Wat wereldwijde bedrijven moeten begrijpen over loonadministratie in Colombia

Het doel van dit artikel is om de verschillende methoden te onderzoeken waarmee een bedrijf zou moeten gedijen in Colombia door te kijken naar de belasting- en loonomgevingen.

Wereldwijde Loonopties

Er zijn een groot aantal loonoplossingen in Colombia die direct beschikbaar zijn voor jou en je bedrijf. Naast het begrijpen van de structuur van elk loonsysteem, is het cruciaal om de voor- en nadelen ervan te beoordelen. Dit stelt je in staat om gemakkelijk te bepalen welk loonplan het beste is voor je bedrijf.

Remote Payroll

Een niet-ingezeten werkgever in Colombia kan een inwonende werknemer betalen via remote payroll. Een buitenlands bedrijf moet echter de voordelen en nadelen van het uitvoeren van een remote payroll van tevoren afwegen, vooral omdat specifieke arbeids- en nalevingsregels de stroom van het systeem sterk beïnvloeden.

Voordelen

• Het hebben van een schaduwloonlijst stelt een bedrijf in staat om een remote payroll uit te voeren zonder lokaal te hoeven incorporeren.
• Bedrijven mogen werknemers betalen in de valuta van het thuisland.
• Aangezien je geen geregistreerde en volledig conforme lokale loonlijst meer nodig hebt, kun je geld besparen door geen extra werknemers in te huren om je lokale entiteit te bemannen. Belangrijker nog, je kunt veel van je tijd besteden aan de groei van je bedrijf in plaats van aan het runnen van een lokale loonlijst.

Nadelen

• Als werkgever ben je nog steeds verplicht om te voldoen aan de vereiste inhoudingspolicies van Colombia.
• Zoals hierboven vermeld, blijft het noodzakelijk om de regelgeving van Colombia te begrijpen en te onderzoeken.
• Als je niet voldoet aan de lokale wetten en policies, kan dit resulteren in meer aansprakelijkheden en boetes.
• Er zijn landen die remote payrolls verbieden, zoals China.

Onafhankelijke In-Country

Als je de voorkeur geeft aan een meer traditionele methode van loonverwerking, is een onafhankelijke in-country loonprovider je beste optie. Hieronder volgen de voor- en nadelen van het beheren van een in-country loonsysteem:

Voordelen

• Je hebt een verscheidenheid aan lokale diensten waaruit je kunt kiezen en op kunt vertrouwen.
• Loonproviders mogen loonberekeningen, betalingen en aangiften beheren.

Nadelen

• Er zijn geen snelle oplossingen voor het verzamelen en samenvoegen van gegevens uit meerdere landen voor rapportage- en analysetoepassingen.
• Er moet een juridische entiteit worden opgericht in Colombia, wat kostbaar en tijdrovend kan zijn.
• Als je van plan bent je bedrijf uit te breiden naar andere landen, moet je een loonmanager voor elk land aanwijzen, aangezien één persoon niet alle gegevens uit tal van landen kan beheren.

Internationale PEO

In sommige gevallen vertrouwen buitenlandse werkgevers op Internationale Professionele Werkgeversorganisaties (PEO's) om hun loonlijst te beheren. Dit elimineert de noodzaak voor hen om in elk land een nieuwe juridische entiteit op te richten. Internationale PEO's bieden diensten aan om organisaties te helpen de kosten van het beheren van een loonsysteem in het buitenland te verlagen. Je kunt snel al je wereldwijde personeel monitoren en beheren met een enkel dashboard met een Internationale PEO.

Voordelen

• Het hebben van een Internationale PEO kan je helpen je bedrijf wereldwijd uit te breiden en werknemers overal ter wereld in dienst te nemen.
• Internationale PEO's bieden uitgebreide mogelijkheden voor bedrijfsrapportage en analyse.
• De meeste internationale PEO's bieden wereldwijde adviesdiensten als onderdeel van hun pakket om bedrijven te helpen bepalen hoe en waar ze moeten uitbreiden.

Nadelen

• Bedrijven die grote operaties in een land hebben opgezet, zullen op de lange termijn niet profiteren, aangezien ze al hun eigen juridische entiteit hebben opgezet.
• Internationale PEO's kunnen prohibitief duur zijn, afhankelijk van de leverancier.

Vereiste Documenten Voor Nieuwe Werknemers

De arbeidsmarkt in Colombia hecht veel waarde aan het behoud van werknemersrechten. Voor een buitenlands bedrijf om personeel in dienst te nemen, moet de staat cruciale documenten verstrekken. Deze omvatten de volgende:

• Verzekering van werknemers of professioneel risico onder een arbeidsovereenkomst
• Inschrijving in een ontslagfonds
• Inschrijving in de openbare ziektekostenverzekering
• Registratie bij de Sociale Zekerheidsadministratie

Dit is naast de benodigde werknemersinformatie zoals de persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, postadres en andere relevante werknemersgegevens), paspoort, bankafschriften en bewijs van ziektekostenverzekering.

