Neem personeel in dienst in Oekraïne via onze Employer of Record (EOR)

Een Employer of Record (EOR) is een derde partij die de juridische en administratieve verantwoordelijkheden op zich neemt voor het in dienst nemen van werknemers namens een ander bedrijf. Deze regeling stelt bedrijven in staat om werknemers aan te nemen in landen waar ze geen juridische entiteit hebben, waardoor ze hun wereldwijde bereik effectief kunnen uitbreiden zonder de noodzaak om een lokale dochteronderneming of vestiging op te zetten. Voor Oekraïne kan een EOR bijzonder nuttig zijn, omdat het buitenlandse bedrijven in staat stelt om gebruik te maken van de geschoolde beroepsbevolking en de groeiende economie van het land, terwijl ze navigeren door de complexiteit van lokale arbeidswetten, belastingregelingen en werkpraktijken. Deze regeling kan internationale bedrijfsuitbreiding vergemakkelijken en economische groei in Oekraïne bevorderen door buitenlandse investeringen aan te trekken en werkgelegenheid te creëren.

Hoe werkt EOR?

Een Employer of Record opereert door de rol van de juridische werkgever op zich te nemen voor de werknemers van een klantbedrijf in een specifiek land. Het proces omvat doorgaans de volgende stappen:

1. Het klantbedrijf identificeert een kandidaat die ze willen aannemen in Oekraïne.
2. De EOR gaat een overeenkomst aan met het klantbedrijf om de werknemer namens hen in dienst te nemen.
3. De EOR behandelt alle juridische en administratieve aspecten van de tewerkstelling, waaronder:
   • Het opstellen en ondertekenen van arbeidsovereenkomsten
   • Het beheren van loonadministratie en belastinginhoudingen
   • Het waarborgen van naleving van lokale arbeidswetten en -voorschriften
   • Het verstrekken van verplichte voordelen en verzekeringen
   • Het afhandelen van HR-gerelateerde taken en werknemerrelaties
4. Het klantbedrijf behoudt het dagelijkse beheer en de aansturing van het werk van de werknemer.
5. De EOR factureert het klantbedrijf voor het salaris van de werknemer, voordelen en bijbehorende kosten, plus een servicevergoeding.

Deze regeling stelt het klantbedrijf in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl de EOR de complexiteit van internationale tewerkstelling beheert.

Voordelen van het gebruik van een EOR

Het gebruik van een Employer of Record in Oekraïne biedt verschillende voordelen voor bedrijven die hun activiteiten willen uitbreiden of talent willen aannemen in het land:

1. Snelle markttoegang: Bedrijven kunnen snel een aanwezigheid in Oekraïne vestigen zonder de noodzaak om een juridische entiteit op te zetten, wat tijd en middelen bespaart.
2. Nalevingsgarantie: EOR's zijn goed op de hoogte van lokale arbeidswetten, belastingregelingen en werkpraktijken, wat volledige naleving garandeert en juridische risico's minimaliseert.
3. Kosteneffectieve uitbreiding: Het gebruik van een EOR elimineert de noodzaak voor substantiële initiële investeringen in het opzetten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
4. Flexibiliteit: Bedrijven kunnen hun personeelsbestand eenvoudig opschalen of afbouwen zonder de langetermijnverplichtingen die gepaard gaan met het onderhouden van een lokale entiteit.
5. Toegang tot lokale expertise: EOR's bieden waardevolle inzichten in lokale zakelijke praktijken, culturele normen en marktomstandigheden.
6. Vereenvoudigde administratie: De EOR behandelt complexe administratieve taken, waardoor het klantbedrijf zich kan concentreren op kernactiviteiten.
7. Risicobeperking: Door de juridische werkgeversverantwoordelijkheden op zich te nemen, helpt de EOR het klantbedrijf te beschermen tegen potentiële werkgerelateerde aansprakelijkheden.
8. Werknemerstevredenheid: Werknemers profiteren van lokaal conforme arbeidsovereenkomsten, tijdige salarisbetalingen en passende voordelen, wat leidt tot hogere werktevredenheid en retentie.

Door gebruik te maken van een Employer of Record-service kunnen bedrijven effectief navigeren door de unieke uitdagingen en kansen die de zakelijke omgeving van Oekraïne biedt, terwijl ze bijdragen aan de economische groei en ontwikkeling van het land.

