Scegliere un fornitore di servizi di payroll globale? 8 fattori da valutare

Gestire la retribuzione non è facile, e trovare il processo di payroll che funzioni per la tua azienda può essere stressante. Quando la tua azienda inizia a espandersi in altri paesi, diventa ancora più complesso. Devi navigare tra leggi e regolamenti locali. Ci sono anche differenze nelle lingue e nelle valute, che possono rendere il payroll travolgente.

È qui che un servizio di global payroll può essere vantaggioso. Ti consente di semplificare il payroll e di mantenere la conformità nei nuovi paesi.

Un team esperto che gestisce il global payroll per la tua azienda libererà il tuo tempo, così potrai concentrarti sulle attività principali del tuo business.

Come si gestisce un payroll globale?

Le piccole imprese con alcuni dipendenti globali probabilmente gestiranno il payroll internazionale internamente. Lo stesso vale per le grandi aziende globali. Di solito, questa è la soluzione più conveniente per entrambe. Assumono una persona per gestire il payroll di quei pochi dipendenti o un intero team che se ne occupi in tutta l’azienda.

Tuttavia, c'è anche il caso curioso delle aziende di medie dimensioni. Per loro, è troppo per una singola persona gestire tutto, ma assumere un intero team è troppo costoso. Queste aziende spesso decidono di esternalizzare le operazioni di global payroll. Si affidano a un Employer of Record (EOR) o a un Professional Employer Organization (PEO) per il payroll globale.

In breve, un EOR offre di assumere talento globale senza richiederti di creare una entità locale. A differenza di una PEO, lavorare con un EOR ti proteggerà dai potenziali implicazioni legali di un payroll malgestito.

Eppure, come puoi sapere se un provider di payroll globale è adatto alla tua attività? Ecco alcune linee guida per scegliere il miglior servizio di global payroll.

Trovare il giusto Provider di Global Payroll: Tutto quello che devi sapere

Quando outsourcii le operazioni di global payroll, il provider PEO o EOR giusto può sollevarti da molte responsabilità. Può garantire che ogni dipendente riceva lo stipendio in tempo e che i processi HR rilevanti siano conformi.

Tuttavia, è importante valutare attentamente i provider. Dopo tutto, stai esternalizzando una parte significativa del tuo business. Ecco cosa considerare mentre esplori le tue opzioni per individuare il provider più adatto alla tua azienda.

1. Localizzazione

Il tuo provider di global payroll deve avere una presenza nel paese in cui intendi assumere. Verifica quali paesi coprono e confronta le location con i tuoi piani di crescita ed espansione.

Tieni presente i tuoi piani di espansione a breve e lungo termine. Potresti considerare oggi un singolo paese, ma questa situazione potrebbe cambiare in futuro.

Il tuo provider di global payroll farà del suo meglio per integrare la tua azienda il più efficientemente possibile. Ma il processo può essere rigoroso e richiedere tempo, poiché comporta la gestione di dati sensibili. Scegliendo il provider giusto e valutando attentamente le location, potrai affrontare il processo in modo più rapido.

Quando intervisti i provider, ricorda di chiedere i loro piani di espansione. La loro copertura potrebbe non includere un paese specifico oggi, ma, come la tua azienda, anche loro mirano a crescere. Potrebbero avere nuovi paesi in pipeline o considerare di aggiungerli per soddisfare le tue esigenze.

2. Conformità

Avere una presenza in un paese in cui vuoi assumere non basta. Il tuo provider di global payroll dovrebbe avere anche un team esperto e informato. Devono conoscere requisiti legali locali, valute e altri fattori rilevanti.

È fondamentale scegliere un provider che conosca bene le normative nei paesi in cui prevedi di espanderti. Lo scopo principale è evitare possibili problemi legali o complicazioni in futuro.

Questo è un fattore decisivo, ma anche uno dei più difficili da stimare. Cerca recensioni di clienti per capire quanto il tuo provider sia familiare con le normative locali di un particolare paese.

3. Funzionalità offerte

La maggior parte dei provider di global payroll offre gli stessi servizi. Dovresti aspettarti che il tuo servizio di payroll globale includa:

• Gestione del payroll e ritenute fiscali,
• Distribuzione di payslip e cedolini, e dichiarazione delle tasse,
• Controlli di conformità,
• Assistenza nella classificazione dei lavoratori,

Dovrebbe anche offrire:

• Gestione dei Contractor,
• Servizi di Employer of Record,
• Amministrazione dei benefit,
• Assistenza clienti per il software di payroll,
• Protezione dei diritti IP.

Tuttavia, non tutti offrono lo stesso set di servizi. Prenditi il tempo di esaminare le caratteristiche specifiche e i servizi di ogni provider di global payroll per assicurarti che soddisfino le esigenze della tua azienda.

4. Dipendenti e Contractors

Un partner affidabile dovrebbe aiutarti a coprire tutte le tue basi. Quindi, se hai dipendenti e Contractors indipendenti nel team, hai bisogno di un provider di pagamenti globali in grado di rispondere alle esigenze di entrambi.

Ci sono regole diverse per queste due entità in alcuni paesi, complicando ulteriormente il payroll. Per questo alcuni provider evitano i Contractors del tutto, concentrandosi solo sui dipendenti. Se fai spesso affidamento sui Contractors, questo potrebbe essere un elemento discriminante.

I migliori provider possono anche offrire aiuto per la classificazione e la conformità legale in questa materia. Possono aiutarti a ridurre i rischi di errata classificazione o a trasformare i tuoi Contractors in dipendenti.

