Maîtriser les questions de check-in pour des réunions productives.

Les entreprises comptent de plus en plus souvent sur des travailleurs à distance et embauchent à l'échelle mondiale. Cette diversité bénéficie à votre équipe en apportant des perspectives et des expertises différentes. Cependant, il peut être difficile de rester à l'écoute des sentiments et des opinions de votre équipe lorsqu'on travaille à distance. Les dirigeants et les managers compensent le manque de communication en personne par de nombreuses réunions. Cependant, ces réunions doivent avoir un objectif et une structure. C'est là que les questions de suivi peuvent être d'une grande aide. Ce sont des outils importants que tout manager ou leader devrait avoir. Elles offrent une meilleure façon d'avoir des réunions plus ciblées avec votre équipe.

Quelles sont les questions de suivi et pourquoi en avez-vous besoin ?

Les questions de suivi sont des questions conçues pour maintenir votre équipe engagée et sur la même longueur d'onde lors des appels de suivi réguliers. Souvent appelées stand-ups, ces réunions dérivent des réunions quotidiennes de scrum et sont un excellent moyen de faire le point avec votre équipe. Ces réunions offrent une excellente opportunité de rester sur la bonne voie concernant ce sur quoi votre équipe travaille. Elles permettent également de découvrir des problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. Mais, lorsque les managers n'ont pas les outils appropriés pour les mener efficacement, elles peuvent se dégrader et devenir une nuisance. C'est là que les questions de suivi entrent en jeu. Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les questions de suivi peuvent aider à encourager une communication ouverte et l'échange d'idées et d'opinions de manière productive. De plus, elles aideront vos employés à se sentir valorisés et écoutés. Cependant, toutes les questions ne sont pas de bonnes questions de suivi. Vous devez comprendre comment les formuler de la bonne manière pour tirer le meilleur parti de la réunion et garder votre équipe engagée plutôt qu'ennuyée.

Types de questions de suivi pour les réunions

En fonction du type et de l'ordre du jour de la réunion, vous pouvez opter pour différents types de questions de suivi. Voyons quelles questions vous avez à votre disposition.

Questions de renforcement d'équipe

Les questions de renforcement d'équipe sont celles que vous pourriez poser pour mieux comprendre votre équipe. Elles peuvent également vous aider à estimer la qualité de la collaboration de votre équipe à distance. Ces questions sont utiles pour rester à l'écoute de l'humeur de votre équipe et de leur opinion. Certaines des questions de renforcement d'équipe sont :

• Que peut faire chaque membre de l'équipe pour s'assurer que nous travaillons bien ensemble en tant qu'équipe ?
• Y a-t-il des obstacles ou des problèmes qui vous empêchent d'avancer ?
• Que pouvons-nous faire pour que chacun contribue de manière égale à l'équipe ?

Questions pour les nouvelles recrues

L'un des principaux défis de l'embauche d'une équipe mondiale est l'intégration, car vous ne pouvez pas communiquer aussi facilement avec vos nouveaux membres d'équipe. Mais, il existe un ensemble de questions de suivi que vous pouvez utiliser pour aider le nouveau membre de votre équipe à se sentir à l'aise.

• Quels types de méthodes de gestion et de communication préférez-vous ?
• Rencontrez-vous des difficultés à apprendre notre technologie ou nos systèmes ?
• Qu'avez-vous le plus apprécié dans ce rôle jusqu'à présent ?

Questions sur les projets et le progrès

Avec les équipes à distance, il peut également être difficile de suivre leur progression sur un projet spécifique. Vous voulez vous assurer que tout le monde contribue au projet. Vous voulez également vous assurer que l'équipe dispose de tous les outils et ressources nécessaires pour le mener à bien. Voici quelques questions de suivi pour vous aider à suivre la progression du projet.

• Êtes-vous en bonne voie pour respecter vos délais ou devons-nous vous soutenir pour y parvenir ?
• Avez-vous besoin de ressources supplémentaires pour terminer le projet à temps ?
• Y a-t-il des obstacles dont nous devons discuter et vous aider à surmonter ?

Questions liées à la performance

Les questions liées à la performance vous aideront, vous et vos membres d'équipe, à identifier les domaines à améliorer. Il est important de les formuler correctement afin que vos membres d'équipe ne se sentent pas critiqués, mais plutôt motivés à s'améliorer.

• Comment vous sentez-vous par rapport aux progrès que vous avez réalisés sur votre projet actuel ?
• Comment restez-vous fidèle à vous-même et à vos objectifs ?
• Comment avez-vous amélioré votre performance depuis que vous avez rejoint l'équipe ?

