Cos’è un Dipendente 1099? La Guida Essenziale per i datori di lavoro

Strictly speaking, non esiste una cosa come un dipendente 1099. Questo è un po’ un termine impreciso, ma viene spesso usato per descrivere un independent contractor. Questo mostra quanto facilmente i termini possano essere la ragione per cui i lavoratori sono classificati in modo errato, mettendo la tua azienda in difficoltà con le autorità locali.

In questa 'Guida Essenziale per Employer of Record', discutiamo di come le cose possano confondersi, perché la sbagliata classificazione dei lavoratori sia dannosa per il business e come puoi evitare di commettere errori comuni legati all’assunzione di Contractors.

Elementi chiave da ricordare

• Un dipendente 1099 è un independent contractor, e non è classificato come un dipendente W 2 secondo le leggi federali e statali.
• La classificazione errata dei dipendenti ha implicazioni finanziarie significative e può portare a danni reputazionali.

Cos’è un dipendente 1099?

Un dipendente 1099 è un termine usato per un independent contractor. Questo termine deriva da 1099-NEC (Compenso Non Dipendente), che viene presentato all’Internal Revenue Service dalle aziende che assumono Contractors.

Tuttavia, come detto precedentemente, qualcuno non può essere legalmente chiamato un dipendente 1099. Ci sono motivi molto importanti che vanno oltre la semantica. Un lavoratore 1099 è una persona autonoma, e quindi, non si trattiene dal suo compenso le tasse federali sul reddito, Social Security e Medicare.

Essi sono responsabili dei propri obblighi fiscali sotto forma di self-employment tax, e non ricevono benefici dalla tua azienda. Questo esclude un contractor dal essere classificato come un dipendente W2.

Prima di approfondire, esiste un’altra relazione lavorativa spesso fraintesa. Questo viene spiegato dettagliatamente in ‘Subcontractor vs independent contractor, e può aiutarti a perfezionare ulteriormente le relazioni con i contractor.

Dipendente o independent contractor? Qual è la differenza?

Ora che abbiamo fatto la importante differenziazione tra un dipendente W-2 e un independent contractor, è più chiaro che la differenza risiede non nei termini ma in dove risiede il controllo e l’indipendenza. Spieghiamo.

L’IRS utilizza un Common Law Test basato su tre categorie per definire il controllo ai fini delle imposte sul lavoro:

Controllo comportamentale

Questo riguarda chi controlla il lavoro svolto e come viene consegnato. Per i dipendenti, l’azienda:

• Determina gli orari di lavoro.
• È responsabile della formazione e della gestione delle prestazioni.
• Paga le tasse sul lavoro per conto del dipendente.
• Supervisiona il lavoro quotidiano secondo le regole aziendali, e il lavoro del lavoratore è controllato da un manager o Supervisore.
• Tratta la persona come un lavoratore dell’azienda.

Per gli independent contractor, gli obiettivi sono diversi:

• Il contractor decide come il lavoro viene svolto (procedurale).
• Utilizza i propri strumenti e risorse per completare il lavoro, compiti o progetto.
• Non riceve formazione dall’azienda cliente.
• Viene valutato sui risultati concordati nel contratto.

Controllo finanziario

Questa categoria determina chi controlla l’aspetto finanziario della relazione lavorativa. Verifica se il datore di lavoro ha influenza e controllo diretti sugli aspetti aziendali del lavoro del lavoratore.

Un dipendente non ha controllo diretto sulle finanze dell’azienda e sul loro utilizzo. Sono:

• Pagati a ore, settimanalmente o mensilmente dal datore di lavoro.
• Rimborsati delle spese quando svolgono compiti o viaggiano per l’azienda.
• Dotati degli strumenti, risorse e attrezzature necessari per svolgere i loro compiti.
• Privati dai rischi legati al profitto o perdita dell’azienda.

Un independent contractor, invece:

• Viene pagato dopo aver inviato una fattura all’azienda cliente.
• È responsabile delle proprie spese aziendali e le deduce quando paga le tasse.
• Acquista i propri strumenti e attrezzature per raggiungere gli obiettivi concordati.
• Deve gestire il profitto o perdita finanziaria legata alla gestione della propria attività.