Het arbeidslandschap van Oekraïne wordt gekenmerkt door een goed opgeleide beroepsbevolking die aanzienlijke veranderingen ondergaat door economische hervormingen, technologische vooruitgang en voortdurende regionale conflicten. Het land staat voor demografische uitdagingen, waaronder een vergrijzende bevolking en de migratie van geschoolde werknemers. Hoewel traditionele industrieën belangrijk blijven, is er een groeiende nadruk op het diversifiëren van de economie en het ontwikkelen van sectoren zoals IT, landbouw en diensten.

Overzicht van Arbeidswetten

De arbeidswetten van Oekraïne worden voornamelijk beheerst door het Arbeidswetboek, dat de rechten en plichten van zowel werkgevers als werknemers beschrijft. Belangrijke aspecten zijn onder meer:

• Standaard werkweek van 40 uur
• Minimaal 24 kalenderdagen betaald jaarlijks verlof
• Zwangerschapsverlof van 126 kalenderdagen (70 dagen voor en 56 dagen na de bevalling)
• Verbod op discriminatie op basis van geslacht, leeftijd, ras of andere factoren
• Strikte regels voor het beëindigen van arbeidsovereenkomsten

Werkgevers moeten ook voldoen aan veiligheidsvoorschriften op de werkplek en sociale verzekeringsbijdragen voor hun werknemers leveren.

Culturele Overwegingen

Het begrijpen van de Oekraïense werkcultuur is cruciaal voor succesvolle bedrijfsvoering:

1. Hiërarchie: Veel organisaties handhaven een hiërarchische structuur, waarbij respect voor autoriteitsfiguren belangrijk is.
2. Communicatie: Oekraïners zijn vaak direct in hun communicatie, maar beleefdheid wordt nog steeds gewaardeerd. Non-verbale signalen spelen een belangrijke rol.
3. Werkethiek: Oekraïners staan bekend om hun sterke werkethiek en toewijding aan hun werk.
4. Werk-privébalans: Hoewel werk belangrijk is, wordt gezinsleven hoog gewaardeerd. Flexibiliteit voor gezinsbehoeften wordt vaak verwacht.
5. Taal: Oekraïens is de officiële taal, maar Russisch wordt ook veel gesproken, vooral in oostelijke regio's.

Uitdagingen van Directe Werving

Directe werving in Oekraïne kan verschillende uitdagingen met zich meebrengen:

1. Juridische complexiteit: Het navigeren door de Oekraïense arbeidswetten en -regels kan complex zijn voor buitenlandse bedrijven die niet vertrouwd zijn met het lokale rechtssysteem.
2. Taalbarrière: Tenzij men vloeiend Oekraïens of Russisch spreekt, kan communicatie tijdens het wervingsproces en de dagelijkse werkzaamheden uitdagend zijn.
3. Culturele verschillen: Het begrijpen en aanpassen aan de lokale werkcultuur en verwachtingen kan moeilijk zijn voor buitenlandse werkgevers.
4. Administratieve last: Het beheren van loonadministratie, belastingen en sociale bijdragen in overeenstemming met lokale regelgeving kan tijdrovend en complex zijn.
5. Behoud van talent: Met de toenemende uittocht van geschoolde werknemers kan het behouden van toptalent een uitdaging zijn.
6. Regionale variaties: Aanzienlijke verschillen in arbeidsmarkten en zakelijke praktijken tussen West- en Oost-Oekraïne kunnen landelijke wervingsstrategieën compliceren.
7. Economische instabiliteit: Voortdurende conflicten en economische schommelingen kunnen onzekerheid creëren in langetermijn personeelsplanning.

Om deze uitdagingen te overwinnen, kiezen veel buitenlandse bedrijven ervoor om samen te werken met lokale experts of gebruik te maken van diensten zoals Employer of Record (EOR) om hun wervings- en tewerkstellingsprocessen in Oekraïne te vergemakkelijken.

Het loon- en belastingsysteem van Oekraïne is zo gestructureerd dat zowel werkgevers als werknemers bijdragen aan de sociale zekerheid en openbare diensten van het land. Het systeem omvat verschillende bijdragen en aftrekkingen, waarbij werkgevers aanzienlijke verantwoordelijkheden dragen bij het beheren van deze financiële verplichtingen. Laten we de complexiteit van loon en belastingen in Oekraïne verkennen, waarbij we de rollen en verantwoordelijkheden van zowel werkgevers als werknemers onderzoeken. In Oekraïne omvatten de primaire componenten van het loon- en belastingsysteem de Gecombineerde Sociale Bijdrage (GSB), de Personenbelasting (PB) en de Militaire Belasting. Deze elementen vormen de ruggengraat van het sociale zekerheid- en belastingkader van het land, met specifieke verplichtingen voor zowel werkgevers als werknemers.

