Come scegliere il partner EOR giusto nel 2026? Una guida completa

Man mano che le aziende si espandono in nuovi mercati internazionali, gestire i dipendenti oltre confine diventa sempre più complesso. Navigare tra normative locali, conformità, buste paga e regole fiscali spesso presenta sfide significative, in particolare quando si entra in nuovi mercati.

L’India, ad esempio, è diventata una destinazione chiave per il talento globale, con i Global Capability Centers (GCCs) che si evolvono oltre le operazioni di risparmio sui costi diventando centri di innovazione, soprattutto in aree come l’AI. Con una forza lavoro qualificata e capacità di scalare, paesi come l’India sono un’ottima scelta per le aziende che desiderano espandersi a livello globale.

Tuttavia, molti team HR mancano delle risorse o dell’expertise per gestire efficacemente queste complessità, portando a ritardi, rischi di conformità e errori costosi. Le conseguenze di passi falsi—come la creazione di proprie entità, la cattiva classificazione dei dipendenti o la mancata conformità alle leggi sul lavoro—possono essere gravi.

Un Employer of Record (EOR) può aiutare le aziende a navigare queste sfide offrendo gestione end-to-end delle assunzioni globali, buste paga e conformità. Rivermate, in particolare, offre supporto personalizzato, consulenza legale esperta e una piattaforma flessibile e scalabile per assicurare alle aziende di espandersi in modo sicuro e conforme.

In questa guida, analizzeremo le domande critiche da porre nella scelta di un EOR e perché Rivermate è la soluzione ideale per le aziende che vogliono un’espansione globale senza soluzione di continuità.

Come capire se un EOR fa per te?

Per molte aziende, specialmente quelle che vogliono scalare rapidamente, gestire una forza lavoro globale senza creare entità locali può sembrare un compito impossibile. Tuttavia, un EOR è progettato per rendere questo processo il più semplice possibile.

Cosa garantisce un EOR

Un EOR agisce come datore di lavoro legale per la tua forza lavoro in paesi stranieri, assumendosi le responsabilità legali, fiscali e delle risorse umane. Ciò significa che le aziende possono assumere dipendenti ovunque nel mondo, senza la necessità di creare un’entità legale locale. L’EOR gestirà contratti di lavoro conformi alle normative locali, buste paga, tasse, benefit e garantirà il rispetto di tutte le leggi sul lavoro, assicurando piena conformità alle normative del Paese.

Quando considerare un EOR

I servizi di EOR sono ideali per aziende che si trovano di fronte a una o più delle seguenti situazioni:

• Espansione in nuovi mercati: Quando si entra in un nuovo Paese, creare un’entità locale può richiedere mesi e investimenti finanziari significativi. Un EOR permette di iniziare subito a assumere, garantendo un ingresso nel mercato senza intoppi.

• Assunzione di talenti internazionali: Se desideri assumere i migliori talenti a livello globale, un EOR semplifica l’assunzione legale di persone in mercati stranieri, anche se non conosci le leggi sul lavoro locali.

• Scala rapida: Se la tua azienda cresce e devi assumere in più paesi, un EOR può snellire il processo, riducendo la necessità di molteplici consulenze legali, contratti complessi e sistemi di buste paga articolati.

• Evitare rischi: Le complessità delle leggi sul lavoro internazionali possono comportare pesanti sanzioni se mal gestite. Un EOR assicura la conformità alle normative locali, mitigando rischi legali e finanziari.

| *💡 Lo sapevi?

Secondo la ricerca McKinsey, quando le startup entrano in un periodo di assunzioni significative, specialmente in nuove geografie o mercati, i CEO fondatori e i loro team spesso devono ripensare il loro modello operativo HR. Ciò include strategie di attrazione, assunzione e onboarding di talento su larga scala. Per esempio, una startup statunitense in espansione nell’Unione Europea ha identificato diverse capacità HR essenziali per il successo, come competenze nella gestione della retribuzione e delle procedure di payroll internazionali, oltre a lanciare programmi di sviluppo professionale culturalmente appropriati. Il team prevedeva un afflusso di talenti stranieri e, riconoscendo le difficoltà nell’attrarre e trattenere i migliori talenti, mirava a garantire di poter supportare efficacemente tale espansione. Collaborare con un EOR può semplificare queste sfide. I servizi di EOR forniscono l’expertise necessaria per gestire payroll, conformità e integrazione culturale, consentendo alle aziende di scalare efficacemente e concentrarsi sulla crescita, senza le complessità di gestire internamente queste funzioni risorse umane.*

Detto ciò, è fondamentale fare le domande giuste quando si sceglie una soluzione EOR.