Tipo di relazione

L’ultima categoria del Common Law Test dell’IRS riguarda quanto è stabile e integrata la relazione lavorativa.

Dipendente	Contractor
Permanente secondo un contratto di lavoro.	Contratto temporaneo che termina al termine del lavoro o progetto.
Riceve benefici dall’azienda come parte del rapporto di lavoro.	Non riceve benefici dall’azienda cliente.
È parte integrante delle operazioni principali dell’azienda.	Gestisce un’attività distinta e non fa parte delle operazioni principali dell’azienda cliente.
È visto come parte dell’azienda e del team di cui fa parte.	Non è un membro riconosciuto di alcun team o reparto dell’azienda cliente.

Questo sistema di classificazione dell’IRS aiuta i datori di lavoro a distinguere chiaramente tra dipendenti W2 e lavoratori autonomi (contractors). I datori di lavoro che seguono attentamente queste linee guida possono evitare le conseguenze spiacevoli di una classificazione errata dei dipendenti, come multe, sanzioni e salari e benefici non pagati.

Quali sono le implicazioni della sbagliata classificazione dei lavoratori?

Proteggere la tua azienda dai problemi di errata classificazione non riguarda solo la conformità, ma è una strategia finanziaria intelligente. Le perdite finanziarie che si verificheranno se l’IRS o lo stato cambieranno la classificazione del lavoratore ridurranno il margine di profitto, e se sei una piccola impresa, potrebbe portare a qualcosa di peggio. La visione completa di ciò per cui potresti essere responsabile appare così:

• Passività fiscale non pagata (come ritenuta fiscale sul reddito e imposte sul lavoro).
• Quota del datore di lavoro per Social Security e Medicare.
• Imposte sul disoccupazione statale.
• Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro.
• Fattispecie di salari arretrati (compreso il pagamento di straordinari e ferie).
• Pagamenti per violazioni del salario minimo.
• Benefici di tipo dipendente (ad esempio, piano pensionistico, piani pensionistici, assicurazione sanitaria).

Come vengono classificati erroneamente i lavoratori?

Ti starai chiedendo come sia possibile classificare i dipendenti W 2 come contractor e viceversa. A volte è un modo per risparmiare denaro. Assumere un dipendente tradizionale costa molto più di un independent contractor.

Non è necessario offrire benefici ai dipendenti, e non sei responsabile per le tasse o per pagare l’imposta di disoccupazione. Altre volte, dipende dalla gestione del numero di lavoratori, o i confini tra dipendenti, contractors e subcontractors si confondono.

Qualunque sia il motivo, il Fair Labor Standards Act e l’IRS forniscono linee guida chiare, e quindi, è rischioso classificare male un dipendente. Questo diventa ancora più complesso quando si vuole assumere e pagare contractors in altri paesi.

Ogni paese ha le proprie regole sulla classificazione dei dipendenti, e le conseguenze di non rispettarle sono altrettanto disruptive. Se desideri approfondire sui contractors globali, ‘Come Gestire Conformemente i Contractor Globali’ è la guida completa per assumere, integrare e pagare contractors in tutto il mondo.

Come puoi evitare la classificazione errata con un Contractor of Record (COR)

Un modo in cui le aziende affrontano queste sfide è collaborare con Contractor of Record (COR), come Rivermate. La COR assume il contractor, classificandolo correttamente secondo le leggi e regolamentazioni locali. Redige anche contratti solidi, proteggendoti da falle, e può integrare i contractor in poche ore.

Con Rivermate, puoi gestire il rapporto con il contractor tramite la piattaforma Rivermate. Offre accesso alle fatture dei contractor per la tua approvazione, e Rivermate paga il contractor una volta approvata la fattura. Nulla di più semplice. Parla con un esperto di Rivermate sui tuoi bisogni di contractor.

Quando dovresti riclassificare il tuo lavoratore

Rispondendo a queste semplici domande, potrai classificare correttamente i tuoi lavoratori. Il punto di partenza è sempre: ‘Gli aspetti del lavoro del lavoratore sono controllati direttamente dall’azienda?’