Werkgeversbijdragen

Werkgevers in Oekraïne hebben verschillende belastingverplichtingen die zij moeten nakomen om te voldoen aan de regelgeving van het land:

Gecombineerde Sociale Bijdrage (GSB)

De GSB is een verplichte sociale zekerheidbijdrage die werkgevers moeten betalen namens hun werknemers. Het standaardtarief voor de GSB is 22% van het brutoloon van de werknemer. Deze bijdrage gaat naar verschillende sociale verzekeringsprogramma's, waaronder pensioenfondsen, werkloosheidsverzekering en gezondheidszorg.

Personenbelasting (PB) Inhouding

Hoewel werknemers uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het betalen van de Personenbelasting, spelen werkgevers een cruciale rol in het proces. Zij zijn verplicht om PB in te houden op de salarissen van hun werknemers tegen een standaardtarief van 18%. Deze inhouding zorgt ervoor dat de belastingverplichtingen van werknemers het hele jaar door consistent worden nagekomen.

Militaire Belasting Inhouding

Naast PB moeten werkgevers ook een militaire belasting van 1,5% inhouden op de salarissen van hun werknemers. Deze belasting werd ingevoerd als een tijdelijke maatregel ter ondersteuning van de defensie-inspanningen van Oekraïne, maar is nog steeds van kracht.

Betalingstermijnen en Rapportage

Werkgevers moeten zich houden aan specifieke deadlines voor het afdragen van de belastingen die zij inhouden. PB en militaire belasting moeten op dezelfde dag aan de belastingautoriteiten worden betaald als de salarissen worden uitbetaald. De GSB is echter meestal verschuldigd op de 20e van de maand volgend op de salarisbetaling.

Registratie en Naleving

Om legaal te opereren, moeten werkgevers zich registreren als belastingbetalers bij de Oekraïense belastingautoriteiten. Dit registratieproces kan meestal online worden voltooid, waardoor de administratieve last wordt verminderd. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het bijhouden van nauwkeurige gegevens en het indienen van regelmatige rapporten bij de belastingautoriteiten.

Werknemersbijdragen

Hoewel werkgevers een groot deel van de belastingadministratie afhandelen, hebben werknemers in Oekraïne ook financiële verplichtingen binnen het loon- en belastingsysteem:

Personenbelasting (PB)

Werknemers zijn onderworpen aan een vast PB-tarief van 18% op hun inkomsten. Deze belasting wordt automatisch ingehouden op hun salarissen door hun werkgevers, wat het proces voor individuele werknemers vereenvoudigt.

Militaire Belasting

De militaire belasting van 1,5% wordt ook direct ingehouden op de salarissen van werknemers. Net als PB wordt deze inhouding beheerd door de werkgever, waardoor er geen extra actie van de werknemer nodig is.

Gecombineerde Sociale Bijdrage (GSB)

Het is belangrijk op te merken dat hoewel de GSB een aanzienlijke impact heeft op de totale kosten van werkgelegenheid, deze niet direct wordt ingehouden op de salarissen van werknemers. In plaats daarvan wordt deze bijdrage van 22% volledig door de werkgever betaald.

Het begrijpen van deze loon- en belastingverplichtingen is cruciaal voor zowel werkgevers als werknemers in Oekraïne. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan alle regelgeving en deadlines, terwijl werknemers zich bewust moeten zijn van de inhoudingen op hun salarissen en de voordelen die deze bijdragen bieden. Door samen te werken binnen dit systeem, dragen beide partijen bij aan de sociale welvaart en economische stabiliteit van Oekraïne.

Werknemersvoordelen in Oekraïne zijn een cruciaal aspect van het arbeidslandschap van het land en bieden essentiële ondersteuning en zekerheid voor werknemers. Terwijl de overheid een robuust pakket aan voordelen verplicht stelt, gaan veel werkgevers verder om toptalent aan te trekken en te behouden. Als een Employer of Record (EOR) navigeert Rivermate deskundig door dit complexe systeem, waarbij naleving van verplichte voordelen wordt gewaarborgd en bedrijven worden geholpen bij het implementeren van aantrekkelijke optionele voordelenpakketten. Deze uitgebreide aanpak beschermt niet alleen werknemers, maar verhoogt ook de aantrekkingskracht van de werkgever in een competitieve arbeidsmarkt.

