Neem personeel in dienst in Canada via onze Employer of Record (EOR)

Een Employer of Record (EOR) is een derde partij die de juridische en administratieve verantwoordelijkheden op zich neemt voor het in dienst nemen van werknemers namens een ander bedrijf. Deze regeling stelt bedrijven in staat om werknemers aan te nemen in landen waar ze geen juridische entiteit hebben, waardoor ze hun wereldwijde bereik effectief kunnen uitbreiden zonder de noodzaak om een lokale dochteronderneming of vestiging op te zetten. In de context van Canada kan een EOR bijzonder nuttig zijn voor internationale bedrijven die de Canadese markt willen betreden of Canadees talent willen aannemen zonder de complexiteit van het opzetten van een juridische entiteit in het land. De EOR fungeert als de officiële werkgever voor belasting-, juridische en nalevingsdoeleinden, terwijl het klantbedrijf de controle behoudt over de dagelijkse activiteiten en verantwoordelijkheden van de werknemer.

Hoe Werkt EOR?

Het EOR-model werkt via een reeks stappen:

1. Het klantbedrijf identificeert een kandidaat die ze in Canada willen aannemen.
2. De EOR gaat een overeenkomst aan met het klantbedrijf om de werknemer namens hen in dienst te nemen.
3. De EOR handelt alle juridische en administratieve taken af, waaronder:
   • Het opstellen en ondertekenen van het arbeidscontract
   • Het beheren van de loonlijst en belastinginhoudingen
   • Het zorgen voor naleving van de Canadese arbeidswetten en -voorschriften
   • Het bieden van voordelen en verzekeringen zoals wettelijk vereist
4. Het klantbedrijf stuurt het dagelijkse werk en de verantwoordelijkheden van de werknemer aan.
5. De EOR factureert het klantbedrijf voor het salaris van de werknemer plus extra kosten voor hun diensten.

Deze regeling stelt het klantbedrijf in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl de EOR de complexiteit van werkgelegenheid in Canada beheert.

Voordelen van het Gebruik van een EOR

Het gebruik van een EOR in Canada biedt verschillende voordelen:

1. Snelle Markttoegang: Bedrijven kunnen snel een aanwezigheid in Canada vestigen zonder het tijdrovende proces van het opzetten van een juridische entiteit.
2. Nalevingsgarantie: EOR's zijn goed bekend met de Canadese arbeidswetten, belastingvoorschriften en arbeidsnormen, waardoor volledige naleving wordt verzekerd en juridische risico's worden verminderd.
3. Kosteneffectief: Het gebruik van een EOR is vaak economischer dan het oprichten en onderhouden van een dochteronderneming, vooral voor bedrijven die de Canadese markt testen of een klein aantal werknemers aannemen.
4. Flexibiliteit: EOR's bieden de flexibiliteit om operaties op te schalen of af te schalen zonder de langetermijnverplichtingen die gepaard gaan met het oprichten van een juridische entiteit.
5. Toegang tot Lokale Expertise: EOR's bieden waardevolle inzichten in lokale zakelijke praktijken, culturele normen en marktomstandigheden in Canada.
6. Vereenvoudigde Administratie: Door het afhandelen van loonadministratie, voordelen en HR-taken verminderen EOR's de administratieve last voor het klantbedrijf aanzienlijk.
7. Risicobeperking: EOR's nemen veel van het juridische en nalevingsrisico dat gepaard gaat met werkgelegenheid op zich, waardoor een beschermingslaag voor het klantbedrijf wordt geboden.
8. Focus op Kernactiviteiten: Met de EOR die werkgerelateerde taken beheert, kan het klantbedrijf zich concentreren op zijn primaire bedrijfsdoelstellingen en groeistrategieën op de Canadese markt.

Door gebruik te maken van de diensten van een EOR kunnen bedrijven de complexiteit van het diverse economische landschap van Canada navigeren, van zijn hulpbronnenrijke provincies tot zijn bruisende stedelijke centra, terwijl ze voldoen aan de robuuste arbeidswetten en sociale beleidsmaatregelen van het land.

Canada's arbeidslandschap is een divers en dynamisch ecosysteem, gevormd door een goed opgeleide beroepsbevolking, een sterke dienstensector en een toewijding aan een goede werk-privébalans. De arbeidsmarkt van het land wordt gekenmerkt door zijn multiculturele samenstelling, waarbij immigratie een belangrijke rol speelt bij het aanpakken van vaardigheidstekorten en het bevorderen van innovatie. Terwijl we ons verdiepen in de complexiteit van werkgelegenheid in Canada, zullen we de belangrijkste aspecten verkennen die het uniek en aantrekkelijk maken voor zowel binnenlandse als internationale werknemers.

