Neem personeel in dienst in Verenigde Staten van Amerika via onze Employer of Record (EOR)

Het concept van een Employer of Record (EOR) heeft de laatste jaren aanzienlijk aan populariteit gewonnen, vooral in de context van wereldwijde werkgelegenheid. Een EOR is een derde partij die de juridische en administratieve verantwoordelijkheden op zich neemt van het in dienst hebben van werknemers namens een ander bedrijf. Deze regeling stelt bedrijven in staat om talent aan te nemen in landen waar ze geen juridische entiteit hebben, waardoor ze hun bereik en mogelijkheden kunnen uitbreiden zonder dat ze een lokale dochteronderneming hoeven op te richten. In wezen fungeert een EOR als de officiële werkgever voor belastingdoeleinden, terwijl het klantbedrijf de dagelijkse controle behoudt over de activiteiten en verantwoordelijkheden van de werknemer. Deze opzet is bijzonder waardevol in de geglobaliseerde economie van vandaag, waar bedrijven vaak internationale talentpools willen aanboren of hun activiteiten over de grenzen heen willen uitbreiden.

Hoe werkt EOR?

Het EOR-model werkt via een reeks onderling verbonden stappen:

1. Wervingsproces: Wanneer een bedrijf besluit een werknemer in een vreemd land aan te nemen, werken ze samen met een EOR-provider.
2. Juridische Werkgelegenheid: De EOR neemt de werknemer juridisch in dienst namens het klantbedrijf en wordt de werkgever van record in de ogen van de lokale autoriteiten.
3. Loonadministratie en Voordelen: De EOR beheert de loonadministratie, zorgt voor naleving van de lokale belastingwetten en beheert voordelen volgens lokale regelgeving en gebruiken.
4. Nalevingsbeheer: De EOR neemt de verantwoordelijkheid voor het handhaven van de naleving van lokale arbeidswetten, inclusief werkvergunningen, visa en andere noodzakelijke documentatie.
5. HR-ondersteuning: Terwijl het klantbedrijf het dagelijkse werk van de werknemer beheert, biedt de EOR HR-ondersteuning en behandelt kwesties met betrekking tot lokale arbeidswetten en praktijken.
6. Risicobeperking: Door de juridische werkgever te worden, beschermt de EOR het klantbedrijf tegen veel van de risico's die gepaard gaan met internationale werkgelegenheid.

Voordelen van het gebruik van een EOR

Het inzetten van een EOR-dienst biedt talrijke voordelen, vooral voor bedrijven die hun activiteiten in de Verenigde Staten willen uitbreiden:

1. Snelle Markttoetreding: EOR's stellen bedrijven in staat om snel een aanwezigheid in de VS te vestigen zonder dat ze een juridische entiteit hoeven op te zetten, wat de tijd tot de markt aanzienlijk verkort.
2. Nalevingsgarantie: Gezien de complexe en gevarieerde arbeidswetten in verschillende staten in de VS, zorgt een EOR voor naleving van federale, staats- en lokale regelgeving.
3. Kostenbesparend: Het gebruik van een EOR elimineert de noodzaak van aanzienlijke initiële investeringen in juridische en administratieve infrastructuur, waardoor het een kosteneffectieve oplossing is voor marktverkenning of kleinschalige operaties.
4. Risicoreductie: EOR's nemen een groot deel van de juridische aansprakelijkheid die gepaard gaat met werkgelegenheid op zich, waardoor de blootstelling van het klantbedrijf aan mogelijke rechtszaken of nalevingsproblemen wordt verminderd.
5. Flexibiliteit: Bedrijven kunnen hun activiteiten eenvoudig opschalen of afschalen zonder de complicaties van het beheren van een lokale entiteit.
6. Toegang tot Expertise: EOR's bieden waardevolle inzichten in lokale arbeidsmarkten en helpen bedrijven de complexiteit van Amerikaanse werkpraktijken en culturele normen te navigeren.
7. Focus op Kernactiviteiten: Door administratieve en juridische verantwoordelijkheden uit te besteden, kunnen bedrijven zich concentreren op hun kernactiviteiten en strategische doelen.
8. Vereenvoudigde Uitbreiding: Voor bedrijven die in meerdere staten willen uitbreiden, kan een EOR de verschillende regelgeving en vereisten beheren, waardoor het proces aanzienlijk wordt vereenvoudigd.

