Impostos em Espanha

A Espanha opera um sistema tributário abrangente que inclui componentes nacionais e regionais, impactando tanto empregadores quanto funcionários. Compreender essas obrigações é crucial para empresas que atuam no país, seja empregando talentos locais ou estrangeiros. Os principais impostos relevantes para o emprego são o Imposto sobre a Renda de Pessoas Físicas (Imposto sobre a Renda de las Personas Físicas - IRPF) e as contribuições para a Segurança Social. Os empregadores são responsáveis por calcular, reter e remeter esses valores às autoridades competentes, garantindo conformidade com as leis trabalhistas e fiscais espanholas.

Navegar pelas complexidades da folha de pagamento e das regulações fiscais espanholas requer atenção cuidadosa aos detalhes, pois as regras podem variar ligeiramente dependendo dos governos regionais e das circunstâncias específicas do funcionário. Uma gestão adequada desses processos assegura conformidade legal, evita penalidades e mantém relações positivas com os funcionários, ao lidar corretamente com suas contribuições fiscais e de segurança social.

Obrigações de Segurança Social e Impostos sobre a Folha de Pagamento do Employer of Record

Os empregadores na Espanha são obrigados a contribuir para o sistema de Segurança Social em nome de seus funcionários. Essas contribuições cobrem diversos benefícios, incluindo aposentadoria, desemprego, licença médica e treinamento profissional. A base de contribuição é geralmente o salário bruto do funcionário, sujeita a limites mínimos e máximos, que são atualizados anualmente.

A taxa total de contribuição para a Segurança Social é dividida entre o empregador e o empregado. O empregador paga a maior parte. As taxas específicas variam dependendo do tipo de contrato e da categoria profissional do funcionário, mas taxas padrão se aplicam à maioria das situações de emprego mais comuns.

Conceito	Taxa do Employer	Taxa do Empregado	Taxa Total
Contingências Comuns	23,60%	4,70%	28,30%
Desemprego	5,50%	1,55%	7,05%
Formação Profissional	0,60%	0,10%	0,70%
Fondo de Garantía Salarial (FOGASA)	0,20%	0,00%	0,20%
Total (Padrão)	29,90%	6,35%	36,25%

Nota: As taxas para desemprego podem variar ligeiramente para contratos temporários.

Além disso, os empregadores devem contribuir para cobrir acidentes de trabalho e doenças profissionais. Essa taxa é variável e depende do setor de atividade da empresa e do risco associado ao trabalho do funcionário, variando de cerca de 0,9% a mais de 7%.

A base de contribuição para a Segurança Social é limitada por um limite mensal máximo, que é atualizado anualmente. Para 2025, espera-se que esse limite seja atualizado em relação aos valores do ano anterior. As contribuições são calculadas mensalmente com base no salário bruto do funcionário até essa base máxima.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Os empregadores são responsáveis por reter o Imposto de Renda (IRPF) dos salários dos funcionários e remetê-lo à Agência Tributária espanhola (Agencia Tributaria). O IRPF é um imposto progressivo, ou seja, a alíquota aumenta com a renda. O valor a ser retido é calculado com base na renda anual esperada do funcionário, nas circunstâncias pessoais e familiares (como estado civil, número de dependentes, deficiência) e em certas despesas dedutíveis.

O cálculo da taxa de retenção é complexo e geralmente feito usando softwares oficiais ou ferramentas online fornecidas pela Agência Tributária. A taxa é aplicada sobre a renda sujeita a tributação do funcionário após considerações de reduções e isenções.

Espera-se que as faixas e as taxas do IRPF nacional para 2025 sigam uma estrutura progressiva semelhante aos anos anteriores. Os governos regionais também têm o poder de determinar suas próprias taxas de imposto sobre parte da base de cálculo, levando a variações na carga tributária total dependendo de onde o funcionário reside.

A seguir, as faixas e taxas do IRPF nacional esperadas para 2025. As taxas regionais são aplicadas sobre essas taxas nacionais, geralmente utilizando faixas semelhantes, mas com percentuais diferentes.

Renda Sujeita a Tributação (€)	Taxa Nacional
Até 12.450	9,50%
12.450,01 - 20.200	12,00%
20.200,01 - 35.200	15,00%
35.200,01 - 60.000	18,50%
60.000,01 - 300.000	22,50%
Acima de 300.000	24,50%

Nota: Estas são as taxas nacionais. A taxa total é a soma da taxa nacional e da taxa regional aplicável.

Os empregadores devem obter informações sobre a situação pessoal e familiar do funcionário (normalmente através do Formulário 145) para calcular a taxa de retenção correta. Quaisquer alterações nas circunstâncias durante o ano podem exigir o recálculo da taxa.

Deduções e Isenções Fiscais do Funcionário

Os funcionários na Espanha podem beneficiar-se de várias deduções e isenções que reduzem sua renda sujeita a tributação e, consequentemente, sua responsabilidade pelo IRPF. Elas são consideradas ao calcular a taxa de retenção e também ao preencher a declaração anual de imposto de renda.