Overzicht van Arbeidswetten

De arbeidswetten van Canada zijn ontworpen om de rechten van werknemers te beschermen en eerlijke behandeling op de werkplek te waarborgen. Deze wetten worden gehandhaafd op zowel federaal als provinciaal niveau, waarbij elke provincie zijn eigen specifieke regelgeving heeft. Enkele belangrijke aspecten van de Canadese arbeidswetten zijn:

1. Minimumloonvereisten, die per provincie verschillen
2. Regels over werktijden en overwerkvergoeding
3. Voorzieningen voor betaald verlof en wettelijke feestdagen
4. Ouderschapsverlof en andere soorten verlofrechten
5. Normen voor gezondheid en veiligheid op het werk
6. Bescherming tegen discriminatie en intimidatie

Deze wetten creëren een kader dat een veilige en rechtvaardige werkomgeving bevordert voor alle werknemers in Canada.

Culturele Overwegingen

Het begrijpen van de Canadese werkcultuur is cruciaal voor zowel werkgevers als werknemers. Enkele opmerkelijke culturele aspecten zijn:

1. Werk-privébalans: Canadezen hechten over het algemeen waarde aan een gezonde balans tussen werk en privéleven, waarbij veel bedrijven flexibele werkregelingen aanbieden.
2. Diversiteit en inclusie: De multiculturele aard van de Canadese samenleving wordt weerspiegeld in de werkplekken, met een sterke nadruk op respect voor en het vieren van diversiteit.
3. Communicatiestijl: Canadezen communiceren meestal direct maar beleefd, waarbij open dialoog en samenwerkend probleemoplossen worden gewaardeerd.
4. Hiërarchie: Hoewel er organisatorische structuren bestaan, hebben Canadese werkplekken vaak een minder rigide hiërarchie vergeleken met sommige andere culturen, met een focus op competentie en expertise in plaats van titels.
5. Teamwerk: Samenwerkende benaderingen worden hoog gewaardeerd, met een nadruk op samenwerken om gemeenschappelijke doelen te bereiken.

Uitdagingen van Directe Werving

Hoewel Canada een rijke talentenpool biedt, kan directe werving verschillende uitdagingen met zich meebrengen voor internationale bedrijven:

1. Complexe arbeidswetten: Het navigeren door de complexiteit van federale en provinciale arbeidsregelgeving kan ontmoedigend zijn voor buitenlandse werkgevers.
2. Naleving van belasting- en loonadministratie: Zorgen voor naleving van de Canadese belastingwetten en loonvereisten kan complex en tijdrovend zijn.
3. Culturele verschillen: Het begrijpen en aanpassen aan de Canadese werkcultuur kan aanzienlijke inspanningen en middelen vereisen.
4. Immigratieprocessen: Het aannemen van internationaal talent omvat vaak het navigeren door complexe immigratieprocedures en werkvergunningvereisten.
5. Beheer van voordelen: Het beheren van werknemersvoordelen in overeenstemming met de Canadese normen kan uitdagend zijn voor bedrijven die niet bekend zijn met het lokale systeem.
6. Beheer van een externe personeelsbestand: Met de toenemende trend van remote werken kan het beheren van een verspreid personeelsbestand over verschillende tijdzones en provincies logistieke uitdagingen met zich meebrengen.

Deze uitdagingen benadrukken het belang van grondig onderzoek en voorbereiding bij het overwegen van directe werving in Canada. Veel bedrijven ontdekken dat samenwerking met een wereldwijde Employer of Record, zoals Rivermate, kan helpen deze complexiteiten efficiënter te navigeren, waardoor naleving en soepele operaties op de Canadese markt worden gewaarborgd.

Canada's loon- en belastingsysteem is een uitgebreid kader dat ervoor zorgt dat zowel werkgevers als werknemers bijdragen aan de sociale programma's en openbare diensten van het land. Dit systeem omvat verschillende aftrekkingen en bijdragen op zowel federaal als provinciaal/territoriaal niveau, wat een complex maar goed gestructureerde benadering creëert voor het financieren van essentiële diensten en het ondersteunen van de beroepsbevolking. In Canada zijn werkgevers verantwoordelijk voor het berekenen, aftrekken en afdragen van verschillende belastingen en bijdragen namens hun werknemers. Deze aftrekkingen worden gedaan van het brutoloon van de werknemers, en werkgevers zijn ook verplicht om hun eigen bijdragen te leveren aan bepaalde programma's. Dit systeem helpt belangrijke sociale programma's te financieren, zoals gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheidsverzekering.