In de context van de Verenigde Staten, met zijn diverse landschap van staatspecifieke arbeidswetten, complexe belastingsystemen en strenge nalevingsvereisten, kunnen de diensten van een EOR bijzonder voordelig zijn. Ze bieden een pad voor buitenlandse bedrijven om de complexiteit van de Amerikaanse markt te navigeren, terwijl ze risico's minimaliseren en kansen voor groei en succes maximaliseren.

De Verenigde Staten beschikken over een van de grootste en meest diverse arbeidskrachten ter wereld, met meer dan 160 miljoen werknemers die bijdragen aan de dynamische economie. Als een wereldwijde economische grootmacht wordt het Amerikaanse werkgelegenheidslandschap gekenmerkt door een hoogopgeleide beroepsbevolking, een sterke dienstensector en een groeiende nadruk op technologie en innovatie. Echter, net als veel ontwikkelde landen, staat het voor uitdagingen zoals een vergrijzende beroepsbevolking, vaardigheden die niet aansluiten op de vraag, en veranderende werkregelingen in de gig-economie.

Overzicht van Arbeidswetten

Arbeidswetten in de Verenigde Staten zijn ontworpen om de rechten van werknemers te beschermen en eerlijke arbeidspraktijken te waarborgen. Belangrijke aspecten zijn onder andere:

• De Fair Labor Standards Act (FLSA), die het minimumloon, overwerkbetaling en kinderarbeidstandaarden vaststelt
• De Occupational Safety and Health Act (OSHA), die veiligheidsnormen op de werkplek vaststelt en handhaaft
• De Family and Medical Leave Act (FMLA), die in aanmerking komende werknemers onbetaald, met baanbescherming verlof biedt voor bepaalde familie- en medische redenen
• Anti-discriminatiewetten, zoals de Civil Rights Act en de Americans with Disabilities Act, die discriminatie op de werkplek op basis van verschillende beschermde kenmerken verbieden

Het is belangrijk op te merken dat arbeidswetten kunnen variëren op federaal, staats- en lokaal niveau, waarbij sommige staten en steden strengere regels hanteren dan de federale normen.

Culturele Overwegingen

De Amerikaanse werkcultuur wordt gekenmerkt door verschillende onderscheidende kenmerken:

1. Directe communicatie: Amerikanen geven over het algemeen de voorkeur aan directe, duidelijke communicatie in professionele settings.
2. Werkethiek: Een sterke werkethiek wordt hoog gewaardeerd, hoewel er een groeiende nadruk is op werk-privébalans.
3. Diversiteit en inclusie: De Amerikaanse beroepsbevolking is steeds diverser, wat de multiculturele samenstelling van het land weerspiegelt.
4. Meritocratie: Prestatie en verdienste worden vaak boven anciënniteit gesteld in veel werkplekken.
5. Informaliteit: Veel Amerikaanse werkplekken opereren op basis van voornamen, zelfs tussen superieuren en ondergeschikten.
6. Samenwerking: Er is vaak een nadruk op teamwork en cross-functionele samenwerking.
7. Innovatie: Veel industrieën hechten veel waarde aan creativiteit en innovatief denken.

Het begrijpen van deze culturele nuances kan cruciaal zijn voor succesvolle integratie in de Amerikaanse werkomgeving.

Uitdagingen van Directe Werving

Directe werving in de Verenigde Staten kan verschillende uitdagingen voor werkgevers met zich meebrengen:

1. Complexe arbeidswetten: Het navigeren door het ingewikkelde web van federale, staats- en lokale arbeidsreguleringen kan ontmoedigend zijn voor werkgevers, vooral voor degenen die nieuw zijn op de Amerikaanse markt.
2. Vaardighedentekorten: Ondanks een hoogopgeleide beroepsbevolking hebben bepaalde industrieën moeite om werknemers met specifieke vaardigheden te vinden.
3. Competitieve arbeidsmarkt: Het aantrekken en behouden van toptalent kan uitdagend zijn, vooral in sectoren met hoge vraag zoals technologie en gezondheidszorg.
4. Gezondheidszorg en voordelen: Het Amerikaanse op werkgevers gebaseerde gezondheidszorgsysteem kan complex en kostbaar zijn voor bedrijven om te navigeren.
5. Visumregelingen: Het inhuren van internationaal talent vereist het navigeren door complexe immigratiewetten en visumprocessen.
6. Regionale variaties: Arbeidspraktijken, kosten en beschikbaar talent kunnen aanzienlijk variëren tussen verschillende regio's van de VS.
7. Veranderende werkregelingen: De opkomst van remote werk en de gig-economie verandert traditionele werkmodellen, wat aanpassingsvermogen van werkgevers vereist.

