Strictly speaking, non esiste un impiegato 1099. Questa è un po' di definizione imprecisa, ma viene spesso usata per descrivere un independent contractor. Questo dimostra quanto facilmente i termini possano essere la causa di una errata classificazione dei lavoratori, mettendo la tua azienda in difficoltà con le autorità locali.

In questa ‘’Essential Guide for Employers’’, discutiamo di come le cose possano andare fuori controllo, perché la errata classificazione dei lavoratori sia dannosa per il business e come puoi evitare di commettere errori comuni legati all’assunzione di contractors indipendenti.

Punti chiave da ricordare

• Un 1099 employee è un independent contractor, e non è classificato come un dipendente W 2 secondo le leggi federali e statali.
• La errata classificazione dei dipendenti comporta implicazioni finanziarie significative e può portare a danni reputazionali.

Cos’è un 1099 employee?

Un 1099 employee è un termine usato per un independent contractor. Questo termine deriva da 1099-NEC (Non-Employee Compensation), che viene presentato all’Internal Revenue Service dalle aziende che assumono contractors.

Tuttavia, come detto in precedenza, legalmente nessuno può essere chiamato un 1099 employee. Esistono motivi molto importanti per questo che vanno oltre la semantica. Un lavoratore 1099 è una persona autonoma, e quindi, non si trattiene l’imposta federale sul reddito, le tasse Social Security e Medicare dal suo pagamento. Lui stesso è responsabile dei propri obblighi fiscali sotto forma di imposta sul lavoro autonomo, e non riceve benefici dalla tua azienda. Questo esclude che un contractor venga classificato come un dipendente W2.

Prima di procedere oltre, c’è un’altra relazione lavorativa spesso fraintesa. Questa viene approfondita in ‘Subcontractor vs independent contractor, che potrebbe aiutarti a perfezionare ulteriormente le relazioni con i contractor.

Dipendente o contractor indipendente? Qual è la differenza?

Ora che abbiamo chiarito la importante distinzione tra un dipendente W-2 e un independent contractor, è più chiaro che la differenza non sta nei termini ma nel luogo dove risiede il controllo e l’indipendenza. Spieghiamo di seguito.

L’IRS utilizza un Common Law Test basato su tre categorie per definire il controllo ai fini delle imposte sul lavoro:

Controllo comportamentale

Questo riguarda chi controlla il lavoro svolto e come viene consegnato. Per i dipendenti, l’azienda:

• Stabilisce gli orari di lavoro.
• È responsabile della formazione e della gestione delle prestazioni.
• Paga le tasse sul lavoro per conto del dipendente.
• Supervises quotidianamente il lavoro secondo le regole aziendali, e il lavoro del dipendente è controllato da un manager o supervisore.
• Tratta la persona come un lavoratore dell’azienda.

Per gli independent contractors, gli obiettivi sono differenti:

• Il contractor decide come viene svolto il lavoro (procedurale).
• Usa i propri strumenti e risorse per completare il lavoro, il compito o il progetto.
• Non riceve formazione dall’azienda cliente.
• Viene valutato in base ai risultati concordati nel contratto.

Controllo finanziario

Questa categoria determina chi controlla gli aspetti finanziari della relazione lavorativa. Verifica se il datore di lavoro esercita influenza e controllo diretti sugli aspetti aziendali del lavoro del lavoratore.

Un dipendente non ha controllo diretto sulle finanze dell’azienda e sul loro utilizzo. Lui:

• Viene pagato a ore, settimanalmente o mensilmente dal datore di lavoro.
• Rimborsi spese per svolgere le attività o viaggi per l’azienda.
• Riceve gli strumenti, le risorse e le attrezzature necessarie per svolgere il lavoro.
• È esposto al rischio di profitto o perdita dell’azienda.

Un contractor indipendente, invece:

• Viene pagato dopo aver presentato una fattura all’azienda cliente.
• È responsabile di pagare le proprie spese aziendali e dedurle quando paga le tasse.
• Acquista i propri strumenti e attrezzature per raggiungere gli obiettivi concordati.
• Deve gestire i profitti o le perdite finanziarie legate alla gestione della propria attività.

Tipo di relazione

L’ultima categoria nel Common Law Test dell’IRS riguarda quanto la relazione di lavoro sia duratura e integrata.