Werkgeversbijdragen

Werkgevers in Canada hebben verschillende belastingverplichtingen die bijdragen aan diverse sociale programma's en verzekeringsregelingen. Deze bijdragen zijn cruciaal voor het in stand houden van het sociale vangnet van het land en het ondersteunen van werknemers in tijden van nood.

Federale Bijdragen

Op federaal niveau zijn werkgevers verplicht om bij te dragen aan twee hoofdprogramma's:

1. Canada Pension Plan (CPP) Bijdragen: Werkgevers moeten de bijdragen van hun werknemers aan de CPP matchen, wat een verplichte pensioenregeling is. Het bijdragetarief kan iets variëren, afhankelijk van of de werknemer in Quebec werkt (dat zijn eigen Quebec Pension Plan of QPP heeft) of elders in Canada.

2. Employment Insurance (EI) Premies: Werkgevers dragen bij aan het EI-programma, dat inkomensondersteuning biedt voor werkloze individuen. Het EI-premietarief voor werkgevers is hoger dan het werknemersbijdragetarief.

Provinciale/Territoriale Bijdragen

Naast federale bijdragen hebben werkgevers ook provinciale of territoriale verplichtingen:

1. Loonbelastingen: Sommige provincies en territoria heffen loonbelastingen op werkgevers. Deze belastingen kunnen gebaseerd zijn op factoren zoals de totale loonlijst of de sector. Voorbeelden zijn de Employer Health Tax (EHT) in Ontario en British Columbia, en de Health and Post-Secondary Education Tax Levy in Manitoba.

2. Premies voor de Arbeidsongevallenverzekeringsraad: Werkgevers moeten premies betalen aan hun provinciale of territoriale Arbeidsongevallenverzekeringsraad. Deze verzekering dekt werkgerelateerde verwondingen en ziekten.

Aanvullende Overwegingen

Het is belangrijk op te merken dat loonbelasting- en bijdragetarieven kunnen veranderen. Werkgevers dienen regelmatig de Canada Revenue Agency (CRA) en relevante provinciale/territoriale websites te raadplegen voor de meest actuele informatie. Sommige sectoren kunnen aanvullende werkgeversbijdragevereisten hebben, dus het is cruciaal om op de hoogte te blijven van specifieke sectorregelingen.

Werknemersbijdragen

Werknemers in Canada dragen ook bij aan verschillende sociale programma's en betalen belastingen via aftrekkingen van hun salarissen. Deze bijdragen helpen essentiële diensten te financieren en bieden financiële zekerheid voor werknemers.

Federale Aftrekkingen

1. Inkomstenbelasting: Inkomstenbelasting wordt aan de bron ingehouden van salarissen op basis van een progressieve belastingtariefstructuur. Het bedrag dat wordt afgetrokken, hangt af van het inkomensniveau en de persoonlijke omstandigheden van de werknemer.

2. Canada Pension Plan (CPP) of Quebec Pension Plan (QPP): Werknemers dragen een deel van hun inkomsten bij aan deze pensioenregelingen, die pensioenuitkeringen bieden.

3. Employment Insurance (EI): Werknemers dragen bij aan het EI-programma, dat indien nodig werkloosheidsuitkeringen biedt.

Provinciale/Territoriale Aftrekkingen

1. Provinciale/Territoriale Inkomstenbelasting: De meeste provincies en territoria heffen hun eigen inkomstenbelasting naast de federale inkomstenbelasting. Belastingtarieven en -schijven variëren per locatie.

2. Gezondheidspremies: Sommige provincies heffen gezondheidspremies, die mogelijk rechtstreeks van de loonlijst worden afgetrokken.

Potentiële Aanvullende Aftrekkingen

Werknemers kunnen aanvullende aftrekkingen hebben op basis van hun specifieke omstandigheden:

1. Werkgeversgesponsorde Pensioenplanbijdragen: Als ze zijn ingeschreven in een dergelijk plan, kunnen bijdragen van het loon worden afgetrokken.

2. Vakbondslidmaatschapskosten: Indien van toepassing, kunnen deze kosten van salarissen worden afgetrokken. Liefdadigheidsdonaties: Looninhoudingen voor liefdadigheidsdonaties kunnen worden geregeld als de werkgever dit ondersteunt. Het is belangrijk dat zowel werkgevers als werknemers op de hoogte blijven van de huidige tarieven en regelgeving met betrekking tot loon en belastingen in Canada. De complexiteit van het systeem benadrukt de waarde van nauwkeurig loonbeheer en de potentiële voordelen van het gebruik van professionele loonservices om naleving en nauwkeurigheid in alle inhoudingen en bijdragen te waarborgen.