Deze uitdagingen onderstrepen het belang van grondige planning en mogelijk het zoeken naar deskundige hulp bij het starten van directe werving in de Verenigde Staten.

Payroll en belastingen in de Verenigde Staten van Amerika zijn complexe systemen die zowel werkgevers als werknemers betreffen. Deze systemen zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat werknemers eerlijk worden gecompenseerd en dat de overheid de benodigde fondsen ontvangt om te functioneren. In de VS omvat de loonverwerking het berekenen van werknemerslonen, het inhouden van de juiste belastingen en het uitbetalen van salarissen. Het belastingsysteem daarentegen is een meerlagige structuur die federale, staats- en soms lokale belastingen omvat. De Verenigde Staten hebben een progressief belastingssysteem, wat betekent dat individuen met hogere inkomens over het algemeen een hoger percentage van hun inkomen aan belastingen betalen. Dit systeem geldt voor zowel werkgevers als werknemers, waarbij elk specifieke verantwoordelijkheden en bijdragen heeft. Het begrijpen van deze verplichtingen is cruciaal voor bedrijven om te voldoen aan arbeidswetten en voor werknemers om hun persoonlijke financiën effectief te beheren.

Werkgeversbijdragen

Werkgevers in de Verenigde Staten zijn verantwoordelijk voor verschillende belastingbijdragen en inhoudingen namens hun werknemers. Deze bijdragen spelen een belangrijke rol bij het financieren van verschillende overheidsprogramma's en -diensten.

Federale Inkomstenbelasting Inhouding

Werkgevers zijn verplicht om federale inkomstenbelasting in te houden op de lonen van hun werknemers. Het ingehouden bedrag is gebaseerd op het inkomen van de werknemer, de aangifte status en het aantal vrijstellingen dat op hun Formulier W-4 is opgegeven. Werkgevers moeten deze inhoudingen volgens een specifiek schema aan de Internal Revenue Service (IRS) overmaken, wat maandelijks of halfwekelijks kan zijn, afhankelijk van de totale belastingverplichting van het bedrijf.

Sociale Zekerheid en Medicare Belastingen (FICA)

De Federal Insurance Contributions Act (FICA) verplicht werkgevers om bij te dragen aan Sociale Zekerheid en Medicare. Voor Sociale Zekerheid moeten werkgevers 6,2% van het loon van een werknemer betalen tot de jaarlijkse loongrens, die jaarlijks wordt aangepast voor inflatie. De Medicare-bijdrage is 1,45% van alle lonen, zonder loongrens.

Federal Unemployment Tax Act (FUTA)

Werkgevers zijn als enige verantwoordelijk voor het betalen van FUTA-belasting, die werkloosheidscompensatieprogramma's financiert. Het huidige FUTA-belastingtarief is 6% over de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer. De meeste werkgevers kunnen echter een krediet van maximaal 5,4% claimen, waardoor het tarief effectief wordt verlaagd tot 0,6%.

Staatswerkloosheidsverzekering

Naast de federale werkloosheidsbelasting moeten werkgevers ook bijdragen aan staatswerkloosheidsverzekeringsfondsen. De tarieven en voorschriften voor deze bijdragen variëren per staat.

Arbeidsongevallenverzekering

Hoewel het geen belasting is, zijn werkgevers in de meeste staten verplicht om een arbeidsongevallenverzekering te hebben om werknemers te dekken in geval van werkgerelateerde verwondingen of ziekten.

Werknemersbijdragen

Werknemers hebben ook verschillende belastingverplichtingen die doorgaans via looninhoudingen worden afgehandeld. Deze bijdragen financieren verschillende overheidsprogramma's en -diensten.

Federale Inkomstenbelasting

Werknemers zijn verplicht om federale inkomstenbelasting te betalen, die wordt ingehouden op hun loonstroken op basis van de informatie die op hun Formulier W-4 is verstrekt. Het daadwerkelijke verschuldigde bedrag wordt berekend bij het indienen van de jaarlijkse belastingaangifte.

Sociale Zekerheid en Medicare Belastingen

Net als werkgevers dragen werknemers ook bij aan Sociale Zekerheid en Medicare via FICA-belastingen. De tarieven zijn hetzelfde als de bijdrage van de werkgever: 6,2% voor Sociale Zekerheid (tot de loongrens) en 1,45% voor Medicare over alle lonen.

Staats- en Lokale Inkomstenbelastingen

De meeste staten en sommige lokale jurisdicties heffen hun eigen inkomstenbelastingen. Deze worden doorgaans samen met federale belastingen ingehouden op de loonstroken van werknemers.

