Come Mobile Easykey GmbH ha assunto un dipendente internazionale in Slovacchia

About Mobile Easykey GmbH

Mobile Easykey GmbH è una società di tecnologia per la gestione delle flotte con sede in Germania, con sede a Friedrichsdorf. Il loro sistema modulare permette alle operazioni di intralogistica - magazzini e centri di distribuzione che utilizzano veicoli industriali e carrelli elevatori - di avere il controllo sugli accessi, la sicurezza e i dati sulle prestazioni della flotta, indipendentemente dal produttore del veicolo. L'azienda vanta oltre 25 anni di esperienza nel settore e si definisce leader di mercato in Europa, con più di 1.700 clienti in oltre 20 paesi. Mobile Easykey GmbH fa parte del Gruppo Domnick+Müller.

L'assunzione in Slovacchia faceva parte di un'espansione mirata per costruire una regione di vendita dedicata nell'Europa dell'Est, guidata dal campo invece che dalla sede centrale.

La sfida

Mobile Easykey GmbH aveva bisogno di assumere un Area Sales Manager per l'Europa dell'Est, con base in Slovacchia. L'azienda non aveva una entità legale locale in Slovacchia e la configurazione richiedeva di navigare in un nuovo quadro occupazionale e normative locali.

Due aspetti hanno reso la situazione più complessa rispetto a un'assunzione standard. Primo, la posizione precisa del candidato non era fissata fin dall'inizio - l'azienda non era certa in quale paese dell'Europa dell'Est sarebbe stato basato il candidato, il che significava che avevano bisogno di un partner EOR con copertura affidabile su più mercati, non solo in Slovacchia. Secondo, il ruolo comportava significativi requisiti di viaggio e mobilità, incluso un'auto aziendale - un beneficio occupazionale che aggiunge complessità di conformità e amministrativa sotto la maggior parte degli accordi EOR e che molti fornitori non sono attrezzati a gestire.

Melanie Spisla e il suo team non avevano esperienze precedenti con fornitori di EOR, il che significava che l'intero processo - contratti, configurazione del payroll, strutturazione dei benefici, legge sul lavoro locale - era un territorio nuovo. Le principali aree di attenzione durante il processo erano la precisione del payroll e la conformità alla legge sul lavoro slovacca.

Cosa era in gioco

Assumere oltre confine senza un'entità locale, l'esposizione alla conformità si concentra sulla corretta classificazione dell’impiego, la registrazione alla sicurezza sociale e la configurazione del payroll secondo la legge locale. In Slovacchia, i dipendenti devono essere registrati presso l’autorità di assicurazione sociale competente e l'obbligo di pagamento delle tasse sul reddito deve essere gestito in linea con la normativa fiscale slovacca.

L'elemento dell’auto aziendale aggiungeva un livello di complessità che andava oltre l'integrazione standard con l’EOR. Le auto aziendali fornite come beneficio occupazionale in Slovacchia hanno un trattamento fiscale specifico e requisiti di rendicontazione dei benefit-in-kind. Sbagliare questa gestione - o non consegnarla affatto - avrebbe creato sia una lacuna di conformità che una rottura dell’impegno con il dipendente in arrivo.

Perché hanno scelto Rivermate

Mobile Easykey GmbH ha scelto Rivermate soprattutto per la copertura geografica. Al momento dell’accordo, l’azienda stava ancora finalizzando in quale paese dell’Europa dell’Est sarebbe stato basato il candidato. Avevano bisogno di un partner EOR che potesse operare su più paesi dell’Europa dell’Est, non di uno ottimizzato per un singolo mercato.

La decisione di procedere è stata presa dopo un primo incontro con Daan de Wildt, il Responsabile Account di Rivermate per l’incarico. Melanie Spisla ha descritto chiaramente l’esito di quella conversazione: Daan de Wildt ha trasmesso al team una forte sensazione di fiducia ed è stato estremamente di supporto nel comprendere ciò che Mobile Easykey GmbH cercava di ottenere. Per il team, la combinazione di copertura ampia e un rapporto diretto, reattivo con un referente nominato è stato il fattore decisivo.

Anche la trasparenza sui costi è stata importante. Una delle preoccupazioni dichiarate da Melanie Spisla all'inizio riguardava la struttura delle commissioni e come sarebbero stati gestiti i costi del diritto del lavoro straniero. L’approccio di Rivermate, senza costi nascosti e con comunicazione diretta, ha risposto a questa preoccupazione.

Come ha aiutato Rivermate

Daan de Wildt ha condotto l’incarico dall’incontro iniziale fino all’onboarding. La posizione era per un Area Sales Manager per l’Europa dell’Est, con base in Slovacchia.

L’elemento più complesso operativamente dell’onboarding è stato l’auto aziendale. Le auto aziendali sono un elemento noto di difficoltà nelle disposizioni EOR: richiedono coordinamento tra il partner locale dell’EOR, il datore di lavoro e il dipendente, e introducono requisiti di benefit-in-kind e di rendicontazione fiscale che i modelli di payroll standard non coprono di default. Rivermate ha gestito tutto questo in collaborazione con Balanced HR, il loro partner locale in Slovacchia. La configurazione di auto aziendale e spese di viaggio ha richiesto tempo e coordinamento extra per essere correttamente consegnata, ma è stata risolta prima della data di inizio del dipendente.

Durante tutto il processo di onboarding, Daan de Wildt ha ottenuto informazioni dal team locale secondo necessità e sono state fornite ulteriori approfondimenti, come le benchmark salariali locali, che hanno supportato la fase di reclutamento.

Il rapporto quotidiano, fin dall’onboarding, è stato caratterizzato dalla gestione del payroll tramite un cruscotto centrale con poca fatica da parte dell’azienda.

Cosa significa per aziende simili

Se sei una azienda europea di medie dimensioni nel settore hardware o tecnologia industriale che effettua il suo primo'assunzione transfrontaliera nell’Europa dell’Est senza un’entità locale, probabilmente ti trovi ad affrontare quello che ha affrontato Mobile Easykey GmbH: legge sul lavoro poco familiare nel paese target, incertezza su quale paese sarà il base del candidato fino a uno stadio avanzato, e benefici occupazionali come auto aziendali che aggiungono complessità che il tuo team HR interno non aveva affrontato prima.

Rivermate gestisce regolarmente questo modello in tutta l'Europa dell’Est, collaborando con partner locali consolidati per gestire strutture di benefici che vanno oltre il semplice payroll - incluse auto aziendali e accordi di spese di viaggio. Il modello EOR significa che non hai bisogno di un’entità locale o di un team HR locale per farlo conformemente alle normative.