Warum Sie die Lohnabrechnung für Ihr kleines Unternehmen auslagern sollten

Die Gehaltsabrechnung ist eine solche Aufgabe. Obwohl sie als relativ unkompliziert und einfach gilt, kann die Gehaltsabrechnung eine enorme Belastung für Ihr Unternehmen darstellen, insbesondere wenn keine effektive Strategie zur Handhabung vorhanden ist. Ihre Mitarbeiter erwarten ebenso, dass sie ihre Löhne, Leistungen und andere Formen der Unterstützung so pünktlich und reibungslos wie möglich erhalten. Diese Gründe sind hauptsächlich dafür verantwortlich, dass es eine große Anzahl logistischer Hürden und Papierkram gibt, die mit der Gehaltsabrechnung einhergehen. Eine Frage, die sich ein Geschäftsinhaber zu Beginn des Geschäfts stellt, ist, ob er die Gehaltsabrechnung auslagern oder intern durchführen sollte. Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung nimmt Ihnen eine große Last von den Schultern, erhöht jedoch auch Ihre Ausgaben. Was sollten Sie also berücksichtigen, bevor Sie sich für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung entscheiden?

Was ist Gehaltsabrechnung?

Bevor wir die Grenze zwischen interner und ausgelagerter Gehaltsabrechnung ziehen und analysieren, welche Option für Sie am besten funktioniert, müssen wir zunächst im Detail verstehen, was Gehaltsabrechnung ist. Gehaltsabrechnung ist einfach eine Liste von Mitarbeitern, denen ein Unternehmen Gehälter, Löhne oder Boni schuldet. Die Gehaltsabrechnung kann wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich erfolgen, je nachdem, was das Unternehmen für seine Abläufe am effektivsten hält. Die geschuldeten Gehälter werden oft von der Gehaltsabteilung des Unternehmens berechnet. Es ist wichtig, dass ein Kleinunternehmer die Gehaltsabrechnung versteht, da diese den bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Vorschriften unterliegt. Die Einhaltung der Gehaltsgesetze ist für jedes Unternehmen nicht verhandelbar. Darüber hinaus können Gehaltsabrechnung und Lohnsteuern auch einen erheblichen Einfluss auf das Nettoeinkommen eines Unternehmens haben. Ein Unternehmen kann eine große Menge Geld verlieren, wenn die Gehaltsabrechnung nachlässig durchgeführt wird. Schließlich erwarten die Mitarbeiter auch, dass ihre Arbeitgeber ihnen den richtigen Betrag zur richtigen Zeit zahlen. Fehler bei Abzügen oder Einbehaltungen sowie Probleme mit der Pünktlichkeit können sich erheblich auf die Mitarbeitermoral auswirken. Es steht einfach so viel auf dem Spiel bei den Gehaltsabrechnungen. Unternehmen sollten daher vorsichtig sein, wenn sie entscheiden, welches Gehaltssystem sie verwenden möchten.

Was ist ausgelagerte Gehaltsabrechnung?

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung bedeutet im Wesentlichen, dass Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation beauftragen, Ihre Gehaltsabrechnungsverantwortlichkeiten zu übernehmen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung auslagern, bezahlen Sie professionell ausgebildete Experten, die den Gehaltsabrechnungsprozess Ihres Unternehmens von Anfang bis Ende übernehmen. Idealerweise übernimmt die beauftragte Gehaltsabteilung alle administrativen und Compliance-Aufgaben im Zusammenhang mit der Mitarbeitervergütung. Die umfassenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Abteilung sollten jedoch im Dienstleistungsvertrag angegeben werden. Dies kann auch die Einreichung von Lohnsteuern und Zahlungen in Ihrem Namen umfassen.

Was ist interne Gehaltsabrechnung?

Im Gegensatz zur ausgelagerten Gehaltsabrechnung sucht die interne Gehaltsabrechnung nicht die Hilfe von Drittorganisationen außerhalb des Unternehmens. Die Abteilung, die die Gehaltsabrechnung für die Organisation bearbeitet, ist intern. Mit anderen Worten, das Personal, das die Verantwortung für die Durchführung der Gehaltsabrechnung trägt, wird als Mitarbeiter kategorisiert. Interne Gehaltsabrechnungsmitarbeiter fallen oft entweder in die Personalabteilung oder die Finanzabteilung des Unternehmens.

Was sind die Vorteile und Nachteile der ausgelagerten Gehaltsabrechnung?

