Was ist ein Employer of Record?

Was ist ein Employer of Record? Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation, die die rechtliche Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitern übernimmt. Es bietet Unternehmen Zugang zu Talenten, ohne die administrative Belastung, die mit traditionellen Beschäftigungsmodellen verbunden ist, übernehmen zu müssen. Diese Art von Arrangement kann in Situationen vorteilhaft sein, in denen Unternehmen zusätzliches Personal benötigen, aber nicht über die notwendigen Ressourcen oder die Infrastruktur verfügen, um sie direkt zu verwalten. Darüber hinaus ermöglicht es Arbeitgebern, bestimmte Aspekte ihrer HR-Operationen wie Gehaltsabrechnung und Steuerkonformität auszulagern, während sie dennoch die Kontrolle über das Leistungsmanagement der Mitarbeiter und andere wichtige Funktionen behalten.

Das Konzept hinter EORs existiert mindestens seit dem frühen 20. Jahrhundert, als große Unternehmen begannen, Arbeitskräfte ins Ausland auszulagern, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Heute nutzen viele Organisationen dieses Modell als Teil ihrer globalen Arbeitskräftestrategie aufgrund seiner Flexibilität und Kosteneinsparungspotenziale im Vergleich zu traditionelleren Personalarrangements wie Direkteinstellungen oder Vertragsarbeitskräften.

Zu verstehen, warum ein Arbeitgeber sich für einen EOR im Vergleich zu einem herkömmlichen Arbeitgeber entscheiden könnte, ist wichtig für jedes Unternehmen, das seine Arbeitskraftkapazitäten über das hinaus erweitern möchte, was es derzeit intern bewältigen kann. Ein EOR bietet mehrere Vorteile gegenüber einem herkömmlichen Arbeitgeber, einschließlich:

• Reduzierte Haftung – Das Unternehmen übernimmt keine rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern; stattdessen fallen diese Verantwortlichkeiten auf den Drittanbieter, der die volle Verantwortung für alle geltenden Gesetze in Bezug auf Löhne, Steuern, Leistungen usw. übernimmt.
• Kosteneinsparungen – Durch die Nutzung von Skaleneffekten durch gemeinsame Dienstleistungen über mehrere Kunden hinweg können die Gesamtkosten pro Arbeitnehmer niedriger sein, als wenn jeder Kunde unabhängig unter verschiedenen Verträgen eingestellt hätte. Darüber hinaus können auch erhebliche Reduzierungen der Gemeinkosten verbunden mit der Rekrutierung neuer Mitarbeiter von Grund auf jedes Mal, wenn einer benötigt wurde, erzielt werden.
• Flexibilität – Unternehmen können die Mitarbeiterzahl schnell je nach Bedarf anpassen, ohne sich um langfristige Verpflichtungen oder teure Abfindungspakete sorgen zu müssen, falls später Entlassungen notwendig werden. Darüber hinaus können Firmen durch die Nutzung von unabhängigen Auftragnehmern anstelle von festangestellten Mitarbeitern Probleme wie Urlaubsgeld, Krankheitsurlaub usw. vermeiden, die sonst zusätzlichen Papierkram und Verwaltungsaufwand von internen Teams erfordern würden.
• Erhöhte Geschwindigkeit/Effizienz – Wie oben erwähnt, da viel weniger Aufwand in die Einstellung und Entlassung von Personal über Drittanbieter fließt, bewegen sich die Prozesse schneller, sodass Unternehmen Projekte schneller abschließen können, während sie die durch häufige Änderungen in der Teamstruktur verursachten Störungen minimieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verständnis, wie sich Arbeitgeber, die unter „Common Law“ klassifiziert sind, von „Employers of Record“ unterscheiden, dazu beitragen wird, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sowohl rechtlich als auch finanziell konform bleibt, wenn es Entscheidungen über zukünftige Expansionspläne trifft...

Der Unterschied zwischen Employer of Record und Common Law Employer

Wenn es um die Einstellung von Mitarbeitern geht, müssen Arbeitgeber den Unterschied zwischen einem Employer of Record und einem Common Law Employer verstehen. Während beide Arten von Arbeitgebern für die Bereitstellung von beschäftigungsbezogenen Dienstleistungen wie Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften verantwortlich sind, gibt es wesentliche Unterschiede, die sie voneinander unterscheiden.

