Come scegliere il partner EOR giusto nel 2025? Una guida completa

Man mano che le aziende si espandono in nuovi mercati internazionali, gestire i dipendenti attraverso i confini diventa sempre più complesso. Navigare tra regolamenti locali, conformità, pagamenti e regole fiscali spesso presenta sfide significative, specialmente quando si entra in nuovi mercati.

L’India, ad esempio, è diventata una destinazione chiave per i talenti globali, con i Global Capability Centers (GCCs) che evolvono oltre le operazioni di risparmio sui costi per diventare hub di innovazione, in particolare in aree come l’AI. Con la loro forza lavoro qualificata e la scalabilità, paesi come l’India sono una scelta eccellente per le aziende che desiderano espandersi a livello globale.

Tuttavia, molte squadre HR mancano delle risorse o delle competenze per gestire efficacemente queste complessità, portando a ritardi, rischi di conformità e errori costosi. Le conseguenze di errori—come la creazione di proprie entità, la classificazione errata dei dipendenti o la mancata conformità alle leggi sul lavoro—possono essere severe.

Un Employer of Record (EOR) può aiutare le aziende a navigare queste sfide offrendo una gestione completa dell’assunzione globale, dei pagamenti e della conformità. Rivermate, in particolare, offre supporto personalizzato, consulenza legale esperta e una piattaforma flessibile e scalabile per assicurare che le aziende si espandano con fiducia e conformità.

In questa guida, esploreremo le domande critiche da porre nella scelta di un EOR, e perché Rivermate è la scelta ideale per le aziende che cercano un’espansione globale senza problemi.

Come capire se un EOR è adatto a te?

Per molte aziende, soprattutto quelle che desiderano scalare rapidamente, gestire una forza lavoro globale senza configurare entità locali può sembrare un compito impossibile. Tuttavia, un EOR è progettato per rendere questo processo il più semplice possibile.

Cosa offre un EOR

Un EOR funge da datore di lavoro legale per la tua forza lavoro in paesi stranieri, assumendosi le responsabilità legali, fiscali e HR. Ciò significa che le imprese possono assumere dipendenti ovunque nel mondo, senza la necessità di creare un’entità legale locale. L’EOR si occuperà di contratti di lavoro localmente conformi, pagamenti, tasse, benefici e garantirà il rispetto di tutte le leggi sul lavoro, assicurando piena conformità alle normative locali.

Quando considerare un EOR

I servizi di EOR sono ideali per aziende che affrontano una o più delle seguenti situazioni:

• Espansione in nuovi mercati: Quando si entra in un nuovo paese, creare un’entità locale può richiedere mesi e investimenti economici significativi. Un EOR permette di cominciare a assumere rapidamente, garantendo un ingresso fluido nel mercato.

• Assunzione di talenti internazionali: Se si desidera assumere i migliori talenti a livello globale, un EOR facilita l’assunzione legale di persone in mercati esteri, anche se non si è esperti delle leggi locali sul lavoro.

• Crescita rapida: Se la tua azienda sta crescendo e bisogna assumere in più paesi, un EOR può semplificare il processo, riducendo la necessità di molte consulenze legali, contratti complessi e sistemi di pagamento articolati.

• Evitare rischi: Le complessità delle leggi internazionali sul lavoro possono portare a pesanti multe se gestite male. Un EOR assicura la conformità alle normative locali, mitigando rischi legali e finanziari.

| *💡 Lo sapevi?

Secondo ricerca McKinsey, quando le startup entrano in un periodo di assunzioni significative, in particolare in nuove geografie o mercati, i founder CEO e i loro team spesso devono ripensare il modello operativo HR. Questo include strategie per attrarre, assumere e onboarding di talenti su larga scala. Per esempio, una startup statunitense in espansione nell’Unione Europea ha identificato numerose nuove capacità HR essenziali per il successo, come l’esperienza nella gestione di procedure di compensazione e payroll internazionali, e lanciare programmi di sviluppo professionale culturalmente appropriati. Il team prevedeva un flusso di talenti stranieri e, riconoscendo la difficoltà di attrarre e trattenere i top performers, ha puntato a garantire un supporto efficace per questa espansione. Collaborare con un EOR può semplificare queste sfide. I servizi EOR forniscono l’esperienza necessaria per gestire payroll globale, conformità e integrazione culturale, consentendo alle imprese di scalare in modo efficiente e di rimanere focalizzate sulla crescita, senza le complessità di gestire queste funzioni HR internamente.*

Con queste considerazioni in mente, è fondamentale porre le domande giuste nella scelta di una soluzione EOR.

