Hoe een Amerikaans reisbedrijf een Nederlandse nalevingskloof in arbeidswetgeving verholp die ze niet eens kenden

Over het bedrijf

Een op de VS gebaseerde educatieve reisorganisatie die wereldwijd programma's verzorgt, gericht op middelbare scholieren, gap year-reizigers, studenten die in het buitenland studeren en volwassenen die leren, en samenwerkt met meer dan 30 scholen en universiteiten in heel de VS.

De uitdaging

Hun bedrijf had een enkel teamlid in Nederland in dienst, zonder zich bewust te zijn van de belangrijke lacunes in hun aanpak. Ze beschreven hun situatie eenvoudig: ze wisten gewoon niet wat ze niet wisten, en hadden geen betrouwbare manier om hun eigen blinde vlekken bloot te leggen om te zorgen dat ze compliant waren.

Het meest concrete teken van de lacune kwam naar voren tijdens hun eerste gesprekken met Rivermate. De organisatie had hun in Nederland gevestigde werknemer een jaarlijks salaris betaald dat niet voldeed aan Dutch employment vereisten.

Het was op basis van de aanbeveling van hun werknemer voor een Employer of Record (EOR) bij Rivermate dat de samenwerking snel startte.

Waar zat het risico

Hun bedrijf liep compliance risico dat zij niet konden zien. Het meest concrete risico zichtbaar in de invoer was de betalingstructuur. De Nederlandse arbeidswet stelt duidelijke eisen aan betaalintervallen, en afwijkingen hiervan wijzen op een reeks downstream compliance risico’s. Deze omvatten – maar zijn niet beperkt tot – correcte berekening en betaling van vakantiegeld (vakantiegeld, wettelijk vastgesteld op minimaal 8% van het brutoloon per jaar), correcte loonbelastinginhouding en -afdracht, juiste sociale verzekeringsbijdragen en juiste registratie bij de Nederlandse arbeidsautoriteiten.

Ze merkten ook op dat hun zorg zich niet alleen tot de organisatie beperkte, maar ook tot de werknemer zelf: het risico was niet alleen voor de organisatie, maar ook voor het individu, dat risico liep op lacunes in wettelijke entitledmenten en bescherming als de regeling niet correct was ingericht. Die dubbele zorg – voor de compliance van de organisatie en de veiligheid van de werknemer – was een belangrijke drijfveer achter de beslissing om actie te ondernemen.

Waarom ze voor Rivermate kozen

Hun bedrijf kwam al gemotiveerd aan tafel om de situatie te verbeteren.

Vanaf dat moment deden de gesprekken het werk. De eerste meetings met het Rivermate-team waren, in hun woorden, “enorm informatief, professioneel en duidelijk in verwachtingen.” Elk contact verduidelijkte de daadwerkelijke vereisten waaraan ze niet voldeden in Nederland en maakte de kloof zichtbaar tussen wat ze deden en wat de Nederlandse arbeidswet vereiste. Het proces van vragen stellen gaf antwoord op hun vroege onzekerheid over de behoefte aan dit niveau van gespecialiseerde ondersteuning: dat was er.

De teamleden van Rivermate waarmee ze tijdens de onboarding het meest intensief werkten, waren Karl van der Weert, Head of Account Management, en Dasola Jikiemi, Customer Success Manager. Karl's responsieve, praktische aanpak en Dasola's ondersteuning gedurende het hele proces werden door hen specifiek genoemd als redenen waarom ze vertrouwen hadden in de beslissing. Aanvankelijk had men nog twijfels of de kosten haalbaar waren. De kwaliteit en snelheid van de antwoorden van het team tijdens de verkenning gaven die twijfel al meteen weg, nog voordat het voorstel werd verstuurd.

Hoe Rivermate heeft geholpen

De samenwerking verliep snel aan beide kanten. Het Amerikaanse reisbedrijf had Rivermate geïdentificeerd, de urgentie begrepen, en was klaar om te investeren. De reactie van Rivermate paste bij dat tempo.

Na het eerste gesprek stuurde het team binnen 30 minuten een voorstel. Het Amerikaanse reisbedrijf beoordeelde het en gaf de volgende dag groen licht.

Het praktische centrale punt van het werk was de omzetting van het jaarlijkse betalingsstructuur van de werknemer. Rivermate herstructureerde dat in een maandelijkse factuurregeling die voldeed aan de Nederlandse arbeidswet, inclusief correcte belastingbehandeling. Ze benadrukten dit specifiek als het moment waarop de waarde van de samenwerking het meest concreet werd: "hun vermogen om ons jaarlijkse salaris van de werknemer om te zetten in een maandelijkse factuur die aan alle Nederlandse eisen en belastingen voldeed, was precies wat we nodig hadden, op de gemakkelijkst mogelijke manier voor ons."

Karl van der Weert en Dasola Jikiemi leidde het onboardingproces, en behandelden hun vragen bij elke stap, en zorgden dat de overgang soepel verliep voor zowel de organisatie als de werknemer. Ze beschreven het team als "alsof het een uitbreiding van onze organisatie was" – iets dat ze toeschreven aan de genoemde, responsieve samenwerkingsrelatie in plaats van een ticket-gestuurd supportproces.

De samenwerking werd afgesloten zonder complicaties. Alles was vanaf het begin duidelijk, en de tijdlijn – de meest kritieke variabele voor hen – werd zonder problemen gehaald.

Wat dit betekent voor vergelijkbare bedrijven

Als uw organisatie een of twee werknemers in Nederland heeft en de arbeidsregeling intern regelt, is de situatie waarin dit reisbedrijf zich bevond vaker voorkomend dan veel HR- of operationele managers zich realiseren. De Nederlandse arbeidswet bevat specifieke, verplichte vereisten – rond betalingintervallen, vakantiegeld, sociale verzekeringen en werkgeverregistratie – die gemakkelijk over het hoofd worden gezien als er geen gespecialiseerde ondersteuning is en geen auditmechanisme om lacunes bloot te leggen.

Voor mission-driven organisaties, non-profits of kleinere bedrijven die slechts een handvol internationale teamleden in dienst hebben zonder de schaal om een lokaal entiteit te rechtvaardigen, is EOR meestal de snelste en meest compliant oplossing. Rivermate's Netherlands-team behandelt de volledige arbeidsrelatie: contracten, salarisadministratie, belastingregistratie en voortdurende compliance, zodat uw interne team geen landsspecifieke expertise hoeft te ontwikkelen voor elke markt waarin u actief bent.