Impostos em Espanha

Spain operates a comprehensive tax system that includes both national and regional components, impacting both employers and employees. Understanding these obligations is crucial for companies operating within the country, whether employing local or foreign talent. The primary taxes relevant to employment are Income Tax (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas - IRPF) and Social Security contributions. Employers are responsible for calculating, withholding, and remitting these amounts to the relevant authorities, ensuring compliance with Spanish labor and tax laws.

Navigating the complexities of Spanish payroll and tax regulations requires careful attention to detail, as rules can vary slightly depending on regional governments and specific employee circumstances. Proper management of these processes ensures legal compliance, avoids penalties, and maintains positive employee relations by accurately handling their tax and social security contributions.

Obrigações de Segurança Social e Impostos sobre a Folha de Pagamento do Employer

Employers in Spain are required to contribute to the Social Security system on behalf of their employees. These contributions cover various benefits, including retirement, unemployment, sick leave, and professional training. The contribution base is generally the employee's gross salary, subject to minimum and maximum limits that are updated annually.

The total Social Security contribution rate is split between the employer and the employee. The employer pays the larger portion. The specific rates vary depending on the type of contract and the employee's professional category, but standard rates apply to most common employment situations.

Concepto	Taxa do Employer	Taxa do Empregado	Taxa Total
Contingências Comuns	23,60%	4,70%	28,30%
Desemprego	5,50%	1,55%	7,05%
Formação Profissional	0,60%	0,10%	0,70%
Fundo de Garantia Salarial (FOGASA)	0,20%	0,00%	0,20%
Total (Padrão)	29,90%	6,35%	36,25%

Nota: As taxas de desemprego podem variar ligeiramente para contratos temporários.

Além disso, employers must contribute to cover accidents at work and occupational diseases. This rate is variable and depends on the company's activity sector and the risk associated with the employee's job, ranging from around 0,9% a mais de 7%.

A base de contribuição para a Segurança Social é limitada por um limite máximo mensal, que é ajustado anualmente. Para 2025, espera-se que esse limite seja atualizado a partir dos valores do ano anterior. As contribuições são calculadas mensalmente com base no salário bruto do empregado até essa base máxima.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Employers are responsible for withholding Income Tax (IRPF) from employee salaries and remitting it to the Spanish Tax Agency (Agencia Tributaria). IRPF is a progressive tax, meaning the tax rate increases with income. The amount to be withheld is calculated based on the employee's expected annual income, personal and family circumstances (such as marital status, number of dependents, disability), and certain deductible expenses.

The calculation of the withholding rate is complex and typically done using official software or online tools provided by the Tax Agency. The rate is applied to the employee's taxable income after considering certain reductions and allowances.

The national IRPF tax brackets and rates for 2025 are expected to follow a similar progressive structure to previous years. Regional governments also have the power to set their own tax rates for a portion of the tax base, leading to variations in the total tax burden depending on where the employee resides.

Below are the expected national IRPF tax brackets and rates for 2025. Regional rates are applied on top of these national rates, typically using similar brackets but with different percentages.

Renda Tributável (€)	Taxa Nacional
Até 12.450	9,50%
12.450,01 - 20.200	12,00%
20.200,01 - 35.200	15,00%
35.200,01 - 60.000	18,50%
60.000,01 - 300.000	22,50%
Acima de 300.000	24,50%

Nota: Estas são as taxas nacionais. A taxa total é a soma da taxa nacional e da taxa regional aplicável.

Employers must obtain information about the employee's personal and family situation (usually via Form 145) to calculate the correct withholding rate. Any changes in circumstances during the year may require recalculation of the rate.

Deduções e Abatimentos Fiscais dos Empregados

Employees in Spain can benefit from various deductions and allowances that reduce their taxable income and, consequently, their IRPF liability. These are taken into account when calculating the withholding rate and also when the employee files their annual tax return.

Key deductions and allowances include:

• Abatimentos Pessoais e Familiares: Abatimentos padrão são fornecidos com base na idade, número de dependentes (filhos, ascendentes) e deficiência. Esses abatimentos são subtraídos da renda bruta para chegar à base tributável.
• Despesas relacionadas ao Trabalho: Certas despesas relacionadas ao trabalho, como taxas sindicais obrigatórias ou custos de defesa legal relacionados a disputas trabalhistas, podem ser deduzidas.
• Contribuições para a Segurança Social: A parte do empregado nas contribuições para a Segurança Social é dedutível da renda bruta.
• Contribuições para Planos de Pensão: Contribuições para planos de pensão privados aprovados são dedutíveis, sujeitas a certos limites.
• Deduções de Habitação: Embora a dedução geral para aquisição de residência principal tenha sido amplamente abolida, regras transitórias ainda podem se aplicar a propriedades adquiridas antes de 2013. Os governos regionais também podem oferecer deduções relacionadas à habitação (por exemplo, deduções de aluguel).
• Outras Deduções: Podem incluir deduções para doações a instituições de caridade, investimentos em certas novas empresas e deduções regionais específicas (por exemplo, despesas de educação, nascimento de filhos).