13 domande chiave da considerare nella scelta di un partner EOR

Di seguito ci sono 13 domande fondamentali che ti aiuteranno a valutare se un EOR può rispondere alle esigenze uniche della tua azienda e garantire una espansione globale senza intoppi.

1. L’EOR ha competenze nelle leggi sulla conformità locale?

La conformità costituisce le fondamenta di un’espansione globale di successo. L’EOR dovrebbe avere una conoscenza approfondita delle leggi sul lavoro, delle normative fiscali e delle linee guida di assunzione nei paesi in cui si intende operare. Ad esempio, se assumi nell’Unione Europea, l’EOR deve essere pratico con le conformità GDPR per la protezione dei dati, oltre alle specifiche normative fiscali e contratti di lavoro regionali.

Perché è importante: I servizi EOR con competenze in conformità locale aiutano ad evitare sanzioni legali costose e garantiscono operazioni fluide in più giurisdizioni.

Caption: Qantas è stata multata di $90 milioni

In un caso significativo di non conformità, Qantas ha ricevuto una multa di 90 milioni di dollari per aver illegittimamente esternalizzato lavori di gestione a terra durante la pandemia di COVID. Questa è la multa più alta mai imposta da un tribunale australiano per violazioni delle leggi sul lavoro.

Suggerimento operativo: Chiedi una lista di paesi supportati dall’Employer of Record e le loro specifiche competenze in conformità in ciascun mercato. Verifica se forniscono aggiornamenti legali e monitoraggio per stare al passo con i cambiamenti normativi.

2. Quanto velocemente l’EOR può onboardingare nuovi dipendenti?

La velocità è fondamentale quando si scala la forza lavoro globale. Ritardi nell’onboarding possono rallentare le operazioni e influire sulla produttività complessiva dei nuovi assunti. Un buon EOR dovrebbe avere un processo snello per onboarding rapidi, idealmente meno di tre settimane.

Perché è importante: Un onboarding rapido minimizza le interruzioni, aiuta a mettere i dipendenti al lavoro più velocemente e migliora l’esperienza del collaboratore. Rivermate, ad esempio, offre onboarding globale rapido in 48 ore.

Suggerimento operativo: Richiedi all’Employer of Record un dettaglio del loro processo di onboarding, compresi i tempi di generazione dei contratti, controlli di conformità, setup payroll e formazione del dipendente.

| 💡 Onboarding personalizzato per il tuo personale

Una delle caratteristiche distintive di Rivermate è una riunione di onboarding dedicata per ogni dipendente assunto o trasferito per conto dei clienti: qualcosa che i nostri concorrenti non offrono.

Questa sessione di onboarding centrata sull’humano va oltre le usuali procedure HR. Fornisce ai dipendenti una comprensione approfondita di come funziona il modello employer of record e li introduce alle principali funzionalità della piattaforma Rivermate. Ecco cosa include la sessione:

• Fondamentali dell’EOR: Una panoramica del modello employer of record e dei ruoli di ciascun membro del team nel processo

• Tour della dashboard Rivermate: Una panoramica interattiva e dal vivo della dashboard Rivermate, con gli strumenti che i dipendenti utilizzeranno quotidianamente

• Caratteristiche chiave del prodotto: Dimostrazione delle funzionalità essenziali, come il flusso di rimborso, per assicurarsi che i dipendenti comprendano come navigare nella piattaforma

Questa esperienza di onboarding è disponibile sia per i dipendenti esistenti che per quelli nuovi assunti tramite Rivermate.

3. L’employer of record garantisce trasparenza nel pricing?

Costi nascosti sono un problema comune nei servizi di employer of record. Richiedi modelli di prezzo dettagliati che coprano tutti gli aspetti del servizio, inclusi gestione payroll, conformità, amministrazione benefit e adempimenti fiscali.

L’EOR dovrebbe offrire una struttura di prezzi chiara e prevedibile per aiutarti a calcolare il costo di assumere lavoratori in diversi paesi. I costi tipicamente variano da $200 a $500 per dipendente al mese, a seconda del paese e della complessità delle normative payroll locali.

Perché è importante: La trasparenza nei prezzi ti consente di prevedere con precisione i costi di assunzione globale, evitando sorprese che potrebbero compromettere la tua pianificazione finanziaria.

