Warum globale Gehaltsabrechnungskonformität für Ihr Unternehmen wichtig ist

Was ist Gehaltsabrechnungskonformität?

Gehaltsabrechnung ist eine integrierte Liste von Mitarbeitern in einem Unternehmen, die Höhe der Zahlung, die diese Mitarbeiter pro Zahlungsperiode erhalten, und der Gesamtbetrag der Zahlung, den das Unternehmen seinen Mitarbeitern zahlt. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Entwicklung einer Gehaltsrichtlinie, die flexible Leistungen und Urlaubsabgeltungsrichtlinien umfasst. In der Unternehmenswelt gehen Gehaltsabrechnung und Konformität Hand in Hand. Wenn die Gesetze zur Gehaltsabrechnungskonformität nicht eingehalten werden, könnte dies dazu führen, dass das Unternehmen mit rechtlichen Anklagen konfrontiert wird.

Warum ist Konformität wesentlich?

Konformität und Gehorsam sind in multinationalen Unternehmen von großer Bedeutung, sodass Abteilungen wie Human Resources etwa 36 Stunden pro Woche mit konformitätsbezogenen Aktivitäten verbringen. Dazu gehört das Navigieren durch regulatorische Änderungen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien auf dem neuesten Stand bleiben. Ein besonders wichtiger Bereich der globalen Gehaltsabrechnung ist der Datenschutz der Mitarbeiterdaten. Die Bedeutung dieses Teils der globalen Gehaltsabrechnung ist ein Nebenprodukt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, die erst im Mai 2018 in Kraft trat und weitreichende Änderungen in der Gehaltsabrechnungskonformität mit sich brachte. Es sollte beachtet werden, dass diese Gesetzgebung nur Organisationen betrifft, die Mitarbeiter in der Europäischen Union haben. Nichtkonformität könnte dazu führen, dass Unternehmen Strafen gemäß den Gesetzen über Gehaltsabrechnungsfehler ausgesetzt sind. Unternehmen, die Mitarbeiterinformationen unsachgemäß und unrechtmäßig gespeichert und verarbeitet haben, können mit Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes belegt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Teams in der Personalabteilung, die für Gehaltsabrechnung und gesetzliche Konformitätsaufgaben zuständig sind, sind daher damit beauftragt, sensible Mitarbeiterdaten zu verwalten und zu verarbeiten, einschließlich Namen, Adressen, Gehaltsskalen, Steuerkennzeichen, Bankkontonummern und Beschäftigungsvertragsstatus. Die Mitarbeiter in diesen Teams müssen wachsam bleiben, da sie das Schicksal des Unternehmens in ihren Händen halten. Ein Fehler könnte ihre gesamte Organisation zum Einsturz bringen. Es ist ihre Aufgabe, sowohl die Mitarbeiter als auch die Organisationen, denen sie dienen, zu schützen, indem sie die Berichterstattung zur Gehaltsabrechnungskonformität genau und pünktlich durchführen.

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher Aspekt des Human Capital Managements. Einige nennen dies das Lebenselixier jeder erfolgreichen Organisation. Die Gehaltsabrechnung wird noch herausfordernder, wenn rechtliche Einheiten in mehreren Staaten, jeweils mit eigenen Steuervorschriften und -regelungen, berücksichtigt werden. Wenn das Unternehmen wächst und beginnt, die Gehaltsabrechnung auf globaler Ebene zu verwalten, stellt dies eine höhere Herausforderung dar. Sobald dies der Fall ist, stellen Unternehmen einen zertifizierten Gehaltsabrechnungskonformitätspraktiker ein, um die mit der Gehaltsabrechnungskonformität verbundenen Aufgaben zu übernehmen.

Das Hauptproblem bei der genauen Verwaltung der Gehaltsabrechnung liegt in der Konformität. Jedes Land hat seine eigenen wirtschaftlichen Bedingungen, Währungen und Gesetze zur Vergütung von Mitarbeitern. Konformität erfordert, dass Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung so verwalten, dass die Mitarbeiter vergütet und in ihren Jobs engagiert bleiben und den verschiedenen nationalen und internationalen Herausforderungen der Gehaltsabrechnungsverarbeitung gerecht werden.

Eine genaue Globale Gehaltsabrechnungsverwaltung hat unzählige Dinge zu berücksichtigen, aber hier ist eine Zusammenfassung dieser Überlegungen in drei Aspekten.