Ein Employer of Record (EOR) wird als eine Drittorganisation oder Einzelperson definiert, die die Verantwortung für alle Aspekte der Mitarbeiterverwaltung übernimmt, einschließlich Rekrutierung, Onboarding-Prozesse, Gehaltsabrechnung/Steuererklärungsverpflichtungen und andere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitarbeitern. Der EOR übernimmt die rechtliche Haftung in Bezug auf alle Probleme, die sich aus seinen Handlungen im Namen des Unternehmens, das er vertritt, ergeben. Diese Art von Arrangement ermöglicht es Unternehmen, bestimmte HR-Funktionen auszulagern, ohne direkte Kontrolle über diese Aktivitäten zu haben. zusätzliche Verbindlichkeiten selbst übernehmen. Andererseits haben Common Law Employers (CLEs) die volle Kontrolle über ihre eigenen Personalentscheidungen, was die direkte Einstellung neuer Mitarbeiter in ihre Geschäftsstruktur anstelle der Nutzung eines externen Anbieters wie eines EOR-Dienstleisters umfasst; dies bedeutet, dass CLEs die volle Verantwortung für alle potenziellen Risiken im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Personen im Rahmen der Organisationsstruktur übernehmen - einschließlich Steuererklärungen und -zahlungen sowie der Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze und -vorschriften auf lokaler Ebene, wo dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Darüber hinaus haften CLEs auch, wenn während der Beschäftigung aufgrund von Fahrlässigkeit oder Fehlverhalten einer der beteiligten Parteien (Arbeitnehmer/Arbeitgeber) etwas schiefgeht. In Bezug auf die gesetzlichen Verpflichtungen hat jeder Typ unterschiedliche Anforderungen: Ein EOR übernimmt typischerweise alle notwendigen Formalitäten, wenn jemand in Ihr Team aufgenommen wird, übernimmt jedoch nicht die Verantwortung dafür, wie Sie Ihre Mitarbeiter nach der Einstellung verwalten – das bedeutet, dass Sie dennoch sicherstellen müssen, dass geeignete Schulungsprogramme implementiert werden, zusammen mit entsprechenden Richtlinien und Verfahren, die während der gesamten Vertragsdauer eingehalten werden. Im Gegensatz dazu ist ein CLE allein für alles verantwortlich, was die Mitarbeiterverwaltung betrifft, beginnend mit dem Einstellungsprozess bis hin zur Kündigungsphase; dies umfasst die Erstellung von Verträgen, die Bearbeitung von Steuern/Gehaltsabzügen usw., sowie die Sicherstellung der Einhaltung der relevanten Gesetze je nach Zuständigkeitsbereich. Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn man diese beiden Optionen genau betrachtet, erkennt man wesentliche Unterschiede zwischen ihnen, die hauptsächlich den Grad der Autonomie betreffen, der den jeweiligen beteiligten Parteien gewährt wird, d.h., ob es vorteilhafter wäre, Aufgaben über eine Drittpartei, bekannt als 'Employer Of Record', auszulagern oder stattdessen den traditionellen Ansatz zu wählen, der allgemein als 'Common Law Employment' bezeichnet wird. Letztendlich sollte die Entscheidung darauf basieren, was am besten zu den aktuellen Bedürfnissen der jeweiligen Situation passt!

Die Vorteile eines Employer of Record

Die Vorteile eines Employer of Record: Ein umfassender Leitfaden

Wenn es darum geht, Gehaltsabrechnungen und andere beschäftigungsbezogene Aufgaben zu verwalten, haben Unternehmen einige Optionen. Eine beliebte Option ist die Nutzung eines Employer of Record (EOR). Ein EOR bietet Unternehmen Zugang zu erfahrenen Fachleuten, die alle Aspekte der Mitarbeiterverwaltung übernehmen können, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuererklärung, Leistungsverwaltung und mehr. Diese Art von Service bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die nach Möglichkeiten suchen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig ihre rechtlichen Verpflichtungen zu reduzieren. In diesem umfassenden Leitfaden werden wir die vielen Vorteile, die sich aus der Nutzung eines Employer of Record-Dienstes ergeben, untersuchen.

