Employer of Record in Malawi

Un Employer of Record (EOR) in Malawi è una società che ti aiuta ad assumere dipendenti lì senza dover creare la tua entità locale. Agisce come datore di lavoro legale per il tuo team. Ciò significa che si occupa di compiti come paghe, tasse, benefici e contratti di lavoro. Utilizzare un EOR garantisce che tu rispetti tutte le leggi sul lavoro locali del Malawi. Aziende come Rivermate ti permettono di costruire un team in Malawi in modo rapido ed efficiente.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Malawi

L'utilizzo di un EOR semplifica l'assunzione in Malawi. Ecco come funziona:

• Trovi il talento. Recluti e selezioni la persona che desideri assumere in Malawi.
• L'EOR li assume legalmente. Il fornitore di servizi EOR ha una entità legale in Malawi e assume ufficialmente il dipendente per tuo conto.
• Gestiscono la documentazione. L'EOR si occupa del contratto di lavoro per assicurarsi che rispetti tutte le leggi sul lavoro locali, come l'Employment Act del 2000.
• L'onboarding è curato. Gestiscono il processo di integrazione del tuo nuovo dipendente.
• Paghe e benefici sono gestiti. L'EOR si occupa di paghe, tasse e benefici secondo la legge malawiana.
• Il tuo dipendente lavora per te. Sebbene l'EOR sia il datore di lavoro legale, il tuo nuovo assunto lavora per la tua azienda come qualsiasi altro membro del team.

Perché usare un Employer of Record in Malawi

Utilizzare un EOR in Malawi ti aiuta ad assumere e gestire talenti rapidamente, garantendo il rispetto delle normative locali sul lavoro e fiscali. È una soluzione flessibile e a basso rischio per le aziende che desiderano testare nuovi mercati o espandere i team oltre confine.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

• Assumi senza una entità locale. Puoi assumere dipendenti in Malawi senza i costi e i tempi di creare una entità legale lì.
• Rimani conforme. Un EOR garantisce che tutte le pratiche di assunzione rispettino le leggi sul lavoro e le normative fiscali malawiane. Gestiscono contratti di lavoro, paghe e conformità fiscale per te.
• Semplifica le risorse umane. L'EOR si occupa dell'amministrazione HR, inclusa la gestione delle paghe e dei benefici statutari.
• Riduci i rischi. La classificazione errata di un dipendente come contractor può portare a sanzioni legali e finanziarie. Un EOR ti aiuta a classificare correttamente i lavoratori secondo le leggi sul lavoro malawiane.

Rivermate's transparent pricing model elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei fornitori PEO tradizionali, la nostra tariffazione in Malawi include supporto completo alle Risorse Umane, gestione dei benefici, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna tassa di configurazione—solo un prezzo chiaro e semplice che si adatta alle esigenze della vostra azienda, garantendo la piena conformità legale in Malawi.

Assunzioni in Malawi richiedono la comprensione del suo panorama occupazionale unico. La legge principale che disciplina l'occupazione è l'Employment Act del 2000. Questa legge delinea i diritti e le responsabilità sia dei datori di lavoro che dei dipendenti. Per assumere dipendenti in Malawi, puoi either stabilire un'entità legale locale o collaborare con un Employer of Record (EOR). Un EOR può gestire contratti di lavoro, paghe e conformità fiscale per tuo conto.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Sebbene possano esistere contratti orali, è altamente consigliato un contratto scritto per chiarire i termini e proteggere sia te che il tuo dipendente. Dovresti fornire una dichiarazione scritta dei dettagli dell'impiego al tuo dipendente.

Ecco alcune clausole essenziali da includere in un contratto di lavoro:

• Descrizione del lavoro: Delinea chiaramente il ruolo e le responsabilità del dipendente.
• Orari di lavoro: Specifica la settimana lavorativa standard e eventuali accordi di straordinario.
• Salari: Dettaglia l'importo e la frequenza dei pagamenti.
• Diritti alle ferie: Includi ferie annuali, ferie per malattia e ferie di maternità o paternità.
• Procedure di cessazione: Spiega come può essere terminato il contratto e in quali condizioni.

Periodi di prova

Puoi includere un periodo di prova in un contratto di lavoro per valutare l'idoneità di un nuovo dipendente. La durata del periodo di prova è generalmente concordata da entrambe le parti e specificata nel contratto. Sebbene non ci sia una durata massima legalmente stabilita, una prassi comune è di uno a tre mesi. Durante il periodo di prova, il preavviso per la cessazione è spesso più breve.

Orari di lavoro & straordinari

La settimana lavorativa standard in Malawi è di 48 ore, generalmente distribuite su sei giorni. Qualsiasi ora lavorata oltre le 48 ore settimanali è considerata straordinario. I dipendenti hanno diritto a una retribuzione per gli straordinari. La tariffa di straordinario è generalmente 1,5 volte il salario orario normale.

