Impostos sobre a folha de pagamento em Portugal

Portugal opera um sistema fiscal que inclui tanto impostos diretos quanto indiretos, sendo o imposto de renda e as contribuições para a segurança social componentes essenciais para empregadores e empregados. Os empregadores em Portugal são responsáveis por reter o imposto de renda dos salários dos funcionários e fazer contribuições obrigatórias para a segurança social em nome tanto da empresa quanto do empregado. Compreender essas obrigações é fundamental para uma operação conforme as normas no país.

O ano fiscal português coincide com o calendário anual, indo de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Tanto empregadores quanto empregados têm responsabilidades específicas relativas às contribuições e à prestação de contas à autoridade tributária portuguesa (Autoridade Tributária e Aduaneira - AT) e ao instituto de segurança social (Instituto da Segurança Social - ISS).

Obrigações do Employer de Record para Segurança Social e Impostos na Folha de Pagamento

Empregadores em Portugal são obrigados a contribuir para o sistema de segurança social (Segurança Social) com base na remuneração bruta paga aos empregados. Essas contribuições financiam diversos benefícios sociais, incluindo pensões, auxílio desemprego e benefícios de doenças. A taxa padrão de contribuição do empregador é uma parcela significativa do custo total do trabalho.

Segundo as informações mais recentes disponíveis (as taxas para 2025 normalmente são confirmadas mais tarde no ano, portanto utilizam-se as taxas de 2024 como base), as taxas padrão de contribuição para a segurança social são:

Parte	Taxa de Contribuição
Employer	23,75%
Employee	11,00%
Total	34,75%

Essas taxas são aplicadas ao salário bruto mensal do empregado, com algumas exceções ou regimes específicos que podem aplicar-se a determinados setores ou tipos de contratos. O employer é responsável por calcular, reter a parte do empregado e pagar a contribuição total (partes do employer + empregado) à Segurança Social até o dia 15 do mês seguinte.

Para além da segurança social, geralmente não há outros impostos sobre a folha de pagamento de forma distinta, além das contribuições de segurança social. Contudo, os empregadores também devem gerenciar a retenção e o pagamento do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares (IRS).

Retenção de Imposto de Renda (IRS) – Requisitos

Empregadores são legalmente obrigados a reter o Imposto de Renda das Pessoas Singulares (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares - IRS) do salário bruto mensal de seus empregados. Esse valor retido funciona como um avanço para o pagamento do imposto de renda anual do empregado. O valor a ser retido é determinado pelas tabelas de retenção oficiais publicadas anualmente pela autoridade tributária portuguesa.

Essas tabelas são complexas e consideram vários fatores:

Salário Bruto Mensal: o principal fator determinante do escalão de imposto.
Estado Civil: tabelas diferentes aplicam-se dependendo de o empregado ser solteiro, casado em comunhão de bens ou divorciado.
Número de Dependentes: abatimentos por dependentes reduzem o valor do imposto retido.
Situação de Incapacidade: regras específicas valem para empregados ou dependentes com deficiência.
Região: tabelas ligeiramente diferentes podem aplicar-se nas regiões autónomas da Madeira e dos Açores.

O empregador deve usar a tabela correta e aplicar a taxa e deduções relevantes para calcular o valor mensal retido na fonte. O total retido de todos os empregados deve ser entregue à autoridade tributária até ao dia 20 do mês seguinte, acompanhado de uma declaração mensal (Declaração Mensal de Remunerações - DMR).