1. Datensicherheit

Die meisten globalen Human Resources-Systeme speichern keine gehaltsabrechnungsspezifischen Daten – normalerweise speichern sie sensible Mitarbeiterdaten an jedem Standort. Das Speichern sensibler Mitarbeiterdaten in E-Mails und Tabellenkalkulationen kann ein unsicheres Umfeld schaffen. Die Verwundbarkeit steigt durch das manuelle Speichern von Mitarbeiter-, HR- und Gehaltsdaten an mehreren Standorten. Unternehmen müssen sorgfältig mit ihren Gehaltsdaten umgehen. Dies ist noch wichtiger für Unternehmen, die global tätig sind, und Nichtkonformität könnte enorme Geldstrafen nach sich ziehen. Unternehmen müssen die richtigen Fragen stellen, wie Mitarbeiterdaten gespeichert und an das zentrale Aufzeichnungssystem übertragen werden. All dies sollte in einem Shared Service oder einer zentralisierten Gehaltsabrechnung zu finden sein. Der Bedarf an Datensicherheit wird besonders durch die jüngste Aufhebung des Safe Harbor-Abkommens durch die Europäische Union verstärkt. Die Nachverfolgung derjenigen, die Zugang zu Gehaltsdaten haben, ist ebenfalls notwendig.

2. Datengenauigkeit

Informationen wie Zeit und Anwesenheit, Urlaubs- und Krankheitszeiten und die entsprechenden Anspruchssalden sind ein wesentlicher Bestandteil der Personalmanagementinformationen und müssen daher bis ins kleinste Detail genau sein. Zum Beispiel müssen die Gehaltsabrechnungen in einem Gehaltsscheck eines Mitarbeiters den Anforderungen des Staates entsprechen. Idealerweise sollte das Gehaltsteam das Bruttogehalt einsehen und genehmigen, bevor es in die Gehaltsberechnung einfließt, wodurch die Genauigkeit des Nettogehalts erheblich erhöht wird. In stündlichen Umgebungen ist der Fall jedoch anders. Das Verständnis, welche Dateneingaben in jedem Land zur Berechnung der Gehaltsabrechnung erforderlich sind, sowie die Prozesse und Personen, die die Daten sammeln, sind daher die Verantwortung des Unternehmens.

3. Technologie nutzen

Die Automatisierung von Datenerfassungsprozessen und die Entfernung von Tabellenkalkulationen werden höchstwahrscheinlich die Art und Weise sein, wie sensible globale Gehaltsdaten in den nächsten Jahren gesammelt werden. Diese modernen Technologieplattformen können System-Workflow-Funktionen bieten, die benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, Datenvalidierung und vor allem Self-Service für Mitarbeiter ermöglichen. Die Verbesserung und das bessere Verständnis von Datenquellen und Erfassungsprozessen sind wichtig. Unternehmen müssen heute mit den sich ändernden Gehaltsvorschriften in jedem Land, in dem ein Unternehmen tätig ist, Schritt halten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Art und Weise, wie Daten mithilfe von Technologie gesammelt werden, zu ändern und effizienter zu gestalten.

Weitergehen

Dieser Artikel hat dargelegt, wie wichtig die Einhaltung globaler Gehaltsabrechnungen für Ihr Unternehmen ist. Die Unzulänglichkeit und Unpünktlichkeit Ihrer Mitarbeiter, die mit dieser Aufgabe betraut sind, könnte zum Untergang Ihres Unternehmens führen. Daher ist es notwendig, Zeit, Mühe und Geld in die Erfüllung der Anforderungen der globalen Gehaltsabrechnung zu investieren. (LESEN: 4 Schritte zur Planung der globalen Gehaltsabrechnung)

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Häufig gestellte Fragen

Was ist Single Touch Payroll Compliance?

Single Touch Payroll (STP) ist eine Initiative der australischen Regierung, die die Meldung von Steuer- und Informationsdaten durch die Koordination und Korrespondenz mit dem australischen Finanzamt (ATO) einfacher und effizienter macht. Eine STP-fähige Software erfordert, dass Sie das Gehalt und den Lohn Ihrer Mitarbeiter, die einbehaltene Steuer und andere Informationen senden. Insbesondere erwartet das ATO, dass Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

• Melden Sie Gehaltsinformationen an das ATO, jedes Mal, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen
• Melden Sie Superverpflichtungsinformationen an das ATO

Das ATO sagt auch, dass Sie Ihren Mitarbeitern keine Zahlungszusammenfassung für die Informationen, die Sie bereits gemeldet und abgeschlossen haben, aufgrund des STP mehr geben müssen. (LESEN: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Warum ist die Gehaltsabrechnung notwendig?