Canada biedt een uitgebreid scala aan werknemersvoordelen, zowel verplicht als optioneel, ontworpen om het welzijn en de financiële zekerheid van werknemers te ondersteunen. Als een Employer of Record (EOR) beheert Rivermate deze voordelen deskundig, waarbij naleving van lokale regelgeving wordt gewaarborgd en waardevolle voordelen worden geboden om toptalent aan te trekken en te behouden. Door samen te werken met een EOR kunnen bedrijven de complexiteit van de Canadese voordelenadministratie eenvoudig navigeren, zodat ze zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.

Verplichte Voordelen

Canadese werkgevers zijn wettelijk verplicht om bepaalde voordelen aan hun werknemers te bieden:

• Bijdragen aan het Canada Pension Plan (CPP) of Quebec Pension Plan (QPP)
• Bijdragen aan de Werkloosheidsverzekering (EI)
• Betaalde vakantietijd (minimale hoeveelheid varieert per provincie)
• Wettelijke feestdagen (aantal en specifieke dagen variëren per provincie)
• Zwangerschaps- en ouderschapsverlof
• Ziekteverlof (duur en betaling variëren per provincie)
• Arbeidsongevallenverzekering
• Diverse andere verplichte verloven (bijv. rouwverlof, gezinsverantwoordelijkheid, juryplicht)

Optionele Voordelen

Om hun compensatiepakketten te verbeteren en toptalent aan te trekken, bieden veel Canadese werkgevers extra voordelen:

• Uitgebreide ziektekostenverzekering (dekt voorgeschreven medicijnen, paramedische diensten, enz.)
• Tandartsverzekering
• Dekking voor oogzorg
• Levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Employee Assistance Programs (EAP's)
• Wellnessprogramma's (bijv. lidmaatschappen van sportscholen, fitnesslessen)
• Pensioenspaarplannen (bijv. Groep RRSP's, Deferred Profit Sharing Plans)
• Professionele ontwikkeling en vergoeding van onderwijs
• Flexibele werkregelingen (bijv. opties voor thuiswerken, flexibele uren)
• Betaald verlof boven de wettelijke minimums
• Prestatiebonussen en winstdelingsplannen
• Aandelenopties of werknemersaandelenplannen
• Vervoersvoordelen (bijv. parkeervergoedingen, OV-abonnementen)
• Kinderopvangondersteuning of kinderopvangfaciliteiten op locatie

Door een mix van verplichte en optionele voordelen aan te bieden, kunnen Canadese werkgevers aantrekkelijke compensatiepakketten creëren die het welzijn van werknemers en hun werktevredenheid ondersteunen. Als een EOR zorgt Rivermate ervoor dat alle verplichte voordelen correct worden beheerd en helpt bedrijven bij het ontwerpen van concurrerende optionele voordelenpakketten die zijn afgestemd op de behoeften van hun personeel.

Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst in Canada is een proces dat zorgvuldige overweging en naleving van wettelijke vereisten vereist. In tegenstelling tot de Verenigde Staten kent Canada geen "at-will employment", wat betekent dat werkgevers geldige redenen moeten hebben en specifieke procedures moeten volgen bij het beëindigen van een arbeidsrelatie.

Wettelijke Gronden voor Ontslag

In Canada zijn er twee primaire wettelijke gronden voor ontslag:

1. Gegronde Reden: Dit betreft ernstig wangedrag of een patroon van problematisch gedrag dat de werkgever heeft geprobeerd aan te pakken. Voorbeelden zijn diefstal, fraude, insubordinatie, geweld op de werkplek, intimidatie of chronisch verzuim.

2. Zonder Reden: Een werkgever kan het dienstverband zonder reden beëindigen, maar moet dan wel een adequate opzegtermijn of betaling in plaats van opzegtermijn bieden, en mogelijk een ontslagvergoeding. Redenen kunnen economische herstructurering, opheffing van de functie of slechte prestaties (na pogingen om de situatie te verbeteren) zijn.

Opzegtermijnen

De vereiste opzegtermijn hangt af van de duur van de dienstbetrekking van de werknemer en de provincie of het territorium van tewerkstelling. Over het algemeen bepalen de federale voorschriften onder de Canada Labour Code:

• 3 maanden tot 2 jaar dienst: 1 week opzegtermijn
• 3 jaar of meer dienst: 2 weken opzegtermijn, plus 1 week voor elk extra dienstjaar, tot een maximum van 8 weken

Het is belangrijk op te merken dat provinciale en territoriale voorschriften kunnen verschillen, dus werkgevers moeten de specifieke wetten in hun rechtsgebied raadplegen.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is een extra compensatie voor werknemers met een langere diensttijd die zonder reden worden ontslagen. De geschiktheid en bedragen variëren, maar volgens federale voorschriften hebben werknemers met 12 maanden of meer aaneengesloten dienst meestal recht op een ontslagvergoeding (over het algemeen 2 dagen loon per dienstjaar).