Festività pubbliche & regionali

I tuoi dipendenti in Malawi hanno diritto a festività pubbliche retribuite. Ecco un elenco delle festività pubbliche in Malawi per il 2024:

Assunzione di contractors in Malawi

Puoi assumere contractors indipendenti per lavori a progetto o temporanei. Questo offre flessibilità e accesso a competenze specializzate. Tuttavia, devi classificare correttamente i lavoratori per evitare rischi di errata classificazione.

Un contractor indipendente è autonomo, controlla il proprio lavoro e spesso ha più clienti. Un dipendente, invece, lavora sotto la tua supervisione e controllo. Erroneamente classificare un dipendente come contractor può portare a sanzioni legali e finanziarie, inclusi arretrati fiscali e multe.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare questi rischi. Un EOR garantisce che i tuoi lavoratori siano classificati correttamente secondo le leggi sul lavoro malawiane. Gestiscono le responsabilità legali e amministrative, permettendoti di concentrarti sulle operazioni della tua azienda.

Comprendere la retribuzione e la gestione delle buste paga in Malawi è semplice. È necessario conoscere le regole per pagare correttamente e puntualmente il proprio team. Questo include la comprensione delle leggi locali su salari, tasse e contributi. Gestire correttamente questi dettagli mantiene la tua attività conforme e i tuoi dipendenti soddisfatti.

Cicli di paga & struttura salariale

Puoi pagare i tuoi dipendenti secondo un ciclo che funziona per la tua attività. I cicli di paga più comuni in Malawi sono settimanali, bisettimanali o mensili. Per i dipendenti il cui salario viene calcolato su base oraria, giornaliera o settimanale, devi pagarli almeno una volta ogni due settimane. Se lo stipendio del tuo dipendente è fisso su base mensile o annuale, dovresti pagarli almeno una volta al mese.

Straordinari & minimi

Il salario minimo per i lavoratori generici in Malawi è di MWK 126.000 al mese.

Il Malawi ha regole specifiche per il pagamento degli straordinari. Puoi categorizzare gli straordinari in tre tipi:

• Straordinari ordinari sono per le ore extra che un dipendente lavora in un normale giorno lavorativo.
• Straordinari in giorno di riposo si applicano quando un dipendente lavora in un giorno che normalmente avrebbe di riposo.
• Straordinari festivi sono per qualsiasi ora lavorata in un giorno festivo.

Per gli straordinari ordinari, dovresti pagare una volta e mezzo il salario normale del dipendente per ogni ora lavorata. Per il lavoro in un giorno di riposo o in un giorno festivo, la paga dovrebbe essere il doppio del salario regolare del dipendente. Un'altra fonte suggerisce che gli straordinari in un giorno festivo siano pagati al 400% del normale salario.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro in Malawi, sei responsabile di contribuire al sistema pensionistico nazionale per i tuoi dipendenti.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Anche i tuoi dipendenti hanno delle detrazioni prelevate dalla loro paga. Questo include il loro contributo al fondo pensionistico e l'imposta sul reddito.

L'imposta sul reddito è progressiva, cioè il tasso aumenta con il reddito del dipendente. Ecco le fasce di imposta sul reddito annuale:

In Malawi, fornire i benefici e le ferie giuste è fondamentale per attrarre e mantenere grandi talenti. Non si tratta solo di rispettare la legge. Si tratta di costruire un ambiente di lavoro di supporto. Comprendere le regole locali per il congedo e altri benefici è il vostro primo passo. Questo dimostra il vostro impegno per il benessere del vostro team e vi aiuta a distinguervi come un datore di lavoro di prima scelta.

Congedo Statutario

Le leggi del Malawi stabiliscono requisiti minimi di congedo per tutti i dipendenti.

• Congedo Annuale: È necessario concedere ai dipendenti un congedo annuale retribuito. Chi lavora cinque giorni alla settimana ha almeno 15 giorni. Se lavorano sei giorni alla settimana, ottengono 18 giorni.
• Congedo per Malattia: Dopo un anno di servizio, un dipendente ha diritto ad almeno quattro settimane di congedo per malattia con paga piena e otto settimane con paga ridotta ogni anno. Potrebbe essere richiesto un certificato medico.
• Congedo di Maternità: Le dipendenti donne ricevono un minimo di otto settimane di congedo di maternità con paga piena. Questo non interrompe il loro rapporto di lavoro né influisce sui loro benefici.
• Congedo di Paternità: Non esiste un requisito statutario per il congedo di paternità in Malawi.

Festività Pubbliche & Festività Regionali

I dipendenti hanno diritto a tempo libero retribuito per le festività pubbliche. Se lavorano durante una festività pubblica, devono essere pagati il doppio della loro normale tariffa oraria.

Benefici Supplementari Tipici

Per attrarre le persone migliori, molte aziende offrono più del minimo legale.