Die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung ist eine wesentliche Aufgabe in jedem Unternehmen, da sie die finanzielle Stabilität und den Ruf des Unternehmens beeinflusst. Wenn die Gehaltsabrechnung genau und pünktlich verarbeitet wird, können die Mitarbeiter engagierter und motivierter sein, ihre Aufgaben im Unternehmen zu erfüllen. Dies steht im Gegensatz zu dem Fall, wenn Mitarbeiter Gehaltsschecks mit Fehlern erhalten. In diesem Fall können sie das Vertrauen in das Unternehmen, für das sie arbeiten, verlieren. Noch wichtiger ist, dass ein Unternehmen, das die Gesetze und Vorschriften zur Gehaltsabrechnung nicht einhält, wahrscheinlich mit erheblichen Strafen belegt wird.

Was ist globale Gehaltsabrechnung?

Globale Gehaltsabrechnung ist das gesamte Management der Gehaltsdaten eines Unternehmens für alle Standorte über ein einziges System. Unternehmen, die ihren Hauptsitz an einem bestimmten Standort haben. müssen Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten arbeiten, entsprechend entschädigen, wodurch ein globales Lohnabrechnungssystem entsteht.

Was ist Lohnabrechnungskonformität?

Lohnabrechnungskonformität ist der allgemeine Begriff für die Aktivitäten, die erforderlich sind, um den Gesetzen und Vorschriften zu entsprechen, die vorschreiben, wie die Lohnabrechnung verarbeitet werden soll. Dies umfasst die Integration von Daten, die Berechnung von Zulagen, Abzügen, Leistungen und den Nettolöhnen jedes Mitarbeiters in einer Organisation.

Was ist ein Lohnabrechnungsaggregator?

Ein Lohnabrechnungsaggregator ist eine Einheit, die Lohnabrechnungsdaten vom Arbeitgeber eines Unternehmens erhält und diese an das Partnernetzwerk des Unternehmens verteilt. Unternehmen mit Mitarbeitern in mehreren Ländern lagern ihre Lohnabrechnung an einen Aggregator aus.

Welche Dienstleistungen bietet Global Payroll Solutions Mexico an?

Global Payroll Solutions Mexico bietet Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Belegschaft und den Personalbedürfnissen ihrer Kunden an. Es positioniert sich als ein Unternehmen, das die Lohnabrechnung und alle Aspekte des Personals seiner Kunden verwaltet.

Was sind die Schritte der Lohnabrechnung in den Vereinigten Staaten?

Der Lohnabrechnungsprozess in den USA kann in fünf Schritte zusammengefasst werden, nämlich:

1. Vorabrechnungsprozess;
2. Zahlungen drucken;
3. Buchungseinträge;
4. Lohnabrechnungsberichte; und
5. Endgültiges Update.

Um Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten umfassend durch einen Lohnabrechnungszyklus zu verarbeiten, müssen diese Schritte abgeschlossen werden. Ein grundlegendes Verständnis der Lohnabrechnung ist erforderlich, bevor Sie mit der Einrichtung und Verarbeitung von Lohnabrechnungsinformationen für Ihre Mitarbeiter fortfahren. JD Edwards EnterpriseOne erklärt mehr darüber. (LESEN: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide).

Was ist ein Compliance Officer?

Ein Compliance Officer ist ein Mitarbeiter in einem Unternehmen, der sicherstellt, dass das Unternehmen vollständig den regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen entspricht, die vom Staat, in dem das Unternehmen tätig ist, vorgeschrieben werden. Dies umfasst technische Aspekte wie die Einhaltung der Lohnsteuer und die Anforderungen an Lohnabrechnungen sowie allgemeine Aspekte wie Pünktlichkeit, Vollständigkeit und dergleichen. Der Compliance Officer sorgt auch dafür, dass die internen Richtlinien und Satzungen des Unternehmens den genannten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Compliance Officers arbeiten oft mit dem Management und den Mitarbeitern zusammen, um die regulatorischen Risiken des Unternehmens zu verwalten und zu mindern.