Verplichte Voordelen

De Oekraïense wet vereist dat werkgevers verschillende essentiële voordelen aan hun werknemers bieden:

• Pensioenbijdragen: Werkgevers dragen 22% van het brutoloon van een werknemer bij aan de Unified Social Tax (UST), die gedeeltelijk het staats pensioenstelsel financiert.
• Werkloosheidsuitkeringen: De UST financiert ook werkloosheidssteun voor in aanmerking komende werknemers die onvrijwillig hun baan verliezen.
• Tijdelijke arbeidsongeschiktheidsuitkeringen: Werknemers hebben recht op betaald ziekteverlof tot vier maanden, waarbij de eerste vijf dagen door de werkgever worden gefinancierd en de rest wordt gedekt door het Sociale Verzekeringsfonds.
• Zwangerschapsverlof: Nieuwe moeders ontvangen 126 dagen betaald zwangerschapsverlof, gefinancierd door het Sociale Verzekeringsfonds.
• Arbeidsongevallen en beroepsziekte-uitkeringen: Er wordt compensatie geboden voor medische kosten en inkomensverlies als gevolg van werkgerelateerde verwondingen of ziekten.
• Overlijdensuitkeringen: Financiële bijstand kan beschikbaar zijn voor nabestaanden in geval van overlijden van een werknemer.

Optionele Voordelen

Om aantrekkelijkere arbeidsvoorwaarden te creëren, bieden veel Oekraïense werkgevers extra voordelen:

• Groepslevensverzekering: Biedt financiële zekerheid voor de familie van een werknemer in geval van overlijden.
• Maaltijdvouchers of -toelagen: Helpt voedselkosten tijdens werkuren te compenseren.
• Prestatiebonussen: Stimuleert werknemers en beloont prestaties.
• Extra vakantiedagen: Bevordert de balans tussen werk en privéleven bovenop de verplichte 24 dagen betaald verlof.
• Flexibele werkregelingen: Omvat opties voor thuiswerken of flexibele uren om de balans tussen werk en privéleven te verbeteren.
• Ondersteuning voor professionele ontwikkeling: Biedt trainingsprogramma's, deelname aan conferenties of vergoeding van collegegeld voor verdere opleiding.
• Bedrijfsauto's of autotoelagen: Faciliteert werkgerelateerde reizen voor specifieke functies of hogere posities.
• Lidmaatschappen van sportscholen of fitnessfaciliteiten op locatie: Bevordert de gezondheid en het welzijn van werknemers.
• Gratis of gesubsidieerde maaltijden: Biedt een extra voordeel voor werknemers op de werkplek.

Door een mix van verplichte en optionele voordelen aan te bieden, kunnen werkgevers in Oekraïne uitgebreide pakketten creëren die niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook waardevol talent aantrekken en behouden. Als EOR helpt Rivermate bedrijven bij het navigeren door deze voordelen, waarbij zowel naleving als concurrentievermogen op de Oekraïense arbeidsmarkt wordt gewaarborgd.

Het proces van beëindiging en offboarding in Oekraïne wordt beheerst door specifieke regels die zijn vastgelegd in de Oekraïense Arbeidswet. Het begrijpen van deze procedures is cruciaal voor zowel werkgevers als werknemers om een soepele en wettelijk conforme overgang te waarborgen.

Beëindigingsproces

In Oekraïne kan de arbeidsovereenkomst onder verschillende omstandigheden worden beëindigd, hetzij geïnitieerd door de werkgever of de werknemer. Wettige gronden voor ontslag zijn onder andere:

• Wangedrag van de werknemer (bijv. ernstige schendingen van de arbeidsdiscipline)
• Onbekwaamheid van de werknemer
• Overbodigheid door herstructurering van het bedrijf
• Sluiting of liquidatie van het bedrijf

Werknemers kunnen ook ontslag nemen of beëindiging initiëren als reactie op een contractbreuk door de werkgever.

