Gestire la retribuzione non è facile, e trovare il processo di payroll che funzioni per la tua azienda può essere stressante. Quando la tua azienda inizia ad espandersi in altri paesi, diventa più complesso. Devi navigare tra leggi e regolamenti locali. Ci sono anche differenze in lingue e valute, che possono rendere il payroll opprimente.
È qui che un servizio di payroll globale può essere vantaggioso. Ti permette di semplificare il payroll e mantenere la conformità nei nuovi paesi.
Un team esperto che gestisce il payroll globale per la tua azienda ti libererà del tempo, così potrai concentrarti sulle attività principali del tuo business.
Come si gestisce un payroll globale?
Le piccole imprese con pochi dipendenti globali probabilmente gestiranno il payroll internazionale internamente. Lo stesso vale per le grandi aziende globali. Di solito, questa è la soluzione più economica per entrambe. Assumono una persona per gestire il payroll di quei pochi dipendenti o un intero team per farlo a livello aziendale.
Tuttavia, c'è anche il caso curioso delle aziende di medie dimensioni. Per loro, è troppo per una sola persona gestire, ma assumere un intero team è troppo costoso. Queste aziende spesso decidono di esternalizzare le operazioni di payroll globale. Si affidano a un Employer of Record (EOR) o a un Professional Employer Organization (PEO) per il payroll globale.
In breve, un EOR offre di assumere talenti globali senza richiederti di creare una entità locale. A differenza di una PEO, lavorare con un EOR ti proteggerà dai potenziali implicazioni legali di un payroll gestito male.
Eppure, come puoi sapere se un fornitore di payroll globale è adatto alla tua azienda? Ecco alcune linee guida per scegliere il miglior servizio di payroll globale.
Trovare il giusto Fornitore di Payroll Globale: Tutto quello che Devi Sapere
Quando esternalizzi le operazioni di payroll globale, il giusto PEO o EOR può toglierti molte responsabilità dalla lista delle cose da fare. Possono assicurarsi che ogni dipendente riceva il salario puntualmente e che i processi HR rilevanti siano conformi.
Tuttavia, dovresti valutare attentamente i fornitori. Dopotutto, stai esternalizzando una parte significativa del tuo business. Ecco cosa cercare mentre esplori le tue opzioni, così da poter identificare il fornitore giusto per la tua azienda.
1. Location
Il tuo fornitore di payroll globale deve avere una presenza nel paese in cui intendi assumere. Controlla quali paesi coprono e confronta le località con i tuoi piani di crescita e espansione.
Tieni presente i piani di espansione a breve e lungo termine della tua azienda. Potresti considerare un singolo paese oggi, ma questo potrebbe cambiare in futuro.
Il tuo fornitore di payroll globale farà del suo meglio per integrare la tua azienda nel modo più efficiente possibile. Ma il processo può essere rigoroso e richiedere tempo, poiché coinvolge dati sensibili. Scegliendo il fornitore giusto e valutando le località, puoi attraversare il processo il più rapidamente possibile.
Quando intervisti i fornitori, ricorda di chiedere dei loro piani di espansione. La loro copertura potrebbe non includere un paese specifico oggi, ma, come la tua azienda, mirano a crescere. Potrebbero avere nuovi paesi in pipeline o considerare di aggiungerli per soddisfare le tue esigenze.
Avere una presenza in un paese in cui vuoi assumere non basta. Il tuo fornitore di payroll globale dovrebbe anche avere un team esperto e ben informato. Devono conoscere requisiti legali locali, valute e altri fattori rilevanti.
È fondamentale scegliere un fornitore che sia competente riguardo alle normative nei paesi in cui pianifichi di espanderti. L'obiettivo principale è evitare potenziali problemi legali o complicazioni in futuro.
È un fattore decisivo, ma anche il più difficile da stimare. Cerca recensioni dei clienti per capire quanto il tuo fornitore sia familiare con le normative locali di un determinato paese.
3. Caratteristiche offerte
La maggior parte dei fornitori di payroll globale offre gli stessi servizi. Dovresti aspettarti che il tuo servizio di payroll globale includa:
- Gestione del payroll e ritenuta fiscale,
- Distribuzione di buste paga e paystub, e presentazione delle tasse,
- Controlli di conformità,
- Assistenza nella classificazione dei lavoratori,
Dovrebbe anche fornire:
- Gestione dei Contractor,
- Servizi di Employer of Record,
- Amministrazione dei benefit,
- Assistenza clienti per il software di payroll,
- Protezione dei diritti di IP.
Tuttavia, non tutti offrono lo stesso insieme di servizi. Prenditi il tempo di rivedere le caratteristiche e i servizi specifici di ogni fornitore di payroll globale per assicurarti che soddisfino le esigenze della tua azienda.
4. Dipendenti e Contractors
Un partner affidabile dovrebbe aiutarti a coprire tutte le basi. Quindi, se hai dipendenti e Contractors indipendenti nel tuo team, hai bisogno di un fornitore di pagamenti globali capace di affrontare i requisiti rilevanti per entrambi.
Ci sono regole diverse per queste due entità in alcuni paesi, complicando ulteriormente il payroll. Per questo alcuni fornitori evitano del tutto i contractors e si concentrano solo sui dipendenti. Se fai spesso affidamento sui contractors, questo potrebbe essere un elemento decisivo.
I migliori fornitori possono anche offrire il loro aiuto con la classificazione e la conformità legale in questa materia. Possono aiutarti a ridurre i rischi di errata classificazione o a trasformare i tuoi contractors in dipendenti.