13 domande chiave da considerare nella scelta di un partner EOR

Di seguito ci sono 13 domande che ti aiuteranno a valutare se un EOR può soddisfare le esigenze uniche della tua azienda e garantire un’espansione globale senza intoppi.

1. L’EOR ha competenze nelle normative di conformità locali?

La conformità è la base di un’espansione globale di successo. L’EOR dovrebbe possedere una vasta conoscenza delle leggi sul lavoro, regolamenti fiscali e linee guida di assunzione nei paesi in cui si intende operare. Per esempio, se assumi nell’Unione Europea, l’EOR deve essere familiare con la conformità al GDPR per la protezione dei dati, così come con le leggi fiscali e i contratti di lavoro specifici del territorio.

Perché è importante: I servizi di EOR con competenze di conformità locale aiutano ad evitare sanzioni legali costose e a garantire operazioni fluide presso più giurisdizioni.

Didascalia: Qantas ha ricevuto una multa di 90 milioni di dollari

In un caso rilevante di non conformità, Qantas ha ricevuto una multa di 90 milioni di dollari per aver illegittimamente esternalizzato lavori di gestione a terra durante la pandemia di COVID. È la sanzione più alta mai comminata da un tribunale australiano per violazioni delle leggi sul lavoro.

Suggerimento pratico: Richiedi un elenco di paesi supportati dall’EOR e le loro competenze specifiche di conformità in ciascun mercato. Verifica se offrono aggiornamenti legali e monitoraggio per stare al passo con i cambiamenti normativi.

2. Quanto velocemente l’EOR può integrare nuovi dipendenti?

La rapidità è fondamentale quando si scala la forza lavoro globale. Ritardi nell’onboarding possono rallentare le operazioni e influire sulla produttività complessiva dei nuovi assunti. Un buon EOR dovrebbe avere un processo snello e rapido per l’onboarding dei nuovi assunti, idealmente in meno di tre settimane.

Perché è importante: Un onboarding rapido riduce le interruzioni, permette ai tuoi dipendenti di iniziare a lavorare più velocemente e migliora l’esperienza dei collaboratori. Rivermate, ad esempio, offre un onboarding globale rapido in 48 ore.

Suggerimento pratico: Chiedi all’employer of record una descrizione dettagliata del processo di onboarding, incluso il timing per la generazione del contratto, verifiche di conformità, setup della busta paga e formazione del dipendente.

| 💡 Onboarding personalizzato per la tua forza lavoro

Una delle caratteristiche più distintive di Rivermate è una riunione dedicata all’onboarding di ogni dipendente che assumiamo o trasferiamo per conto dei nostri clienti: qualcosa che i nostri concorrenti semplicemente non offrono.

Questa sessione di onboarding centrata sull’umano va oltre i processi di risorse umane tradizionali. Fornisce ai dipendenti una comprensione approfondita di come funziona il modello employer of record e li introduce alle funzionalità principali della piattaforma Rivermate. Ecco cosa include:

• Fondamentali EOR: Una panoramica del modello employer of record e dei ruoli di ciascun membro del team nel processo

• Tour della dashboard Rivermate: Un tour interattivo e dal vivo della dashboard Rivermate, che mostra gli strumenti che i dipendenti utilizzeranno quotidianamente

• Caratteristiche principali del prodotto: Una dimostrazione delle funzioni essenziali, come il flusso di reimbursement, per garantire che i dipendenti comprendano come navigare nella piattaforma

Questa esperienza di onboarding è disponibile sia per i nuovi che per i dipendenti esistenti assunti tramite Rivermate.

3. L’employer of record offre trasparenza sui prezzi?

I costi nascosti sono una problematica comune con i servizi di employer of record. Richiedi modelli di prezzo dettagliati che coprano tutti gli aspetti del servizio, inclusi gestione delle buste paga, conformità, amministrazione dei benefit e dichiarazioni fiscali.

L’EOR dovrebbe offrire una struttura di prezzo chiara, prevedibile, per aiutarti a calcolare il costo di assumere lavoratori in diversi paesi. I costi normalmente variano da 200 a 500 dollari al mese per dipendente, a seconda del paese e della complessità delle normative locali.

Perché è importante: La trasparenza nei costi ti permette di prevedere con precisione i costi di assunzione a livello globale, evitando spese impreviste che potrebbero compromettere la pianificazione finanziaria.

