità legali di assumere contractors direttamente.

In India, gestire la retribuzione e la busta paga significa navigare in un sistema con componenti sia fisse che variabili. La retribuzione del tuo dipendente include il salario di base, varie indennità e potenziali bonus legati alla performance. Include anche i contributi obbligatori sia da parte tua che dei tuoi dipendenti ai fondi di sicurezza sociale. Pensalo come una partnership in cui entrambe le parti contribuiscono a una rete di sicurezza.

Cicli di paga & struttura salariale

In India, il ciclo di paga è tipicamente mensile, con i dipendenti pagati nello stesso giorno ogni mese. La struttura salariale è più di un semplice salario di base. È una combinazione di elementi che compongono la retribuzione totale di un dipendente, spesso chiamata "Cost to Company" (CTC).

Una tipica struttura salariale include:

• Salario di Base: Questa è la parte fissa dello stipendio e di solito costituisce dal 40% al 50% della retribuzione totale.
• Indennità: Questi sono pagamenti aggiuntivi per esigenze specifiche. Le indennità più comuni includono l'Indennità di Affitto (HRA) per aiutare con i costi abitativi e l'Indennità di Costo della Vita (DA) per compensare l'inflazione.
• Pagamento Variabile: Questa parte è spesso legata alla performance, sia individuale che aziendale, e include bonus e incentivi.

Straordinari & minimi

La settimana lavorativa standard in India è di 48 ore. Se un dipendente lavora più di queste ore, devi pagargli gli straordinari. La tariffa degli straordinari è tipicamente il doppio della paga normale del dipendente.

L'India ha un sistema complesso di salari minimi. Non esiste un salario minimo nazionale unico. Invece, i salari minimi sono stabiliti dai governi statali e variano in base all'industria, al livello di competenza e alla località.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro in India, sei tenuto a contribuire a diversi fondi di sicurezza sociale e welfare per i tuoi dipendenti. Questi contributi sono una parte fondamentale delle tue responsabilità di payroll.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Anche i dipendenti contribuiscono alla loro sicurezza sociale e pagano tasse sul loro reddito. Questi importi vengono dedotti direttamente dal loro salario ogni mese.

In India, i tuoi benefici e congedi come dipendente sono un mix di regole stabilite dal governo e vantaggi specifici dell'azienda. Il governo stabilisce i requisiti minimi per proteggere i lavoratori. Tuttavia, aziende intelligenti offrono di più per attrarre e mantenere i migliori talenti. Questo crea un ambiente di supporto in cui puoi prosperare.

Congedi statutory

Il governo indiano richiede ai datori di lavoro di fornire diversi tipi di congedo retribuito. Questi sono le basi che puoi aspettarti:

• Congedo maturato: Lo acquisisci in base al numero di giorni lavorati. Di norma, ottieni 1 giorno di congedo ogni 20 giorni lavorati. Questo si traduce in circa 15-18 giorni all'anno.
• Congedo per motivi personali (Casual Leave): Questo è per questioni personali a breve termine e imprevisti. Di solito puoi prendere circa 7-10 giorni di congedo per motivi personali ogni anno.
• Congedo per malattia: Se non stai bene, hai diritto al congedo per malattia. Il numero di giorni varia a seconda dello stato, ma in generale si aggira intorno a 7-12 giorni all'anno.
• Congedo di maternità: Le lavoratrici hanno diritto a 26 settimane di congedo di maternità retribuito per i primi due figli. Per il terzo figlio, questa quantità si riduce a 12 settimane.

Festività nazionali & regionali

L'India è un paese diversificato con molte festività ed eventi. Ciò si riflette nelle sue festività pubbliche. Ci sono tre festività nazionali che tutti osservano. Oltre a queste, le festività variano per stato.

Benefici supplementari tipici

Molte aziende offrono vantaggi extra per rimanere competitive e supportare il benessere dei propri dipendenti. Ecco cosa puoi aspettarti, diviso tra ciò che è richiesto per legge e ciò che viene offerto come vantaggio extra.

