Come scegliere il partner EOR giusto nel 2025? Una guida completa

Man mano che le aziende si espandono in nuovi mercati internazionali, gestire i dipendenti attraverso i confini diventa sempre più complesso. Navigare tra regolamentazioni locali, conformità, payroll e regole fiscali spesso presenta sfide significative, specialmente quando si entra in nuovi mercati.

Ad esempio, l’India è diventata una destinazione chiave per il talento globale, con Global Capability Centers (GCCs) che evolvono oltre le operazioni di risparmio sui costi fino a diventare hub di innovazione, particolarmente in settori come l’intelligenza artificiale. Con una forza lavoro qualificata e scalabile, paesi come l’India sono una scelta eccellente per le aziende che desiderano espandersi a livello globale.

Tuttavia, molte team HR mancano delle risorse o delle competenze per gestire efficacemente queste complessità, portando a ritardi, rischi di conformità e errori costosi. Le conseguenze di passi falsi—come creare proprie entità, classificare erroneamente i dipendenti o non rispettare le leggi sul lavoro—possono essere gravi.

Un Employer of Record (EOR) può aiutare le aziende a navigare queste sfide offrendo una gestione end-to-end di assunzioni globali, payroll e conformità. Rivermate, in particolare, offre supporto personalizzato, consulenza legale esperta e una piattaforma flessibile e scalabile per garantire alle aziende di espandersi con sicurezza e in modo conforme.

In questa guida, esploreremo le domande critiche da porre nella scelta di un EOR e perché Rivermate è la scelta ideale per aziende che vogliono un’espansione globale senza problemi.

Come capire se un EOR è adatto a te?

Per molte aziende, specialmente quelle che vogliono scalare rapidamente, gestire una forza lavoro globale senza entità locali può sembrare un compito impossibile. Tuttavia, un EOR è progettato proprio per rendere questo processo il più semplice possibile.

Cosa fornisce un EOR

Un EOR funge da datore di lavoro legale per la tua forza lavoro in paesi stranieri, assumendosi responsabilità legali, fiscali e HR. Ciò significa che le aziende possono assumere dipendenti ovunque nel mondo, senza la necessità di creare una presenza legale locale. L’EOR si occuperà di contratti di lavoro conformi alle normative locali, payroll, tasse, benefit e garantirà che tutte le leggi sul lavoro siano rispettate, assicurando piena conformità con le regolamentazioni locali.

Quando considerare un EOR

I servizi di EOR sono ideali per aziende che si trovano in situazioni come:

• Espansione in nuovi mercati: Quando si entra in un nuovo paese, creare un’entità locale può richiedere mesi e ingenti investimenti finanziari. Un EOR permette di iniziare subito con le assunzioni, assicurando un ingresso senza intoppi nel mercato.

• Assunzione di talenti internazionali: Se desideri assumere i migliori talenti a livello globale, un EOR semplifica l’assunzione legale di persone in mercati stranieri, anche se non conosci a fondo le normative locali sul lavoro.

• Espansione rapida: Se la tua azienda sta crescendo e hai bisogno di assumere in più paesi, un EOR può ottimizzare il processo, riducendo le consulenze legali multiple, i contratti complessi e i sistemi di payroll articolati.

• Evitare rischi: Le complessità delle leggi sul lavoro internazionali possono comportare pesanti multe se gestite male. Un EOR garantisce il rispetto delle norme locali, riducendo rischi legali e finanziari.

| *💡 Lo sapevi?

Secondo le ricerche McKinsey, quando le startup entrano in un periodo di assunzioni significative, specialmente in nuove geografie o mercati, i founder CEO e i loro team spesso devono ripensare il modello operativo HR. Ciò include strategie per attrarre, assumere e integrare talenti su larga scala. Per esempio, una startup statunitense in espansione nell’Unione Europea ha identificato diverse nuove capacità HR essenziali per il successo, come competenze nella gestione delle retribuzioni internazionali e dei sistemi di payroll, oltre al lancio di programmi di sviluppo professionale culturalmente appropriati. Il team prevedeva un afflusso di talenti stranieri e, riconoscendo le difficoltà di attrarre e trattenere i migliori, ha puntato a supportare efficacemente questa espansione. Collaborare con un EOR può semplificare queste sfide. I servizi EOR forniscono competenze per gestire payroll globali, conformità e integrazione culturale, permettendo alle aziende di scalare efficacemente e concentrarsi sulla crescita, senza le complessità di gestire queste funzioni HR internamente.*

Con queste considerazioni, è fondamentale porre le domande giuste nella scelta della soluzione EOR.