Os valores específicos para abatimentos pessoais e familiares e as regras para outras deduções são definidos anualmente e podem variar ligeiramente por região.

Prazos de Conformidade Fiscal e Declaração

Employers in Spain have strict deadlines for reporting and remitting withheld IRPF and Social Security contributions.

• Contribuições para a Segurança Social: Geralmente são pagas mensalmente. O prazo para pagamento é o último dia do mês calendário seguinte ao mês em que os salários foram pagos. O pagamento é geralmente feito eletronicamente.
• Retenção de IRPF: Os valores retidos de IRPF são declarados e pagos trimestralmente ou mensalmente, dependendo do tamanho da empresa e do volume de retenções.
  • Trimestral: Para a maioria das pequenas e médias empresas, o Formulário 111 (para rendimentos do trabalho e atividades profissionais) e o Formulário 115 (para rendimentos de aluguel de imóveis urbanos) são apresentados trimestralmente. O prazo é até o dia 20 do mês seguinte ao término do trimestre (20 de abril, 20 de julho, 20 de outubro, 20 de janeiro).
  • Mensal: Grandes empresas com volume de retenções significativo ou alto volume de retenções devem apresentar o Formulário 111 e 115 mensalmente. O prazo é até o dia 20 do mês seguinte.
• Resumos Anuais: Employers must file annual summary declarations.
  • Formulário 190: Resumo anual de todas as retenções de IRPF declaradas no Formulário 111 ao longo do ano. O prazo geralmente é até 31 de janeiro do ano seguinte.
  • Formulário 180: Resumo anual de todas as retenções de IRPF declaradas no Formulário 115 ao longo do ano. O prazo geralmente é até 31 de janeiro do ano seguinte.
  • Resumo Anual da Segurança Social: Embora não seja um formulário único como os resumos de IRPF, os empregadores devem garantir que todas as contribuições mensais sejam corretamente reportadas via sistema online da Segurança Social (Sistema RED).

O não cumprimento desses prazos ou relatórios incorretos podem resultar em penalidades, sobretaxas e juros.

Considerações Fiscais Especiais para Trabalhadores e Empresas Estrangeiras

Spain has specific rules for foreign workers and companies, depending on their tax residency status and the nature of their presence in the country.

• Residência Fiscal: Indivíduos são geralmente considerados residentes fiscais na Espanha se passam mais de 183 dias em um ano civil no país ou se seu principal centro de interesses econômicos está na Espanha. Residentes são tributados sobre sua renda mundial, enquanto não residentes geralmente são tributados apenas sobre renda de fonte espanhola.
• Imposto de Renda de Não Residentes (IRNR): Empregados não residentes que trabalham na Espanha estão sujeitos ao IRNR, geralmente a uma taxa fixa sobre sua renda bruta, sem a escala progressiva ou muitas deduções disponíveis para residentes. A taxa padrão para rendimentos de trabalho de não residentes é de 24%. Para residentes de outros países da UE/EEE com acordo de troca de informações, a taxa sobre certos tipos de renda pode ser menor.
• Regime Fiscal Especial (Lei Beckham): Trabalhadores estrangeiros altamente qualificados que se mudam para a Espanha podem optar por um regime fiscal especial (frequentemente referido como a "Lei Beckham"). Este regime permite que eles sejam tributados como não residentes pelos primeiros seis anos na Espanha, independentemente do número de dias passados no país. Sob este regime, a renda de emprego até €600.000 é tributada a uma taxa fixa de 24%, enquanto a renda acima desse limite é tributada a 47%. Outros tipos de renda (como dividendos, juros) geralmente são tributados a taxas fixas (por exemplo, 19%, 21%, 23%). Este regime pode ser benéfico para altos rendimentos, pois evita as taxas progressivas mais altas do IRPF padrão e limita a tributação à renda de fonte espanhola (com algumas exceções). Condições rigorosas se aplicam para qualificação e manutenção deste regime.
• Empresas Estrangeiras: Uma empresa estrangeira empregando trabalhadores na Espanha pode precisar se registrar como empregador no sistema de Segurança Social espanhol e na Agência Tributária, mesmo que não possua estabelecimento permanente na Espanha. Isso é necessário para cumprir as obrigações do empregador relativas às contribuições para a Segurança Social e retenção de IRPF. Os requisitos específicos dependem de se a empresa está empregando diretamente indivíduos sob a legislação trabalhista espanhola ou os envolvendo sob outros arranjos. Um serviço de Employer of Record pode ajudar empresas estrangeiras a navegar por essas complexidades e garantir total conformidade sem precisar estabelecer uma entidade local.