Zeitersparnis & Effizienz

Ein großer Vorteil der Beschäftigung eines EOR ist die erhöhte Effizienz in Bezug auf die Zeitersparnis. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben an einen Drittanbieter wie ein EOR-Unternehmen oder eine PEO (Professional Employment Organization) können sich Arbeitgeber auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren, ohne sich um administrative Aufgaben wie Gehaltsabrechnung oder Compliance-Fragen im Zusammenhang mit Steuern oder Arbeitsgesetzen kümmern zu müssen - was sowohl komplexe als auch mühsame Prozesse sein können, wenn sie intern von nicht in diesen Bereichen geschulten Mitarbeitern durchgeführt werden. Da die meisten Anbieter automatisierte Lösungen anbieten, erfordern sie oft nur minimalen Input von den Arbeitgebern, was sie noch einfacher zu verwalten macht, als wenn sie manuell innerhalb der Organisation durchgeführt würden.

Kostenreduktion & Risikominderung

Ein weiterer großer Vorteil der Nutzung von Dienstleistungen im Rahmen eines Employer of Record-Programms ist die Kostenreduktion aufgrund der Fähigkeit, das Risiko im Zusammenhang mit verschiedenen Arten von Arbeitsrechtsverletzungen zu mindern. Da die meisten Programme eine Form von Haftpflichtversicherungsschutz beinhalten, würden potenzielle Bußgelder aufgrund von Nichteinhaltung wahrscheinlich durch die Police abgedeckt, anstatt aus der Tasche der Geschäftsinhaber selbst zu kommen – was ihnen auf lange Sicht eine beträchtliche Menge Geld spart, falls eine Situation entsteht, in der eine Verteidigung gegen Ansprüche erforderlich ist. gegen das Unternehmen in Bezug auf Angelegenheiten im Zusammenhang mit Löhnen, Arbeitsstunden, Überstundenvergütung usw. erhoben. Darüber hinaus, da die Mehrheit der Kosten, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter anfallen, über Gebühren gedeckt wird, die dem Anbieter berechnet werden, anstatt direkt vom Kunden bezahlt zu werden, können Organisationen auch finanziell profitieren, da sie nicht mehr die Gemeinkosten tragen müssen, die typischerweise mit dem Rekrutierungs-, Trainings- und Onboarding-Prozess verbunden sind usw.

Zugang zu Fachwissen und Ressourcen

Zusätzlich zur finanziellen Entlastung ist ein weiterer wichtiger Vorteil der Zusammenarbeit mit einem professionellen Expertenteam, das in der Firma beschäftigt ist, die Dienstleistungen anbietet, das Verständnis der sich ständig ändernden Landschaft der Vorschriften, die die Arbeitsumgebung in der heutigen Welt regeln, etwas, das auf dem neuesten Stand gehalten werden muss, um den von Regierungsbehörden wie dem Arbeitsministerium, dem Internal Revenue Service, der Occupational Safety and Health Administration und anderen festgelegten Standards zu entsprechen… Jemanden zu haben, der in diesem Bereich sachkundig ist und bei Bedarf Fragen beantworten und Orientierung bieten kann, ist eine unschätzbare Ressource, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen, um Personal ausschließlich für die Aufgabe abzustellen, über die Änderungen in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft, was den Betrieb betrifft.

Optimierte Prozesse

Schließlich ist ein letzter erwähnenswerter Vorteil die optimierten Prozesse, die durch die Nutzung technologiegestützter Systeme ermöglicht werden, die den Arbeitsablauf rationalisieren und das Leben aller beteiligten Parteien erleichtern sollen. Zum Beispiel ermöglichen bestimmte Plattformen den Benutzern, den Fortschritt von Jobs und eingereichten Bewerbungen zu verfolgen, den Status aktueller offener Positionen schnell und einfach einzusehen. Dasselbe gilt für die Verfolgung von Leistungskennzahlen einzelner Mitarbeiter, die Überwachung von Anwesenheitsraten, Produktivitätsniveaus und allgemeinen Arbeitszufriedenheitsbewertungen – alles auf Knopfdruck, sozusagen… Alles in allem macht es das viel einfacher, den Überblick darüber zu behalten, was innerhalb der Organisation in Echtzeit vor sich geht, anstatt sich auf manuelle Methoden, Papierformulare, Tabellenkalkulationen oder veraltete Softwarepakete zu verlassen, die ewig brauchen, um eine einfache Aufgabe zu erledigen, die sonst viel schneller auf einer digitalen Plattform erledigt werden könnte… Wie Sie sehen können, gibt es viele Gründe, warum die Wahl der Dienstleistungen, die über das Records-Programm angeboten werden, eine vorteilhafte Wahl ist, unabhängig von der Größe oder dem Umfang Ihres Unternehmens, ob großes multinationales Unternehmen oder Ein-Personen-Betrieb. Das Endergebnis bleibt dasselbe: Die Investition in die richtigen Werkzeuge und Personen erhöht die Erfolgschancen exponentiell und reduziert die Risiken, die durch potenziell kostspielige Fehler auf dem Weg entstehen.

