Hoe Dewave op conforme wijze in Bhutan aannam zonder entiteit en zonder HR-team

Over Dewave GMBH

Dewave GmbH is een Zwitsers AI-transformatiebureau, opgericht in 2021, dat klanten in heel Europa helpt hun digitale aanwezigheid op te bouwen en te optimaliseren door middel van toegepaste AI. De kernfocus van het bureau is AI-transformatie: agentgerichte content en GEO/SEO-systemen, en op maat gemaakte AI-toepassingen en e-commerce oplossingen voor agentgerichte handel. Met een team van ongeveer 15 en geen toegewijde HR-functie, opereert Dewave lean: oprichters en ingenieurs die het kernwerk doen. Remo Girard, oprichter en CEO, beheert rechtstreeks de internationale arbeidsbeslissingen. dewave.iundf.com

De uitdaging

De weg van Dewave naar Bhutan begon met een investeringsbeslissing. Het bedrijf had geïnvesteerd in een startup waarvan de belangrijkste ontwikkelaar daar al gevestigd was, werkzaam via een regeling die niet meer haalbaar was. Toen dat veranderde, wilde Dewave de ontwikkelaar echt in dienst nemen: een echte arbeidsovereenkomst, conforme loonadministratie, en de belasting- en verzekeringsdekking die de Bhutanese wet voorschrijft.

"We hadden geïnvesteerd in een startup, en zij werkten met een man uit Bhutan. Hij was in dienst via een ander bedrijf, en we besloten hem een echt contract te geven. Daar begon deze reis," zegt Remo.

Het probleem was dat Bhutan ver buiten het standaard EOR-gebied ligt. De meeste mondiale payroll-aanbieders opereren daar niet. Die dat wel doen, beschikken vaak over beperkte lokale infrastructuur en beperkte kennis van de lokale regelgeving omtrent verlofregelingen, belastingverplichtingen, en voorzieningsfondsbijdragen, die aanzienlijk verschillen van de meer gebruikelijke markten.

"Er waren veel onzekerheden over hoe loonadministratie werkte in Bhutan: het verlofbeleid, de belastingen, de verzekeringen, alle payroll-gerelateerde onderwerpen in het algemeen. Er kwam ook enige misinformatie van de lokale leverancier," herinnert Remo zich.

Dewave had geen juridische entiteit in Bhutan. Het opzetten daarvan was de voor de hand liggende optie, maar de cijfers klopten niet voor een startup met één of twee hires in gedachten.

Wat op het spel stond

Zonder een conforme arbeidsovereenkomst zou Dewave's ontwikkelaar in Bhutan in een juridisch onzekere positie blijven: geen formeel contract, geen belasting-geregistreerde loonadministratie, geen verzekeringen of verlofregelingen onder de lokale wet. Voor een klein bedrijf zonder interne juridische of HR-capaciteit droeg die blootstelling een reëel risico voor de rechten van de werknemer en voor de grensoverschrijdende naleving van het bedrijf.

Het alternatief was het oprichten van een Bhutanese entiteit. Remo onderzocht wat dat zou inhouden. Naast de administratieve last van overheidsaangiften, lokale samenwerking, kantoorinfrastructuur en een HR-werknemer om dit te beheren, was er een minimumbedrag voor kapitaalvereisten.

"Het opzetten van een juridische entiteit in Bhutan vergt veel administratief werk: overheidsaangiften, een minimumbedrag dat je moet investeren, alles bij elkaar. Alleen voor één werknemer heeft dat in het begin geen zin, of zelfs voor twee. Je hebt een bepaald aantal mensen nodig voordat het oprichten van een juridische entiteit echt loont," zegt Remo.

Zijn alles-in-kosten inschatting voor het opzetten van de entiteit kwam op ongeveer €50.000. Voor een startup met 15 personen die een of twee ontwikkelaars in het buitenland in dienst heeft, was dat moeilijk te rechtvaardigen en zou het kapitaal vastzetten dat elders nodig was.