Deduções e Abonos de Imposto aos Empregados

Embora os empregadores gerenciem a retenção, os empregados podem beneficiar de várias deduções e abonos ao preencher a declaração anual de IRS. Essas deduções reduzem o rendimento tributável ou o imposto final a pagar. Categorias comuns de despesas dedutíveis incluem:

Despesas de Saúde: consultas médicas, tratamentos, medicamentos e prémios de seguro de saúde (com limites).
Despesas de Educação: propinas e custos relacionados para o contribuinte e dependentes (com limites).
Despesas de Habitação: pagamento de renda ou juros de hipoteca de uma residência principal (com limites).
Despesas Domésticas: uma percentagem do IVA de certas despesas (ex: restaurantes, mecânicos, cabeleireiros) reportada com o NIF do contribuinte, até um limite predefinido.
Abatimentos por Dependentes: valores fixos por dependente, com valores aumentados para filhos mais jovens.
Abatimento por Pessoa Singular: valor fixo para contribuintes individuais.
Coeficiente Familiar: para casais a declarar em conjunto, o rendimento é dividido por um coeficiente (tipicamente 2) antes de aplicar as taxas de imposto, e o imposto resultante é multiplicado pelo mesmo coeficiente. Isto muitas vezes resulta numa carga fiscal total menor do que se fosse declarado separadamente.

Os empregados devem guardar as faturas dessas despesas e garantir que sejam reportadas à autoridade fiscal através do sistema e-fatura para serem elegíveis às deduções.

Prazo para Conformidade Fiscal e Declarações

Empregadores em Portugal têm várias obrigações periódicas de reportar impostos e contribuições sociais:

Contribuições mensais para a Segurança Social: pagamento devido até ao dia 15 do mês seguinte.
Retenção mensal do IRS (DMR): declaração e pagamento até ao dia 20 do mês seguinte. Esta declaração detalha os rendimentos pagos e o imposto retido por cada empregado.
Declaração anual de remunerações (Modelo 30): resume os pagamentos feitos a entidades ou indivíduos não residentes e deve ser submetida anualmente.
Declaração anual de IRS (Declaração Modelo 3): embora seja principalmente uma obrigação do empregado, os empregadores fornecem as informações de rendimentos e retenções necessárias via DMR, para que os empregados possam preencher a sua declaração de IRS. O período de declaração do empregado normalmente é de 1 de abril a 30 de junho do ano subsequente ao exercício fiscal.

O envio atempado das declarações e o pagamento das contribuições e impostos retidos são essenciais para evitar penalidades, juros e sobretaxas.

Considerações Fiscais Especiais para Trabalhadores e Empresas Estrangeiras

Portugal oferece regimes fiscais específicos e considerações relevantes para trabalhadores e empresas estrangeiras:

Regime de Residente Não Habitual (NHR): Apesar de o regime NHR ter sido em grande parte eliminado para novos candidatos a partir de 2024, indivíduos que qualificaram antes desta alteração ou que atendam a critérios específicos sob regras transitórias podem continuar a beneficiar-se dele. O regime NHR oferecia taxas de imposto preferenciais sobre determinadas rendas estrangeiras e uma taxa fixa sobre determinadas fontes de rendimento portuguesas por até 10 anos. Novos residentes em profissões específicas elegíveis ou que cumpram certos critérios de investimento podem qualificar-se para incentivos semelhantes, ainda que modificados.
Acordos de Dupla Tributação: Portugal possui uma extensa rede de tratados de dupla tributação com outros países. Estes acordos visam evitar que pessoas ou empresas sejam tributadas duas vezes sobre o mesmo rendimento e frequentemente determinam qual país tem o direito principal de tributar certos tipos de rendimento.
Estabelecimento Permanente (EP): Empresas estrangeiras que empregam pessoal em Portugal podem inadvertidamente criar um Estabelecimento Permanente, ativando obrigações de imposto de sociedades no país. Contratar empregados através de uma entidade local ou de um Employer of Record pode ajudar a gerir esse risco.
Acordos de Segurança Social: Portugal mantém acordos bilaterais de segurança social com diversos países, além de fazer parte das regras de coordenação de segurança social da UE. Esses acordos podem determinar onde as contribuições de segurança social são devidas quando um empregado trabalha em Portugal vindo de outro país, permitindo frequentemente permanecer sob o sistema de segurança social do país de origem por um período (geralmente requer um certificado A1 para cidadãos da UE/EEE/Suíça).

Navegar por essas considerações especiais exige análise cuidadosa do status de residência do indivíduo, do tipo de rendimento e dos tratados fiscais ou acordos de segurança social aplicáveis.