Die Risiken des Employer of Record

Wenn es um die Einstellung von Mitarbeitern geht, müssen sich Unternehmen der Risiken bewusst sein, die mit der Nutzung eines Employer of Record (EOR) verbunden sind. Ein EOR ist eine Drittpartei, die die rechtliche und finanzielle Verantwortung für die Zahlung von Löhnen und Steuern übernimmt. Während diese Vereinbarung viele Vorteile bieten kann, gibt es auch potenzielle Haftungen, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten, bevor sie eine solche Vereinbarung eingehen. Das bedeutendste Risiko, das mit der Beschäftigung über einen EOR verbunden ist, ist die Einhaltung lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Gesetze. Wenn Unternehmen direkt als Common Law Employer (CLE) arbeiten, haben sie die direkte Kontrolle über die Gehaltsabrechnungsprozesse ihrer Mitarbeiter, was ihnen ermöglicht, sicherzustellen, dass sie jederzeit konform bleiben. Wenn jedoch diese Verantwortlichkeiten an einen EOR ausgelagert werden, kann es zu Wissens- oder Verständnislücken in Bezug auf die geltenden Vorschriften kommen, was zu Compliance-Problemen führen kann. Dies könnte zu hohen Geldstrafen von Regierungsbehörden oder sogar zu strafrechtlichen Anklagen führen, wenn aufgrund von Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Missachtung der festgelegten Regeln und Vorschriften, die die Beschäftigungspraktiken in bestimmten Gerichtsbarkeiten regeln, schwerwiegende Verstöße auftreten. Ein weiteres großes Anliegen im Zusammenhang mit der Nutzung eines Employer of Record betrifft den Haftungsschutz gegen Ansprüche unzufriedener ehemaliger Mitarbeiter, die sich während ihrer Beschäftigung in Ihrem Unternehmen ungerecht behandelt fühlen – unabhängig davon, ob Sie tatsächlich für ein Fehlverhalten verantwortlich waren oder nicht! In einigen Fällen haben Gerichte gegen CLEs entschieden, obwohl sie nicht direkt beteiligt waren, weil sie keine angemessenen Schritte unternommen haben, um sich vor potenziellen Rechtsstreitigkeiten zu schützen, die sich aus Aktivitäten ihrer gewählten EOR-Partner ergeben. Daher ist es… wichtig zu verstehen, wie jeder Anbieter Streitigkeiten zwischen den Parteien behandelt, damit Sie genau wissen, welche Art von Abdeckung im Falle von Problemen bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten über Drittanbieterdienste bereitgestellt wird. Um das Risiko zu minimieren, wenn Sie mit externen Entitäten wie EORS zu tun haben, ist es am besten, klare vertragliche Vereinbarungen zu treffen, die die Erwartungen beider Seiten vor dem Eingehen einer Geschäftsbeziehung festlegen. Diese Dokumente sollten Bestimmungen zu Zahlungskonditionen, Methoden zur Streitbeilegung, Entschädigungsklauseln usw. enthalten... Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Hintergrundinformationen über potenzielle Partner gründlich überprüfen, Referenzen überprüfen und bei Bedarf Zeugnisse und Lizenzen verifizieren, um einen besseren Einblick in die Qualität der angebotenen Dienstleistungen sowie den allgemeinen Ruf bei Branchenkollegen und Kunden zu erhalten. Dies hilft, die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, unbeabsichtigt gegen das Gesetz zu verstoßen oder unnötige Risiken einzugehen!

Auswahl eines Arbeitgeberdienstleisters

Bei der Auswahl eines Arbeitgeberdienstleisters (EOR) müssen Unternehmen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Von der Erfahrung und Expertise des Anbieters bis hin zu seiner Fähigkeit, die Compliance-Anforderungen in mehreren Rechtsgebieten zu erfüllen, gibt es viele wichtige Überlegungen, die bei der Auswahl eines EOR berücksichtigt werden sollten.