Vorteile

Bevor wir auf die Vor- und Nachteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung eingehen, ist es zunächst wichtig zu verstehen, dass nicht unbedingt alle dieser aufgeführten Gründe für jedes kleine Unternehmen gelten. Rivermate empfiehlt dennoch, eine sorgfältige Analyse des perfekten Gehaltssystems für Ihr Unternehmen durchzuführen.

Genauere Abrechnung

Wie bereits erwähnt, haben Arbeitgeber die Pflicht sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß und pünktlich, also termingerecht, erfolgt. Für die Mehrheit der amerikanischen Mitarbeiter ist dies nicht nur für die Mitarbeitermoral, sondern auch für ihre Rechnungen von entscheidender Bedeutung. In einer Umfrage der American Payroll Association gaben 69 Prozent der Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten an, dass sie, wenn ihre Gehaltsschecks nur um eine Woche verzögert würden, ... nicht in der Lage sein, ihre Rechnungen zu bezahlen. Wenn dieses Problem weiterhin besteht, kann die nicht rechtzeitige Auszahlung der Löhne einen schlechten Einfluss auf die Mitarbeiterbeziehungen haben und zu Fluktuation führen. Payroll-Outsourcing kann Ihnen helfen, die Genauigkeit zu gewährleisten und wesentliche Abläufe zu automatisieren, um Gehaltsabrechnungen pünktlich und zuverlässig zu erstellen.

Garantierte Einhaltung

Einer der größten Vorteile des Payroll-Outsourcings ist, dass es die für Compliance und Risikomanagement aufgewendete Zeit reduziert. Ihre nationale Steuerbehörde verhängt jedes Jahr Millionen von Dollar an Strafen für Beschäftigungssteuern, und es ist wichtig, dass alle Compliance-Gesetze und -Vorschriften zur Gehaltsabrechnung eingehalten werden. Wenn Sie sich für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung entscheiden, ist es entscheidend, einen Anbieter zu beauftragen, der als Ihr Partner für die Einhaltung der Lohnsteuer arbeitet und gleichzeitig verspricht, das Risiko von Steuerstrafen zu mindern. Steuererklärungen und Zahlungen können von einem professionellen Lohn- und HR-Unternehmen bearbeitet werden. Ein Unternehmen, das diese Art von Compliance durchführt, wird auch über Änderungen der Steuervorschriften informiert sein.

Zeitersparnis

HR- und Lohnbuchhaltungsabteilungen widmen etwa 36 Stunden pro Woche compliance-bezogenen Tätigkeiten wie der Verfolgung regulatorischer Vorschläge und der Entwicklung und Vermittlung neuer Regeln. Darüber hinaus verbringen 26 Prozent der kleinen Unternehmen drei bis fünf Stunden pro Monat mit der manuellen Verarbeitung der Gehaltsabrechnung. Die meisten, wenn nicht alle, Drittanbieter von Gehaltsabrechnungsdiensten bieten eine zentrale Datenbank für Gehalts- und Anwesenheitsinformationen an. Dies automatisiert und rationalisiert nicht nur die Gehaltsabrechnungsprozesse, sondern mindert auch Zeitbeschränkungen und ermöglicht es Ihrer vermeintlichen Lohnbuchhaltungsabteilung, sich auf Strategie und andere interne Anliegen zu konzentrieren. Payroll-Outsourcing hilft Ihnen, wertvolle Zeit in Ihrem Arbeitstag zurückzugewinnen. Sie werden produktiver sein und mehr Zeit für wichtigere Aufgaben in Ihrem Unternehmen haben. Diese große To-Do-Liste wird nicht mehr so entmutigend erscheinen.

Nachteile

Wie die oben genannten Vorteile können die Nachteile auf Ihr kleines Unternehmen zutreffen oder auch nicht. Es ist dennoch wichtig, sich mit Ihrem Managementteam zu beraten.

Hohe Kosten

Der Standardansatz der meisten Drittanbieter von Gehaltsabrechnungen besteht darin, pro Gehaltsscheck zu berechnen, oder mit anderen Worten, pro Mitarbeiter. Für größere Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern mag dies wie eine teure Option erscheinen. Kleinere Unternehmen hingegen haben in der Regel weniger als 100 Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass sie eher Kosteneinsparungen sehen, indem sie einfach die Gehaltsabrechnung auslagern. Dennoch bleibt die Idee bestehen, eine Drittorganisation zu bezahlen und zu beauftragen, Aufgaben zu erledigen, die Ihr Unternehmen kostenlos hätte erledigen können. Sie tragen immer noch erhebliche Kosten, wenn Sie die Gehaltsabrechnung auslagern. Gehaltsabrechnungsanbieter berechnen oft eine Gebühr pro Scheck, die zwischen 1 und 5 Dollar pro bearbeitetem Gehaltsscheck liegt.