Dipendente	Contractor indipendente
È continuativa secondo un contratto di lavoro.	Contratto temporaneo che termina con la conclusione del progetto o lavoro.
Riceve benefici dall’azienda come parte del rapporto di lavoro.	Non riceve benefici dall’azienda cliente.
È parte integrante delle operazioni principali dell’azienda.	Gestisce un’attività separata e quindi non è parte integrante delle operazioni principali dell’azienda cliente.
È considerato parte dell’azienda e del team di cui fa parte.	Non è un membro riconosciuto di nessun team o dipartimento dell’azienda cliente.

Questo sistema di classificazione dell’IRS aiuta i datori di lavoro a distinguere chiaramente tra dipendenti W2 e lavoratori autonomi (contractors). I datori di lavoro che seguono attentamente queste linee guida possono evitare le spiacevoli conseguenze di una errata classificazione del lavoratore, come multe, sanzioni e salari e benefici non pagati.

Quali sono le implicazioni della errata classificazione dei lavoratori?

Proteggere la tua impresa dai problemi di errata classificazione non riguarda solo la conformità, ma è anche una strategia finanziaria intelligente. Le perdite finanziarie che si verificheranno se l’IRS o lo stato cambiano la classificazione del lavoratore ridurranno il margine di profitto, e se sei una piccola azienda, potrebbe portare a qualcosa di peggio. La foto completa di ciò per cui potresti essere ritenuto responsabile appare così:

• Debiti fiscali non pagati (come la trattenuta delle tasse sul reddito e le tasse sul pagamento salariale).
• La quota del datore di lavoro per Social Security e Medicare.
• Tasse di disoccupazione statali.
• Assicurazione contro infortuni sul lavoro.
• Salari arretrati (incluso straordinario e ferie retribuite).
• Pagamenti per violazioni del salario minimo.
• Benefici di tipo dipendente (ad esempio, piano pensionistico, piani di pensionamento, assicurazione sanitaria).

Come vengono erratamente classificati i lavoratori?

Potresti chiederti come sia possibile classificare erroneamente dei dipendenti W2 come contractors e viceversa. A volte è solo un modo per risparmiare denaro. Assumere un dipendente tradizionale costa molto di più rispetto a un independent contractor. Non è necessario offrire benefici ai dipendenti e non si è responsabili per la responsabilità fiscale o per il pagamento delle tasse di disoccupazione. Altre volte, si tratta di gestire i numeri della forza lavoro, o linee di confine che si confondono tra dipendenti, contractors e subappaltatori.

Qualunque sia la ragione, la Fair Labor Standards Act e l’IRS forniscono linee guida chiare, e quindi, è rischioso classificare erroneamente un lavoratore. La cosa si complica ancora di più se si vuole assumere e pagare contractors in altri paesi. Ogni Paese ha il suo insieme di regole per la classificazione dei lavoratori, e le conseguenze di non aderire sono altrettanto disruptive. Se desideri approfondire la gestione globale dei contractors, 'Come Gestire i Contractors Globali in modo Conforme’ è la guida completa per assunzioni, onboarding e pagamento di contractors a livello mondiale.

Come evitare la errata classificazione con un Contractor of Record (COR)

Un modo con cui le aziende affrontano queste sfide è collaborare con un Contractor of Record (COR), come Rivermate. Il COR assume il contractor, classificandolo correttamente secondo le leggi e regolamenti locali. Redige anche contratti sicuri, proteggendoti da scappatoie, e può onboardare i contractors in poche ore.

Con Rivermate, puoi gestire la relazione con il contractor dalla piattaforma Rivermate. Essa permette di accedere alle fatture dei contractors per la tua approvazione, e Rivermate paga il contractor non appena hai approvato la fattura. Nulla di più semplice. Parla con un esperto di Rivermate riguardo alle tue esigenze di contractor.

Quando è opportuno riconsiderare la classificazione del lavoratore

Rispondendo a queste semplici domande, potrai classificare correttamente i tuoi lavoratori. Il punto di partenza è sempre: ‘Gli aspetti del lavoro del lavoratore sono controllati direttamente dall’azienda?’