Questions sur l'expérience et la culture

L'expérience et la culture sont deux choses qui ne manqueront probablement pas. une équipe mondiale à distance. Cependant, vous devez vous assurer que votre équipe est à l'aise pour le partager. Vous pouvez utiliser ces questions pour motiver votre équipe à partager leurs expériences avec le reste de l'équipe.

• Qu'est-ce qui vous enthousiasme le plus/le moins au travail ?
• Quelles nouvelles stratégies pouvons-nous utiliser pour aider à gérer l'équilibre travail-vie personnelle ?
• Vous sentez-vous connecté à l'équipe et au travail que nous faisons ?

Comment formuler des questions de check-in ?

Les choses à faire et à ne pas faire pour les questions de check-in

Lors de la rédaction de vos questions de check-in, vous avez besoin d'un peu de créativité. Mais, vous devez également suivre un ensemble de bonnes pratiques. Voici donc ce que vous devez garder à l'esprit lors de la création de vos questions de check-in.

Comment créer des questions de check-in engageantes ?

Vous devez faire de votre mieux pour établir le bon ton, positif, dès le départ. Vous devez fournir à votre équipe un contexte avant de commencer avec les questions. Cela leur permet de se préparer pour la réunion et de vous donner des réponses plus adaptées. Leurs réponses dépendront également de la façon dont vous planifiez vos questions, alors essayez de les garder spécifiques, mais ouvertes. Par exemple, la réponse à "Comment s'est passée votre semaine ?" peut tenter votre équipe de dire "Bien." Mais, si vous leur demandez "Qu'avez-vous accompli cette semaine dont vous êtes très fier ?" vous obtiendrez probablement une réponse plus détaillée. Enfin, assurez-vous de varier les questions. Utiliser les mêmes questions pour chaque réunion va à l'encontre de l'objectif de les utiliser en premier lieu. Vous pourriez ne pas obtenir le même engagement ou la même réponse après les premières réunions.

Les choses à ne pas faire pour les questions de check-in

La première chose à éviter lors de la pose de questions de check-in est de se concentrer uniquement sur les progrès et les réalisations de votre équipe. Cela mettra une pression plus grande sur eux, et ils pourraient commencer à redouter les réunions de check-in. Au lieu de cela, essayez d'encourager l'honnêteté et l'ouverture. Mais, vous devez toujours respecter l'horaire de vos réunions et ne pas les laisser se transformer en bavardages. Ne posez pas trop de questions et essayez de permettre aux gens de garder leur propre rythme avec leurs réponses. Assurez-vous de "mettre une épingle" sur les questions ouvertes et de programmer d'autres réunions pour les discuter. Le suivi est un autre aspect des check-ins que vous ne devez pas négliger. Si quelqu'un de votre équipe a exprimé des préoccupations ou demandé de l'aide ou des éclaircissements, assurez-vous de programmer une autre réunion pour en discuter. Ignorer ce que votre équipe a dit lors d'une réunion pour le bien de garder les réunions courtes et rares ne peut avoir que des conséquences négatives.

FAQ:

Comment faire une réunion de check-in efficace ?

Pour une réunion efficace, vous devez définir des objectifs et des fréquences dès le départ. Il est bon d'avoir un ordre du jour pour chaque réunion, car cela peut aider à garder les réunions sur la bonne voie. Il est également important de rester ouvert aux retours et d'encourager votre équipe à partager leurs opinions et préoccupations. Enfin, assurez-vous de conclure la réunion avec les points clés à retenir, et de faire un suivi de ce qui a été dit lors de la réunion si nécessaire.

Quelles sont les activités de check-in ?

Les activités de check-in sont généralement des activités courtes, amusantes ou encourageantes. Les managers les introduisent généralement dans leurs réunions de check-in. Elles visent à établir le ton de la réunion, à augmenter l'engagement des employés ou à évaluer leur niveau d'intérêt pendant la réunion. Les managers comptent également sur les activités de check-in lorsqu'ils veulent vérifier les progrès de leur équipe. Elles peuvent être utilisées pour présenter un nouvel employé ou encourager le team building parmi les employés à distance.

Comment vérifier l'humeur de l'équipe ?

L'humeur de votre équipe joue un rôle clé dans la productivité et l'engagement, donc une vérification de l'humeur de l'équipe pourrait être bénéfique. Il existe de nombreuses façons de le faire, mais les plus courantes incluent demander aux membres de l'équipe d'utiliser des couleurs ou des emojis pour exprimer leur état actuel. Suivre les humeurs des individus peut aider à découvrir un éventuel mécontentement. Si vous remarquez des problèmes avec le bien-être de vos employés, vous devriez les aborder lors d'une réunion en tête-à-tête.