Come può aiutare un EOR nell'organizzazione dei benefici

Organizzare i benefici per i dipendenti in India può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te.

Un EOR agisce come il tuo datore di lavoro legale in India. Ciò significa che gestiscono tutte le attività amministrative e HR, compresi i benefici. Ecco come un EOR può aiutare:

• Garantisce conformità: Un EOR può aiutarti a navigare tra le complesse leggi del lavoro indiane. Si assicurano che i tuoi pacchetti di benefici per i dipendenti soddisfino tutti i requisiti legali e le normative fiscali.
• Gestisce l'amministrazione: Dall'iscrizione ai benefici statutory alla gestione dei vantaggi supplementari, un EOR se ne occupa.
• Risparmia tempo: Esternalizzando la gestione dei benefici a un EOR, la tua azienda può concentrarsi sul core business.
• Offre pacchetti competitivi: Gli EOR hanno esperienza nel mercato locale. Possono aiutarti a progettare un pacchetto di benefici attraente per i top talent in India.

Quando si termina un rapporto di lavoro con un dipendente in India, il processo è più di un semplice stretto di mano e un saluto. È necessario seguire leggi sul lavoro specifiche. Gestire correttamente le dimissioni e l'offboarding protegge la tua attività e tratta i tuoi ex dipendenti con rispetto. Si tratta di garantire una transizione fluida e conforme per tutti i soggetti coinvolti.

I dipendenti licenziati in India sono anche protetti da robuste disposizioni di sicurezza sul lavoro ai sensi di varie leggi sul lavoro. I datori di lavoro devono rispettare pratiche di assunzione e garantire la piena conformità alle leggi sul lavoro quando si emettono notifica, indennità di licenziamento e saldi finali.

Periodi di preavviso

In India, il periodo di preavviso che un dipendente serve dipende dal suo contratto di lavoro e dalle leggi rilevanti. Per molti lavori nel settore privato, l’accordo di lavoro è il documento più importante che definisce il periodo di preavviso.

I periodi di preavviso più comuni sono:

• 30 a 90 giorni: questa è una gamma tipica che si trova in molti contratti di lavoro. Ruoli junior potrebbero avere un preavviso di 30 giorni, mentre le posizioni senior potrebbero richiedere fino a 90 giorni.
• Un mese: per i dipendenti classificati come "lavoratori" secondo l'Industrial Disputes Act, 1947, spesso è richiesto un preavviso di un mese.
• Pagamento in lieu di preavviso: il contratto può permettere a te o al dipendente di pagare il salario per il periodo di preavviso invece di farli lavorare.

Le leggi specifiche dello stato, come il Delhi Shops and Establishments Act, hanno anche regole proprie. Ad esempio, a Delhi, si deve dare un preavviso di 30 giorni a un dipendente che ha lavorato per più di tre mesi, a meno che il licenziamento non sia dovuto a cattiva condotta.

Indennità di licenziamento

L’indennità di licenziamento è un pagamento finale a un dipendente quando lascia l’azienda. In India, questa è principalmente regolata dall'Industrial Disputes Act, 1947.

Ecco cosa devi sapere:

• Chi è idoneo? I dipendenti che hanno completato almeno un anno di servizio continuo hanno generalmente diritto all’indennità di licenziamento se vengono licenziati o retrattono.
• Come viene calcolata? La calcolazione standard è di 15 giorni di paga media del dipendente per ogni anno di servizio completato.
• Quando non è richiesta? In genere non devi pagare l’indennità se un dipendente si dimette volontariamente o se licenzi il suo rapporto di lavoro per cattiva condotta.

Un’altra componente chiave dell’accordo finale è il gratta, che consiste in un pagamento forfettario dato ai dipendenti che hanno lavorato per almeno cinque anni con la tua azienda.

Come Rivermate gestisce le uscite conformi

Navigare nelle complessità delle cessazioni dei dipendenti in India può essere difficile. Da Rivermate, ci assicuriamo che ogni fase del processo di offboarding venga gestita correttamente e in conformità con le leggi sul lavoro indiane.