Weniger Sicherheit

Um die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten, benötigen sowohl interne Teams als auch ausgelagerte Gehaltsabrechnungsanbieter Zugriff auf sensible Informationen wie Bankdaten der Mitarbeiter, Zeitpläne und so weiter. Das Senden dieser Daten an einen Drittanbieter kann Ihre Chancen auf eine Sicherheitsverletzung erhöhen. Wenn Sie sich für die Nutzung eines ausgelagerten Gehaltsabrechnungsdienstes entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie deren Sicherheitsstandards recherchieren und nur mit zuverlässigen Anbietern zusammenarbeiten.

Verantwortung liegt bei Ihrer Organisation

Wenn ein Anbieter die Steuern der Organisation nicht rechtzeitig und ordnungsgemäß zahlt, ist die Organisation dennoch für diese Steuern verantwortlich. Wenn Sie diese nicht zahlen, kann Ihre Organisation mit Compliance-Bußgeldern oder Strafen konfrontiert werden. Glücklicherweise bieten viele Arbeitsmanagementunternehmen Gehaltsabrechnungsverarbeitung zusammen mit Steuer-Compliance an. Als Berichterstattungsagent berechnet, übermittelt und zahlt der Anbieter Ihre Steuern in Ihrem Namen.

Ist es klug, die Gehaltsabrechnung auszulagern?

So sehr Rivermate auch eine eindeutige Antwort geben möchte, es hängt wirklich von Ihrem Unternehmen ab. Es ist klüger, wenn Sie zuerst eine umfassende Untersuchung der Risiken und Vorteile des Payroll-Outsourcings durchführen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Es ist entscheidend, die Gefahren und Belohnungen zu bewerten sowie deren mögliche Auswirkungen auf die Abläufe Ihrer Organisation. Einige HR-Profis, zum Beispiel. Beispielsweise könnten Unternehmen zögern, Drittparteien Zugang zu proprietären Unternehmensdaten für die Gehaltsabrechnung und Steuererklärungszwecke zu gewähren. Daher ist es entscheidend, eine gründliche Prüfung durchzuführen und nach den Arten von Sicherheitsmethoden zu fragen, die von einem Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Dienst verwendet werden. Viele Anbieter von Gehaltsabrechnungs- und HR-Outsourcing-Diensten verstehen jedoch, wie wichtig Datensicherheit für Unternehmen ist. Sie nutzen branchenübliche Sicherheitsprotokolle und unterziehen sich regelmäßig strengen Tests und Zertifizierungen, wie SOC 1 Type 2 Prüfungen, um sicherzustellen, dass Kundendaten stets geschützt sind. Viele Anbieter von Gehaltsabrechnungs- und HR-Outsourcing-Diensten schätzen andererseits die Bedeutung der Datensicherheit für Organisationen. Sie verwenden branchenübliche Sicherheitsmethoden und durchlaufen regelmäßig strenge Tests und Zertifizierungen, wie SOC 1 Type 2 Prüfungen, um sicherzustellen, dass Verbraucherdaten immer sicher sind. Ein weiteres Beispiel ist das Verständnis der Fachkenntnisse und Erfahrungen, die ein Anbieter von Gehaltsabrechnungs- und HR-Diensten in die Zusammenarbeit einbringt. Viele Unternehmen, die Gehaltsabrechnungs-Outsourcing anbieten, verlangen von ihren Support-Mitarbeitern, dass sie von der American Payroll Association (APA) zertifiziert sind. Diese Zertifizierung bewertet und bestätigt das Gehaltsabrechnungswissen einer Person. Einige Gehaltsabrechnungsdienste haben zusätzlich eine spezialisierte Steuerkonformitätsabteilung im Team. Diese Gehaltssteuerexperten verwalten alle Gehaltssteuerzahlungen und -einreichungen Ihres Unternehmens. Sie helfen bei Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen konform bleibt. Rivermate empfiehlt, dass Sie diese fünf Fragen beantworten, bevor Sie eine Entscheidung über das Gehaltsabrechnungssystem treffen, das Sie verwenden werden:

1. Wenn wir die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, nimmt es uns dann Zeit, die wir in strategische Initiativen investieren könnten?
2. Ist unser Gehaltsabrechnungssystem effektiv?
3. Zahlen wir unseren Mitarbeitern pünktlich?
4. Haben wir Probleme mit der Gehaltsabrechnungskonformität?
5. Überwiegen die Risiken der Beauftragung eines Drittanbieters für die Gehaltsabrechnung dessen Vorteile?