Penalidades para os empregadores que enviam as formas W-2 com atraso ao IRS

Não é tão comum que empregadores esqueçam de apresentar seus formulários W2 ao IRS até o prazo de 31 de janeiro. Mas pode acontecer, e se acontecer, você precisa saber com o que está lidando.

A não conformidade é tratada de forma bastante rígida pelo IRS porque eles querem desencorajar essa prática, então, infelizmente, haverá penalidades por atraso no envio. Investigamos os tipos de penalidades que você pode esperar pagar, quanto tempo tem para corrigir o problema, e quais passos pode tomar para evitar penalidades no futuro.

Principais pontos de atenção

• Empregadores devem apresentar formulários W2 ao IRS até 31 de janeiro para evitar pagar penalidades.
• Penalidades por atraso variam entre $60 - $340 por formulário. Multas por desrespeito intencional começam em $680+ por formulário.

Por que é importante enviar o formulário W2 até o prazo?

O formulário W2 é a principal declaração de salários e impostos exigida pelo Internal Revenue Service (IRS) e pela Social Security Administration (SSA). A declaração mostra o imposto de renda, imposto de seguridade social e imposto de Medicare que foram retidos da folha de pagamento dos empregados durante um determinado ano fiscal. Essas agências federais conciliam os números de reporte de salários e retenção de impostos com base nesses relatórios.

Se o problema se estender ao fato de o empregador não fornecer um W2 ao empregado até o prazo, então as declarações de imposto de renda pessoal também não podem ser concluídas.

Podemos imaginar a disrupção que isso causa quando os empregadores não enviam os formulários W2 a tempo. Não apenas o IRS e a SSA não conseguem concluir o período fiscal rapidamente, como os empregados terão que apresentar formulários alternativos, e podem também pagar penalidades por atraso no envio se não estiverem cientes de procedimentos alternativos.

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Por que você deve pagar penalidades por atrasos no envio do W2?

De nossa discussão, as implicações de atrasos na entrega do W2 ficam mais claras. Como isso causa disrupção em múltiplos processos governamentais, o IRS deseja desencorajar o não cumprimento generalizado. As penalidades são uma resposta punitiva por não submissão ou submissão tardia. A teoria é que, quando as pessoas sentem no bolso, elas evitam erros futuros.

Por essa razão, é improvável que você evite pagar penalidades por entregas tardias do W-2. O IRS é bastante consistente na aplicação das regras de penalidades. Para transgressões graves e contínuas, o IRS pode até aplicar penalidades criminais, mas esses casos podem ser evitados simplesmente permanecendo em conformidade.

Prazos exatos para envio do formulário W2

O principal prazo para envio do W2 é 31 de janeiro de cada ano. Se este dia cair em final de semana ou feriado público, geralmente deve ser feito no primeiro dia útil após essa data. O IRS publica prazos exatos para cada temporada fiscal, e esse prazo se aplica tanto ao envio em papel quanto ao eletrônico. Os empregadores devem enviar as cópias do W2 aos empregados até essa data.

Quem planeja solicitar uma prorrogação para o envio do W2 à SSA deve fazê-lo antes do prazo. Isso é feito usando o Formulário 8809, que se aplica ao envio de declarações de informações (W2, e 1099-NEC para contratados independentes incluídos). Prorrogações são por um período de 30 dias e só são concedidas por motivos específicos, como desastres naturais, incêndios ou doenças graves.

Penalidades potenciais por atrasos no envio do W2

Uma vez passado o prazo de 31 de janeiro (ou outra data publicada), as penalidades são automaticamente acionadas para formulários W2 pendentes. É por isso que o envio pontual é tão crucial. Assim que começar a incorrer em penalidades, pode esperar que elas cresçam até que as informações necessárias sejam submetidas. Elas dificilmente serão isentas, e atrasos adicionais podem levar a ações mais sérias.

As penalidades são calculadas por formulário e podem ser ajustadas pela inflação. Falhas no envio de declarações de informações são penalizadas com base numa estrutura escalonada. Basicamente, isso significa que quanto mais tempo passar sem enviar os formulários, mais você pagará em penalidades.

Prazo	Penalidade	Penalidade máxima
Enviado dentro de 30 dias após o prazo	$60 por formulário	$664.500 por ano

$232.500 para pequenas empresas |
| 31 dias - 1º de agosto | $130 por formulário | $1.993.500 por ano

$664.500 para pequenas empresas |
| Após 1º de agosto | $340 por formulário | $3.987.000 por ano

$1.329.000 para pequenas empresas |
| Desrespeito intencional | $680 por formulário | Sem limite máximo |

O IRS determina ‘desrespeito intencional’ usando vários critérios, incluindo:

• Se você possui histórico de envios tardios de W2.
• Quão rapidamente o problema foi resolvido uma vez que foi constatado que o envio do W2 foi atrasado.
• Resposta às solicitações do IRS para retificar o problema.
• Se houve uma decisão empresarial intencional de pular o envio do W2 para evitar outras obrigações financeiras. Isso é considerado gravíssimo e pode acarretar penalidades, multas ou acusações separadas.

Se uma empresa consegue demonstrar uma razão séria para a não conformidade (desastre natural, morte do proprietário, doença grave, etc.) ou que um profissional de impostos forneceu informações incorretas, o IRS não classificará a não conformidade como desrespeito intencional.

Outras razões para penalidades relacionadas aos formulários W2

Existem várias outras razões pelas quais penalidades podem ser aplicadas às submissões do W2. Geralmente, são erros relacionados à precisão do envio, e são aplicadas porque interferem na fiscalização feita pelas autoridades federais.