13 domande chiave da considerare nella scelta di un partner EOR

Di seguito ci sono 13 domande fondamentali che ti aiuteranno a valutare se un EOR può soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda e garantire una espansione globale senza problemi.

1. L’EOR ha competenze sulla conformità legale locale?

La conformità è alla base di un’espansione globale di successo. L’EOR deve avere una conoscenza approfondita delle leggi sul lavoro, regolamentazioni fiscali e linee guida per l’occupazione nei paesi in cui intendi operare. Ad esempio, se assumi nell’Unione Europea, l’EOR deve essere familiare con il GDPR per la protezione dei dati, nonché con le leggi fiscali e i contratti di lavoro specifici della regione.

Perché è importante: le servizi EOR con expertise sulla conformità locale ti aiutano ad evitare sanzioni legali costose e a garantire operazioni fluide in molte giurisdizioni.

Didascalia: Qantas è stata multata di 90 milioni di dollari

In un caso significativo di non conformità, Qantas ha ricevuto una multa di 90 milioni di dollari per aver illegalmente esternalizzato il handling dei voli a terra durante la pandemia di COVID. È la multa più alta mai comminata da un tribunale australiano per violazioni delle leggi sul lavoro.

Suggerimento pratico: Chiedi una lista dei paesi supportati dall’employer of record e le competenze specifiche in materia di conformità in ciascun mercato. Verifica se offrono aggiornamenti legali e monitoraggio delle normative per restare sempre aggiornato.

2. Quanto rapidamente può l’EOR attivare nuovi dipendenti?

La rapidità è essenziale quando si scala la forza lavoro globale. Ritardi nell’onboarding possono rallentare le operazioni e influire sulla produttività complessiva dei nuovi assunti. Un buon EOR dovrebbe avere un processo snello per l’onboarding dei nuovi assunti rapido, preferibilmente in meno di tre settimane.

Perché è importante: l’onboarding rapido minimizza le interruzioni, aiuta a far lavorare i nuovi collaboratori più velocemente e migliora l’esperienza dei dipendenti. Rivermate, ad esempio, offre un onboarding globale rapido in 48 ore.

Suggerimento pratico: Richiedi all’employer of record una descrizione dettagliata del processo di onboarding, con tempistiche per contratti, verifiche di conformità, impostazione del payroll e formazione del personale.

| 💡 Onboarding personalizzato per la tua forza lavoro

Una delle caratteristiche distintive di Rivermate è una riunione di onboarding dedicata per ogni dipendente assunto o trasferito per conto dei clienti: qualcosa che i nostri concorrenti non offrono.

Questa sessione di onboarding incentrata sull’umano va oltre i processi HR tradizionali. Fornisce ai dipendenti una comprensione approfondita di come funziona il modello employer of record e introduce le funzioni chiave della piattaforma Rivermate. Ecco cosa comprende:

• Fondamenti di EOR: Una panoramica del modello employer of record e dei ruoli di ciascun membro del team nel processo

• Tour del cruscotto Rivermate: Un tour interattivo dal vivo del dashboard Rivermate, mostrando gli strumenti che i dipendenti utilizzeranno quotidianamente

• Funzionalità chiave del prodotto: Una dimostrazione delle funzioni essenziali, come il flusso di rimborso, per garantire che i dipendenti sappiano come navigare sulla piattaforma

Questa esperienza di onboarding è disponibile sia per i dipendenti attuali che per quelli assunti tramite Rivermate.

3. L’employer of record offre trasparenza nei prezzi?

Commissioni nascoste sono un problema comune nei servizi di employer of record. Richiedi modelli di prezzo dettagliati che coprano tutte le attività di servizio, inclusi gestione payroll, conformità, benefici e dichiarazioni fiscali.

L’EOR dovrebbe offrire una struttura di prezzi chiara e prevedibile per aiutarti a calcolare il costo di assumere lavoratori in diversi paesi. I costi tipicamente variano da $200 a $500 per dipendente al mese, a seconda del paese e della complessità delle normative locali sul payroll.

Perché è importante: un prezzo trasparente ti permette di prevedere con precisione i costi di occupazione globale, evitando spese impreviste che potrebbero compromettere la pianificazione finanziaria.