4. La piattaforma dell’EOR è semplice da usare e integrare?

Gestire team remoti, ad esempio, richiede una piattaforma centralizzata che si integri senza problemi con i sistemi HR esistenti. Un’interfaccia user-friendly e intuitiva permette ai team HR di gestire buste paga, benefit e conformità senza ostacoli tecnici. Inoltre, la piattaforma dell’EOR deve integrarsi con strumenti come HRIS, software di contabilità o strumenti di project management per una sincronizzazione più semplice.

Perché è importante: Un sistema ben integrato riduce il lavoro manuale, minimizza gli errori e garantisce una coordinazione fluida tra HR, finanza e operazioni.

Suggerimento pratico: Richiedi una demo della piattaforma per valutarne l’usabilità, la capacità di integrazione e il livello di automazione offerto. Verifica se può essere personalizzata secondo le esigenze della tua azienda.

💡 Supporto completo su HR e payroll oltre l’EOR Hai bisogno di benefit su misura, expertise HR locale o di una struttura occupazionale unica? Rivermate è la soluzione.

5. L’EOR può scalare con la crescita della tua azienda?

Con l’espansione della tua azienda, cresceranno anche le tue necessità di assunzione globale. È fondamentale che l’EOR possa scalare con te, accogliendo nuove assunzioni in più regioni e adattandosi alle esigenze in evoluzione. Serve un EOR in grado di gestire non solo la forza lavoro attuale, ma anche di supportare la crescita futura e strutture complesse di dipendenti.

Perché è importante: La scalabilità assicura che, man mano che la tua azienda si espande, i processi HR rimangano efficienti e conformi, senza dover cambiare fornitore.

Cosa chiedere: Informati sulla capacità dell’EOR di scalare secondo le tue esigenze. Hanno risorse e infrastrutture per supportare l’assunzione globale man mano che entri in nuovi mercati?

6. Come gestisce l’EOR le assunzioni complesse e di grande volume?

Se la tua azienda assume molte persone in più Paesi contemporaneamente, hai bisogno di un partner EOR in grado di gestire le complessità di assunzioni numerose.

Perché è importante: Che si tratti di entrare in nuovi mercati o di lanciare campagne di recruiting su larga scala, il tuo EOR deve poter gestire assunzioni di massa mantenendo la conformità a tutte le normative locali.

Cosa chiedere: Come affronta l’EOR le assunzioni di grande volume e complesse? Può offrire generazione automatica o in massa di contratti, onboarding e iscrizione ai benefit per gestire l’entità elevata in modo efficiente?

7. Che livello di supporto puoi aspettarti dall’EOR?

Didascalia: Rivermate offre supporto umano 24/7/365

Fonte

Le partnership con l’EOR richiedono supporto continuo. Mentre i sistemi automatizzati possono gestire compiti di base, spesso sorgono problemi che necessitano di intervento umano immediato.

Un buon EOR, come Rivermate, offrirà un manager dedicato che possa risolvere rapidamente le problematiche. Verifica inoltre se l’EOR propone supporto multi-channel via Slack, WhatsApp o chiamate dirette, anziché affidarsi solo a sistemi di ticketing.

Perché è importante: Un supporto rapido e umano riduce i tempi di inattività, aiuta a risolvere questioni critiche in tempi rapidi e a mantenere attiva la forza lavoro internazionale senza interruzioni.

Suggerimento pratico: Informati sulla disponibilità e tempestività del supporto clienti. Assicurati che prevedano l’accesso a una persona reale, non a chatbot, specialmente per questioni di conformità o buste paga urgenti.

8. Quali modelli occupazionali si usano in ogni paese?

I modelli di assunzione differiscono da nazione a nazione. Alcuni EOR offrono un modello professional employer organization (PEO), in cui co-occupano la forza lavoro, mentre altri, come Rivermate, forniscono il modello Employer of Record (EOR), assumendo come unico datore di lavoro.

Perché è importante: Conoscere il modello occupazionale in ogni Paese ti aiuta a gestire meglio le implicazioni fiscali e la responsabilità del datore di lavoro. Entrambi, PEO e EOR, aiutano a gestire le funzioni HR, inclusi payroll, tasse e conformità. Con un PEO, serve una presenza locale, limitando la flessibilità; con un EOR, puoi assumere in nuovi mercati senza entità, garantendo conformità legale.

Per i contractors, un modello PEO può essere ideale perché aiuta a gestire il loro payroll, mentre per assunzioni a tempo pieno, un EOR offre la flessibilità di scalare e testare nuovi mercati senza impegni a lungo termine.

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