Domanda	Indicatore di dipendente	Indicatore di contractor
Chi controlla come e quando si svolge il lavoro?	Azienda	Contractor
Chi stabilisce orari di lavoro e altre regole?	Azienda	Contractor
Chi fornisce strumenti, attrezzature e risorse?	Azienda	Contractor
Chi paga le tasse sul reddito federali e statali?	Azienda	Contractor
Metodo di pagamento?	Stipendi orari, giornalieri, settimanali, mensili	Fattura
Ha più clienti non correlati all’azienda?	No	Sì
Rapporto di lavoro	Dipendenti a tempo pieno, part-time	Contractor, sub-contractor

Questa check-list ti fornisce un modo rapido per valutare i contractors indipendenti, ma devi sempre riferirti all’aspetto più importante, ovvero il controllo del lavoro. Se ti rendi conto di un rischio di classificazione errata, è meglio correggerlo proattivamente.

Discussiona con il contractor, e o cambi lo status del lavoratore o chiarisci i confini lavorativi per evitare una classificazione come W 2.

Consiglio di esperti: Evitare la classificazione errata dei contractor: Una Guida per le Aziende approfondisce i passi da compiere per evitare errori di classificazione dei lavoratori.

Conclusione

Un dipendente 1099 è il termine comune usato per descrivere un independent contractor. Tuttavia, tecnicamente, un contractor non può essere chiamato un dipendente poiché non lavora per un’azienda; possiede e gestisce la propria attività.

Termini come ‘1099 employee’ possono creare l’idea sbagliata sulla relazione lavorativa, sia per il datore di lavoro che legalmente. Per questo motivo, l’IRS e il Fair Labor Standards Act definiscono chiaramente chi può essere classificato come dipendente e chi è un independent contractor.

Sbagliare la classificazione dei lavoratori può portare a difficoltà finanziarie e danni di reputazione per le aziende. Per questo, bisogna mantenere i confini della relazione lavorativa con i contractor chiari. Il punto di partenza deve essere un alto livello di indipendenza del contractor su come e quando si svolge il lavoro.

Un Contractor of Record offre alle aziende un’alternativa al lavorare con contractors. Usando questi servizi, puoi evitare la sbagliata classificazione dei lavoratori e ottenere un modo più sicuro ed efficiente per gestire il rapporto con i tuoi contractors. Questo ti aiuta ad evitare le conseguenze finanziarie negative di una classificazione errata, qualora lo status del lavoratore venga contestato dalle autorità locali.

Rivermate non si limita a gestire i contractors, ma amplia anche le capacità del tuo team HR attuale offrendo servizi di Employer of Record e recruitment. Prenota una demo con un esperto di Rivermate e gestisci con sicurezza dipendenti remoti e contractors (sia localmente che globalmente).

FAQ: Cos’è un dipendente 1099?

1. Cosa significa se un dipendente è 1099?

Quando un dipendente è 1099, significa che è un independent contractor. Viene classificato come lavoratore autonomo dall’IRS e secondo il Fair Labor Standards Act. Gestisce la propria attività e controlla il lavoro svolto, e come viene eseguito. È anche responsabile delle proprie obbligazioni fiscali e non riceve benefici dall’azienda per cui lavora. Non riceve uno stipendio, ma emette una fattura per il pagamento. I contractors sono assunti solo per lavorare su compiti o progetti per un periodo definito.

2. Quali sono gli svantaggi di essere un dipendente 1099?

Un dipendente 1099 non è effettivamente un dipendente di un’azienda. Un independent contractor è autonomo e non ha le stesse protezioni di un dipendente con stipendio fisso. Non riceve uno stipendio mensile costante né benefici da dipendente. Deve anche sostenere i costi di trasporto, risorse e attrezzature necessarie per svolgere il lavoro. Potrebbe anche ricevere meno rispetto a un dipendente con stipendio fisso che fa lo stesso lavoro. Questi sono alcuni degli svantaggi più comuni di un impiego 1099.

3. Un dipendente 1099 paga le tasse?

Sì, un dipendente 1099 paga le tasse. Come lavoratore autonomo, è responsabile del pagamento dell’imposta sul reddito e delle self-employment taxes. Attualmente, è del 15,3%, composto dal 12,4% per Social Security e dal 2,9% per Medicare. Queste tasse si calcolano usando Schedule SE e il Modulo 1040. Per pagare la self-employment tax, bisogna avere un numero di previdenza sociale e un codice fiscale fiscale.