5. Affidabilità

Dovrai condividere dati sensibili sulla tua azienda con il tuo provider di global payroll. Perciò, hai bisogno di un partner competente e affidabile—uno di cui ti puoi fidare per mantenere i dati al sicuro. Valuta il software del tuo provider di global payroll secondo le migliori pratiche sulla sicurezza dei dati.

Il provider di payroll dovrebbe fornire tutte le informazioni necessarie nella sua politica sulla privacy. Dovrebbe inoltre avere una forte politica di crittografia dei dati e di conservazione dei dati.

Il software deve essere conforme alle normative rilevanti, come il GDPR, per esempio. Ricorda anche di informarti sul piano di backup del provider e su come risponderebbe a una potenziale violazione dei dati.

6. Assistenza clienti

Un buon provider ti fornirà sia il software di global payroll che il supporto nell’utilizzo. La piattaforma dovrebbe essere facile da usare e offrire le funzionalità necessarie senza sopraffarti. Dovresti poter trovare rapidamente i dati di cui hai bisogno e svolgere qualsiasi attività senza dover leggere manuali estesi.

La piattaforma dovrebbe anche offrire un set robusto di funzionalità, poiché sarà il tuo strumento per automatizzare compiti manuali e complessi. Dovrebbe anche fornire report dettagliati e accurati, preferibilmente in tempo reale.

Ricorda di chiedere al provider se la piattaforma può integrare con il tuo software di contabilità. Può aiutare a minimizzare i rischi intrinseci dell’inserimento manuale dei dati e a rendere ancora più efficiente il processo di payroll.

Inoltre, se la piattaforma diventa travolgente o confusa, hai bisogno che il provider sia presente e offra supporto e orientamento. Consulta siti di recensioni di utenti per vedere le esperienze di altri clienti. Devi sapere se puoi affidarti a loro per aiutarti rapidamente ed efficacemente.

7. Servizi aggiuntivi

Non accontentarti delle basi, soprattutto se hanno un costo elevato. Ti affidi a un fornitore per gestire le operazioni di payroll senza intoppi. Ma dovrebbero anche aiutarti a aumentare o ridurre rapidamente la scala operativa o a eseguire altre funzioni HR concordate.

Potresti aver bisogno di effettuare pagamenti ad hoc oltre lo stipendio ai tuoi dipendenti, ad esempio. Un buon provider dovrebbe poter supportare questa esigenza garantendo la conformità alle normative locali.

La maggior parte dei provider ti offrirà una demo, una prova gratuita o una presentazione della piattaforma e dei processi, quindi approfittane. Ti aiuterà a stimare se il provider merita la tua fiducia e il prezzo richiesto.

8. Prezzi

Quando valuti i provider, il prezzo dovrebbe essere un fattore nella tua decisione. I provider di global payroll offrono diversi tipi di prezzo, quindi dovresti trovare quello che funziona meglio con il tuo budget.

Assicurati di confrontare e verificare quale provider offre più funzionalità per il denaro che sei disposto a spendere. Non vuoi rinunciare a funzioni essenziali, poiché potrebbe costarti molto di più a lungo termine. Ma nemmeno pagare troppo per funzionalità superflue.

Scegliere il tuo Provider di Global Payroll è tutto sull'appurare con cura

Esistono molti provider affidabili di global payroll, quindi cerca di valutarli dettagliatamente prima di sottoscrivere i loro servizi per scegliere quello più adatto.

Il primo passo è sempre valutare gli obiettivi e le esigenze del tuo business. Considera il numero di dipendenti globali che hai e che prevedi di assumere in futuro. Nota da quali paesi provengono. Esamina quali aspetti delle operazioni di payroll beneficerebbero di outsourcing. Sii anche pragmatico sul budget.

Una volta che hai un’idea chiara della situazione attuale della tua azienda e di dove vorresti arrivare tra un paio d’anni, confronta questa lista con i potenziali provider. Questo limiterà le scelte e semplificherà la ricerca del provider di global payroll più adatto.

Ricorda di intervistare ogni provider e di approfittare di eventuali demo, presentazioni o prove gratuite offerte. Le recensioni di altri clienti possono anche aiutarti a stimare la qualità del servizio che puoi aspettarti.

Infine, avere il giusto provider di global payroll può garantire ulteriore crescita aziendale. Assicurati di valutare attentamente ciascuno in base alle tue esigenze specifiche prima di decidere. Con il partner giusto, potrai avere un processo di payroll efficiente e senza preoccupazioni sulla conformità.

FAQ:

Cos’è il payroll globale?

Il payroll globale è il processo di gestione delle retribuzioni per i dipendenti di diversi paesi. Garantisce stipendi per il tuo team internazionale rispettando le normative locali.

Come funziona il payroll globale?

Il payroll globale funziona centralizzando tutti i processi di payroll per i dipendenti internazionali in un sistema o con un fornitore unico.

Consente di gestire in modo coerente e preciso i pagamenti. Garantisce anche la conformità alle normative locali in ogni paese.

Come fare payroll a livello globale?

Per fare payroll a livello globale, le aziende devono stabilire un’entità legale in ogni paese in cui assumono lavoratori. Oppure, possono collaborare con un provider di global payroll.

Un provider di global payroll è un’organizzazione che gestisce il payroll in più paesi. Ottimizza i pagamenti per garantire pagamenti accurati e puntuali ai dipendenti di tutto il mondo. Può anche assicurare la conformità alle normative locali.