4. La piattaforma EOR è facile da usare e integrare?

Gestire team remoti, per esempio, richiede una piattaforma centralizzata che si integri perfettamente con i tuoi sistemi HR esistenti. Un’interfaccia intuitiva e semplice permette ai team HR di gestire payroll, benefit e conformità senza ostacoli tecnici. Inoltre, la piattaforma dell’EOR deve integrarsi con strumenti come HRIS, software contabili o di project management per una sincronizzazione più agevole.

Perché è importante: un sistema ben integrato riduce il lavoro manuale, minimizza errori e garantisce un coordinamento fluido tra HR, finanza e operation.

Suggerimento pratico: Richiedi una demo della piattaforma per valutarne semplicità d’uso, capacità di integrazione e livello di automazione. Verifica se può essere personalizzata secondo le tue esigenze aziendali.

| 💡 Supporto HR e payroll completo oltre l’EOR

Hai bisogno di benefit personalizzati, consulenza HR locale o una struttura contrattuale unica? Rivermate ti copre.

5. L’employer of record può crescere insieme alla tua azienda?

Man mano che la tua azienda si espande, anche le tue esigenze di assunzione globale aumenteranno. È essenziale che l’EOR possa scalare con te, supportando nuove assunzioni in più aree e adattandosi ai requisiti di crescita aziendale. Hai bisogno di un EOR che gestisca non solo la forza lavoro attuale ma che possa facilmente gestire la crescita futura e strutture contrattuali complesse.

Perché è importante: la scalabilità garantisce che, man mano che l’azienda si espande, i processi HR rimangano efficienti e conformi senza dover cambiare provider.

Cosa chiedere: Informati sulla capacità dell’EOR di supportare la crescita. Dispongono di risorse e infrastrutture per sostenere assunzioni globali in nuovi mercati?

6. Come gestirà l’EOR le assunzioni complesse e di grande volume?

Se la tua azienda assume molte persone in più paesi contemporaneamente, avrai bisogno di un partner EOR che sappia gestire le complessità di assunzioni di grandi volumi.

Perché è importante: Che tu abbia intenzione di entrare in nuovi mercati o di lanciare campagne di recruiting su larga scala, l’EOR deve avere la capacità di gestire assunzioni di massa, garantendo la conformità con tutte le normative locali.

Cosa chiedere: Come gestiscono le assunzioni di grande volume? Possono fornire generazione automatizzata o di massa di contratti, onboarding e iscrizione ai benefit per gestire efficacemente il volume?

7. Che supporto ti aspetti dall’EOR?

Didascalia: Rivermate offre supporto umano 24/7/365

Fonte

Le partnership con un employer of record richiedono supporto continuo. Sebbene i sistemi automatizzati possano gestire funzioni di base, spesso emergono problemi che richiedono intervento umano immediato.

Un buon EOR, come Rivermate, offrirà un account manager dedicato che possa risolvere rapidamente le criticità. Inoltre, verifica se l’EOR offre supporto multicanale attraverso Slack, WhatsApp o chiamate dirette, piuttosto che affidarsi esclusivamente a sistemi di ticketing.

Perché è importante: supporto rapido e umano riduce i tempi di inattività, aiuta a risolvere subito questioni critiche e mantiene attiva la forza lavoro internazionale senza interruzioni.

Suggerimento pratico: Chiedi la disponibilità e la rapidità di risposta del supporto clienti. Assicurati che siano disponibili una persona reale e non un bot, specialmente per questioni urgenti di conformità o payroll.

8. Quali modelli di impiego vengono adottati in ogni paese?

I modelli di impiego variano da paese a paese. Alcuni EOR offrono un modello Professional Employer Organization (PEO), in cui co-occupano la forza lavoro, mentre altri, come Rivermate, offrono il modello Employer of Record (EOR), agendo come unico datore di lavoro.

Perché è importante: capire il modello di impiego in ogni paese ti aiuta a gestire le implicazioni fiscali e le responsabilità del datore di lavoro in modo più efficace. Entrambi i modelli, PEO ed EOR, aiutano nella gestione di payroll, tasse e conformità. Con il PEO, è richiesta una presenza locale, che può limitare la flessibilità, mentre l’EOR consente di assumere in mercati nuovi senza creare entità legali, senza rischiare di non essere conformi.

Per contractors, un PEO può essere ideale per gestire le loro retribuzioni, mentre per assunzioni a tempo pieno, un EOR garantisce flessibilità e facilità di testare nuovi mercati senza impegni a lungo termine.

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Il Contractor of Record di Rivermate ti aiuta ad assumere e lavorare con contractor indipendenti Fonte*