• Falta do número de identificação fiscal (TIN).
• Informação requerida ausente.
• Enviar formulários em papel quando é obrigatório fazer e-filing.
• Não fornecer cópias aos empregados.
• Enviar formulários fraudulentos.

Um empregador pode enfrentar penalidades adicionais caras dependendo do que ocorreu. Por exemplo, informações incorretas podem ser corrigidas usando os formulários W2c e W3, devendo ser feitos o mais rápido possível após o prazo. Mas, se o IRS identificar potencial fraude, a empresa pode enfrentar penalidades civis e até criminalização.

Para empresas que gerenciam funcionários remotos (localmente ou globalmente), a conformidade com o W2 pode ser complexa. Ao fazer parceria com um Employer of Record, você pode transferir a responsabilidade de conformidade regulatória para fora de sua empresa. Fale com um especialista da Rivermate sobre como isso funciona.

O que fazer agora para corrigir atrasos no envio do W2

Se você perdeu o prazo do W2, é preciso agir com decisão. Não espere até a próxima temporada fiscal. Se puder corrigir o problema dentro de 30 dias após o prazo, pagará a penalidade menor de $60 por formulário versus $340 ou mais.

1. Envie dentro de 30 dias após o prazo

Envie suas cópias pendentes do W2 à Social Security Administration (SSA) assim que puder (verificando se as informações estão corretas antes de enviar). Recomenda-se, neste momento, usar o portal SSA Business Service Online para envio rápido e confirmação de recebimento.
Você ainda pagará uma penalidade de atraso de $60 por formulário, a menos que tenha solicitado e recebido permissão para uma extensão.

2. Envie até 1º de agosto

Se não puder cumprir o prazo de 30 dias, seu próximo objetivo deve ser fazer uma apresentação precisa até 1º de agosto, no máximo. Se você não entregou formulários W2 aos empregados entre 31 de janeiro e o fim da temporada fiscal, essa deve ser sua prioridade. Penalidades passarão a ser $130 por formulário, com valor máximo de $1.993.500 e $664.500 para pequenas empresas. O valor aumenta bastante para refletir o atraso.

O próximo passo envolverá penalidades mais pesadas e possivelmente uma auditoria para determinar as razões da não conformidade. Essa etapa deve ser evitada ao máximo, pois coloca os empregadores em uma situação delicada.

3. Corrija erros nas submissões do W2

Se o problema estiver relacionado a informações incorretas ou omitidas, o caminho mais fácil é enviar o formulário correto dentro de 30 dias após o prazo (antes, se possível).

4. Evite reincidência

Ao mesmo tempo em que resolve o problema atual, adote essas etapas simples para evitar pagar penalidades no futuro:

• Conduza uma reconciliação de folha de pagamento antes do final do ano, garantindo que todas as informações estejam corretas. Sempre revise os W2 antes de enviar. Essa simples ação pode evitar uma perda financeira.
• Verifique todos os TINs dos empregados e contratados independentes antes do final do ano.
• Atribua a uma pessoa a responsabilidade pelo envio do W2 e de outras declarações de informação, estabelecendo prazos claros.
• Use um software de folha de pagamento que ajude a preparar o W2 em um formato aceito pelo SSA.

Conclusão

As penalidades por não envio ou envio atrasado dos formulários W2 ao SSA geram multas punitivas substanciais para os empregadores. Quanto mais tempo levar para corrigir a situação, maiores serão as penalidades a serem pagas.

O objetivo principal é resolver a questão o mais rápido possível e responder prontamente a qualquer correspondência do IRS decorrente da não conformidade.

Para empregadores com situações de emprego únicas, como trabalhadores remotos globais (incluindo cidadãos americanos) e contratados independentes, há uma solução na forma de um Employer of Record ou Contractor of Record, que garantirá que toda a conformidade regulatória seja cumprida. Isso transferirá totalmente a responsabilidade pelas submissões de W2 ou 1099-NEC para sua empresa.

FAQs: Penalidade por empregador que não envia W2

1. Um empregador pode ter problemas por não enviar o W2?

Sim, um empregador pode ter problemas por não enviar até o prazo estipulado. Penalidades incidem uma vez que o prazo passa, de forma escalonada. Quanto mais tempo os formulários ficarem pendentes, maior será o valor das penalidades. Em casos de não conformidade voluntária ou negligente (definida como recusa consciente e deliberada de cumprir uma solicitação), consequências mais graves podem ser aplicadas.

2. O que acontece se um empregador não enviar um W2?

Um empregador é obrigado por lei a fornecer um W2 ao empregado até 31 de janeiro (ou próxima data estipulada). O empregado deve contactar o empregador após essa data para solicitar o formulário, e caso não receba resposta, pode ligar para o IRS pelo 800-829-1040 após 15 de fevereiro. Se nenhum formulário for recebido até a data limite, use o Formulário 4852 para enviar informações.

3. Quais formulários devem ser enviados ao IRS para contratados independentes?

O IRS exige que empregadores enviem dois formulários diferentes para compensação. Um para salários de empregado, chamado W2. O outro relacionado a contratados independentes é o Formulário 1099-NEC (compensação de não empregado). O 1099-NEC deve ser enviado até 31 de janeiro, e reporta pagamentos superiores a $600 durante o ano fiscal. Se um contratado independente não enviou o formulário W9, será necessário fazer a “retenção de backup” nos pagamentos e, em seguida, enviar o Formulário 945 para reportar essa retenção.