Domanda	Indicatore di Dipendente	Indicatore di Contractor
Chi controlla come e quando viene svolto il lavoro?	Azienda	Contractor
Chi stabilisce gli orari di lavoro e altre regole sul lavoro?	Azienda	Contractor
Chi fornisce strumenti, attrezzature e risorse?	Azienda	Contractor
Chi paga le tasse sul reddito federali e statali?	Azienda	Contractor
Modalità di pagamento?	Retribuzioni orarie, giornaliere, settimanali o mensili	Fattura
Ha più clienti non collegati all’azienda?	No	Sì
Rapporto di lavoro	Dipendenti full-time, part-time	Contractor, sub-contratista

Questa lista consente di valutare rapidamente i contractors indipendenti, ma dovresti sempre fare affidamento sull’aspetto più importante, ovvero il controllo del lavoro. Se ti rendi conto di avere un rischio di errata classificazione, è meglio correggerlo in modo proattivo. Discuti con il contractor, e modifica lo status del lavoratore o chiarisci i limiti del lavoro per evitare una classificazione come W 2.

Consiglio da esperto: Evitare l’errata classificazione dei Contractor: Una Guida per le Aziende approfondisce ulteriormente i passaggi che puoi compiere per evitare la errata classificazione dei lavoratori.

Conclusioni

Un 1099 employee è il termine comunemente usato per descrivere un independent contractor. Tuttavia, tecnicamente, un contractor non può essere chiamato un dipendente poiché non lavora per un’azienda; possiede e gestisce la propria attività.

Termini come ‘1099 employee’ possono creare l’idea sbagliata sulla relazione lavorativa, sia per il datore di lavoro che sotto il profilo legale. Per questo motivo, l’IRS e il Fair Labor Standards Act definiscono chiaramente chi può essere classificato come dipendente e chi come independent contractor.

La errata classificazione dei lavoratori può portare a sfide finanziarie e danni reputazionali alle aziende. Per questo motivo, bisogna mantenere ben chiari i confini della relazione lavorativa con i contractors. La partenza di questo processo dovrebbe essere un alto livello di indipendenza del contractor su come e quando il lavoro venga svolto.

Un Contractor of Record fornisce alle aziende un’alternativa al lavoro con i contractors. Usando questi servizi, puoi evitare la errata classificazione dei lavoratori e gestire con maggiore sicurezza e efficienza la relazione con i tuoi contractors. Questo ti aiuta a evitare le conseguenze finanziarie negative di una errata classificazione, qualora lo status del lavoratore venga contestato dalle autorità locali.

Rivermate non si limita a gestire i contractors, ma amplifica anche le capacità del tuo attuale team HR offrendo servizi di Employer of Record e recruitment. Prenota una demo con un esperto di Rivermate e gestisci con sicurezza i lavoratori remoti e i contractors (sia a livello locale che globale).

FAQ: Cos’è un 1099 employee?

1. Cosa significa se un dipendente è 1099?

Quando un dipendente è 1099, significa che è un independent contractor. È classificato come lavoratore autonomo dall’IRS, e secondo il Fair Labor Standards Act. Gestisce la propria attività e controlla il lavoro svolto, e come viene fatto. È anche responsabile dei propri obblighi fiscali e non riceve benefici dall’azienda per cui lavora. Non riceve uno stipendio, ma emette una fattura per il pagamento. I contractors vengono assunti solo per lavorare su compiti o progetti per un periodo determinato.

2. Quali sono gli svantaggi di essere un 1099 employee?

Un 1099 employee non è realmente un dipendente di una società. Un lavoratore 1099 è un independent contractor e quindi non ha le stesse protezioni del lavoratore di un dipendente con salario fisso. Non riceve uno stipendio mensile costante né benefici per i dipendenti. Deve anche sostenere i costi di trasporto, risorse e attrezzature per svolgere il lavoro che gli è stato affidato. Potrebbe anche guadagnare meno rispetto ai colleghi con stipendio fisso facendo lo stesso lavoro. Questi sono alcuni degli svantaggi più comuni della occupazione 1099.

3. Un 1099 employee paga le tasse?

Sì, un 1099 employee paga le tasse. Come lavoratore autonomo, è responsabile del pagamento delle tasse sul reddito e delle self-employment taxes. Attualmente, è del 15,3%, costituito dal 12,4% per la social security e dal 2,9% per Medicare. Queste tasse vengono calcolate usando Schedule SE e il modulo 1040. Per pagare le tasse di lavoro autonomo, bisogna avere un numero di previdenza sociale e un codice fiscale.