Waarom ze voor Rivermate kozen

Remo vond Rivermate via een Google-zoekopdracht. Wat Rivermate onderscheidde in zijn beoordeling was niet een lijst met platformfuncties. Het was de aard van het contact. Destijds was Rivermate zelf een early-stage bedrijf, en de betrokkenheid weerspiegelde dat: direct, consultatief en persoonlijk. Er was geen helpdesk, geen script, en geen afleiding toen Bhutan ter sprake kwam.

Bhutan bracht voor beide partijen vanaf het begin echte onbekenden met zich mee: hoe de lokale loonprocessen in de praktijk werkten, wat de juiste belastingbehandeling was, hoe de verlofregelingen waren gestructureerd, en welke verzekeringsverplichtingen van toepassing waren. Rivermate ging direct met die onbekenden aan de slag, werkte samen met een lokale partner ter plekke om de regelgeving te doorgronden. Die bereidheid om zich te verdiepen in de specifics en door te blijven werken wanneer het beeld nog niet volledig duidelijk was, was de doorslaggevende factor.

"Er waren veel onzekerheden over hoe loonadministratie werkte in Bhutan, zelfs aan jullie zijde in het begin. Maar jullie waren degene die zich verdiepte in de details, uitvond hoe de belastingen en alles werkten, en dat samen met een lokale partner geregeld. Die menselijke aanpak is wat we echt waardeerden. Het is fijn een partner te hebben die problemen oplost in plaats van zich te beperken tot vaste processen," legt hij uit.

Hoe Rivermate heeft geholpen

Rivermate heeft een conforme arbeidsovereenkomst opgesteld voor Dewave's eerste Bhutanese werknemer, met kennis van de lokale loonregels, belastingsverplichtingen, verlofregelingen en verzekeringsvereisten met een lokale partner. Waar het regelgevingsbeeld vaag was of waar vroege informatie van lokale bronnen niet betrouwbaar bleek, werkte Rivermate de discrepanties uit in plaats van deze over te laten aan de klant.

Naarmate het Bhutan-team van Dewave groeide en er in de loop van het traject acht contracten werden afgesloten, beheerde Rivermate elke nieuwe werknemer en, indien nodig, elke beëindiging. Bij beëindigingen was Rivermate's aanpak steeds transparant: de klant werd volledig geïnformeerd, zonder onverklaarde vertragingen, met een duidelijk proces van instructie tot afsluiting.

Voor nieuwe werknemers is de werkgeverkant-werkwijze nu gereduceerd tot één actie: het indienen van de rol- en salarisgegevens van de nieuwe medewerker. Rivermate regelt vanaf dat punt alles. Contracten worden opgesteld, loonadministratie wordt geregeld, en het proces is doorgaans binnen een week voltooid.

"Als alles eenmaal is geregeld, kost het me misschien een halve dag om iemand in dienst te nemen. Ik stuur de nieuwe rol- en salarisgegevens, en dat is het, jullie regelen de rest. Over het algemeen duurt het een tot twee weken voordat de aanstelling is afgerond, en het snelste dat we hebben gedaan was één week," legt Remo uit.

Jamil Linao, Finance Manager en de belangrijkste contactpersoon van Dewave gedurende het traject, was essentieel om de relatie in de praktijk te laten werken. Zijn beschikbaarheid en snelle reactie maakten daadwerkelijk verschil in een account waar vragen soms snel beantwoord moesten worden.

Wat dit betekent voor vergelijkbare bedrijven

Voor kleine bedrijven die in niche- of complexe landen aannemen, laat Dewave's ervaring zien dat er een praktische optie is naast het opzetten van een lokale entiteit of het nemen van compliance-risico's. Met Rivermate als Employer of Record wordt conforme internationale arbeid mogelijk zonder grote initiële investering, lokale administratie of langdurige binding.

Voor lean startups en scale-ups kan dit een wezenlijk operationeel verschil maken. In plaats van dagen te besteden aan papierwerk, lokale vereisten en overheidsportalen, kunnen teams internationale werving beheersbaar houden, zelfs zonder een toegewijd HR-team. Rivermate biedt bedrijven ook de flexibiliteit om zich aan te passen naarmate landen, personeelsbestand en bedrijfsbehoeften veranderen, wat vooral waardevol is wanneer hiringplannen in de loop der tijd wijzigen.