Registratie Sociale Zekerheid

Alle buitenlandse ondernemingen die in Colombia actief zijn, moeten zich registreren bij het pensioensysteem en een document indienen dat de aansluiting van de werknemer bij het pensioensysteem aangeeft. Het Arbeidswetboek stelt dat er een uniform formulier moet zijn voor de beoordeling en betaling van sociale zekerheid en loonbijdragen. Dit formulier moet elektronisch worden ingediend bij de Servicio Nacional de Aprendizaje, een door de overheid gerunde onderwijsinstelling, of bij het Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (het Colombiaanse Familie-instituut) en de Caja de Compensación Familiar (het Familiecompensatiefonds).

Belastingregistratievereisten

Individuele belastingheffing wordt bepaald door de bron van inkomen van de werknemer, nationaliteit en verblijfsstatus in Colombia. Zoals gedefinieerd in Wet 1607 van 2012, wordt verblijf gedefinieerd als de fysieke aanwezigheid in Colombia voor een periode van meer dan 183 dagen in een kalenderjaar. Buitenlandse inwoners in Colombia worden belast op hun binnenlandse en buitenlandse inkomsten vanaf de eerste dag van hun continue of discontinue aanwezigheid in Colombia. De indieningsdatum voor een individuele aangifte inkomstenbelasting wordt bepaald door de laatste twee (2) cijfers van het belastingidentificatienummer (TIN) van de belastingbetaler.

Beëindiging van dienstverband

Beëindigingsproces

Wanneer een werknemer wordt ontslagen, moet de reden voor ontslag schriftelijk aan hem of haar worden gegeven. Als de werkgever het ontslag initieert, is de werkgever niet verplicht een reden voor het ontslag te geven, tenzij er een beschuldiging is van een onrechtvaardige reden. Werkgevers moeten speciale toestemming krijgen om zwangere of gehandicapte werknemers te ontslaan. Om een vakbondsmedewerker te ontslaan, moet de werkgever goedkeuring krijgen van een arbeidsrechter. Als het dienstverband van een werknemer wordt beëindigd vanwege een overtreding door de werkgever, heeft de werknemer recht op ontslagvergoeding.

Opzegtermijn en Proeftijd

Werkgevers moeten een maximale opzegtermijn van 15 dagen in acht nemen bij het ontslaan van een werknemer wegens onvoldoende prestaties. De werknemer heeft recht op minimaal 24 uur om de ontslagbrief te bekijken en erop te reageren. Er is geen opzegtermijn vereist in geval van wangedrag of ontslag om gegronde redenen. Schriftelijke kennisgeving is vereist ten minste 30 dagen voor het verstrijken van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Voor contracten voor onbepaalde tijd is de proeftijd 2 maanden. Voor contracten voor bepaalde tijd mag de proeftijd niet meer bedragen dan 1/5 van de aanvankelijk overeengekomen arbeidstermijn.

Ontslagvergoeding

Wanneer werknemers zonder reden worden ontslagen, zijn werkgevers verplicht ontslagvergoeding te verstrekken. Ontslagvergoeding wordt als volgt berekend voor werknemers met een contract voor onbepaalde tijd.

• Werknemers die minder verdienen dan het wettelijke minimum maandloon van tien dollar hebben recht op dertig dagen vergoeding tijdens hun eerste jaar van dienstverband en twintig dagen tijdens elk volgend jaar.
• Werknemers die tien keer het wettelijke minimumloon of meer verdienen, hebben recht op twintig dagen salaris tijdens hun eerste jaar van dienstverband en vijftien dagen tijdens elk opvolgend jaar.

Ontslagvergoeding voor werknemers met een contract voor bepaalde tijd zou gelijk zijn aan het loon van de werknemer gedurende de looptijd van het contract.

Lees Meer:Gids voor werk, loonadministratie en voordelen in Colombia

Waarom zou u vertrouwen op Rivermate als uw Employer of Record?

Een van de belangrijke voordelen van het uitbesteden van het dienstverband en de loonadministratie van uw personeel in Colombia is de efficiëntie en het gemak. Rivermate kan alle aspecten van de loonadministratie correct afhandelen en beheren, waaronder belastingnaleving, lokale wetten, voorschriften, richtlijnen en andere vereisten. Rivermate stelt u in staat om iedereen ter wereld in dienst te nemen via zijn eersteklas HR-tools en oplossingen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over het salaris en de facturen van uw werknemers, aangezien Rivermate die exacte taken voor u uitvoert. U kunt werknemers in Colombia inhuren. effectief, gemakkelijk en in volledige naleving van alle relevante arbeidswetten met behulp van Rivermate's wereldwijde werkgelegenheidsoplossing. Wij nemen de verantwoordelijkheden en juridische risico's van buitenlandse tewerkstelling op ons, zodat u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf.

Slotgedachten

Het uitbreiden van uw team en het laten groeien van uw bedrijf in Colombia vereist grondig onderzoek, menselijk kapitaal en geld. Het hebben van een werkgever van record die u kan ondersteunen en u kan helpen de uitdagingen van loonadministratie en naleving te overwinnen, kan echter zeker bijdragen aan het succes van uw bedrijf.