Het Offboarding Proces

Bij het beëindigen van een dienstverband is het cruciaal om het proces professioneel en gevoelig te behandelen. Hier zijn enkele belangrijke stappen in het offboarding proces:

1. Bereid documentatie voor: Zorg ervoor dat alle benodigde papieren klaar zijn, inclusief ontslagbrieven en berekeningen van het laatste loon.

2. Voer het ontslaggesprek: Voer een privé, face-to-face gesprek met de werknemer om de beslissing en de volgende stappen uit te leggen.

3. Verzamel bedrijfseigendommen: Haal alle bedrijfseigendommen op, zoals laptops, telefoons of toegangspassen.

4. Herroep toegang: Schakel onmiddellijk de toegang van de werknemer tot bedrijfssystemen en -accounts uit.

5. Communiceer met het team: Informeer relevante teamleden over het vertrek van de werknemer met respect voor de privacy.

6. Verstrek noodzakelijke informatie: Geef de werknemer details over het laatste loon, voortzetting van voordelen en eventuele outplacementdiensten indien aangeboden.

7. Voer een exitgesprek: Dit kan waardevolle feedback en inzichten voor het bedrijf opleveren.

Onthoud dat het ontslag- en offboardingproces in Canada zorgvuldige navigatie van wettelijke vereisten vereist, terwijl professionaliteit en respect voor de werknemer behouden blijven. Het is altijd raadzaam om te overleggen met juridische experts of HR-professionals om naleving van alle toepasselijke wetten en voorschriften te waarborgen.

Canada staat bekend om zijn gastvrije houding ten opzichte van buitenlandse werknemers en biedt diverse mogelijkheden voor gekwalificeerde professionals om bij te dragen aan zijn diverse personeelsbestand. Het navigeren door de visum- en werkvergunningvereisten kan echter complex zijn. Hier is een beknopt overzicht van wat buitenlandse werknemers moeten weten over werken in Canada:

Tijdelijke Werkvergunning

De meeste buitenlandse werknemers hebben een werkvergunning nodig om legaal in Canada te werken. Er zijn twee hoofdtypen:

1. Werkvergunning voor een specifieke werkgever: Gebonden aan een specifieke werkgever, baan en locatie.
2. Open werkvergunning: Staat werk toe voor elke werkgever in Canada, met enkele uitzonderingen.

Labour Market Impact Assessment (LMIA)

In veel gevallen moeten werkgevers een positieve LMIA verkrijgen voordat ze een buitenlandse werknemer aannemen. Dit document bewijst dat er geen Canadese werknemer beschikbaar is om de positie te vervullen.

Uitzonderingen op Werkvergunning

Sommige individuen kunnen vrijgesteld zijn van het nodig hebben van een werkvergunning, zoals bepaalde zakenbezoekers of deelnemers aan internationale uitwisselingsprogramma's.

Express Entry Systeem

Voor degenen die permanente verblijfsvergunning zoeken, beheert het Express Entry systeem aanvragen voor drie federale economische immigratieprogramma's:

• Federal Skilled Worker Program
• Federal Skilled Trades Program
• Canadian Experience Class

Provinciaal Nominatieprogramma (PNP)

Provincies en territoria kunnen individuen nomineren die naar hun regio willen immigreren op basis van specifieke vaardigheden en arbeidsmarktbehoeften.

Werkvergunning na Afstuderen (PGWP)

Internationale studenten die afstuderen aan in aanmerking komende Canadese instellingen kunnen een PGWP aanvragen, waarmee ze tot drie jaar na afstuderen in Canada kunnen werken.

Belangrijke Overwegingen

• De verwerkingstijden variëren afhankelijk van het type werkvergunning en het land van herkomst.
• Sommige posities vereisen mogelijk extra documentatie, zoals professionele certificeringen of veiligheidsclearances.
• Werkvergunningen zijn doorgaans geldig voor een specifieke periode en moeten mogelijk worden verlengd.

Het begrijpen van deze vereisten is cruciaal voor buitenlandse werknemers die van plan zijn in Canada te werken. Het is raadzaam om advies in te winnen bij immigratiedeskundigen of juridische professionals om te zorgen voor naleving van alle noodzakelijke regelgeving.