Come un EOR può aiutare con l'Implementazione dei Benefici

Configurare un piano di benefici in un nuovo paese può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) rende tutto più semplice. Gestiamo i dettagli per assicurarci che siate conformi e competitivi.

Un EOR vi aiuta a:

• Rimanere Conformi: Conosciamo le leggi del lavoro locali. Assicuriamo che i vostri pacchetti di benefici soddisfino tutti i requisiti legali.
• Risparmiare Tempo: Potete evitare il lungo processo di creazione di una entità legale in Malawi. Questo significa poter assumere e integrare talenti molto più rapidamente.
• Offrire Benefici Competitivi: Conosciamo il mercato locale. Possiamo aiutarvi a creare un piano di benefici che attragga i migliori candidati.
• Gestire l'Amministrazione: Ci occupiamo di paghe, amministrazione dei benefici e altre attività HR. Questo vi permette di concentrarvi sulla crescita del vostro business.

Quando un contratto di lavoro termina in Malawi, è necessario seguire un processo specifico. Questo garantisce di trattare i propri dipendenti in modo equo e di rimanere in regola con la legge. Il processo è guidato dall'Employment Act del Malawi, che stabilisce le regole sia per gli Employer of Record, sia per i dipendenti. Copre tutto, dalla comunicazione di preavviso ai pagamenti finali. Seguire queste regole aiuta a evitare controversie e potenziali problemi legali.

Periodi di preavviso

Fornire il corretto preavviso è un primo passo fondamentale. In Malawi, la durata del periodo di preavviso dipende da quanto tempo il dipendente ha lavorato per te. Puoi anche scegliere di pagare il dipendente per il periodo di preavviso invece di farlo lavorare.

Ecco i periodi di preavviso minimi richiesti dalla legge:

Indennità di fine rapporto

L'indennità di fine rapporto è un pagamento finale che si effettua a un dipendente quando il suo contratto viene terminato. In Malawi, un dipendente ha diritto all’indennità di fine rapporto se ha lavorato presso la tua azienda per almeno un anno. Tuttavia, questo non si applica se il dipendente viene licenziato per grave misconduct.

È anche importante sapere che se il dipendente fa parte di un regime pensionistico, non ha diritto all’indennità di fine rapporto. Questo per evitare un doppio pagamento.

L'importo dell’indennità di fine rapporto si basa sulla durata del servizio del dipendente:

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Quando collabori con un Employer of Record come Rivermate, gestiamo l'intero processo di uscita per te. Ci assicuriamo che ogni cessazione venga gestita correttamente e in piena conformità con la legge malawiana.

Ecco come aiutiamo:

• Procedura Equa: Assicuriamo che venga stabilita una ragione equa e documentata per la cessazione, sia essa legata a performance, comportamento o cambiamenti operativi.
• Calcoli Corretti: Calcoliamo tutti i pagamenti finali, inclusi stipendi arretrati, ferie maturate e eventuale indennità di fine rapporto a cui il dipendente ha diritto.
• Comunicazione Chiara: Gestiamo la comunicazione formale scritta al dipendente, indicando chiaramente la ragione della cessazione e la data effettiva.
• Documentazione Finale: Forniamo al dipendente un certificato di servizio, come richiesto.

Gestendo questi passaggi, ti aiutiamo a navigare con sicurezza tra le complesse leggi sul lavoro. Questo riduce i rischi e garantisce un processo di uscita fluido e rispettoso per i tuoi dipendenti.

Navigating visas and work permits in Malawi is straightforward once you understand the system. It's a two-part process. First, you need a visa to enter the country. Second, you need a permit to work. The main work permit is called a Temporary Employment Permit, or TEP. Your employer must apply for your TEP before you start your job.

Visti di lavoro e realtà dello sponsor

The main way to work in Malawi as a foreign national is with a Temporary Employment Permit (TEP). This permit allows you to live and work in the country for a specific employer. The TEP is typically issued for up to two years and can be renewed. Your employer, or an Employer of Record (EOR), must sponsor your TEP application.

An EOR can sponsor a TEP, but they must be a legally registered entity in Malawi. The application process requires the employer to prove that a foreign national is necessary for the role.

Here is what your employer needs to do:

• Demonstrate that no qualified Malawian is available for the job.
• Provide a valid employment contract.
• Show that the company is registered and compliant with local tax laws.

You will need to provide documents like your passport, CV, and academic qualifications. The entire process usually takes a few weeks, and you must wait for approval before you travel to Malawi to start working.

Conformità ai viaggi d'affari

For short-term trips that involve business meetings or exploring opportunities, you can use a Business Visa or a Visitor's Permit. These are not work permits and do not allow you to be employed in Malawi.

Keep these points in mind for short-term visits:

• You cannot perform work that a Malawian could be hired for.
• Your activities should be limited to things like meetings, negotiations, or attending conferences.
• Engaging in employment on a tourist or business visa can lead to fines, arrest, or deportation.

Always check the latest regulations with the Malawi Department of Immigration and Citizenship Services before you travel.