Vrijwillige Inhoudingen

Werknemers kunnen er ook voor kiezen om extra bedragen te laten inhouden op hun loonstroken voor verschillende doeleinden, zoals:

1. Bijdragen aan pensioenplannen (bijv. 401(k)-plannen)
2. Premies voor ziektekostenverzekeringen
3. Bijdragen aan een Flexibele Uitgavenrekening (FSA)
4. Bijdragen aan een Gezondheids Spaarrekening (HSA)
5. Vakbondscontributies
6. Giften aan goede doelen

Het begrijpen van deze verschillende bijdragen en inhoudingen is essentieel voor zowel werkgevers als werknemers om zich te oriënteren op de. complexe landschap van loonadministratie en belastingen in de Verenigde Staten. Werkgevers moeten zorgen voor nauwkeurige berekeningen en tijdige betalingen om boetes te voorkomen, terwijl werknemers zich bewust moeten zijn van hun belastingverplichtingen en mogelijke aftrekposten om hun financiën effectief te beheren en hun toekomst te plannen.

Werknemersvoordelen in de Verenigde Staten van Amerika spelen een cruciale rol bij het aantrekken en behouden van talent, terwijl ze zorgen voor het welzijn van werknemers. Als een Employer of Record (EOR) beheert Rivermate deze voordelen, waarbij naleving van federale en staatsreguleringen wordt gegarandeerd en bedrijven worden geholpen concurrerende pakketten aan te bieden. Een EOR behandelt de complexiteit van het beheren van zowel verplichte als optionele voordelen, waardoor bedrijven zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze werknemers waardevolle voordelen en bescherming bieden.

Verplichte Voordelen

• Sociale Zekerheid en Medicare: Gefinancierd door loonheffingen, bieden deze programma's pensioen- en ziektekostenverzekering voor in aanmerking komende personen.
• Werkloosheidsverzekering: Biedt tijdelijke financiële bijstand aan gekwalificeerde werknemers die hun baan verliezen zonder eigen schuld.
• Arbeidsongevallenverzekering: Biedt medische voordelen en loonvervanging aan werknemers die gewond raken of ziek worden door werkgerelateerde activiteiten.
• Familie- en Medisch Verlof (FMLA): Stelt in aanmerking komende werknemers in staat om onbetaald verlof te nemen voor gekwalificeerde familie- en medische redenen.

Optionele Voordelen

• Gezondheid en Welzijn:

  • Tand- en zichtverzekering
  • Welzijnsprogramma's
  • Fitnesscentra op locatie of kortingen op lidmaatschappen

• Financiële Zekerheid:

  • Levensverzekering
  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering
  • Pensioenplannen (bijv. 401(k) met werkgeversbijdrage)

• Werk-Privébalans:

  • Betaald Verlof (PTO)
  • Flexibele werkregelingen
  • Kinderopvangondersteuning

• Professionele Ontwikkeling:

  • Onderwijsbijstand of vergoeding van collegegeld
  • Professionele trainings- en ontwikkelingsprogramma's

• Extra Voordelen:

  • Bedrijfsauto's of autovergoedingen
  • Werknemerskortingen
  • Gratis of gesubsidieerde maaltijden
  • Sociale en recreatieve activiteiten

Door een mix van verplichte en optionele voordelen aan te bieden, kunnen bedrijven aantrekkelijke compensatiepakketten creëren die het welzijn en de werktevredenheid van werknemers ondersteunen. Als een EOR vereenvoudigt Rivermate het proces van het beheren van deze voordelen, zorgt voor naleving en helpt bedrijven opvallen in een concurrerende arbeidsmarkt.

Het proces van beëindiging en offboarding in de Verenigde Staten is een cruciaal aspect van werkgelegenheidsbeheer dat zorgvuldige overweging en naleving van wettelijke vereisten vereist. Hoewel het concept van "at-will" werkgelegenheid flexibiliteit biedt voor zowel werkgevers als werknemers, zijn er nog steeds belangrijke stappen en overwegingen om in gedachten te houden.