Deduções e isenções principais incluem:

• Isenções Pessoais e Familiares: São fornecidas isenções padrão baseadas em idade, número de dependentes (filhos, ascendentes) e deficiência. Essas isenções são subtraídas da renda bruta para determinar a base tributável.
• Despesas relacionadas ao Trabalho: Certos gastos relacionados ao trabalho, como taxas obrigatórias de sindicato ou custos de defesa legal relacionados a disputas trabalhistas, podem ser deduzidos.
• Contribuições para a Segurança Social: A parte do funcionário nas contribuições para a Segurança Social é dedutível da renda bruta.
• Contribuições para Planos de Pensão: As contribuições para planos de pensão privados aprovados são dedutíveis, sujeitos a determinados limites.
• Deduções para Habitação: Embora a dedução geral para aquisição de residência principal tenha sido praticamente eliminada, regras transitórias podem ainda se aplicar para propriedades compradas antes de 2013. Os governos regionais também podem oferecer deduções relacionadas a moradia (por exemplo, deduções de aluguel).
• Outras Deduções: Podem incluir deduções para doações a instituições de caridade, investimentos em certas novas empresas e deduções regionais específicas (por exemplo, despesas de educação, nascimento de filhos).

Os valores específicos das isenções pessoais e familiares e as regras para outras deduções são definidos anualmente e podem variar ligeiramente por região.

Prazos de Conformidade Fiscal e Declaração

Os empregadores na Espanha têm prazos rigorosos para relatar e remeter as retenções de IRPF e contribuições à Segurança Social.

• Contribuições para a Segurança Social: Geralmente, são pagas mensalmente. O prazo de pagamento é até o último dia do mês seguinte ao mês em que os salários foram pagos. O pagamento é normalmente feito eletronicamente.
• Retenção de IRPF: Os valores retidos de IRPF são relatados e pagos trimestralmente ou mensalmente, dependendo do porte da empresa e do volume de retenções.
  • Trimestral: Para a maioria das empresas pequenas e médias, o Formulário 111 (para rendimentos do trabalho e atividades profissionais) e o Formulário 115 (para rendimentos de aluguel de imóveis urbanos) são apresentados trimestralmente. O prazo é até o dia 20 do mês seguinte ao fim do trimestre (20 de abril, 20 de julho, 20 de outubro, 20 de janeiro).
  • Mensal: Grandes empresas com faturamento significativo ou alta quantidade de retenções devem apresentar o Formulário 111 e 115 mensalmente. O prazo é até o dia 20 do mês seguinte.
• Declarações Anuais: Os empregadores devem apresentar declarações de resumo anuais.
  • Formulário 190: Resumo anual de todas as retenções de IRPF declaradas no Formulário 111 ao longo do ano. O prazo é normalmente até 31 de janeiro do ano seguinte.
  • Formulário 180: Resumo anual de todas as retenções de IRPF declaradas no Formulário 115 ao longo do ano. O prazo é normalmente até 31 de janeiro do ano seguinte.
  • Resumo Anual da Segurança Social: Embora não seja um único formulário como os resumos de IRPF, os empregadores devem garantir que todas as contribuições mensais sejam corretamente reportadas via sistema online da Segurança Social (Sistema RED).

O não cumprimento desses prazos ou informações incorretas podem resultar em penalidades, multas e juros.

Considerações Fiscais Especiais para Trabalhadores e Empresas Estrangeiras

A Espanha possui regras específicas para trabalhadores e empresas estrangeiras, dependendo do status de residência fiscal e da natureza de sua presença no país.

• Residência Fiscal: Indivíduos são geralmente considerados residentes fiscais na Espanha se passarem mais de 183 dias no calendário no país ou se seu principal centro de interesses econômicos estiver na Espanha. Residentes são tributados sobre sua renda mundial, enquanto não residentes geralmente apenas sobre renda de fonte espanhola.
• Imposto de Renda de Não Residentes (IRNR): Trabalhadores não residentes que atuam na Espanha estão sujeitos ao IRNR, geralmente a uma taxa fixa sobre sua renda bruta, sem a escala progressiva ou muitas deduções disponíveis aos residentes. A taxa padrão para rendimentos de trabalho de não residentes é 24%. Para residentes de outros países da UE/EEE com acordo de troca de informações, a taxa sobre certos tipos de renda pode ser menor.
• Regime Fiscal Especial (Lei Beckham): Trabalhadores estrangeiros altamente qualificados que se transferem para a Espanha podem optar por um regime fiscal especial (frequentemente referido como a "Lei Beckham"). Esse regime permite que sejam tributados como não residentes pelos primeiros seis anos no país, independentemente do número de dias passados na Espanha. Sob esse regime, a renda de emprego até €600.000 é tributada a uma alíquota fixa de 24%, enquanto a renda que exceder esse limite é tributada a 47%. Outros tipos de renda (como dividendos, juros) são geralmente tributados a taxas fixas (por exemplo, 19%, 21%, 23%). Este regime pode ser benéfico para altos rendimentos, pois evita as taxas progressivas mais altas do sistema IRPF padrão e limita a tributação à renda de origem espanhola (com algumas exceções). Condições rígidas se aplicam para qualificação e manutenção deste regime.
• Empresas Estrangeiras: Uma empresa estrangeira que employ trabalhadores na Espanha pode precisar se registrar como empregador junto ao sistema de Segurança Social espanhola e à Agência Tributária, mesmo que não possua estabelecimento fixo na Espanha. Isso é necessário para cumprir as obrigações do empregador relativas às contribuições da Segurança Social e retenção do IRPF. Os requisitos específicos dependem de se a empresa está empregando diretamente indivíduos sob a legislação trabalhista espanhola ou os envolve sob diferentes arranjos. Um Employer of Record pode ajudar empresas estrangeiras a navegar por essas complexidades e garantir total conformidade sem a necessidade de estabelecer uma entidade local.