Ecco come semplifichiamo il tutto per te:

gestiamo le incombenze amministrative e legali in modo che tu possa concentrarti su una transizione rispettosa e fluida per il tuo dipendente in uscita.

Navigare nel sistema di visti e permessi di lavoro dell'India può sembrare complesso. È necessario farlo correttamente per lavorare legalmente nel paese. Per qualsiasi cittadino non indiano, ottenere il visto corretto è il primo e più importante passo. Questo garantisce che il vostro impiego sia conforme alle leggi sull'immigrazione indiane. Il visto principale per lavorare in India è il Employment Visa, ma un Business Visa potrebbe essere adatto per attività di breve durata e non legate all'occupazione.

Visti di lavoro & realtà dello sponsor

Per ottenere un Employment Visa, è necessario un'offerta di lavoro da parte di una società legalmente registrata in India. Quella società indiana deve sponsorizzare la vostra domanda di visto. Questo è un requisito fondamentale. Senza un'entità sponsor locale, non è possibile ottenere un Employment Visa.

Qui entra in gioco un Employer of Record (EOR). Un EOR è una società registrata localmente in India che può legalmente assumere e sponsorizzare lavoratori per conto di una società internazionale. Ciò significa che non è necessario creare una propria entità legale in India per assumere qualcuno.

Tuttavia, ci sono realtà pratiche legate alla sponsorizzazione tramite EOR:

• Cosa può tipicamente sponsorizzare un EOR: La capacità di sponsorizzare un visto da parte di un EOR è legata alle sue attività commerciali registrate. Questo spesso include ruoli in HR, consulenza gestionale, sviluppo commerciale, vendite e marketing. Se il ruolo per cui si assume si allinea con l'ambito commerciale dell'EOR, la sponsorizzazione è di solito semplice.
• Cosa un EOR potrebbe non poter sponsorizzare: Ruoli altamente specializzati o tecnici che rientrano al di fuori delle attività commerciali registrate dell'EOR possono essere difficili da sponsorizzare. Ad esempio, se un EOR è registrato come società di consulenza, potrebbe non essere in grado di sponsorizzare un visto per un ingegnere del software o un tecnico di laboratorio.

La via pratica per la maggior parte delle aziende che desiderano assumere in India senza creare una propria entità è collaborare con un EOR. L'EOR gestirà la domanda di visto, il payroll e garantirà la conformità alle leggi sul lavoro locali.

Per essere idonei a un Employment Visa, generalmente bisogna:

• Avere un'offerta di lavoro confermata da un'azienda indiana.
• Possedere competenze o qualifiche specializzate per il ruolo.
• Guadagnare un salario annuo minimo di USD 25.000 (con alcune eccezioni).
• Avere un passaporto valido.

Conformità ai viaggi d'affari

Per visite brevi in India per motivi di lavoro, probabilmente sarà necessario un Business Visa, non un Employment Visa. È importante capire la differenza per rimanere conformi. Un Business Visa permette di svolgere determinate attività, ma non consente di essere impiegati e di ricevere uno stipendio in India.

Le attività generalmente consentite con un Business Visa includono:

• Partecipare a riunioni e discussioni di lavoro.
• Esplorare opportunità di business o avviare una nuova impresa.
• Acquistare o vendere prodotti industriali o commerciali.
• Partecipare a conferenze o seminari.

Non è possibile impegnarsi in un'occupazione a tempo pieno con un Business Visa. Per facilitare i viaggi, l'India offre un programma di e-Visa per i cittadini di molti paesi, che include anche un e-Business Visa. Questo può essere richiesto online.

Ecco le cose principali da ricordare per i viaggi di lavoro:

Se si visita l'India per più di 180 giorni con alcuni visti, incluso un Employment Visa, è necessario registrarsi presso l'Foreigners Regional Registration Office (FRRO) entro 14 giorni dall'arrivo. Verificate sempre le condizioni specifiche del vostro visto per assicurarvi di rimanere conformi durante il soggiorno.