Opzegtermijnen

De vereiste opzegtermijnen variëren afhankelijk van de reden voor beëindiging:

• Door de werkgever geïnitieerd ontslag (behalve bij overbodigheid of liquidatie): Eén maand schriftelijke opzegging
• Door de werkgever geïnitieerde overbodigheid of liquidatie: Twee maanden schriftelijke opzegging
• Door de werknemer geïnitieerde ontslagname: Twee weken schriftelijke opzegging

Het is belangrijk op te merken dat er enkele uitzonderingen zijn op deze opzegtermijnen zoals uiteengezet in de Oekraïense Arbeidswet.

Ontslagvergoeding

De Oekraïense wet schrijft ontslagvergoeding voor in bepaalde situaties:

• Overbodigheid: Gelijk aan één maand gemiddeld salaris
• Sluiting of liquidatie van het bedrijf: Gebaseerd op het gemiddelde salaris van de werknemer en de duur van de dienst
• Ontslag van de werknemer vanwege contractbreuk door de werkgever: Kan recht hebben op ontslagvergoeding afhankelijk van de aard van de contractbreuk

Offboardingproces

Het offboardingproces in Oekraïne omvat doorgaans de volgende stappen:

1. Formele kennisgeving: Geef schriftelijke kennisgeving van beëindiging volgens de vereiste opzegtermijn.
2. Exitgesprek: Voer een exitgesprek om feedback te verzamelen en een soepele overgang te waarborgen.
3. Teruggave van bedrijfseigendommen: Zorg ervoor dat alle bedrijfseigendommen worden geretourneerd, inclusief apparatuur, toegangspassen en vertrouwelijke informatie.
4. Laatste salarisbetaling: Verwerk de laatste salarisbetaling, inclusief eventuele openstaande lonen, niet-gebruikte vakantiedagen en toepasselijke ontslagvergoeding.
5. Documentatie: Voltooi de noodzakelijke papieren, inclusief een beëindigingsovereenkomst en eventuele vereiste overheidsformulieren.
6. Sluiting van voordelen: Rond eventuele werknemersvoordelen af, zoals ziektekostenverzekering of pensioenbijdragen.
7. Referenties: Geef een referentiebrief indien gevraagd en overeengekomen.

Door deze procedures te volgen, kunnen zowel werkgevers als werknemers zorgen voor een wettelijk conforme en professionele beëindiging en offboardingproces in Oekraïne.

Oekraïne, met zijn groeiende economie en diverse kansen, trekt buitenlandse werknemers uit verschillende landen aan. Het navigeren door de visum- en werkvergunningvereisten kan echter complex zijn. Hier is een beknopt overzicht van wat buitenlandse werknemers moeten weten:

Visumvereisten

Buitenlandse staatsburgers hebben doorgaans een visum nodig om Oekraïne binnen te komen voor werkdoeleinden. Het meest voorkomende type is het D-visum, een langetermijnvisum voor degenen die van plan zijn in het land te werken.

Werkvergunning

Voordat ze een visum aanvragen, moeten buitenlandse werknemers een werkvergunning verkrijgen. Dit document wordt meestal door de Oekraïense werkgever namens de buitenlandse werknemer geregeld. De werkvergunning is geldig voor maximaal een jaar en kan worden verlengd.

Belangrijke Stappen in het Proces

1. De Oekraïense werkgever vraagt een werkvergunning aan bij de Staatsdienst voor Werkgelegenheid.
2. Na goedkeuring vraagt de buitenlandse werknemer een D-visum aan bij een Oekraïense ambassade of consulaat in hun thuisland.
3. Na binnenkomst in Oekraïne moet de werknemer binnen 30 dagen zijn of haar verblijfplaats registreren.

Belangrijke Overwegingen

• Het proces kan enkele weken tot enkele maanden duren, dus het is raadzaam om ruim van tevoren te beginnen.
• Sommige beroepen kunnen extra vereisten of beperkingen hebben.
• Bepaalde nationaliteiten kunnen vrijgesteld zijn van visumvereisten voor korte verblijven, maar een werkvergunning is nog steeds noodzakelijk voor werk.

Employer of Record Oplossing

Voor bedrijven die in Oekraïne willen aannemen zonder een lokale entiteit op te richten, kan een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate het proces vereenvoudigen. EOR's verzorgen visum- en werkvergunningaanvragen en zorgen voor naleving van lokale arbeidswetten en -voorschriften.

Het begrijpen van deze vereisten is cruciaal voor buitenlandse werknemers die van plan zijn in Oekraïne te werken. Hoewel het proces ontmoedigend kan lijken, kan een goede voorbereiding en hulp van ervaren professionals de overgang soepeler maken.