Beëindigingsproces

Wanneer een werkgever besluit om het contract van een werknemer te beëindigen, moet hij eerst ervoor zorgen dat de reden voor beëindiging wettig is en geen anti-discriminatiewetten of contractuele overeenkomsten schendt. Zodra de beslissing is genomen, moet de werkgever:

1. De redenen voor beëindiging documenteren
2. Een vergadering met de werknemer plannen
3. Benodigde documenten voorbereiden
4. De beslissing duidelijk en professioneel communiceren

Offboardingproces

Het offboardingproces begint onmiddellijk nadat de beëindigingsbeslissing is gecommuniceerd. Dit proces omvat doorgaans:

Exitgesprek

Het uitvoeren van een exitgesprek stelt de werkgever in staat waardevolle feedback en inzichten van de vertrekkende werknemer te verzamelen. Het is een kans om:

• De redenen voor vertrek te begrijpen
• Verbeterpunten binnen de organisatie te identificeren
• Eventuele zorgen of vragen van de werknemer te adresseren

Teruggave van Bedrijfseigendommen

Zorg ervoor dat alle bedrijfseigendommen worden geretourneerd, inclusief:

• Laptops en andere elektronische apparaten
• Toegangskaarten en sleutels
• Bedrijfskredietkaarten
• Alle andere door het bedrijf uitgegeven apparatuur of materialen

Eindbetaling en Voordelen

Werkgevers moeten voldoen aan staats- en federale wetten met betrekking tot eindbetaling en voordelen:

• Het uitgeven van de laatste loonstrook binnen de door de staat vereiste termijn
• Informatie verstrekken over voortzetting van de ziektekostenverzekering (COBRA)
• Eventuele openstaande vakantiedagen of betaald verlof adresseren

Toegang Intrekken

Om de veiligheid te waarborgen, is het cruciaal om:

• De toegang van de werknemer tot bedrijfssystemen en accounts uit te schakelen
• Hun e-mailaccount te verwijderen
• Eventuele noodzakelijke beveiligingsprotocollen bij te werken

Juridische Overwegingen

Hoewel de Verenigde Staten het principe van "at-will" werkgelegenheid volgen, moeten werkgevers nog steeds voorzichtig zijn met:

• Onrechtmatige beëindigingsclaims
• Discriminatieaantijgingen
• Contractbreukkwesties

Het is raadzaam om juridisch advies of HR-professionals te raadplegen om ervoor te zorgen dat aan alle toepasselijke wetten en voorschriften wordt voldaan gedurende het beëindigings- en offboardingproces. Door een gestructureerd en wettelijk compliant beëindigings- en offboardingproces te volgen, kunnen werkgevers risico's minimaliseren en een professionele relatie met vertrekkende werknemers behouden, zelfs in uitdagende omstandigheden.

De Verenigde Staten is een populaire bestemming voor buitenlandse werknemers en trekt talent van over de hele wereld aan. Het navigeren door de vereisten voor visa en werkvergunningen kan echter complex zijn. Hier is een beknopt overzicht van wat buitenlandse werknemers moeten weten over legaal werken in de VS.

Soorten Werkvisa

De meest voorkomende werkvisa voor buitenlandse staatsburgers zijn onder andere:

• H-1B: Voor gespecialiseerde beroepen die een bachelordiploma of hoger vereisen
• L-1: Voor interne bedrijfsoverschrijvingen
• E-3: Voor Australische professionals
• TN: Voor Canadese en Mexicaanse professionals onder NAFTA

Algemene Vereisten

Om in de VS te werken, hebben buitenlandse staatsburgers doorgaans nodig:

1. Een baan aangeboden door een Amerikaanse werkgever
2. Het juiste werkvisum
3. Een geldig paspoort

Aanvraagproces

De algemene stappen voor het verkrijgen van een werkvisum zijn:

1. Werkgever dient een verzoek in bij USCIS
2. Na goedkeuring vraagt de werknemer het visum aan bij een Amerikaanse ambassade of consulaat
3. Bijwonen van een visuminterview
4. Bij goedkeuring, ontvang het visum en reis naar de VS

Belangrijke Overwegingen

• Werkvisa zijn meestal tijdelijk en hebben specifieke geldigheidsperioden
• Sommige visa staan verlengingen of overgangen naar permanente verblijfsvergunning toe
• Echtgenoten mogen al dan niet werken, afhankelijk van het type visum
• Het behouden van een legale status is cruciaal om immigratieovertredingen te voorkomen

Werkgever van Record Oplossing

Voor bedrijven die buitenlandse werknemers willen aannemen zonder een juridische entiteit in de VS op te richten, kan een Werkgever van Record (EOR) dienst zoals Rivermate het proces vereenvoudigen door het visumsponsorschap en de nalevingsvereisten af te handelen.

Onthoud dat immigratiewetten kunnen veranderen, dus het is altijd het beste om een immigratieadvocaat of een gerenommeerde EOR-dienst te raadplegen voor de meest actuele informatie en begeleiding.