Der erste Schritt besteht darin, potenzielle Anbieter hinsichtlich ihres Erfahrungs- und Fachwissensniveaus zu bewerten. Es ist wichtig für Unternehmen, die nach einer EOR-Lösung suchen, sicherzustellen, dass sie einen Anbieter mit umfassendem Wissen im Arbeitsrecht in verschiedenen Ländern oder Regionen auswählen. Dies hilft ihnen, rechtliche Probleme im Zusammenhang mit Nichteinhaltung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter angemessene Leistungspakete gemäß den lokalen Vorschriften erhalten. Achten Sie außerdem auf Anbieter, die in diesem Bereich seit langer Zeit erfolgreich tätig sind – idealerweise 10 Jahre oder mehr – damit Sie darauf vertrauen können, dass Ihre Geschäftsanforderungen effektiv und effizient von erfahrenen Fachleuten erfüllt werden, die wissen, wie sie die Interessen der Kunden sowohl jetzt als auch in Zukunft am besten bedienen können.

Ein weiterer Faktor, der nicht übersehen werden sollte, ist die Kosteneffizienz; während qualitativ hochwertiger Service einen hohen Preis haben kann, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie die Bank sprengen müssen, wenn Sie mit begrenzten Ressourcen arbeiten - insbesondere in Zeiten wie diesen, in denen Budgets aufgrund der Covid-19-Pandemie-Beschränkungen knapp sind. Achten Sie auf Lösungen, die wettbewerbsfähige Preisstrukturen bieten, ohne Kompromisse bei der Qualität der Dienstleistungen wie Lohnabrechnungsunterstützung oder Unterstützung bei der Mitarbeiterintegration einzugehen, damit Ihr Unternehmen maximalen Nutzen erzielen kann, ohne dass die Finanzen zu stark belastet werden.

Unternehmen müssen auch berücksichtigen, ob potenzielle Arbeitgeber zusätzliche Dienstleistungen über die Verwaltung von Lohnverpflichtungen hinaus anbieten, wie z. B. den Zugang zu HR-Software-Tools, Beratung in Einwanderungsfragen, Unterstützung bei Steuererklärungen usw. Diese Arten von zusätzlichen Extras könnten je nach Art der von der jeweiligen Organisation durchgeführten Operationen von unschätzbarem Wert sein. Überprüfen Sie außerdem, ob der Anbieter Kundenserviceoptionen per Telefon/E-Mail/Chat 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche anbietet; auf diese Weise können alle Fragen zu Zahlungen / Verträgen / anderen administrativen Aufgaben schnell gelöst werden, unabhängig von der Zeitverschiebung zwischen den beteiligten Parteien.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgfältig überprüfen, bevor Sie sich bei einem Arbeitgeberdienstleister anmelden; lesen Sie die Dokumente gründlich durch und machen Sie sich mit den Details zu Zahlungsplänen und Kündigungsrichtlinien sowie allen anderen relevanten Vereinbarungen vertraut, um ein vollständiges Verständnis dafür zu erlangen, was von jeder Seite erwartet wird, bevor Sie eine Vertragsvereinbarung eingehen.

Indem Sie alle oben genannten Punkte bei der Bewertung der heute auf dem Markt verfügbaren EOR-Lösungen berücksichtigen, können Unternehmen die am besten geeignete Option basierend auf spezifischen Bedürfnissen und Budgetbeschränkungen auswählen und gleichzeitig die erforderliche hohe professionelle Betreuung erhalten, um den Betrieb reibungslos und effizient zu gestalten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Arbeitgeberdienstleister (EOR) Unternehmen eine kostengünstige und... flexibler Weg, um auf Talente zuzugreifen, ohne die Belastung durch traditionelle Beschäftigungsmodelle. Dieses Modell hat zahlreiche Vorteile wie reduzierte Haftung, Kosteneinsparungen, Flexibilität und erhöhte Geschwindigkeit/Effizienz. Arbeitgeber müssen jedoch den Unterschied zwischen EORs und Common Law Employers (CLE) verstehen, einschließlich ihrer jeweiligen Verantwortlichkeiten für das Mitarbeitermanagement. Bei der Auswahl eines EOR-Anbieters ist es wichtig, potenzielle Anbieter hinsichtlich ihrer Erfahrung in verschiedenen Ländern oder Regionen sowie zusätzlicher angebotener Dienstleistungen wie HR-Software-Tools oder Einwanderungsberatung zu bewerten. Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Unternehmen die am besten geeignete Option basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen auswählen und dennoch einen hohen Standard an professioneller Betreuung erhalten.