4. La piattaforma dell’EOR è facile da usare e integrare?

Gestire team remoti, ad esempio, richiede una piattaforma centralizzata che si integri senza problemi con i sistemi HR esistenti. Un’interfaccia user-friendly e intuitiva permette ai team HR di gestire payroll, benefit e conformità senza ostacoli tecnici. Inoltre, la piattaforma dell’EOR deve integrarsi con strumenti come HRIS, software contabili o strumenti di gestione progetto per una sincronizzazione più semplice.

Perché è importante: Un sistema ben integrato riduce il lavoro manuale, minimizza gli errori e assicura un coordinamento fluido tra HR, finanza e operation.

Suggerimento operativo: Richiedi una demo della piattaforma per valutarne facilità d’uso, capacità di integrazione e livello di automazione offerto. Verifica se può essere personalizzata sulle tue esigenze aziendali.

| *💡 Supporto HR e payroll completo oltre l’EOR

Servizi su misura, benefici locali, expertise HR o una struttura di assunzione unica? Rivermate ti copre.*

5. L’employer of record può scalare con la crescita della tua azienda?

Con la crescita, aumenteranno anche le tue esigenze di assunzione globale. È essenziale che l’EOR possa scalare con te, accogliendo nuove assunzioni in più regioni e adattandosi alle esigenze aziendali in evoluzione. Hai bisogno di un EOR che possa gestire non solo la forza lavoro attuale, ma anche la crescita futura e strutture di dipendenti complesse.

Perché è importante: La scalabilità garantisce che, man mano che l’azienda si espande, i processi HR rimangano efficienti e conformi, senza dover cambiare fornitore.

Cosa chiedere: Informati sulla capacità di scalare dell’EOR. Hanno risorse e infrastrutture per supportare assunzioni globali mentre entrate in nuovi mercati?

6. Come gestirà l’EOR assunzioni di grandi volumi e complesse?

Se azienda tua sta assumendo molte persone contemporaneamente in più paesi, hai bisogno di un partner EOR in grado di gestire le complessità delle assunzioni di grandi dimensioni.

Perché è importante: Che tu stia espandendo in nuovi mercati o lanciando grandi campagne di reclutamento, il tuo EOR deve avere capacità di gestire assunzioni di massa, garantendo rispetto di tutte le leggi locali.

Cosa chiedere: Come gestisce l’EOR le assunzioni di grandi volumi e complesse? Può offrire generazione automatica di contratti, onboarding e iscrizione ai benefit in modo efficiente?

7. Che livello di supporto puoi aspettarti dall’EOR?

Caption: Rivermate offre supporto umano 24/7/365

Fonte

Le partnership con l’employer of record richiedono supporto continuativo. Mentre i sistemi automatizzati possono gestire operazioni di base, spesso sorgono problemi che richiedono intervento umano immediato.

Un buon EOR, come Rivermate, offre un account manager dedicato che può risolvere rapidamente i problemi. Inoltre, verifica se offrono supporto multi-canale tramite Slack, WhatsApp o chiamate dirette, piuttosto che affidarsi esclusivamente a ticketing.

Perché è importante: Supporto rapido e umano riduce i tempi di inattività, aiuta a risolvere problemi critici velocemente e mantiene attivo senza interruzioni il personale internazionale.

Suggerimento operativo: Chiedi disponibilità e reattività dell’assistenza clienti. Assicurati che offrano accesso a una persona reale, non a un bot, soprattutto per questioni urgenti di conformità o payroll.

8. Quali modelli di assunzione vengono usati in ciascun Paese?

I modelli di assunzione differiscono tra paese e paese. Alcuni EOR offrono il modello professional employer organization (PEO), in cui co-impiegano il tuo personale, mentre altri come Rivermate offrono il modello Employer of Record (EOR), in qualità di unico datore di lavoro.

Perché è importante: Capire il modello di assunzione in ogni paese ti aiuta a gestire meglio le implicazioni fiscali e le responsabilità del datore di lavoro. Entrambi, PEO ed EOR aiutano a gestire funzioni HR come payroll, tasse e conformità. Con un PEO, è necessario avere una presenza locale, con limitazioni di flessibilità, while un EOR consente di assumere in nuovi mercati senza creare enti, garantendo legalità.

Per contractors, un PEO può essere ideale poiché aiuta a gestire la loro payroll, ma per dipendenti full-time, un EOR dà maggiore flessibilità, permettendo di scalare e testare mercati senza impegni a lungo termine.

| Rivermate’s Contractor of Record ti aiuta ad assumere e lavorare con contractor indipendenti Fonte* 💡*Se preferisci non usare il modello PEO, puoi evitare i rischi di classificazione errata del lavoratore con una soluzione Contractor of Record (COR). Rivermate agisce come