5. Affidabilità
Dovrai condividere dati sensibili sulla tua azienda con il tuo fornitore di payroll globale. Per questo hai bisogno di un partner competente e affidabile—uno di cui puoi fidarti per mantenere i dati al sicuro. Valuta il software del tuo fornitore di payroll rispetto alle migliori pratiche di sicurezza dei dati.
Il tuo fornitore di payroll dovrebbe fornire tutte le informazioni necessarie nella loro politica sulla privacy. Dovrebbero anche avere una forte politica di crittografia dei dati e di conservazione dei dati.
Il software dovrebbe essere conforme alle normative rilevanti, incluso il GDPR come esempio. Ricorda anche di informarti sul piano di backup del fornitore e su come risponderebbero a una potenziale violazione dei dati.
6. Supporto clienti
Un buon fornitore ti fornirà sia il software di payroll globale sia supporto nell’utilizzo. La piattaforma dovrebbe essere facile da usare e offrire le funzionalità necessarie senza sopraffarti te e il tuo team. Dovresti poter trovare rapidamente i dati di cui hai bisogno e svolgere qualsiasi compito senza dover leggere un manuale utente esteso.
La piattaforma dovrebbe anche offrire un set forte di funzionalità, poiché ti affiderai ad essa per automatizzare compiti manuali e complessi. Dovrebbe anche fornire report dettagliati e accurati, preferibilmente in tempo reale.
Ricorda di chiedere al fornitore se la piattaforma può integrare con il tuo software di contabilità. Può aiutare a ridurre i rischi intrinseci dell'inserimento manuale dei dati e semplificare ulteriormente il processo di payroll.
Inoltre, se la piattaforma diventa opprimente o confusa, hai bisogno che il fornitore sia presente e offra supporto e guida. Controlla i siti di recensioni degli utenti per vedere cosa hanno sperimentato altri utenti. Devi sapere se puoi fare affidamento su di loro per aiutarti rapidamente ed efficacemente.
7. Servizi aggiuntivi
Non accontentarti delle basi, specialmente se hanno un costo significativo. Ti affidi a un fornitore per gestire le operazioni di payroll senza problemi. Ma dovrebbero anche aiutarti a scalare rapidamente verso l’alto o verso il basso o a svolgere funzioni HR aggiuntive e concordate.
Potresti aver bisogno di effettuare pagamenti ad hoc oltre lo stipendio ai tuoi dipendenti, ad esempio. Un buon fornitore dovrebbe essere in grado di supportarlo rispettando le normative locali.
La maggior parte dei fornitori ti offrirà una demo, una prova gratuita o una simulazione del loro piattaforma e processi, quindi approfittane. Ti aiuterà a stimare se il fornitore vale la tua fiducia e il prezzo richiesto.
8. Prezzo
Quando valuti i fornitori, il prezzo dovrebbe essere un fattore nella tua decisione. I fornitori di payroll globale offrono una varietà di modelli di prezzo, quindi dovresti trovare quello che funziona meglio con il tuo budget.
Assicurati di confrontare e vedere quale fornitore offre più funzionalità per il denaro che sei disposto a spendere. Non vuoi compromettere le funzionalità essenziali, poiché potrebbe costarti molto di più a lungo termine. Ma nemmeno pagare troppo per funzionalità non necessarie.
Scegliere il tuo Fornitore di Payroll Globale riguarda la valutazione accurata
Ci sono molti fornitori di payroll globale affidabili, quindi cerca di valutarli in dettaglio prima di sottoscrivere i loro servizi per scegliere quello giusto.
Il primo passo è sempre valutare gli obiettivi e le esigenze della tua azienda. Dovresti considerare il numero di dipendenti globali che hai e che prevedi di assumere in futuro. Nota da quali paesi provengono. Dovresti analizzare gli aspetti delle tue operazioni di payroll di cui beneficeresti esternalizzando. Inoltre, sii pragmatico riguardo al tuo budget.
Una volta che hai un'idea chiara della situazione attuale della tua azienda e di dove vorresti arrivare tra un paio di anni, confronta questa lista con i potenziali fornitori. Limiterà le scelte e semplificherà la ricerca del fornitore di payroll globale più adatto.
Ricorda di intervistare ogni fornitore e di approfittare di demo, simulazioni o prove gratuite che offrono. Le recensioni dei clienti possono anche aiutarti a stimare la qualità del servizio che puoi aspettarti.
Infine, avere il giusto fornitore di payroll globale può garantire ulteriore crescita aziendale. Assicurati di valutare ogni fornitore in base alle tue esigenze e requisiti specifici prima di decidere. Con il partner giusto, potrai avere un'elaborazione del payroll efficiente e senza preoccupazioni di conformità.
FAQ:
Cos'è il payroll globale?
Il payroll globale è il processo di gestione delle retribuzioni per i dipendenti in diversi paesi. Fornisce salari al tuo team globale rispettando le normative locali.
Come funziona il payroll globale?
Il payroll globale funziona centralizzando tutti i processi di payroll per i dipendenti globali in un sistema o con un fornitore unico.
Permette un'elaborazione coerente e accurata del payroll. Garantisce anche la conformità alle normative locali in ogni paese.
Come fare payroll a livello globale?
Per fare payroll a livello globale, le aziende devono stabilire una entità legale in ogni paese in cui impiegano lavoratori. Oppure, possono collaborare con un fornitore di payroll globale.
Un fornitore di payroll globale è un'organizzazione che gestisce il payroll in più paesi. Semplificano il payroll per pagamenti accurati e puntuali ai dipendenti in tutto il mondo. Il fornitore può anche garantire la conformità alle normative locali.
